transferencias documentales

1. I
Transferencias
documentales

2. El estudio de transferencia documental
veremos a fondeo como son los pasos y
las definiciones para mejorar la
organización y clasificación a los
documentos al transferirlos.

3. El objetivo de esta diapositiva es conocer
a fondo la transferencia documental
documentada y estudiada por ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION el cual nos sirve
de guía para nuestra labor.

4. Remisión de documentos entre las
diferentes etapas del Archivo, del archivo
central al archivo de gestión y de gestión
al histórico.

6.  Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación
irracional de documentos.
 Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentación.

7.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea
para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.

8.  Contienen los documentos que se
generan en el proceso de gestión
Adm, y que están en constante
consulta.

9.  Se debe transferir las series y subseries
que hayan cumplido con el tiempo
estipulado en las TRD correspondiente.
 Todas la transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales.

10.  Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.

11.  Al recibirse los documentos en el archivo
central se debe constatar que las series
y subseries documentales transferidas
concuerden con el inventario.
 La documentación permanecerá en el
archivo el tiempo estipulado por las TRD.

12.  La documentación transferida al archivo
histórico es la que pose un valor
investigativo, cultural o para la ciencia.

14.  Existencia del Comité de Archivo en la
entidad.
 Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del AGN.

16.  Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados para
la limpieza son : overol, gorra, mascarilla
y guantes.

18.  Limpieza de la documentación: equipo
como: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla

19.  Eliminar el material metálico:
clips, ganchos de
cosedora, legajadores, etc. procurando
no ocasionar deterioros de tipo físico a
la documentación.
 Reemplazar las carpetas tradicionales
por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.

21.  Identificación del material afectado por
biodeterioro.
 Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de
mina negra y blanda para numerar
desde uno (1) en adelante.
 Unidades de conservación y
realmacenamiento:

23.  La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá
someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
 La documentación que no está
encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.

24.  Cajas: rótulos
CODIGO (de la entidad)__________________
 FONDO _________________________________________
 SECCION___________________________________________
 SUBSECCION_______________________________________
 NUMERO DE CARPETAS___________
 CAJA N° __________
 N° CONSECUTIVO _______________
 N° CORRELATIVO _______________
 FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

26.  Carpetas
 Fondo ______________
 Sección ______________
Subsección____________
 Serie _________________
Subseries________________
 N° De Folios ___________
 N° De Carpeta _________
 N° De Caja _____________

28.  Amarre: se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5
cm. de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de
paquete, anudado hacia la parte
superior.
 Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por
el Archivo General de la Nación.

30.  Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y una
buena lectura en ello nos
documentamos de la guía Transferencia
documentales por el cual nos ayudó a
tener un concepto más claro para
ejecutar nuestra labor.

31. MUCHAS GRACIAS