2. AUDITORIA INTERNA
Es un proceso sistemático que tiene por objetivo
fundamental examinar y evaluar la adecuada y
eficaz aplicación de los sistemas de control interno,
velando por la preservación de la integridad del
patrimonio de una entidad y la eficiencia de su
gestión económica, proponiendo a la dirección las
acciones correctivas pertinentes.
3. AUDITORIA INTERNA
La auditoria interna se
practica como instrumento
de la propia administración
encargada de la valoración
independiente de sus
actividades.
Por consiguiente, la Auditoría Interna
debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al
cumplimiento de sus objetivos y
metas; aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar
y mejorar la eficacia de los procesos
de gestión de riesgos, control y
dirección.
5. Responsabilidades del auditor interno
Objetivos y Alcance
El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la
organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma
efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones,
recomendaciones, consejos e información concerniente a las
actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un
costo razonable.
El alcance comprende el examen y valoración de lo adecuado y
efectivo de los sistemas de control interno de una organización, y de
la calidad de la ejecución al llevar a cabo las responsabilidades
asignadas.
6. Responsabilidades del auditor interno
Responsabilidad y Autoridad
El propósito, autoridad y responsabilidad del
departamento de Auditoría interna debe
definirse en un documento formal por escrito,
aprobado por la dirección y aceptado por el
consejo, especificando el alcance no restringido
de su trabajo y declarando que los auditores no
tienen autoridad o responsabilidad sobre las
actividades que auditan.
7. Responsabilidades del auditor interno
Independencia
Para asegurar el grado efectivo de independencia
necesario para el auditor interno, estará
subordinado e informará de su trabajo al ejecutivo
más alto del escalafón; solo por este camino
puede asegurar un alcance adecuado de
responsabilidad y de efectividad en el seguimiento
de las recomendaciones.
8. Elementos de trabajo del auditor interno
Cumplimiento
Extensión
con
que
son
seguidas las políticas, reglas,
buenas
prácticas
de
negocios, principios contables
generalmente aceptados, leyes,
regulaciones del gobierno y
hasta el sentido común.
9. Elementos de trabajo del auditor interno
Verificación
La dirección debe recibir una seguridad permanente de la
validez de los informes actuales superior a la que es
posible obtener por el examen anual del auditor externo.
Generalmente, la verificación incluirá registros, informes y
cuentas.
10. Elementos de trabajo del auditor interno
Evaluación
Es la responsabilidad más importante del
auditor
interno,
debe
revisar
constantemente el sistema de control y
estar seguro que es adecuado, y que se
mantiene tal y como espera la dirección.
11. Preparación de la Empresa para
desarrollar una Auditoria Interna
Antes de poner en marcha una Auditoria Interna se
debe desarrollar un trabajo de preparación en
donde se forme e informe a todo el personal del
proceso a desarrollar, objetivos que persigue,
metodología, normas, exigencias que se deben
satisfacer etc.
12. Programa de Difusión
y Sensibilización
Se trata de informar y sensibilizar a todo el personal en
relación con la práctica de la Auditoria Interna.
Se recomienda desarrollar un programa por grupos,
combinando a personas de distintos niveles jerárquicos,
estos deberán ser dirigidos por una persona experta en
manejo de grupos y que domine los temas para que
involucre a los participantes.
13. La Auditoria “Cero”, Auditoria Formativa
Es una forma de preparar a las empresas para la auditoria,
realizándose de una auditoria de carácter formativo.
Tiene como objetivo que toda la empresa sepa en que
consiste una Auditoria Interna y que exigencias plantea
para cada área de actividad de la empresa.
Esta auditoria no cuenta como auditoria verdadera.
14. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
a. Planeación de la auditoría
Durante esta etapa debe establecerse y documentar un
plan de auditoría, con el objetivo de identificar las áreas,
actividades operaciones, productos/proyecto o servicios,
incluyendo las políticas establecidas en el manual de
aseguramiento de calidad.
El punto de partida para la planeación de una auditoría,
es determinar los requisitos básicos contra los cuales
debe ser realizada. Los requisitos son o están definidos
en
documentos
tales
como
procedimientos,
instrucciones, planos, códigos, especificaciones o
manual de aseguramiento de calidad.
15. Sin importar la estrategia escogida la planificación debe
garantizar que:
• Todas las secciones o criterios de la norma, manual de
aseguramiento de calidad, requisitos contractuales y
actividades sean identificadas.
• Todos lo departamentos o áreas de la organización
sean incluidos.
b. Contenido del plan de auditoría.
El plan de auditoría normalmente se elabora con la
siguiente información.
• Datos de la empresa a área a ser auditada.
• los objetivos y alcances de la auditoría.
16. • La identificación de las personas involucradas con
responsabilidad directa a contactar.
• La identificación de los documentos de referencia (norma
aplicable, códigos o manual de aseguramiento de la calidad).
• Identificación de los miembros del grupo auditor.
• El idioma de la auditoría.
• La fecha y lugar de realización de la auditoría.
• La fecha estimada y la duración para cada actividad.
•Programación de las reuniones a realizarse con la
administración del auditado.
• Requisitos de confidencialidad.
• Fecha de emisión y distribución del informe.
17. c. Selección del grupo auditor.
Es responsabilidad de la organización auditora
seleccionar y asignar auditores calificados. Es muy
importante y necesario que éstos sean independientes
de cualquier responsabilidad directa de las actividades
o áreas a ser auditadas.
El número y característica del auditor y/o grupo
auditor, dependerán de la extensión e importancia del
área, departamento o proveedor de bienes y servicios
a auditar, así como también el alcance y profundidad
de la auditoría, además del número de personas
disponibles como auditores.
18. d. Asignación de tareas o actividades.
El jefe del grupo auditor o auditor líder, asigna a cada
integrante del grupo auditor las actividades específicas
durante la preparación y ejecución de la auditoría.
Las tareas o actividades a realizar por cada integrante
podrán ser entre otras;
• Revisión del manual de aseguramiento de calidad.
• Revisión de especificaciones, normas, códigos, etc.
• Elaboración de lista de verificación.
• Preparación de los documentos de trabajo.
• Preparación de la orden de reunión de clausura.
19. • Revisión de otros documentos contractuales.
• La revisión de informes de auditorías realizadas con
anterioridad.
e. Lista de verificación
Durante esta etapa de preparación, se elaboran las
listas de verificación, las cuales servirán como una
herramienta para facilitar el examen de evidencias
objetivas y/o la investigación durante la ejecución de la
auditoría.
20. f. Agenda de trabajo
Se prepara y desarrolla una agenda o plan de trabajo,
con el propósito de realizar ordenadamente las
actividades a desarrollar desde el inicio hasta el final
de la auditoría.
Contenido de la agenda de trabajo:
• número o codificación asignada a la auditoría.
• Fecha y hora de inicio.
• Responsable de la auditoría.
•Objetivo de la auditoría.
21. • Alcance de la auditoría.
• Programa específico de la auditoría.
g. Notificación de la auditoría.
La organización, áreas o departamentos que sean
auditados, son notificados con un tiempo razonable
anticipado a la fecha de inicio de la auditoría. Lo
anterior es con el propósito que el personal
responsable está disponible para atender la auditoría,
así como también para dar a conocer el objetivo,
alcance, programa de trabajo, fecha de inicio y
terminación de la auditoría, además proporcionar los
nombres del personal que formará el grupo auditor y
su respectivo auditor líder.
22. REALIZACIÓN O EJECUCIÓN DE LA
AUDITORÍA
Tiene como objetivo el verificar
que la implantación del sistema de
calidad se encuentra realizada,
efectuando investigaciones con
base en los documentos escritos
que conforman el sistema de
calidad establecido.
23. La realización o ejecución de la auditoria se divide se divide
generalmente en cinco fases:
1) Reunión previa:
Presentar al grupo auditor ante la organización que se va a
auditar.
Presentar y discutir la agenda de trabajo y el plan de la
auditoría.
Comunicar la secuencia o metodología de como se realizará
la auditoría.
Revisar el alcance y el propósito de la auditoría.
24. Establecer los canales de comunicación oficiales.
Confirmar la disponibilidad de recursos e instalaciones
(guías, áreas de trabajo, transporte, etc.)
Confirmar horario de trabajo normal (alimentos, descanso,
salidas, etc.)
Confirmar la fecha, hora y lugar de la reunión de clausura.
Aclarar dudas relacionadas con la auditoría.
Pasar lista de asistencia.
25. 2) Desarrollo o ejecución de la auditoria:
Se examinarán las evidencias objetivas de los elementos y
partes concretas, previamente seleccionadas del programa de
aseguramiento de calidad, con una profundidad suficiente para
determinar si el sistema de calidad es adecuado y esta
suficientemente implantado.
La evidencia se lleva a cabo mediante entrevistas con el
personal y durante la revisión que personalmente se hace a la
documentación, registros, actividades, procesos, equipos,
artículos, materiales, productos, lugares o áreas de
almacenamiento
26. 3) Definición de la no conformidad:
“Incumplimiento de un requisito especificado”.
Revisión y análisis de observaciones y/o no conformidades
por el auditor:
Al finalizar la actividad o terminación del examen de audiencias
y entrevistas, cada auditor debe revisar sus notas y compararlas
con las observaciones para consolidar las no conformidades
antes de presentar al grupo auditor.
27. Determinación de las no conformidades:
El equipo dirigido por el auditor líder, evalúa y determina
cuales observaciones son clasificadas como no conformidades.
Las no conformidades deben ser soportadas o referidas a
requisitos o políticas establecidas, las cuales minimicen los
argumentos posibles que pueda proporcionar el auditor.
28. 4) Reunión con la gerencia responsable de la auditoria:
La gerencia o el responsable asignado, debe hacerse acompañar
por el personal responsable del sitio donde se detectaron las no
conformidades, para sugerir las acciones correctivas en la
reunión de clausura.
Con esta reunión se pretende evitar que durante la reunión de
cierre se provoquen discusiones o enfrentamientos entre el
personal auditado con el grupo auditor.
Esta reunión le permite a la organización auditada proporcionar
evidencias objetivas a las no conformidades que por el
nerviosismo o desconocimiento del entrevistado/auditado, no
pudo presentar, explicar o responder apropiadamente.
29. 5) Reunión de clausura/cierre:
Esta fase se considera como terminación o finalización de la
auditoria.
El objetivo principal de esta reunión es presentar las
observaciones o no conformidades encontradas durante la
ejecución de la auditoria, a la alta gerencia, de forma tal, que
asegure un buen entendimiento de los resultados obtenidos.
30. El auditor líder en conjunto con el auditor preparan
un informe resumido de la auditoría, indicando el
resultado y las conclusiones de la auditoría; sin
embargo, el informe resumido contiene solamente
una exposición objetiva de las observaciones y/o
no conformidades, apoyado en evidencias
objetivas. Para apoyar este informe resumido, el
auditor líder y/o grupo auditor tiene la obligación
de realizar por escrito un informe final detallado.
El informe final es la tercera etapa de la auditoría,
tiene como propósito la elaboración y emisión
formal del informe de la auditoría realizada.
31. INFORME DE AUDITORÍA
La preparación del informe es una de las etapas
más significativas del proceso de la auditoría, ya
que este será el único documento que exista como
evidencia objetiva del estado y grado de
cumplimiento del sistema de calidad con los
requisitos establecidos.
El informe final se debe enviar al responsable de la
organización auditada
ala brevedad, si por
cualquier razón, no se puede enviar o distribuir en
la forma pactada, se debe dar una explicación del
retraso al auditado, además de establecer una
nueva fecha de entrega.
32. a. ENVIÓ O DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME
Generalmente el informe es distribuido o
enviado por medio de un memorando. Sin
embargo en la primera hoja que acompaña
al informe, se realiza un resumen con las
conclusiones de la auditoría, de modo que el
ejecutivo, director o gerente tenga que leer y
analizar
el
informe
completo,
para
determinar los aspectos más importantes que
requieren acción correctiva inmediata.
33. D. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA
AUDITORÍA
Es importante realizar las actividades complementarias
después de la distribución y envió del informe final. A las
actividades
complementarias
se
les
denomina
seguimiento a las acciones correctivas propuestas, para
eliminar las causas que dieron origen a las observaciones
y/o no conformidades encontradas durante la auditoría
realizada.
No es necesario que la organización auditada espere el
envió del informe final de la auditoría para empezar a
tomar acciones correctivas pertinentes, debido a que en
la reunión de cierre se le entregó un informe de los
resultados de la auditoría y copia de cada cédula con
las observaciones y/o no conformidades detalladas.
34. La organización auditada debe revisar e
investigar las condiciones que motivaron o
provocaron
las
observaciones
y/o
no
conformidades, para determinar la acción
correctiva, incluyendo las acciones que sean
necesarias, para prevenir su recurrencia.
Posteriormente a la revisión y análisis, la
organización auditada elaborará un programa
de seguimiento e implantación de las acciones
correctivas determinadas. El programa debe
enviarse a la organización auditora.
35. Cuando el informe final de la auditoría sea
recibido, la organización auditada deberá
preparar y coordinar la respuesta a dicho informe.
En la respuesta al informe de auditoría se debe
incluir lo siguiente:
Programa
completo
del
seguimiento
implantación de las acciones correctivas.
e
Establecer la fecha de compromiso para la
verificación/comprobación de la implantación de
las acciones correctivas.
36.
En el caso de que la acción correctiva no se
concluya en el plazo establecido, la organización
auditada debe notificar por escrito la nueva
fecha compromiso de la terminación o
implantación.
La organización auditada, deberá realizar un
seguimiento interno con el propósito de asegurar
que la acción correctiva propuesta fue
implantada, y ésta es adecuada para evitar en
el futuro su repetición.
37. a. CIERRE DE LA AUDITORÍA
Después de confirmar que la acción correctiva ha
sido implantada y esta es satisfactoria, la
organización auditora generará un informe
estableciendo que las observaciones y/o no
conformidades encontradas durante la ejecución
de la auditoría en cuestión, han sido corregidas
satisfactoriamente. El informe le será enviado a la
organización
auditada,
proporcionando
o
distribuyendo copias a las mismas personas, áreas,
departamentos u organizaciones a las que se les
envió copia del informe final de la auditoría.
38. Toda la documentación generada antes,
durante y después de la ejecución de la
auditoría será mantenida como soporte del
desarrollo de la misma.
Los registros de la auditoría serán mantenidos por
un tiempo suficiente para apoyar la calidad del
tema auditado o hasta que un número suficiente
de auditorías posteriores, proporcionen la misma
información.
39. REGISTROS
Los registros que generalmente forman parte del
expediente de la auditoría son:
La planeación y programación de la auditoría.
Notificación de la auditoría.
Listas de verificación.
Informe resumido.
Cédulas de no conformidades.
Respuestas de las solicitudes de acción correctiva.
Informe del seguimiento y cierre de la auditoría.
Listas de asistencia de reuniones de apertura y
clausura.
Agenda de trabajo.
