1. 1
1. Pengertian
Mail merge adalah sebuah fasilitas pada Microsoft office word yang
digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun
tujuan penerimanya berbeda. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat
surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya
tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut
dikirimkan tentulah akan berbeda. Meskipun pengertian mail merge telah
disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas
hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk
membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap
bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda.
Sebenarnya fungsi mail merge sudah ada pada generasi microsoft office
sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah
karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudal untuk menghapal langkah-
langkah nya.
2. Langkah – Langkah Menggunakan Mail Merge
a. Buka program atau aplikasi microsoft word 2007
b. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, ketiklah sebuah surat yang
ditujukan kepada beberapa orang, contoh :
2. 2
c. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail
Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start
mailing Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge Wizard.
d. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,
akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters,
kemudian klik pada Next: Starting document ,
3. 3
e. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current
document, kemudian pilih Next: select recipients.
f. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu
klik Create .
g. Setelah itu, jendela New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah
ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address, maka kita
buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol
customize Columns.
4. 4
h. Setelah itu, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di
bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik
pada tombol Delete.
i. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.
5. 5
j. Setelah semua Field names tehapus , klik pada Add, untuk menambahkan
Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (“nama”,
“alamat”, dan “kota” )
k. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. Kemudian klik tombol
OK.
6. 6
l. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan
Klik pada tombol OK.
m. Setelah kamu itu, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file
nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu),
kemudian klik tombol Save.
n. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.
7. 7
o. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang
telah kita sediakan tadi. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama
yaitu di bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.
p. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field,
sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan
langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.
8. 8
q. Untuk merubah kode menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon
Preview Result.
.
r. Dan setelah itu jika ingin menampikan data secara individu maka klik finish and
marge lalu klik edit individual document. Dan setelah itu secara otomatis akan
terbuka file baru.
