1. Modernización de la
política archivística en el marco del
buen gobierno, la transparencia y el
acceso a la información.
Rendición de Cuentas a la ciudadanía
27 de noviembre de 2012

2. ¿En qué consiste la rendición de cuentas del
Archivo General de la Nación?
Una reunión en la que usted puede conocer los programas y
servicios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
–AGN, y en la que tendrá la oportunidad de preguntar y hacer
propuestas para mejorar.
Pilares de gestión del Archivo General de la Nación Jorge Misión
Palacios Preciado -Colombia El AGN es un establecimiento público del or-
den nacional encargado de formular, orientar y
La Entidad tiene asignadas varias funciones contempladas en la controlar la política archivística, coordinar el
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y su Decreto regla- Sistema Nacional de Archivos, recuperar, con-
mentario 4124 de 2004 mediante el cual se regula el Sistema servar y difundir el acervo documental patri-
Nacional de Archivos (SNA), la Ley 795 de 2003 con la cual se le monial del país y el que custodia; y servir a la
comunidad fortaleciendo los principios, de-
asigna la competencia de administrar los archivos centrales de
rechos y deberes constitucionales.
las entidades financieras públicas en liquidación, la Ley 1185 de
2008 que ordena la integración del Patrimonio Cultural de la Visión
Nación, la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios sobre En el 2014 nuestra institución habrá logrado
atención y reparación integral a las víctimas y la Directiva dar las bases para articular, asegurar, difundir y
presidencial 04 de 2012, sobre eficiencia administrativa y Cero ampliar la disponibilidad y acceso a los archi-
Papel, entre otras. vos públicos, históricos y patrimoniales del pa-
ís, fortaleciendo las relaciones con la ciudada-
Lo anterior, como quiera que el Gobierno Nacional está com- nía y el control social.
prometido en la construcción de un Estado guiado por los prin-
cipios del Buen Gobierno en la gestión pública, los cuales se en- Valores
Justicia – Respeto – Servicio – Lealtad
marcan en la transparencia, la equidad, el pluralismo, la eficien-
–Solidaridad – Responsabilidad – Confianza
cia, la eficacia, la austeridad, y el rechazo absoluto a la corrup- Participación – Tolerancia.
ción, siendo el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Pre-
ciado, fundamental en el logro de estos objetivos, como eje arti- Principios
culador de las actuaciones administrativas en materia archivís- Competitividad – Productividad - Gestión del
tica de las entidades estatales, a través de la orientación y control conocimiento - Transparencia
de las buenas prácticas en el manejo de la información contenida
en los documentos generados por las mismas. Objetivos generales
Lograr la formulación, coordinación, control y
La Entidad está llamada a participar activamente en el afian- seguimiento de la Política Nacional de Archi-
zamiento de una sociedad informada, y su papel fundamental vos, y Gestión Documental, en pro de garan-
tizar el acceso a la información y contribuir a
está dado en la formulación de políticas, normas y condiciones
salvaguardar los derechos de los ciudadanos,
para que la información, en todos los ciclos de su desarrollo, ten- así como, apoyar el desarrollo de políticas que
ga las características de confiabilidad y calidad que la hagan utili- mejoren la eficiencia en los trámites de la ad-
zable, efectivamente, en la toma de decisiones y en la garantía de ministración pública a través de la Gestión Do-
los derechos y deberes de los ciudadanos. cumental articulando el uso de la Tecnología.
2

3. Sistema Nacional de Archivos
Sistema Nacional de Archivos
Implantar el Sistema Nacional de Archivos, que integre
los archivos públicos y privados del país, para facilitar a Modernización de los Archivos Públicos
las entidades públicas y privadas la consolidación de Inversión: $ 6.005.746.267.oo
sistemas eficientes de organización de sus archivos, a
través del diseño, desarrollo y difusión de normas y
Fortalecimiento y consolidación del Sistema
técnicas archivísticas, la capacitación del personal de
Nacional de Archivos
archivos, la asistencia técnica archivística a las
Inversión: $ 1.656.875.733.oo
instituciones que lo requieran, el fomento al desarrollo
de proyectos archivísticos y la adquisición de archivos
privados que revistan especial importancia histórica y Fortalecimiento Institucional
cultural de la nación. Inversión: $ 221.168.000.oo
3

4. Sistema Nacional de Archivos
El Sistema Nacional de Archivos se define como el
conjunto de instituciones archivísticas públicas o
privadas con funciones públicas y aquellas privadas
que manifiesten el interés de pertenecer al sis-
tema, sean éstas del orden nacional, departa-
mental, distrital o municipal y de las comunidades
indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí
posibilitan la homogenización y normalización de
los procesos archivísticos, promueven el desarrollo
de estos centros de información, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciuda-
danos a la información y a los documentos, en todo
el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la
orientación del Archivo General de la Nación como
la instancia que aporta a la construcción de la po-
lítica archivística en Colombia, y con descen-
tralización administrativa y operativa para el desa-
rrollo de proyectos y programas archivísticos de las
instituciones que lo integran, brindando orien-
tación sobre organización, manejo, preservación, Decreto 4124 de 2004
conservación, servicio y control de los archivos. FINES DEL SNA
Establecer y adoptar el conjunto de políticas, es-
trategias, metodologías y técnicas de carácter
archivístico para la gestión y manejo de los docu-
mentos y archivos en el país, propiciando a la or-
ganización técnica y normativa de los archivos y
a la actualización de prácticas, procedimientos y
servicios de archivo.
4

5. Capacitaciones Archivísticas
Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
Tipo de capacitación Cantidad No.
Participantes
Capacitación archivística 8 246
por demanda de las
entidades, por la Línea
Venta de Servicios
Capacitación archivística 14 743
programada y realizada en
el AGN
Capacitación archivística a 14 1.276
nivel regional - convenios
con entes territoriales
Sistema Nacional de 13 1.110
Videoconferencia 2012
TOTALES 49 3.375
Participantes
Comité técnico de conservación
Comité de reprografía y automatización
Comité de archivos de educación superior
Comité de gestión documental
Comité técnico de archivo de historias clínicas
Comité de clasificación y descripción de archivos
Comité de archivos de licencias hurbanísticas
XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos
Medellín 10, 11 y 12 de Octubre
120 Participantes
Para promover y difundir la importancia de los archivos frente a los derechos de los ciudadanos de acceder a la
información pública, se realizó el XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos el cual tuvo como tema central
los Archivos y el Acceso a la información.
En la búsqueda de compartir experiencias nacionales e internacionales relacionadas con el acceso a la
información, que permitan el fortalecimiento de la normatividad, fomentar la cultura, la rendición de cuentas y
la transparencia de la administración pública, mediante el manejo y acceso de la información de manera
confiable y oportuna, para garantizar a los ciudadanos en general el derecho a solicitar y tener acceso a la
información pública.
5

6. Visitas de Inspección y Vigilancia Archivísticas
Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Título VIII
Control y vigilancia
Artículo 32. Visitas de Inspección. El
Archivo General de la Nación podrá, de
oficio o a solicitud de parte, adelantar
en cualquier momento visitas de ins-
pección a los archivos de las entidades
del Estado con el fin de verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la
presente Ley y sus normas regla-
mentarias. Advertida alguna situación
irregular, requerirá a la respectiva
entidad para que adelante los correc-
tivos a que haya lugar o dará traslado,
según el caso, a los órganos compe-
tentes con el fin de establecer las res-
ponsabilidades administrativas y orde-
nar las medidas pertinentes. Inspección a entidades reportadas por denuncias de
particulares, entes de control y solicitudes de parte y 61
de oficio.
Artículo 33. Órgano Competente. El Actividades de seguimiento a entidades del Orden
Nacional, en el cumplimiento de las Leyes 594 de
Estado, a través del Archivo General de 2000, 1444 y 1448 de 2011, y Directiva PGN 001 de
25
la Nación, ejercerá control y vigilancia 2010
sobre los documentos declarados de Realización de visitas de inspección a
63
Gobernaciones, Ciudades Capitales y Alcaldías
interés cultural cuyos propietarios, te- Verificación del funcionamiento de Consejos
nedores o poseedores sean personas Territoriales de Archivos mediante la revisión de los 180
informes semestrales.
naturales o jurídicas de carácter
Seguimiento a las solicitudes realizadas a entidades
privado. territoriales para el diligenciamiento de la evaluación 221
de la función archivística
Control a la ejecución de planes de mejoramiento
archivístico, suscritos por entidades del orden 15
nacional y territorial.
Seguimiento a la ejecución de convenios
interadministrativos realizados con alcaldías y 4
gobernaciones.
6

7. Sistema de Información del Sistema Nacional
de Archivos -SISNA
Levantamiento de información y estadísticas en cuanto a los avances en la aplicación de la normatividad
archivística con miras a lograr la consolidación del modelo tecnológico para el Sistema de Información del
Observatorio del Sistema Nacional de Archivos SISNA
Implementación de instrumentos de medición del grado de aplicación de la normatividad
archivística de las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos.
Actualización del diagnóstico del Sistema Nacional de Archivos, en cuanto al cumplimiento
de la función archivística por parte de sus actores. (Se han realizó una versión a 07.2012 y se
está produciendo otra a 12.2012).
Apoyo al desarrollo de la iniciativa “Índice de Gobierno abierto-IGA-” de la Procuraduría
General de la Nación, con la recolección de la información para la producción del IGA-2011-
2012 y los indicadores de gestión requeridos por el Comité Interinstitucional del IGA, Además
de la participación en talleres de Fortalecimiento de la presente iniciativa a nivel territorial.
Consolidado nacional
Estadísticas de avance en archivos
7

8. Política pública relacionada con la gestión y ad-
ministración de los archivos de derechos hu-
manos y memoria histórica
Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
8

9. Comunidad Awá
Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
Acompañamiento a las comunidades Awá del Putumayo en
la conformación, conservación y protección de sus archivos.
Modulo I: Taller memoria y archivos Awá ( 28, 29, 30 de
septiembre en Orito, Putumayo).
Memoria, archivo y patrimonio documental
Tradición oral y memoria
Archivo y patrimonio: Marco normativo
Tradición oral y propiedad intelectual
Modulo II: Herramientas Archivísticas Básicas (2, 3, 4, de
noviembre de 2012 en Orito, Putumayo).
Objetivo:
Principios de la Organización de Archivos (clasificación,
ordenación y descripción) Acompañar a la comunidad para la
Conservación Documental identificación acopio, conservación
Protección penal y disciplinaria de los archivos. Trans- creación y protección de los archivos
ferencias documentales y acceso a la información. de los grupos étnicos Colombianos.
Recepción y evaluación Taller Individual "Gimnasia
Verbal y Escrita” Formar a formadores. Los parti-
Aplicación instrumento Evaluación Taller Memoria y cipantes socializarán el conoci-
Archivos Awá. miento adquirido en los talleres o-
tros miembros de la comunidad.
Como resultado de estos dos talleres se acuerda una estra-
tegia comunicativa (exposición y cartilla bilingüe) con la co-
munidad Awá.
Se estableció y mantuvo interlocución y comu-
nicación directa con las Autoridades de las organi-
zaciones que representan el Pueblo Awá, tanto en
Nariño (UNIPA y CAMAWARI) como en Putumayo
(ACIPAP). Además se mantuvo la interlocución con
la Coordinadora del Área de Mujer de ACIPAP, Kelly
Ortiz, delegada por la organización como contacto
y responsable frente al AGN para la concertación
de la realización del primer Módulo del Taller de
Memoria y Archivos Awá en Orito (Putumayo).
9

10. Comunidad de San Basilio de Palenque
Plan Palenque Global
Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
Talleres (40 horas) los cuales tiene como tema:
* Curso taller memoria, oral, escrita y audiovisual
* Herramientas básicas de archivo.
Corregimiento de Como resultado de estos dos talleres
Mahates, se acuerda una estrategia
departamento de comunicativa - exposición y cartilla
Bolívar bilingüe con la Comunidad Palenquera
10

11. Desarrollo normativo
Modernización de los Archivos Públicos
NORMA A
TÍTULO NORMA ESTADO DEL TRÁMITE
MODIFICAR
El proyecto de Decreto se presentó en el mes de Agosto en
“Por el cual se deroga el Decreto 4124
versión final al Ministerio de Cultura, quien lo remitió a la
de 2004 que reglamenta el Sistema Presidencia de la República para sanción presidencial. Fue
Nacional de Archivos, se establece la devuelto al Ministerio por considerar que debe revisarse con
Decreto 4124 de
Red Nacional de Archivos y se dictan 2004
el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
otras disposiciones relativas a la Comunicaciones.
administración de los archivos del Se remitió para verificación del Ministerio de Cultura y de TIC.
Estado”. Octubre 31 de 2012.
“Por el cual se reglamentan El proyecto de Decreto inicialmente contemplaba la
modificación del estatuto tributario; ante el concepto
parcialmente la Ley 397 de 1997, desfavorable del Ministerio de Cultura, que consideró que se
modificada por la Ley 1185 de 2008, Deroga artículo 75 estaba tratando de modificar una Ley a través de un Decreto,
en lo relativo al Patrimonio Cultural de del Decreto 763 se determinó la necesidad de eliminar del cuerpo del decreto
la Nación de naturaleza documental del 2009 toda alusión a temas tributarios y dejarlo únicamente para
reglamentación de Declaratoria. El día 23 de octubre se
archivístico”
remitió oficialmente a Ministerio de cultura con los ajustes
requeridos.
“Por el cual se reglamenta el título V Se trabajó con el Ministerio de las Tecnologías de la
de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras Información y las Comunicaciones y Gobierno en Línea. La Alta
Consejería para el Buen Gobierno, hizo algunas
disposiciones en materia de gestión recomendaciones sobre el texto por lo cual fue necesario
documental para todas las entidades ajustarlo con la colaboración del Ministerio de Cultura y
públicas” remitir nuevamente para firma.
“Por el cual se reglamenta la Ley 80 de
1989 en lo concerniente a las Deroga en su
transferencias secundarias y de totalidad los
documentos de valor histórico al Ya fue revisado por primera vez por el Consejo Directivo, por
Decretos 1382 de
el Asesor de la Secretaría General y por un asesor jurídico del
Archivo General de la Nación, a los 1995, 998 de 1997 y Ministerio de Cultura. En proceso de ajustes.
Archivos Generales de los entes demás normas que le
Territoriales y se dictan otras sean contrarias.
disposiciones”
“Por el cual se reglamenta el Título VIII
de la Ley 594 de 2000, el Artículo 3 de
la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
En revisión final para pasar al Ministerio de Cultura.
disposiciones en materia de Control y
Vigilancia de la función archivística del
Estado”
11

12. TRD y TVD
Modernización de los Archivos Públicos
Tablas de Retención Documental aprobadas por año
1998 - 2012
Tablas de Retención
Documental (TRD) 281
Aprobadas
Listado de series, con sus
correspondientes tipos
documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los
documentos.
Tablas de Valoración Documental aprobadas por año
Tablas de Valoración 2005 - 2012
Documental (TVD) 48
Aprobadas
Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se
asigna un tiempo de
permanencia en el archivo
central, así como una
disposición final.
Entidades asesoradas y asesorías prestadas por año
1994 - 2012
12

13. Asistencia Técnica y
Gestión de Proyectos Archivístico
Modernización de los Archivos Públicos
La Entidad debe diseñar los li-
neamientos, políticas y direc-
trices que le permitan conver-
tirse en el líder de la política
nacional archivística, con el fin
de comprometerse con los pro-
cesos de modernización del
Estado, promover el estable-
cimiento de acciones para com-
batir la corrupción, velar por la
democratización de la informa-
ción y el conocimiento y, pro-
pender por la transparencia en
la Gestión Pública.
El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo,
los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la
comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten...”
Se encuentran en Desarrollo de todas las actividades tendientes a apoyar a las 35 entidades públicas en
los procesos de Administración integral, Gestión Documental, organización e interventoría entre otros de
sus archivos de gestión, centrales y/o Fondos acumulados, de los cuales 10 ya fueron liquidados, así
mismo se realizaron 69 asistencias técnicas a nivel nacional como apoyo a la modernización de los
archivos públicos.
13

14. CeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
PapelCe
lCero
CeroPapelCeroPapel
roPape
pe
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CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
Ce
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Pa
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Cero Papel
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CeroPapelCeroPapel
Cero Papel
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en la Administración Pública
CeroPapelCeroPapel
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CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
Cero
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CeroPapelCeroPapel
Súmate
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
a esta iniciativa
CeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
Con ocasión del Convenio Interadministrativo de Asociación 446 de 2011 (Vigencia 2011 – 2014), el cual
tiene como finalidad prestar asistencia técnica para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y de
formación desde la perspectiva archivística que sirvan de apoyo a la implementación de la iniciativa Cero
Papel en la Administración Pública, conceptualizada en el marco del Plan Vive Digital, línea a cargo del
Programa Agenda de Conectividad - Estrategia Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombia
sobre materia archivística se desarrollaron las siguientes actividades.
14

15. CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
apoya la iniciativa PapelCe
El AGN CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel e PapelC Yo apoyo
CeroPapel CeroPapel Yo apoyo la iniciativa Yo apoyo la iniciativa CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
Cero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
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CeroPapel CeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero
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la iniciativa
“Cero Papel” “Cero Papel” por... “Cero Papel” por...
lCero
CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
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Leer en pantalla
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“Cero Papel” es:
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en la Administración Pública es: en la Administración Pública es:
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en la Administración Pública
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CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelAdministración Pública es:
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CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
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El Medio Ambiente Reducir residuos
Cero Papel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
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apoya la iniciativa
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roPape
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Optimizar Mejorar Agilizar
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PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel en la Administración Pública
l Cero
Eficacia Eficiencia Accesibilidad Ahorrar papel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
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Contaminantes
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Reutilizar el papel
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Reciclar
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Imprimir a doble cara
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PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Fotocopiar a doble cara
eroP
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PapelCe PapelCe PapelCe PapelCe
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PapelCe
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en la Administración Pública
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CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
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Cero
Acceso Reducción
¡Súmate! Información Productividad Ahorro
Súmate Súmate Súmate
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PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel más ágil de tiempos
Súmate Súmate
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
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¡Súmate!
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CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel ¡Súmate!
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Archivo General de la Nación - Colombia Archivo General de la Nación - Colombia a esta iniciativa a esta iniciativa CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel
¡Súmate!
PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero
CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel
15

16. El Sistema Integral Nacional de Archivos Elec-
trónicos - SINAE, es el proyecto estratégico del Ar-
chivo General de la Nación -AGN, para el desa- Fortalecimiento y consolidación del
rrollo, divulgación y coordinación de un modelo Sistema Nacional de Archivos
integral para la gestión de archivos electrónicos en Inversión: $ 103.000.000.oo
el Estado Colombiano, de tal manera que se per-
mita la homogenización y estandarización de lo
procesos de conservación y preservación del patri-
monio documental del país, mediante la aplicación
de tecnologías de la información y las comu-
nicaciones (TIC), articulando principios archivís-
ticos, técnicos y de aseguramiento de la calidad.
* Conceptualización para la Gestión Do-
cumental Electrónica
* Guía Técnica Documentos / Expedientes
Electrónicos. Parte 1, 2 y 3.
* Guía Técnica Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo
SGDEA
* Guía Técnica de Digitalización Certificada.
16

17. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, con el objetivo de dar a conocer a los servidores
públicos y promover su participación en la iniciativa “Sirvo a mi País”, diseñó la siguiente estrategia de comunicación:
“El AGN acepta el Reto de Sirvo a mi país”. Cuatro (4) ideas registradas:
a. Gestión Documental y Firma Digital para Entidades Públicas del Orden Nacional” con un total
de votos de 55.018
b. Impresión a doble cara:Total 5.968 votos.
c. Definición de un esquema nacional de interoperabilidad para correspondencia:Total 21 votos.
d. Archivos centrales e históricos fuentes de información en la red Renata:Total 10 votos
Plan Unificado – “Modelo Integrado de Planeación y Gestión”
El Modelo articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo
administrativo y monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial. Se convierten en el
soporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para así fortalecer la capacidad del Estado
en términos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el bienestar de los ciudadanos.
468 requerimientos definidos por diferentes entidades del orden nacional, los cuales fueron analizados por las
respectivas entidades responsables, en una mesa de trabajo interinstitucional, logrando simplificar y reducir en 199
requerimientos, es decir en un 78% su número a través de la identificación de elementos comunes.
Los temas y entidades consideradas en la identificación de los requerimientos correspondieron a:
1. Rendición de Cuentas (DAFP y DNP)
2. Antitrámites (DAFP)
3. Gobierno en Línea (MinTic)
4. Servicio al Ciudadano(DNP)
5. Democratización y SIG (MECI y Calidad) (DAFP)
6. Eficiencia Administrativa (DAFP, MinTic y AGN)
Dichos requerimientos para el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se consideraron desde un
Programa de Gestión Documental (PGD), como una política liderada por el AGN cuyos lineamientos están
articulados con la NTCGP1000 y deben estar articulados con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción
Anual. Los procesos correspondientes al PGD son: 1. Planeación. 2. Producción. 3. Gestión y Trámite. 4. Organización.
5. Transferencia. 6. Disposición de documentos. 7. Preservación a largo plazo y 8. Valoración.
17

18. Preservación del patrimonio Recuperación y conservación del
documental colombiano patrimonio documental del país
Inversión: $ 600.000.000.oo
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado posee un extenso acervo documental (62
millones de folios aprox) que es enriquecido y consultado por investigadores, estudiantes y
ciudadanos en general, para salvaguardar el patrimonio documental de la nación a nivel: nacional y
territorial, por medio del diagnóstico integral que incluye; estado de conservación, conocimiento y
aplicación de las normas, procedimientos y técnicas que garanticen la preservación física y funcional
de los documentos en diferentes soportes.
18

19. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado atendiendo a su función de velar por la
conservación y difusión del patrimonio documental Colombiano, microfilmó, digitalizó,
intervino y describió documentos de archivos públicos y privados, especialmente archivos de
fondos eclesiásticos y políticos focalizada hacia estos acervos, dada la riqueza de su contenido.
Histórico consolidado del avance en acciones de
preservación del patrimonio documental
El gráfico presenta a continuación hace relación al acervo documental y procesos archivísticos desde las
cantidades de documentos con índices, digitalizados y microfilmados del total de folios existentes.
La Entidad implementó y puso en funcionamiento a partir
de 1.992 el Sistema Informático Integrado “ArchiGES-
ArchiDOC”, desarrollado en el Archivo General de Indias
(Sevilla, España). Está compuesto de tres módulos
principales:
1. Gestión de usuarios,
2. Base de datos textual
3. Digitalización y almacenamiento óptico.
El sistema puso al servicio de usuarios e investigadores,
4.706.656 imágenes digitalizadas de los Fondos
documentales: Resguardos, Poblaciones, Policía, Fincas,
Cabildos, Fábrica de Iglesias, Censos Redimibles, Negros y
Esclavos, Tributos, Curas y Obispos.
En proceso de digitalización se encuentran los Fondos:
Criminales Juicios y Enrique Ortega Ricaurte Virreyes,
Colegios Residencias.
19

20. [El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado custodia, conserva y pone a
disposición un acervo documental que se
integra en seis secciones: Colonia, República,
Archivo Anexo, Mapas y Planos, Notarías y
Colecciones y contienen variada información
sobre diversos aspectos de la historia
colombiana, esto comprende alrededor de
62.000.000 de folios. La Guía General “Tesoros
Documentales”, editada por la Entidad en el
año 1996 presenta una síntesis de contenido
del patrimonio que conserva la Entidad. ]
Se desarrollaron programas integrales de conservación del patrimonio documental que custodia el Archivo
General a través de los cuales se previene el deterioro y la pérdida de documentos. Es pertinente destacar que
estos programas son continuos e indefinidos en el tiempo.
En materia de descripción se elaboraron catálogos e índices de Fondos como Historia y Consejo de Estado de la
Sección República, Negros y Esclavos de la Sección Colonia y Mapoteca. El siguiente gráfico permite observar la
composición documental del AGN, vista desde la participación porcentual de la naturaleza del documento.
20

21. Los programas de información y
actualización cultural y técnica
fueron abordados con la
realización de exposiciones, visitas
guiadas y eventos de capacitación
archivística.
El Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado facilitó la
investigación de fuentes primarias,
mediante obras de referencia y la
consulta directa y orientó a
usuarios e investigadores sobre el
patrimonio que conserva,
ge n e ra d o b á s i c a m e nte p o r
instituciones administrativas
desde la época Colonial. A través
de Instrumentos de descripción, se
ha procurado la difusión del
patrimonio documental y por lo
mismo se ha incrementado la
consulta especialmente en los
últimos años. Los diversos fondos
han sido consultados no sólo por
los historiadores, sino por
especialistas de otras Ciencias
Sociales, Artes, Ingenierías y
Ciencias de la Salud, entre otras.
21

22. Estructura Organizacional AGN
El pasado 16 de octubre, el Gobierno Nacional aprobó la reforma institucional del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado -AGN, proceso con el cual todas las administraciones de la Entidad, desde
1989 hasta la fecha, se habían comprometido. La modificación de la planta de personal, entrará en vigencia
el 28 de noviembre de 2012. Aunque las cifras hacían evidente la necesidad de contar con una planta
superior a 140 funcionarios, por razones presupuestales solo fue posible obtener la aprobación para 20
nuevos cargos, pasando de 97 a 117 funcionarios.
Decreto 2126 del 16 de Octubre de 2012
Planta de personal del AGN
“Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del
NIVEL CANTIDAD Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se
DIRECTIVO 7 determinan las funciones de sus dependencias”
ASESOR 5
Decreto 2127 del 16 de Octubre de 2012
PROFESIONAL 49 “Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal
TÉCNICO 27 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se
ASISTENCIAL 29 dictan otras disposiciones”
TOTAL 117
El reto para el AGN, es lograr que con esta nueva estructura organizacional y planta de personal, avanzar en la
modernización de su quehacer y su misión legal, logrando convertirse en el mediano plazo en una entidad
estratégica para el Estado y un verdadero garante de los derechos de los ciudadanos. Ahora comienza una nueva
etapa de una institución que nació para preservar la memoria de todos los colombianos.
22

23. 23

24. Estrategia de comunicación
La Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado –AGN, con el objetivo de generar mayor visibilidad en el público
externo y lograr cercanía e interacción con la comunidad en general; a
partir del 2011, puso en marcha una estrategia de comunicación a través
de las redes sociales.
Circular AGN
Esta iniciativa que nació en la Dirección
del Archivo General de la Nación, contó
con la participación de las personas
que siguen a la Entidad en las redes
sociales a través de la cuales se so-
cializó todas y cada una de las Circu-
lares que ha emitido el Archivo, gene-
rando gran interés, rompiendo, ade-
más, con el esquema que hasta ese mo-
mento se venía manejando: la simple
difusión de información.
Esta estrategia se vio acompañada de
constante comentarios a través de las
mismas redes a través de las cuales se
trató la temática archivística, así como
de la complacencia explicita por parte
de quienes participaron de forma
activa o pasiva en esta socialización.
Dicha complacencia se vio expresada
en Facebook a través de “me gusta” o
en Twitter a través de “retuits” o sim-
plemente marcando como “favorito”
un tuit que tenía que ver con el tema
tratado.
Para llevar a cabo la socialización de las Circulares del AGN se dedicó dos días a la semana: martes y jueves de 11 a.m.
a 12 m. se tomó la decisión de hacerlo estos días debido al análisis hecho a través de SocialBro, lo que dio como
resultado que esos días y a las horas arriba indicadas, era la mejor ocasión para realizar esta socialización.
24

25. Luego de varios meses de socialización activa e ininterrumpida, la Entidad ha ganado en impacto (Klout) y en
adquisición de nuevos seguidores en Twitter y fans en Facebook, pasando en un rango de 5 meses de la
iniciativa (desde el 12 de julio de 2012, fecha en la que inició la socialización) de 2.036 a 3.588 y de 4.041 a
4.432, respectivamente.
Encuesta de Rendición de Cuentas
(Realizada en eventos de capacitación)
1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del Archivo General de la Nación
durante el año 2012? Puede marcar varías opciones.
25

26. 2. ¿Qué le recomienda al AGN para me-
* Fortalecer la relación en forma directa con las
entidades territoriales en cuanto a la gestión de sus jorar su gestión?
archivos
* Hacer visitas periódicas y un acompañamiento en
todos esos temas * Establecer mayores canales de participación con las
* Ampliar las auditorias a las principales archivos de las IES no solo en los comités sino con productos
principales ciudades de la Nación ejecutores servicios y redes de apoyo
* Que continúe visitando las distintas regiones del país * Mayor visibilización particularmente en alianzas con
para conocer de cerca las diferentes realidades y en esa el mundo académico y las universidades
medida, hacer mas efectivas sus acciones * En su normatividad hacer mas participes al sector
* Actualización de la normatividad acorde con las privado
nuevas tecnologías de la información la automatiza- * Responder a las solicitudes electrónicas a tiempo ya
ción y la implementación de la directiva presidencial 04 que en muchas casos ni contestan
de 2012 * Realizar eventos donde los alcaldes con sus
* Capacitar a los funcionarios municipales que mane- archivistas donde se concientice la importancia y la
jan los archivos y apoyo directo y comprometido con responsabilidad de sus archivos
los mismos * Responder las preguntas que se hacen en el tema de
* Hacer mas énfasis en sus en sus funciones al dirigirse los archivos de una manera mas rápida
a gente que no conoce mucho del tema * Tener un presupuesto que le permita divulgar las
* Realizar pautas en televisión en horarios claves sobre publicaciones de forma gratuita en la web
la importancia de los archivos y la creación de * Elaborar videos de aplicación de normas en la web
conciencia de cero papel * Exigencia de personal de archivos idóneo
* Mas acompañamiento del AGN con los consejos * Formular proyectos de normalización archivística de
departamentales en especial lo relacionado con la TVD aplicación homogénea en todas las instituciones del
* La integración del archivo con los entes territoriales país, esto es, esta la normatividad pero su aplicación es
* Formación a las entidades en gestión de archivos y dispersa. Un proyecto que tenga como resultado la
organización y manejo garantía de la aplicación básica de la normatividad y
* Asesoría y acompañamiento en los archivos daremos el primer paso certero
municipales * Asesorar capacitar vía virtual tipo SENA
* El seguimiento a los archivos departamentales se * Hay mucho por hacer pero que cada año se vean
efectué mas exigentes para que nuestros mandatarios resultados materializados en cada institución publica,
se convenzan de la obligatoriedad de crear nuestros para beneficio del ciudadano y de las mismas
archivos con personal competente entidades
* Que el personal de AGN especialmente contratista * Favor contestar en tiempo breve los interrogantes
sean amables y dispuestos a ofrecer servicios y que que se les hacen
sean competentes * Utilizar metodologías mas lúdicas que invite al
* No ahondar en la brecha de perfiles lideres y ciudadano a tomar mayor conciencia de la importancia
directivas de archivos para posicionar los egresados del buen manejo de archivos de gestión e históricos
dela Universidad de la Salle * Aumentar la cobertura de los convenios con las
* Poder trabajar en cada municipio del departamento entidades territoriales
de Antioquia y fuera de ella, porque presentan poco * Fomentar acciones contundentes en la recuperación
conocimiento la mayoría de los funcionarios. de los archivos históricos que formen parte del
* Que la ciudadanía en general conozca la entidad patrimonio nacional
¿para que le sirve al ciudadano del común? * Capacitaciones
* Abanderado de la profesionalización de los * Hacer mas presencia en los lugares mas alejados que
archivistas con sus respectivas tarjetas profesionales desconocen la normatividad
desde ahí * Tener mas control y acercamiento con las entidades
* Regionalización de capacitaciones ya que por territoriales
recursos no podemos acceder * por medio de mas conferencias ampliar el
* Las capacitaciones deben ser mas frecuentes para conocimiento
manejar las actualizaciones en forma obligatoria para * visitar a los municipios mas alejados del país
todos los archivistas. * Tener mas cobertura a nivel territorial
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27. 3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Pública de Rendición
de Cuentas del AGN?
Encuesta de Rendición de Cuentas
(Página web)
Número de encuestas diligenciadas por los usuarios del sitio Web: 49
1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del AGN durante el año 2012?
Ante la pregunta “Otra y ¿cuál?”, los encuestados dieron
las siguientes respuestas:
- Ética profesional
- Sanciones e investigaciones a entidades que no
cumplen la normatividad archivística
- que se esta haciendo para impulsar reglamen-
tación ley 1409 de 2010
- Capacitación
- Proyectos de inversión en entidades
territoriales
- Es posible que las entidades contraten sus
servicios para capacitar en el manejo de
archivos, ya que hay vacios.
- Implementación de las TRD en Ministerios
- Restructuración AGN
- Ley del Archivista
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28. 2. ¿Qué le recomienda al AGN para mejorar su gestión?
* Mejorar el personal
* Desarticular las mafias internas que tienen estancada y opacada la gestión de Carlos Zapata, restructurar
la entidad para que esté más acorde con los servicios propios del ente rector.
* mayor presencia y control en la región
* Que los procesos de contratación sean claros en sus requerimientos. Caso puntual el proceso actual para
un SGDEA, los requerimientos son de cierta manera cerrados y no permite la pluralidad de proponentes,
así mismo los requisitos del mismo incluyen MoReq pero no aclara como se validarán dichos
requerimientos. De cierta manera parece sesgado el proceso.
* Si los documentos no se consultan, el archivo sería un edificio lleno de papeles y no más, una
extravagancia sin función social, pues los documentos se preservan para ser útiles por tanto, deben
facilitar la consulta, lo que es imposible en las condiciones actuales en las que hay poca gente trabajando
en la sala o subiendo los documentos, un horario tan restringido (no abren los sábados), un servicio de
copias y digitalizaciones pésimo (se demoran un mes porque no tienen personal que saque las fotocopias o
el que hay no lo quiere hacer), y solo tienen 2 maquinas para grabar la imagen de microfilm, lo que es ínfimo
comparado a otros centros de documentación en el país y en el mundo. Por tanto, recomiendo que el
archivo no olvide que no es un anticuario o coleccionista, y así como implementa políticas para divulgar lo
que hace, que lo que haga se pueda consultar. Aclaro que en la dirección de la sala intentan dar solución,
pero no es suficiente.
* mas capacitaciones y a menor precio
* Mas Difusión de los servicios
* Que se Planee Bien desde un comienzo todas las actividades a ejecutar en la siguiente vigencia
* no seguir ejecutando proyectos de organización de archivos. Actuar como ente de control
* mirar, controlar y tomar controles para el mal manejo del personal no idóneo o calificado a los procesos de
reclutamiento para archivistas en la funciones publicas del estado
* Realizar acompañamiento a los archivos y brindar mayor capacitación en el manejo de los mismos.
3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Púbica de Rendición de
Cuentas del AGN?
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29. De interés general
Ejecución presupuestal
El presupuesto asignado para el Archivo General de la Nación en la vigencia 2012, es de $18.537.174.113 y su
ejecución a 31 de octubre de 2012, es de 13.092.674.005 equivalente al 70.6% el cual se discrimina en el
siguiente cuadro:
Ejecución del Presupuesto de Gastos Consolidado - Vigencia 2012- Fecha de Corte : 31 de Octubre de 2012
Ejecución proyectos de inversión 2012
En la actual vigencia, el Departamento Nacional de Planeación –DNP, asignó recursos a siete (7) proyectos de
inversión a corte de 31 de ocubre de 2012, los cuales presentan los siguientes porcentajes de ejecución:
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30. Ejecución proyectos de inversión por actividades 2012
Teniendo en cuenta lo anterior, se describen las actividades de los (7) proyectos de inversión a corte de 31 de
ocubre de 2012, de los cuales se presentan las metas para cada una de ellas y sus porcentajes de ejecución:
Preservación del patrimonio documental colombiano
Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos
Implantación del Sistema Nacional de Archivos
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31. Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGN
Implementación de tecnologías de la información en el Archivo General de la Nación
31

32. Renovación y mejoramiento, dotación y adecvuación del inmueble para la creación del archivo
intermedio de las entidades financieras públicas liquidadas
Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al edificio
Recursos Humanos
En el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la evaluación del desempeño responde a
los compromisos pactados y esta es cimentada sobre evidencias materiales presentadas por los
funcionarios de carrera; con respecto a los demás servidores de la entidad, solo se evalúa al gerente
público de la misma.
Capacitación Funcionarios AGN
Dentro de las acciones que la entidad adelanta para formar y capacitar a su recurso humano se
encuentran las contenidas en el Plan Institucional de Capacitación, las cuales obedecen a las
necesidades planteadas por las dependencias, las cuales son satisfechas en la medida en que se
cuente con recursos o colaboración de las entidades del estado para su desarrollo. Dicha capacitación
es evaluada en términos de personal capacitado de conformidad con los indicadores establecidos
para tal fin dentro del Sistema Integrado de Gestión. Con ocasión de dichas necesidades se
desarrollaron las siguientes capacitaciones.
• Seminario de actualización en las reformas de contratación estatal
• Auditores internos
• Diplomado en gerencia pública
• Actualización tributaria
• Diplomado en gestión de proyectos
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33. Contratación
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado cuenta con una planta de personal
insuficiente para atender las labores misionales y de apoyo asignadas por Gobierno mediante la Ley
80 de 1989 y la Ley 594 de 2000; por tal motivo ha sido necesario recurrir a la contratación de
prestación de servicios personales, principalmente para atender el desarrollo de los contratos
interadministrativos suscritos para ejecutar proyectos archivísticos que requieren de un alto volumen
de personal temporal.
Adicionalmente, para que la Entidad pueda cumplir con el Plan de Acción Institucional, debe
contratar la adquisición de bienes y servicios, a través de las diferentes modalidades establecidas por
la Ley. A continuación se relaciona los diferentes procesos contractuales suscritos por la Entidad, con
fecha de corte a 31 de octubre de 2012.
Procesos contractuales
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34. Sistema Integrado de Gestión
El Archivo General de la Nación en concordancia con el eje estratégico de Fortalecimiento
Institucional, ha adoptado la metodología para el mejoramiento de la implementación de un Sistema
de Gestión de Calidad establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la cual
estructura las fases de Diagnóstico, Planeación, Diseño, Implementación y Evaluación.
Es así, que para el año 2012 el Archivo General se ha enfocado en el Diagnostico, Planificación y
Diseño del sistema de Gestión de Calidad, fortaleciendo las bases para el mejoramiento en la
implementación del sistema.
El Archivo General de la Nación, durante la vigencia 2012, a corte de 31 de octubre de 2012, avanzó
con Implementación del Sistema de Gestión Ambiental – SGA, en un 77% contemplado dentro de las
siguientes fases:
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35. Satisfaccion del cliente consolidada
– 31 de octubre de 2012
De acuerdo a la información consolidada con fecha de corte a 31 de octubre de 2012, a continuación
se presenta la calificación otorgada por los usuarios a los servicios prestados por la Entidad:
Comentarios y sugerencias:
A continuación presentamos algunas sugerencias de los usuarios:
• Solicitud de catálogo digital de mapas y planos.
• Consulta de catálogos e índices por internet.
• Ampliar bibliografía especializada en archivística.
• Mayor capacitación previa al proceso de inspección
y vigilancia.
• Que el proceso de inspección y vigilancia tenga una
mayor cobertura de días y que se realice más continuamente.
• Una agenda más completa para las visitas guiadas.
Peticiones, quejas, reclamos y sugerencia
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