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excellence in real estate




Effiziente Ausschreibung und
     Vergabe von Bau und
 Gebäudebetrieb via Internet

                                © AIS Management GmbH
Ihr Partner AIS Management




© AIS Management GmbH                                Seite 2
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung


                        Leistungen / Produkte z.B.                                      Ergebnis

                           Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse             Bewältigung komplexer Aufgaben,
                           Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung   Aufdeckung und Umsetzung von
                           Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement      Optimierungspotenzialen
    Consulting
                           Benchmarking
                           Einkauf und Lieferantenmanagement
                           planungs- und baubegleitendes Facility Management


                           betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR                  einzigartiger Pool an Primärdaten,
                           SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken    maximale Marktnähe,
                           aktiv in Forschung und Lehre                                Wettbewerbsvorsprung
  Benchmarks
                           Mitwirkung in nationalen und internationalen
                            Normungsgremien (DIN, CEN etc.)




                           FM-Marktforum (E-Sourcing)                                  ressourcenschonendes, besseres
                           Secure Dataroom (E-Collaboration)                           Projekt-, Einkaufs- , Property und
                           Single-Sign-on, Integration mit SAP                         Facility Management , CREM
   E-Solutions
                           Software und Wissensarchive




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Notwendigkeit für Online-Ausschreibung und -Vergabe
                        Vorteile durch Einsatz des FM-Marktforums (E-Sourcing)




© AIS Management GmbH                                                            Seite 4
Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-Sourcing


Immobilienlebenszyklus


            Planung                       Realisierung                      Betrieb                Vermarktung



Secure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente)


  Vorgaben, Gutachten, Pläne      Protokolle, Verträge, Berichte      Reports, Unterlagen       Vermietung, Verkauf

                                   Kommunikation und Dokumentation

       Digitale Projektakte             Digitale Bauakte           Digitale Liegenschaftsakte   Due Diligence Akte



FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten)

                               Ausschreibung Bauleistungen und Instandsetzung

                                          Ausschreibung Gebäudebetrieb und Wissenspflege

                              Ausschreibung Rahmenverträge            Fortschreibung LV

                                             Prozessdefinition und -dokumentation


                                          komplementäre Webtools
                                          Fachexpertise als 2. Seite der Medaille
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LV-Erstellung – „old fashioned“



                                                       Typisierung
           Erstellung                                                                      Abrechnung, Nachträge,
                                                  Leistungsverzeichnis
      Leistungsverzeichnis                                                                Kostenverfolgung, LV-Pflege
                                                  Ausschreibungsbasis



                                                 Leistungsverzeichnis Bau
             Word / Excel                                                                          Word / Excel
                                                     (projektbezogen)


                                                    Leistungsverzeichnis
            Offline-AVA                                                                             Offline-AVA
                                                     Bauwerkserhaltung
       z.B. WinAVA / NetBau                                                                        z.B. WinAVA
                                                  (Abruf Leistungskatalog)


                SAP                              Leistungsverzeichnis FM                              SAP
         (Leistungsstämme)                           (wiederkehrend)                        (Sammel-) Leistungsstamm




              Erstellung intern oder extern mit unterschiedlichen Werkzeugen: lokale Lösungen der Beteiligten
              GAEB-Schnittstelle z.T. fehlend: strukturierter Datenaustausch nicht möglich




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LV-Erstellung im FM-Marktforum



                                                           Typisierung
            Erstellung                                                                         Abrechnung, Nachträge,
                                                      Leistungsverzeichnis
       Leistungsverzeichnis                                                                   Kostenverfolgung, LV-Pflege
                                                      Ausschreibungsbasis



                                                     Leistungsverzeichnis Bau
             Word / Excel                                                                              Word / Excel
                                                         (projektbezogen)


                                                       Leistungsverzeichnis
             Offline-AVA                                                                                Offline-AVA
                                                        Bauwerkserhaltung
        z.B. WinAVA / NetBau                                                                           z.B. WinAVA
                                                     (Abruf Leistungskatalog)


                SAP                                  Leistungsverzeichnis FM                              SAP
         (Leistungsstämme)                               (wiederkehrend)                        (Sammel-) Leistungsstamm



                                                          FM-Marktforum


                       FM-spezifische Funktionen (z.B. Abfrage von Intervallen, Stundenverrechnungssätzen, etc.)
                       Bedienung Bau- und FM-spezifischer IT-Schnittstellen: Integration lokaler Werkzeuge
                       Beseitigung Medienbrüche
                       Schnittstellenreduktion
                       „Software as a Service“: keine Softwareinstallation notwendig

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Prozessoptimierung durch AIS-Technologie FM-Marktforum



                                         Ausschreibungsprozess konventionell: offline




                                LV-Freigabe                         Submission                                     Auftrag


     Papier / Versand von Dokumenten
     hohe Prozessaufwendungen, individuelle „Standards“, Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche
     Gebote ungleich Anfragen („Äpfel und Birnen-Dilemma“)




                                        Ausschreibungsprozess mit FM-Marktforum: online


        LV-         Anbieter-       Kalkulation      Angebots-    Angebots-  Vergabe-
     Erstellung     Auswahl          Anbieter         prüfung    auswertung verhandlung             Optimierung!
                          LV-Freigabe         Submission                                  Auftrag


     digital / alle Beteiligten im gleichen System (kein Dokumentenversand)
     präziser Ablauf: weniger Prozessschritte / weniger Fehler / kürzerer Prozess
     Gebote entsprechen zwingend den Anfragen (sofortige und absolute Vergleichbarkeit)



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Fachwissen, Prozess und Kommunikation im FM-Marktforum integriert


                                                           |13| Wiederholung
                             |12| Lieferantenbewertung                         |1| Erstellung LV aus
  Einkäufer                                                                        Standardbausteinen
Fachabteilung                                                                                                        Fachabteilung
  Anbieter                                                                                                          Externer Planer
                            |11| Handwerkerkopplung                                   |2| Kostenberechnung
                                 Abrechnung                                               aus Schätzpreisen


                           |10| Zuschlag                                                    |3| Anbieterauswahl
  Einkäufer
  Anbieter                                                 zentrale Datenbank:                                         Einkäufer
                                                           - allgemeines Archiv
                           |9| Vergabeverhandlung /        - kundeneigene Archive           |4| Anbieteransprache
                               Auktionen


                              |8| Angebotsauswertung                                    |5| Angebotskalkulation
Fachabteilung
Externer Planer                                                                                                         Anbieter

                                     |7| Angebotsprüfung                           |6| Angebotsabgabe



                                      aktuelles, zentrales Archiv: Wissensmanagement
                                      definierter Workflow: optimierter Prozess
                                      Internet als Kommunikationsmedium: Zugriff schnell, zeit-, ortsunabhängig
                                      Rückschreibung von Preisen: lernendes System

   © AIS Management GmbH                                                                                             Seite 9
FM-Marktforum: Anwendernutzen abhängig von Rolle


                          Ausschreiber / Einkäufer                  Anbieter / Lieferant


 günstiger ...           Prozesskosteneinsparung                  Transaktionskosteneinsparung
                         Einkaufseinsparung durch                 Reduktion der Vertriebskosten
                          Standardisierung und Bündelung,
                          Bieterkreisausweitung



 besser ...              wachsende Erfahrungs- und                wachsende Erfahrungs- und
                          Wissensdatenbank                          Wissensdatenbank
                         Transparenz, Revisionssicherheit,        fairer Wettbewerb durch
                          Beschaffungscontrolling                   transparentes Verfahren
                         Benchmarking, Best practice              Erschließung neuer Kundenkreise


 schneller ...           Verkürzung der Durchlaufzeiten           Wegfall unproduktiver Postzeiten
                         Ablaufroutinen                           wiederkehrende Standards und Benutzerführung
                         Information statt Papier                 Information statt Papier




                             Prozesskosteneinsparung ca. 60 %
                             Einkaufseinsparung durch Bündelung / Standardisierung ca. 5 – 15%
                             Transparenz / Controlling

© AIS Management GmbH                                                                                 Seite 10
FM Marktforum – Zusammenspiel drei Dimensionen



            Dimension 1                           Dimension 2                       Dimension 3
                                                      fachspezifischer
                        Prozess                                                          Kommunikation
                                                          Content



                                           +                                 +              TGA
                                                                                                  Facility
                                                                                                  Manager
                                                                                                              Bauherr




                                                                                                               Online-
                                                                                                             Technologie
                                                                                                                           Architekt




                                                                                                                                       Bauleiter




                                                                                                                           Projekt-
                                                                                                    GU                     steuerer


                                                                                                               Dienst-
                                                                                                               leister




                                                       FM-Marktforum




                         Verzahnung aller Dimensionen in einem zentralen Tool
                         Achtung: besondere Anforderungen an Funktionalitäten im Facility Management!


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AIS-Services zu Ausschreibung und Vergabe mit dem FM-Marktforum


 Erstellung Leistungsverzeichnis                    Ausschreibung                       Vergabe, LV-Pflege

 LV-Quick-Check                           aktive Anbieterbetreuung             Gesprächsleitfaden Vergabe
 Anlagenerfassung / Erfassung             Statusberichte für Ausschreiber      Unterstützung / Durchführung
  kalkulationsrelevanter Daten             Leitfäden für Anbieter                Vergabeverhandlung
 Kostenbenchmarks                                                               Preisfindungsverfahren /
 Musterverträge /                                                                Auftragsleistungsverzeichnis
  -leistungsverzeichnisse                            AIS-Helpdesk                Unterstützung Vertragsgestaltung
 fachliche Unterstützung                         Support / Schulungen           Checklisten für Start-up,
  bei LV-Erstellun                                                                Abnahmen, Qualitätssicherung
 Anbieterevaluierung und                     übernimmt auf Wunsch auch          Digitale Projekt- und
  -präqualifizierung / RFI                  vollständige Bieterkommunikation      Gebäudedokumentation
                                                          für AG
 Vorlagen für Bieterqualifizierung
 Vorlagen für Bieterpräsentation          Angebots- und Anbieterbewertung
 ...                                      Angebotsprüfung / Prüfbericht /
                                            Vergabevorschlag
                                           ...


                                                    AIS-Consulting
                        CoC: z.B. Technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturelles Gebäudemanagement, etc.

                                       Entlastung Kunde
                                       Einbringung von Marktsicht und Best Practice
                                       Qualitätssicherung
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Praxisbeispiel: Ausschreibung mit AIS-Technologie FM-Marktforum




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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Archiv zur Leistungsverzeichniserstellung


                                                                   Spezifikation der einzukaufenden
                                                                   Leistung

                                                                    effiziente Leistungsverzeichnis-
                                                                     erstellung durch Archivbausteine
                                                                    Preisbenchmarks
                                                                    automatische Kostenschätzung
                                                                    Import offline erstellter
                                                                     Leistungsverzeichnisse via GAEB-
                                                                     Schnittstelle

                                                                    einheitliche Standards im
                                                                     Unternehmen




© AIS Management GmbH                                                                        Seite 14
Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Veröffentlichung Ausschreibung


                                                                  Anbieterdatenbank
                                                                   Anbietervorauswahl durch
                                                                    Gewerkezuordnung
                                                                   Integrationsmöglichkeiten in
                                                                    Lieferantenmanagementsysteme

                                                                   hilfreiches Support-Tool,
                                                                    Systemintelligenz



                                                                  Ausschreibung veröffentlichen
                                                                   Anbieter werden vom System
                                                                    automatisch per E-Mail
                                                                    benachrichtigt
                                                                   Angebotsabgabetermin kann
                                                                    verlängert werden; System verteilt
                                                                    Nachricht an Anbieter

                                                                   effiziente Prozesssteuerung




© AIS Management GmbH                                                                        Seite 15
Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Anbietersicht – Anfrage des Ausschreibers


                                                             Eingabe der Angebote

                                                              automatische Kontrollroutinen wie
                                                               Nullpreis-Check, Variablen-Check,
                                                               usw.
                                                              Anmerkungen und Fragen können
                                                               in separatem Datenfeld erfolgen
                                                              durch Wegfall von Postwegen hat
                                                               der Anbieter bis eine theoretische
                                                               Sekunde vor Ablauf der Submission
                                                               noch Möglichkeit der
                                                               Angebotsabgabe

                                                              Fehlerreduktion / Zeitgewinn




© AIS Management GmbH                                                                  Seite 16
Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Angebote öffnen


                                                             Öffnung von Angeboten
                                                              Anbieter kann Leistungsverzeichnis
                                                               nicht verändern (kein Kontrollaufwand
                                                               für Ausschreiber)
                                                              Anbieteranmerkungen in separatem
                                                               Datenbankfeld
                                                              Angebote erst nach Submission
                                                               einsehbar
                                                              elektronische Stempel dokumentieren
                                                               Aktivitäten (wer hat wann abgegeben,
                                                               geöffnet, geprüft, ...)


                                                              Schutz und Transparenz




© AIS Management GmbH                                                                  Seite 17
Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Ausschreibersicht – Prüfprotokoll


                                                             Prüfung der Angebote
                                                              automatische rechnerische
                                                               Angebotsprüfung
                                                              automatische formale Angebotsprüfung
                                                              fachliche Prüfung der Angebote bis auf
                                                               Positionsebene im System möglich
                                                              Standardprüfprotokoll für
                                                               Vergabeverhandlung


                                                              maximale Prozesseffizienz




© AIS Management GmbH                                                                      Seite 18
Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Computer-generierter Preisspiegel


                                                                  Auswertung der Angebote
                                                                   automatisch generierter Preisspiegel
                                                                    mit Ideal- und Mittelpreis per Mausklick
                                                                   grafischer Schnellvergleich
                                                                   flexibel durch Exportmöglichkeit in
                                                                    Microsoft Excel

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                                                                    ohne Medienbruch




© AIS Management GmbH                                                                         Seite 19
Referenzen und Kontakt für weitere Informationen




© AIS Management GmbH                                                      Seite 20
AIS Management – excellence in real estate

Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
   Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
   Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
   und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
   Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
   Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
   Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
   aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
   Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
   Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
   Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
    Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
     Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
    Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
     Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.


Partner der AIS Management

© AIS Management GmbH                                                                                         Seite 21
excellence in real estate




Kontakt

Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon:   +49 89 628170-0
Telefax:   +49 89 628170-59
E-Mail:    consulting@ais-management.de
Homepage: www.ais-management.de


Helpdesk

FM-Marktforum                             Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18                    Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: support-fmmf@ais-management.de    E-Mail: support-sdr@ais-management.de



                                                                              © AIS Management GmbH

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  • 1. excellence in real estate Effiziente Ausschreibung und Vergabe von Bau und Gebäudebetrieb via Internet © AIS Management GmbH
  • 2. Ihr Partner AIS Management © AIS Management GmbH Seite 2
  • 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis  Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,  Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von  Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting  Benchmarking  Einkauf und Lieferantenmanagement  planungs- und baubegleitendes Facility Management  betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,  SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,  aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks  Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.)  FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres  Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und  Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management , CREM E-Solutions  Software und Wissensarchive © AIS Management GmbH Seite 3
  • 4. Notwendigkeit für Online-Ausschreibung und -Vergabe Vorteile durch Einsatz des FM-Marktforums (E-Sourcing) © AIS Management GmbH Seite 4
  • 5. Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-Sourcing Immobilienlebenszyklus Planung Realisierung Betrieb Vermarktung Secure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente) Vorgaben, Gutachten, Pläne Protokolle, Verträge, Berichte Reports, Unterlagen Vermietung, Verkauf Kommunikation und Dokumentation Digitale Projektakte Digitale Bauakte Digitale Liegenschaftsakte Due Diligence Akte FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten) Ausschreibung Bauleistungen und Instandsetzung Ausschreibung Gebäudebetrieb und Wissenspflege Ausschreibung Rahmenverträge Fortschreibung LV Prozessdefinition und -dokumentation  komplementäre Webtools  Fachexpertise als 2. Seite der Medaille © AIS Management GmbH Seite 5
  • 6. LV-Erstellung – „old fashioned“ Typisierung Erstellung Abrechnung, Nachträge, Leistungsverzeichnis Leistungsverzeichnis Kostenverfolgung, LV-Pflege Ausschreibungsbasis Leistungsverzeichnis Bau Word / Excel Word / Excel (projektbezogen) Leistungsverzeichnis Offline-AVA Offline-AVA Bauwerkserhaltung z.B. WinAVA / NetBau z.B. WinAVA (Abruf Leistungskatalog) SAP Leistungsverzeichnis FM SAP (Leistungsstämme) (wiederkehrend) (Sammel-) Leistungsstamm  Erstellung intern oder extern mit unterschiedlichen Werkzeugen: lokale Lösungen der Beteiligten  GAEB-Schnittstelle z.T. fehlend: strukturierter Datenaustausch nicht möglich © AIS Management GmbH Seite 6
  • 7. LV-Erstellung im FM-Marktforum Typisierung Erstellung Abrechnung, Nachträge, Leistungsverzeichnis Leistungsverzeichnis Kostenverfolgung, LV-Pflege Ausschreibungsbasis Leistungsverzeichnis Bau Word / Excel Word / Excel (projektbezogen) Leistungsverzeichnis Offline-AVA Offline-AVA Bauwerkserhaltung z.B. WinAVA / NetBau z.B. WinAVA (Abruf Leistungskatalog) SAP Leistungsverzeichnis FM SAP (Leistungsstämme) (wiederkehrend) (Sammel-) Leistungsstamm FM-Marktforum  FM-spezifische Funktionen (z.B. Abfrage von Intervallen, Stundenverrechnungssätzen, etc.)  Bedienung Bau- und FM-spezifischer IT-Schnittstellen: Integration lokaler Werkzeuge  Beseitigung Medienbrüche  Schnittstellenreduktion  „Software as a Service“: keine Softwareinstallation notwendig © AIS Management GmbH Seite 7
  • 8. Prozessoptimierung durch AIS-Technologie FM-Marktforum Ausschreibungsprozess konventionell: offline LV-Freigabe Submission Auftrag  Papier / Versand von Dokumenten  hohe Prozessaufwendungen, individuelle „Standards“, Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche  Gebote ungleich Anfragen („Äpfel und Birnen-Dilemma“) Ausschreibungsprozess mit FM-Marktforum: online LV- Anbieter- Kalkulation Angebots- Angebots- Vergabe- Erstellung Auswahl Anbieter prüfung auswertung verhandlung Optimierung! LV-Freigabe Submission Auftrag  digital / alle Beteiligten im gleichen System (kein Dokumentenversand)  präziser Ablauf: weniger Prozessschritte / weniger Fehler / kürzerer Prozess  Gebote entsprechen zwingend den Anfragen (sofortige und absolute Vergleichbarkeit) © AIS Management GmbH Seite 8
  • 9. Fachwissen, Prozess und Kommunikation im FM-Marktforum integriert |13| Wiederholung |12| Lieferantenbewertung |1| Erstellung LV aus Einkäufer Standardbausteinen Fachabteilung Fachabteilung Anbieter Externer Planer |11| Handwerkerkopplung |2| Kostenberechnung Abrechnung aus Schätzpreisen |10| Zuschlag |3| Anbieterauswahl Einkäufer Anbieter zentrale Datenbank: Einkäufer - allgemeines Archiv |9| Vergabeverhandlung / - kundeneigene Archive |4| Anbieteransprache Auktionen |8| Angebotsauswertung |5| Angebotskalkulation Fachabteilung Externer Planer Anbieter |7| Angebotsprüfung |6| Angebotsabgabe  aktuelles, zentrales Archiv: Wissensmanagement  definierter Workflow: optimierter Prozess  Internet als Kommunikationsmedium: Zugriff schnell, zeit-, ortsunabhängig  Rückschreibung von Preisen: lernendes System © AIS Management GmbH Seite 9
  • 10. FM-Marktforum: Anwendernutzen abhängig von Rolle Ausschreiber / Einkäufer Anbieter / Lieferant günstiger ...  Prozesskosteneinsparung  Transaktionskosteneinsparung  Einkaufseinsparung durch  Reduktion der Vertriebskosten Standardisierung und Bündelung, Bieterkreisausweitung besser ...  wachsende Erfahrungs- und  wachsende Erfahrungs- und Wissensdatenbank Wissensdatenbank  Transparenz, Revisionssicherheit,  fairer Wettbewerb durch Beschaffungscontrolling transparentes Verfahren  Benchmarking, Best practice  Erschließung neuer Kundenkreise schneller ...  Verkürzung der Durchlaufzeiten  Wegfall unproduktiver Postzeiten  Ablaufroutinen  wiederkehrende Standards und Benutzerführung  Information statt Papier  Information statt Papier  Prozesskosteneinsparung ca. 60 %  Einkaufseinsparung durch Bündelung / Standardisierung ca. 5 – 15%  Transparenz / Controlling © AIS Management GmbH Seite 10
  • 11. FM Marktforum – Zusammenspiel drei Dimensionen Dimension 1 Dimension 2 Dimension 3 fachspezifischer Prozess Kommunikation Content + + TGA Facility Manager Bauherr Online- Technologie Architekt Bauleiter Projekt- GU steuerer Dienst- leister FM-Marktforum  Verzahnung aller Dimensionen in einem zentralen Tool  Achtung: besondere Anforderungen an Funktionalitäten im Facility Management! © AIS Management GmbH Seite 11
  • 12. AIS-Services zu Ausschreibung und Vergabe mit dem FM-Marktforum Erstellung Leistungsverzeichnis Ausschreibung Vergabe, LV-Pflege  LV-Quick-Check  aktive Anbieterbetreuung  Gesprächsleitfaden Vergabe  Anlagenerfassung / Erfassung  Statusberichte für Ausschreiber  Unterstützung / Durchführung kalkulationsrelevanter Daten  Leitfäden für Anbieter Vergabeverhandlung  Kostenbenchmarks  Preisfindungsverfahren /  Musterverträge / Auftragsleistungsverzeichnis -leistungsverzeichnisse AIS-Helpdesk  Unterstützung Vertragsgestaltung  fachliche Unterstützung Support / Schulungen  Checklisten für Start-up, bei LV-Erstellun Abnahmen, Qualitätssicherung  Anbieterevaluierung und übernimmt auf Wunsch auch  Digitale Projekt- und -präqualifizierung / RFI vollständige Bieterkommunikation Gebäudedokumentation für AG  Vorlagen für Bieterqualifizierung  Vorlagen für Bieterpräsentation  Angebots- und Anbieterbewertung  ...  Angebotsprüfung / Prüfbericht / Vergabevorschlag  ... AIS-Consulting CoC: z.B. Technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturelles Gebäudemanagement, etc.  Entlastung Kunde  Einbringung von Marktsicht und Best Practice  Qualitätssicherung © AIS Management GmbH Seite 12
  • 13. Praxisbeispiel: Ausschreibung mit AIS-Technologie FM-Marktforum © AIS Management GmbH Seite 13
  • 14. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Archiv zur Leistungsverzeichniserstellung Spezifikation der einzukaufenden Leistung  effiziente Leistungsverzeichnis- erstellung durch Archivbausteine  Preisbenchmarks  automatische Kostenschätzung  Import offline erstellter Leistungsverzeichnisse via GAEB- Schnittstelle  einheitliche Standards im Unternehmen © AIS Management GmbH Seite 14
  • 15. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Veröffentlichung Ausschreibung Anbieterdatenbank  Anbietervorauswahl durch Gewerkezuordnung  Integrationsmöglichkeiten in Lieferantenmanagementsysteme  hilfreiches Support-Tool, Systemintelligenz Ausschreibung veröffentlichen  Anbieter werden vom System automatisch per E-Mail benachrichtigt  Angebotsabgabetermin kann verlängert werden; System verteilt Nachricht an Anbieter  effiziente Prozesssteuerung © AIS Management GmbH Seite 15
  • 16. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Anbietersicht – Anfrage des Ausschreibers Eingabe der Angebote  automatische Kontrollroutinen wie Nullpreis-Check, Variablen-Check, usw.  Anmerkungen und Fragen können in separatem Datenfeld erfolgen  durch Wegfall von Postwegen hat der Anbieter bis eine theoretische Sekunde vor Ablauf der Submission noch Möglichkeit der Angebotsabgabe  Fehlerreduktion / Zeitgewinn © AIS Management GmbH Seite 16
  • 17. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Angebote öffnen Öffnung von Angeboten  Anbieter kann Leistungsverzeichnis nicht verändern (kein Kontrollaufwand für Ausschreiber)  Anbieteranmerkungen in separatem Datenbankfeld  Angebote erst nach Submission einsehbar  elektronische Stempel dokumentieren Aktivitäten (wer hat wann abgegeben, geöffnet, geprüft, ...)  Schutz und Transparenz © AIS Management GmbH Seite 17
  • 18. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Ausschreibersicht – Prüfprotokoll Prüfung der Angebote  automatische rechnerische Angebotsprüfung  automatische formale Angebotsprüfung  fachliche Prüfung der Angebote bis auf Positionsebene im System möglich  Standardprüfprotokoll für Vergabeverhandlung  maximale Prozesseffizienz © AIS Management GmbH Seite 18
  • 19. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Computer-generierter Preisspiegel Auswertung der Angebote  automatisch generierter Preisspiegel mit Ideal- und Mittelpreis per Mausklick  grafischer Schnellvergleich  flexibel durch Exportmöglichkeit in Microsoft Excel Vergabe von Leistungen  verschiedene Vergabeformen durch Auktionsvarianten und virtuelle Bieterverhandlungen  Preisbildung in Auktionen online verfolgbar  automatische Erstellung eines Auftragsleistungsverzeichnisses  von der Spezifikation bis zur Vergabe ohne Medienbruch © AIS Management GmbH Seite 19
  • 20. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen © AIS Management GmbH Seite 20
  • 21. AIS Management – excellence in real estate Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.  Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.  Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools.  E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.  Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).  Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration). AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements. Partner der AIS Management © AIS Management GmbH Seite 21
  • 22. excellence in real estate Kontakt Theresienhöhe 26 D-80339 München Telefon: +49 89 628170-0 Telefax: +49 89 628170-59 E-Mail: consulting@ais-management.de Homepage: www.ais-management.de Helpdesk FM-Marktforum Secure Dataroom Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18 E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH