Dag notulist,
notuleren en een verslag van een vergadering maken lijkt dan toch niet zo simpel. Daarom een aantal voorbeelden van een verslag van een vergadering. Ook de nodige uitleg die je als notulist bijbrengt om te leren notuleren zodat je notulen schitteren.
Veel succes met deze notulen van de training
AatjeManon
11. 2
BOB-model
I ‘meeweten’ beeldvormingsfase
(veel vragen stellen)
II ‘meedenken’ oordeelsvorming
(criteria bespreken)
III ‘meebeslissen’ besluitvorming
(knoop doorhakken)
IV ‘doel’ planningsfase (uitvoering)
11
12. 2
Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp :
◦ Waarom op agenda?
◦ Wat moet worden bereikt
Verstrekken van beloofde informatie door de
voorzitter
Ruimte voor de deelnemers om vragen te
stellen ter verduidelijking
Extra informatie van de deelnemers over het
onderwerp en stellen van vragen
Samenvatting door de voorzitter van alle
relevante informatie
Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht
12
13. 2
Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦ Waarom op agenda
◦ Wat moet worden bereikt
Deelnemers lanceren ideeën
Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten
worden getoetst
Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op
haalbaarheid en uitvoerbaarheid
Samenvatting door voorzitter van de discussie
en de haalbare en uitvoerbare ideeën
Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering
13
14. 2
Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦ Waarom op de agenda
◦ Wat moet worden bereikt
Deelnemers geven hun mening
Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde
mening
Samenvatting door voorzitter van de discussie
en de gedeelde mening (indien bereikt)
Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming
14
15. 2
Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦ Waarom op de agenda
◦ Wat moet worden bereikt
Vaststelling van de criteria waaraan het
besluit moet worden getoetst
Toetsing van de mogelijke besluiten aan de
criteria
Deelnemers nemen een besluit
Samenvatting door de voorzitter van de
discussie en het genomen besluit (indien
bereikt)
Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming
15
16. 2
Centrale Vragen of vragen
Functie voor de notulist:
voor: maakt duidelijk welke een
antwoord behoeven
tijdens: controlemiddel (bespreking en
afronding specifiek agendapunt )
na: hulpmiddel bij selectie relevante
gegevens voor verslag
16
17. 2
Centrale Vragen of vragen
Verband centrale vraag en
vergaderdoel:
informerende centrale vraag
ideeënvormende centrale vraag
meningvormende centrale vraag
besluitvormende centrale vraag
17
18. 3
Functies Verslagen
1. Bewijsstuk
2. Geheugensteun voor deelnemers
3. Informatiebron voor niet-
deelneemers
4. Verbindingsschakel in
vergaderreeks
18
20. Eisen Notulist
Pro-actief (heeft de touwtjes in
handen)
Doelgericht (notullen voldoen aan
alle eisen)
Begint bij het begin (planning)
Win-Win denken
(kwaliteitsproduct)
Onbevooroordeeld (luisteren -
open)
Ontwikkelen (nieuwe
20
21. Suc-6-factoren
1. Bereid u grondig voor (agenda,
afspraken)
2. Bewaak goede
notuleeromstandigheden
3. Luister eerst en ga dan schrijven
4. Benut tijdens notuleren laptop
5. Zorg voor juiste taalgebruik in
het verslag
6. Krijg voldoende uitwerktijd
21
24. Beredeneerde Agenda
In samenspraak met de voorzitter/
gespreksleider
wie deelnemers zijn
welke onderwerpen besproken
per agendapunt: gesloten, halfopen, open,
besloten
per agendapunt: vergaderdoel (info-
overdracht, ideeën-genereren,
meningsvorming, besluitvorming)
per agendapunt: tijdsbepaling
per agendapunt: welke stukken er zijn
begin en eindtijd vergadering (+pauze)
24
25. Agenda-indeling
In een agenda staan de volgende vaste onderdelen :
◦ De aanduiding ‘agenda’
◦ Een omschrijving van het soort vergadering
◦ De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering
◦ De agendapunten
1. Opening
2. Vaststellen van de agenda
3. Verslag (notulen) van de vorige vergadering
4. Ingekomen stukken
5. Mededelingen
6. Lijstje van de te bespreken punten
7. Wat verder ter tafel komt
8. Rondvraag
9. Sluiting
◦ De naam van de secretaris
◦ De aanduiding ‘secretaris’
◦ Eventuele bijlage(n)
25
28. Eisen Notulen
Volledig (essentiële zaken)
Feitelijk (geen gevoelens)
Kernachtig (uitvoerig: chronologisch
of per spreker <-> beknopt <->
ABA-verslag)
Logisch opgebouwd (begin: agenda)
Eenduidig (verslag op 1 manier te
begrijpen)
Correct (foutloos Nederlands)
28
29. Kop Notulen
1. woord Notulen
2. soort vergadering
(ledenvergadering,
commissievergadering)
3. datum, locatie en tijdstip
vergadering
4. lijstje aanwezigen, voorzitter,
notulist
5. lijstje afwezigen
29
30. Soorten Notulen
uitgebreide notulen: chronologisch
of per spreker
korte notulen (samenvatting of
beknopt verslag)
Actie -of besluitenlijst
30
31. Functie Verslag
Bewijsstuk: sprekersverslag of
kernverslag
Geheugensteun voor deelnemers:
besluitenlijst en actieverslag
Informatie voor niet-deelnemers:
combinatie van kernverslag,
besluitenlijst en actie-lijst
Verbindingsschakel in
vergaderreeks: Besluitenlijst,
actielijst en projectvoortgangslijst
31
32. Sprekersverslag
Kenmerken:
Samenvatting per spreker
Alle sprekers bij naam genoemd
Chronologische volgorde
Voor breder publiek dan eigen vergadergroep
Na naam van elke spreker volgt een werkwoord
‘de heer Peters vindt ...’
32
33. Sprekersverslag
Voordelen:
Interpretatie beperkt zich tot samenvatting
Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig
Nadelen:
Veel uitwerkingstijd
Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname
Veel leestijd voor de deelnemers
33
34. Kernverslag
Kenmerken:
Samenvatting per onderwerp: beknopt
Lopende zinnen
Een logische volgorde binnen agendapunten
Namen van actienemers
Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de
vergadering
Geschikt voor verslaglegging van
telefoongesprekken
34
35. Kernverslag
Voordelen:
Overzichtelijk voor de lezer
Beperkte uitwerkingstijd
Beperkte leestijd
Nadelen:
Zelf structuur aanbrengen per agendapunt
Samenwerking voorzitter noodzakelijk
Kennis vergaderonderwerpen nodig
35
36. Besluitenlijst
Kenmerken:
Weergave genomen besluiten naar datum
Soms enige verslag vergadering
Vooral bij hoger managementsniveau
Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag
Combinatie met actielijst is mogelijk
Vormgeving in tabel
Bij te werken via laptop
36
37. Besluitenlijst
Voordelen:
Duidelijkheid over genomen besluiten
Gemakkelijk bij te houden
Handig naslagwerk en geheugensteun
Vluchtpogingen onmogelijk
Nadelen:
Onduidelijkheid over weg naar besluit
37
38. Actielijst
Kenmerken:
Acties staan centraal
Weergave acties met datum, actienemer en
deadline van uitvoering
Soms enige verslag vergadering/gesprek
Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk
Combinatie met besluitenlijst is nodig
Vormgeving in tabel
38
39. Actielijst
Voordelen:
Geheugensteun voor de actienemers
Voortgang is te controleren
Handig naslagwerk
Nadelen:
Zeer beperkte informatie
Bijhouden is noodzakelijk
39
40. Projectvoortgangslijst
Kenmerken:
Geheugensteun voor projectgroepleden
Inzicht in voortgang van projecten en/of
projectteams
40
41. Projectvoortgangslijst
Voordelen:
Actueel overzicht voor projectleider en
projectgroepleden
Handig naslagwerk
Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk
projectteam
Nadelen:
Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen
41
56. Combinatie
Type notulist Type voorzitter Tips voor de
samenwerking
Sociaal Afstandelijk Benut zijn ordelijke
eigenschappen na afloop van
het overleg om uw
aantekeningen verder te
structureren. Vraag dus
feedback op de structuur.
Afstandelijk Sociaal Sta open voor contact, wat de
samenwerking ten goede
komt tijdens het overleg.
Zorg met uw efficiëntie voor
orde en structuur in de
voorbereiding op een
overleg.
Dominant Sociaal Ken uw rol als notulist. Neem
tijdens het overleg niet de
sturende rol van de
voorzitter over. Benut uw
dominante eigenschappen
door uw voorzitter te
attenderen op zijn rol en
taak. Maak ook zeker heldere
afspraken!
56
57. Combinatie
Type notulist Type voorzitter Tips voor de
samenwerking
Sociaal Dominant Benut de kracht van de
voorzitter in ‘grote stappen,
snel thuis’. Vraag de
voorzitter om feedback op
het vlak van beknopt
schrijven. Heb ik me tot de
kern beperkt?
Afstandelijk Dominant Laat u niet overbluffen door
de voorzitter. Maak op een
rustige en zakelijke wijze uw
wensen kenbaar.
Dominant Afstandelijk Voorkom een lange
discussie over wat hoofd-en
bijzaken zijn. Maak er geen
persoonlijke strijd van maar
neem de beslissing vanuit
het doel van het agendapunt
of de kenmerken van het
soort verslag.
57
58. Assertieve Notulist
“Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden
ze me vast dom.”
“Als ik vraag om het punt samen te
vatten, wordt de voorzitter wellicht
boos.”
“Het is onbeleefd om iemand van het
managementteam in de rede te vallen.”
“Het is mijn taak om mijn mond te
houden en niet om vragen te stellen.”
C R Sub-Assertief gedrag?
58
59. Deelnemers
Luisteren: oppervlakkig, selectief,
actief, tot niveau van
denkpatronen
Spreken: expliciet instemmen,
vragen om informatie, geven
informatie, informatie
samenvatten, geven mening,
anderen overtuigen van uw
standpunt
59
60. Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak Maatregelen
1. Afdwalen van het onderwerp 1. Vaker en sneller interveniëren,
deelnemers wijzen op het doel van de
bijeenkomst
2. De agendapunten worden te diepgaand 2. Eventueel buiten de vergadering
besproken aandacht aan het onderwerp schenken,
actie : details noteren als aandachtspunten
die later uitgezocht worden.
3. Deelnemers beschikken niet over 3. Deelnemers verzoeken zich beter voor te
voldoende kennis van het onderwerp bereiden door zich meer te verdiepen in het
onderwerp, of : besluiten andere, meer
deskundige deelnemers uit te nodigen.
4. De agenda is te vol gepland 4. Beter voorbereiden : minder punten op
agenda zetten of meer tijd nemen
5. De procedures worden niet nageleefd : 5. Beter voorbereiden: ruimte en
bijvoorbeeld door te laat beginnen hulpmiddelen in orde maken, deelnemers
aanspreken op laat-kom-gedrag of ander
gedrag dat afwijkt van de afgesproken
procedure.
60
61. Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak Maatregelen
6. Procedures niet effectief 6. Beter voorbereiden : stukken vooraf
versturen en laten lezen, eventueel
gedurende de vergadering procedures met
betrekking tot beeldvorming,
oordeelsvorming, en besluitvorming
aanpassen
7. Deelnemers beschikken over 7. Beter voorbereiden : deelnemers vooraf
onvoldoende beslisbevoegdheid informeren over hun beslisbevoegdheid
8. Niet goed luisteren of concentreren 8. Afspraken maken met lawaaimakers als
tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers
verzoeken hun informatieve bijdrage goed
af te stemmen op de kennis van de groep,
deelnemers duidelijk maken dat
vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook
niet het moment is om tweegesprekken te
voeren
9. Conflicten 9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte
geven voor het uiten van emoties, eventueel
pauze inlassen, of met hulp van een
onpartijdige derde buiten de vergadering
oplossen
10. Manipulatief gedrag 10. Kort en krachtig afkappen.
61
62. Deelnemers:
Persoo Kenmerken Notuleerstrategie
n-
lijkheid
Haardvuur- • Breed van stof • Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bij
verteller • Veel anekdotes en het doel van het agendapunt. Is het doel van het
voorbeelden agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op
de mening in zijn verhaal.
•Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt
dat een anekdote relevant is voor het verslag.
Sfeerjager • Veel waardering voor • Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u
het relationele doel. niet te notuleren.
• Humoristische • Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u
bijdragen. het relationele doel van de vergadering moet
• Persoonlijke anekdotes. notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste
deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige
•Opmerkingen over koffie organisaties is een compacte vermelding daarvan in
verzorgen en het overleg het verslag voldoende. In andere organisaties blijft
daarvoor onderbreken of het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie-
verlaten. en gebakronde in vergaderingen.
• Emotionele • Emotionele onderbrekingen vinden spontaan
onderbrekingen. plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter
wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in
de wonden strooien?
62
63. Deelnemers:
Persoon Kenmerken Notuleerstrategie
-
lijkheid
Ordepikker • Rol van de voorzitter overnemen. • Notuleer deze uitingen alleen als de andere
• Voorstel doen voor vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
ordeverandering. Een voorbeeld : de voorzitter deze bevestigt.
het besluitvormingsproces is bijna • Toets bij de voorzitter hoe u een
afgerond en de deelnemer gaat ordeverandering moet notuleren.
terug naar de brainstormfase.
Door deze vertraging is er geen
tijd meer om een besluit te
nemen.
Structuur- • Doorbreken van de agenda : • Notuleer deze uitingen alleen als de andere
breker “Kunnen we dit agendapunt niet vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
verplaatsen naar…?” de voorzitter deze bevestigt.
• Een bokkensprong naar het • Spreek met de voorzitter een signaal af
verleden maken, bijv. aanhaken waaruit blijkt dat de structuurwijziging of
op een afgerond agendapunt, een het verhaal relevant is voor het verslag.
eerder genomen beslissing weer
ter discussie stellen.
• Tijdens de rondvraag grote
verhalen vertellen of ‘nieuwe
agendapunten’ opwerpen.
• Uitstapjes maken die niet op de
agenda staan. 63
64. Deelnemers:
Persoon Kenmerken Notuleerstrategie
-lijkheid
Herhaler • Samenvatten wat de vorige • Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze
spreker heeft gezegd. vergaderaar bijstuurt.
• In andere woorden een andere • Volsta met “Anita deelt de mening van
deelnemer herhalen. Johan.”
• Concentreer u bij herhaling in andere
woorden op eventuele aanvullende relevante
informatie.
Pietje Precies • Veel details vertellen. • Concentreer u vooral op het wat (bijv.
• volledig willen zijn. mening en argumentatie) en hoe nu verder.
Luister selectief naar de aanleiding,
• Lange aanloop naar de kern voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere
van het betoog. ervaringen, cijfers en andere details.
• Notuleer uit zijn bijdrage de kern die
aansluit bij het doel van de vergadering of
het agendapunt en de verslagvorm.
• Spreek met de voorzitter een signaal af
waaruit blijkt dat bepaalde details relevant
zijn voor het verslag.
64
65. Deelnemers:
Persoonlij Kenmerken Notuleerstrategie
k-heid
Metafoor • Veel metataal gebruiken : “voordat ik • Luister actief naar deze
mijn mening geef, moet ik eerst een persoonlijkheden. De metataal
kader schetsen.” is zeer bruikbaar voor de
• Vanuit metaniveau praten : “sommigen structuur in uw aantekeningen.
hebben vooral voorkeur voor een • Neem de metataal en
cliëntenborrel, anderen staan achter een signaalwoorden over :
cliëntendag. Ik wil daar nog een derde conclusie, mening, kader,
invulling naast zetten.” derde, tot slot, aanvullend, et
cetera.
65
66. Denkpatronen (De Bono)
Denkhoed Associatie Denkpatroon
Wit Maagdelijkheid Zoeken naar feiten, cijfers, informatie
Objectiviteit
Rood Praten vanuit het hart Vertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen,
intuïtie
Zwart Negatief oordeel Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom
Advocaat van de iets niet zal werken, oog hebben voor de
duivel gevaren die op de loer liggen, benadrukken van
negatieve aspecten.
Geel Zonneschijn Alternatieve suggereren, andere ideeën
onderzoeken, benadrukken van interessante
punten die tot voorstellen en plannen leiden,
interesse in nieuwe invalshoeken
Groen Vruchtbaar Alternatieve suggereren, andere ideeën
onderzoeken, benadrukken van interessante
punten die tot voorstellen en plannen leiden,
interesse in nieuwe invalshoeken
Blauw Koel en onder Plannen, denken over het denken, het proces en
controle de structuur, samenvattingen geven.
66
69. Taken Voorzitter
Voor vergadering Tijdens Na vergadering
vergadering
•Zorgen voor heldere agenda • Zorgen voor geordend Beantwoording van vragen
(informerende titels, verloop van vergadering notulist (indien nodig)
vergaderdoel, centrale • agenda volgen
vraag, beschikbare tijd)
• agendapunten
afhandelen volgens
bijbehorend
bespreekschema
Op tijd leveren van stukken Doelgerichte discussies Controle van notulen
(gevoelige zaken?)
Helderheid over soort Correcte procedures Toezicht op toesturen
notulen notulen van betrokkenen
Goede werkplek Helder taalgebruik Controle van gemaakte
afspraken
Bekendheid Goed vergaderklimaat
besluitvormingsprocedure
Inhoudelijke ondersteuning Duidelijkheid over wie wat
(indien nodig) moet doen en wanneer
Beantwoording vragen Ruimte voor notulist om
notulist (indien nodig) vragen te stellen
69
70. Taken Deelnemer
Voor vergadering Tijdens Na vergadering
vergadering
Agenda bestuderen Zich houden aan agenda Notulen controleren
Stukken lezen Agendapunten afhandelen Nadenken over opmerkingen
volgens bijbehorend naar aanleiding van notulen
bespreekschema van vorige vergadering
Weten wat men wil Geen zijpaden bewandelen
inbrengen tijdens
vergadering
Naar elkaar luisteren
Ordevoorstellen indienen
(indien nodig)
Helder formuleren
Vragen notulist
beantwoorden (indien nodig)
en mee notuleren indien
gewenst
70
71. Taken Notulist
Fase I Voorbereiding
Voorbereiden notulen Inlezen
Vragen stellen
Indeling notuleerpapier kiezen
Fase II Tijdens de vergadering
Aantekeningen maken Luisteren
Selecteren en samenvatten
Vragen stellen
Informatie ordenen
Schrijven
Fase III Na de vergadering
Direct na de vergadering Informatie selecteren en aanvullen
Aantekeningen ordenen
Notulen uitschrijven Formuleren
Document opmaken
71
73. Ter ondersteuning
Kernachtig Notuleren, een
stappenplan
Noteer je dit even?
Heldere gespreksverslagen
schrijven
De voorbeelden in deze slides
komen uit deze 3 boekjes
73