SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  75
Télécharger pour lire hors ligne
Notuleren bij
vergaderingen




                 1
De volledige
verantwoordelijkheid voor jouw
     onthouden ligt in het
        onderwijzen –
      mijn onderwijzen.




                                 2
Inhoudstafel
 Inleiding
 Agenda & Uitnodiging
 Notulen - Verslagen
 Houding voorzitter - notulist -
  deelnemer
 Vergadering: Taken voor - tijdens -
  na
 Verdere lectuur
 Bijlage: voorbeelden

                                        3
INLEIDING




            4
Wij vergaderen?




                  5
Wij vergaderen?
Arbeidskost vergaderen in
 Nederland
+25 miljard euro/jaar


   Zou dit in België anders zijn?




                                     6
Waarom Vergaderen?
   Altijd met een bepaald doel!!!
    (bijdrage aan de continuïteit van
    een bedrijf of organisatie)




                                        7
VergaderContext



Soort van      Doel van
                              Functie van
vergadering/   vergadering/                 Verslagvorm
                              verslag
gesprek        gesprek




                                                          8
1
Soort Vergadering:

   Inhoudelijk: informeren, mening
    vormen/discussiëren, voorstel
    bespreken/probleem oplossen,
    besluit vormen, brainstormen, beleid
    bepalen en evalueren/voortgang
    bewaken

   Rationeel: motiveren en
    enthousiasmeren
                                           9
Vergaderdoelen:   2
BOB-model




                      10
2
BOB-model
   I ‘meeweten’  beeldvormingsfase
    (veel vragen stellen)

   II ‘meedenken’  oordeelsvorming
    (criteria bespreken)

   III ‘meebeslissen’  besluitvorming
    (knoop doorhakken)

   IV ‘doel’  planningsfase (uitvoering)


                                             11
2
Bespreekschema
    Inleiding over het onderwerp :
      ◦ Waarom op agenda?
      ◦ Wat moet worden bereikt
    Verstrekken van beloofde informatie door de
     voorzitter
    Ruimte voor de deelnemers om vragen te
     stellen ter verduidelijking
    Extra informatie van de deelnemers over het
     onderwerp en stellen van vragen
    Samenvatting door de voorzitter van alle
     relevante informatie

         Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht



                                                                                                   12
2
Bespreekschema
    Inleiding over het onderwerp
      ◦ Waarom op agenda
      ◦ Wat moet worden bereikt
    Deelnemers lanceren ideeën
    Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten
     worden getoetst
    Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op
     haalbaarheid en uitvoerbaarheid
    Samenvatting door voorzitter van de discussie
     en de haalbare en uitvoerbare ideeën


          Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering



                                                                                               13
2
Bespreekschema
    Inleiding over het onderwerp
      ◦ Waarom op de agenda
      ◦ Wat moet worden bereikt

    Deelnemers geven hun mening
    Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde
     mening
    Samenvatting door voorzitter van de discussie
     en de gedeelde mening (indien bereikt)

         Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming



                                                                                            14
2
Bespreekschema
    Inleiding over het onderwerp
      ◦ Waarom op de agenda
      ◦ Wat moet worden bereikt
    Vaststelling van de criteria waaraan het
     besluit moet worden getoetst
    Toetsing van de mogelijke besluiten aan de
     criteria
    Deelnemers nemen een besluit
    Samenvatting door de voorzitter van de
     discussie en het genomen besluit (indien
     bereikt)
         Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming



                                                                                             15
2
Centrale Vragen of vragen
   Functie voor de notulist:
         voor: maakt duidelijk welke een
         antwoord behoeven
         tijdens: controlemiddel (bespreking en
         afronding specifiek agendapunt )
         na: hulpmiddel bij selectie relevante
         gegevens voor verslag




                                                      16
2
Centrale Vragen of vragen
   Verband centrale vraag en
    vergaderdoel:
        informerende centrale vraag
        ideeënvormende centrale vraag
        meningvormende centrale vraag
        besluitvormende centrale vraag




                                              17
3
Functies Verslagen
1. Bewijsstuk
2. Geheugensteun voor deelnemers
3. Informatiebron voor niet-
 deelneemers
4. Verbindingsschakel in
 vergaderreeks


                                   18
4
Verslagvorm
   Uitvoerig verslag (woordelijke
    samenvatting gesprekken, citaten,
    opmerkingen, pro’s en contra’s)
    chronologisch, per spreker
   Beknopt verslag (per agendapunt
    essentie gesprek
   ABA-verslag (Agendapunt - Beslissing -
    Actie)
                                             19
Eisen Notulist
 Pro-actief (heeft de touwtjes in
  handen)
 Doelgericht (notullen voldoen aan
  alle eisen)
 Begint bij het begin (planning)
 Win-Win denken
  (kwaliteitsproduct)
 Onbevooroordeeld (luisteren -
  open)
 Ontwikkelen (nieuwe
                                      20
Suc-6-factoren
1. Bereid u grondig voor (agenda,
 afspraken)
2. Bewaak goede
 notuleeromstandigheden
3. Luister eerst en ga dan schrijven
4. Benut tijdens notuleren laptop
5. Zorg voor juiste taalgebruik in
 het verslag
6. Krijg voldoende uitwerktijd

                                       21
WWWWWH-methode




                 22
AGENDA
EN UITNODIGING




                 23
Beredeneerde Agenda
   In samenspraak met de voorzitter/
    gespreksleider
   wie deelnemers zijn
   welke onderwerpen besproken
   per agendapunt: gesloten, halfopen, open,
    besloten
   per agendapunt: vergaderdoel (info-
    overdracht, ideeën-genereren,
    meningsvorming, besluitvorming)
   per agendapunt: tijdsbepaling
   per agendapunt: welke stukken er zijn
   begin en eindtijd vergadering (+pauze)

                                                24
Agenda-indeling
   In een agenda staan de volgende vaste onderdelen :
    ◦   De aanduiding ‘agenda’
    ◦   Een omschrijving van het soort vergadering
    ◦   De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering
    ◦   De agendapunten
          1.   Opening
          2.   Vaststellen van de agenda
          3.   Verslag (notulen) van de vorige vergadering
          4.   Ingekomen stukken
          5.   Mededelingen
          6.   Lijstje van de te bespreken punten
          7.   Wat verder ter tafel komt
          8.   Rondvraag
          9.   Sluiting
    ◦ De naam van de secretaris
    ◦ De aanduiding ‘secretaris’
    ◦ Eventuele bijlage(n)



                                                              25
Agenda




         26
NOTULEN
VERSLAGEN




            27
Eisen Notulen
 Volledig (essentiële zaken)
 Feitelijk (geen gevoelens)
 Kernachtig (uitvoerig: chronologisch
  of per spreker <-> beknopt <->
  ABA-verslag)
 Logisch opgebouwd (begin: agenda)
 Eenduidig (verslag op 1 manier te
  begrijpen)
 Correct (foutloos Nederlands)



                                         28
Kop Notulen
1. woord Notulen
2. soort vergadering
 (ledenvergadering,
 commissievergadering)
3. datum, locatie en tijdstip
 vergadering
4. lijstje aanwezigen, voorzitter,
 notulist
5. lijstje afwezigen

                                     29
Soorten Notulen
 uitgebreide notulen: chronologisch
  of per spreker
 korte notulen (samenvatting of
  beknopt verslag)
 Actie -of besluitenlijst




                                       30
Functie Verslag
 Bewijsstuk: sprekersverslag of
  kernverslag
 Geheugensteun voor deelnemers:
  besluitenlijst en actieverslag
 Informatie voor niet-deelnemers:
  combinatie van kernverslag,
  besluitenlijst en actie-lijst
 Verbindingsschakel in
  vergaderreeks: Besluitenlijst,
  actielijst en projectvoortgangslijst
                                         31
Sprekersverslag
   Kenmerken:
          Samenvatting per spreker
          Alle sprekers bij naam genoemd
          Chronologische volgorde
          Voor breder publiek dan eigen vergadergroep
          Na naam van elke spreker volgt een werkwoord
           ‘de heer Peters vindt ...’




                                                          32
Sprekersverslag
   Voordelen:
         Interpretatie beperkt zich tot samenvatting
         Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig


   Nadelen:
         Veel uitwerkingstijd
         Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname
         Veel leestijd voor de deelnemers




                                                           33
Kernverslag
   Kenmerken:
        Samenvatting per onderwerp: beknopt
        Lopende zinnen
        Een logische volgorde binnen agendapunten
        Namen van actienemers
        Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de
         vergadering
        Geschikt voor verslaglegging van
         telefoongesprekken




                                                     34
Kernverslag
   Voordelen:
         Overzichtelijk voor de lezer
         Beperkte uitwerkingstijd
         Beperkte leestijd

   Nadelen:
         Zelf structuur aanbrengen per agendapunt
         Samenwerking voorzitter  noodzakelijk
         Kennis vergaderonderwerpen  nodig




                                                     35
Besluitenlijst
   Kenmerken:
          Weergave genomen besluiten naar datum
          Soms enige verslag vergadering
          Vooral bij hoger managementsniveau
          Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag
          Combinatie met actielijst is mogelijk
          Vormgeving in tabel
          Bij te werken via laptop




                                                      36
Besluitenlijst
   Voordelen:
           Duidelijkheid over genomen besluiten
           Gemakkelijk bij te houden
           Handig naslagwerk en geheugensteun
           Vluchtpogingen  onmogelijk

   Nadelen:
         Onduidelijkheid over weg naar besluit




                                                   37
Actielijst
   Kenmerken:
        Acties staan centraal
        Weergave acties met datum, actienemer en
         deadline van uitvoering
        Soms enige verslag vergadering/gesprek
        Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk
        Combinatie met besluitenlijst is nodig
        Vormgeving in tabel




                                                           38
Actielijst
   Voordelen:
         Geheugensteun voor de actienemers
         Voortgang is te controleren
         Handig naslagwerk

   Nadelen:
         Zeer beperkte informatie
         Bijhouden is noodzakelijk




                                              39
Projectvoortgangslijst
   Kenmerken:
        Geheugensteun voor projectgroepleden
        Inzicht in voortgang van projecten en/of
         projectteams




                                                    40
Projectvoortgangslijst
   Voordelen:
         Actueel overzicht voor projectleider en
          projectgroepleden
         Handig naslagwerk
         Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk
          projectteam

   Nadelen:
         Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen




                                                            41
Combinatie:
 Sprekersverslag en kernverslag
 Kernverslag en actielijst
 Besluiten- en actielijst




                                   42
Wijze van Registreren
   Snelschrift  sprekersverslag,
    kernverslag

   Kolommen-methode  kernverslag,
    besluitenlijst, actielijst,
    projectvoortgangslijst

   Mindmap-methode  kernverslag,
    besluitenlijst, actielijsten en
    projectvoortgangslijst

   Piramide-methode 
    sprekersverslag en kernverslag
                                      43
Snelschrift
 Kernwoorden noteren
 Woorddelen weglaten
 Afkortingen gebruiken
 Symbolen gebruiken
 Tips: maak een eigen lijst (vooral
  bij telefoongesprekken)




                                       44
Kolommenmethode
   Sprekersverslag  4 (naam spreker/
    hoofdzaken/ details, concrete
    toelichtingen, cijfers/acties)

   Kernverslag  3 (onderwerp,
    probleemstelling/ bespreking voorstellen,
    toelichting, argumenten, pro vs contra/
    resultaten bespreking, conclusies,
    besluiten, acties)

   Besluiten- en/of actielijst  3 (onderwerp/


                                                  45
Kolommenmethode
   Discussies  4 (naam spreker/mening/
    argumenten/details,concrete
    toelichting)

   Evaluaties  5 (onderwerp/bevindingen
    positief/ bevindingen negatief/
    leerpunten, conclusies/afspraken,
    acties)

   Telefoongesprekken  3 kolommen


                                            46
Kolommenmethode
   voorbeelden in bijlage




                             47
Mindmap-methode




                  48
Piramide-methode




                   49
Hulpmiddelen
 Laptop
 Bandrecorder
 Standaardformulieren




                         50
HOUDING
Voorzitter,
Notulisten,
Deelnemers




              51
Vergaderpartners
               Notulist




              Samenspel




 Voorzitter               Deelnemers



                                       52
Samenspel
             Inhoud




             Ijsberg




 Procedure             Interactie/Proces



                                       53
ZBMO-methode




               54
DAS-model vr Notulisten/
Voorzitter
             Machtsstreven




 Extravert                   Introvert




             Geborgenheid



                                         55
Combinatie
     Type notulist      Type voorzitter        Tips voor de
                                              samenwerking
Sociaal              Afstandelijk         Benut zijn ordelijke
                                          eigenschappen na afloop van
                                          het overleg om uw
                                          aantekeningen verder te
                                          structureren. Vraag dus
                                          feedback op de structuur.
Afstandelijk         Sociaal              Sta open voor contact, wat de
                                          samenwerking ten goede
                                          komt tijdens het overleg.
                                          Zorg met uw efficiëntie voor
                                          orde en structuur in de
                                          voorbereiding op een
                                          overleg.
Dominant             Sociaal              Ken uw rol als notulist. Neem
                                          tijdens het overleg niet de
                                          sturende rol van de
                                          voorzitter over. Benut uw
                                          dominante eigenschappen
                                          door uw voorzitter te
                                          attenderen op zijn rol en
                                          taak. Maak ook zeker heldere
                                          afspraken!
                                                                          56
Combinatie
Type notulist   Type voorzitter   Tips voor de
                                  samenwerking
Sociaal         Dominant          Benut de kracht van de
                                  voorzitter in ‘grote stappen,
                                  snel thuis’. Vraag de
                                  voorzitter om feedback op
                                  het vlak van beknopt
                                  schrijven. Heb ik me tot de
                                  kern beperkt?
Afstandelijk    Dominant          Laat u niet overbluffen door
                                  de voorzitter. Maak op een
                                  rustige en zakelijke wijze uw
                                  wensen kenbaar.
Dominant        Afstandelijk      Voorkom een lange
                                  discussie over wat hoofd-en
                                  bijzaken zijn. Maak er geen
                                  persoonlijke strijd van maar
                                  neem de beslissing vanuit
                                  het doel van het agendapunt
                                  of de kenmerken van het
                                  soort verslag.



                                                                  57
Assertieve Notulist
   “Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden
    ze me vast dom.”
   “Als ik vraag om het punt samen te
    vatten, wordt de voorzitter wellicht
    boos.”
   “Het is onbeleefd om iemand van het
    managementteam in de rede te vallen.”
   “Het is mijn taak om mijn mond te
    houden en niet om vragen te stellen.”
   C  R  Sub-Assertief gedrag?


                                                 58
Deelnemers
   Luisteren: oppervlakkig, selectief,
    actief, tot niveau van
    denkpatronen

   Spreken: expliciet instemmen,
    vragen om informatie, geven
    informatie, informatie
    samenvatten, geven mening,
    anderen overtuigen van uw
    standpunt
                                          59
Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak                                    Maatregelen
1. Afdwalen van het onderwerp              1. Vaker en sneller interveniëren,
                                           deelnemers wijzen op het doel van de
                                           bijeenkomst
2. De agendapunten worden te diepgaand     2. Eventueel buiten de vergadering
besproken                                  aandacht aan het onderwerp schenken,
                                           actie : details noteren als aandachtspunten
                                           die later uitgezocht worden.
3. Deelnemers beschikken niet over         3. Deelnemers verzoeken zich beter voor te
voldoende kennis van het onderwerp         bereiden door zich meer te verdiepen in het
                                           onderwerp, of : besluiten andere, meer
                                           deskundige deelnemers uit te nodigen.
4. De agenda is te vol gepland             4. Beter voorbereiden : minder punten op
                                           agenda zetten of meer tijd nemen
5. De procedures worden niet nageleefd :   5. Beter voorbereiden: ruimte en
bijvoorbeeld door te laat beginnen         hulpmiddelen in orde maken, deelnemers
                                           aanspreken op laat-kom-gedrag of ander
                                           gedrag dat afwijkt van de afgesproken
                                           procedure.




                                                                                         60
Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak                                  Maatregelen
6. Procedures niet effectief             6. Beter voorbereiden : stukken vooraf
                                         versturen en laten lezen, eventueel
                                         gedurende de vergadering procedures met
                                         betrekking tot beeldvorming,
                                         oordeelsvorming, en besluitvorming
                                         aanpassen
7. Deelnemers beschikken over            7. Beter voorbereiden : deelnemers vooraf
onvoldoende beslisbevoegdheid            informeren over hun beslisbevoegdheid
8. Niet goed luisteren of concentreren   8. Afspraken maken met lawaaimakers als
                                         tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers
                                         verzoeken hun informatieve bijdrage goed
                                         af te stemmen op de kennis van de groep,
                                         deelnemers duidelijk maken dat
                                         vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook
                                         niet het moment is om tweegesprekken te
                                         voeren
9. Conflicten                             9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte
                                         geven voor het uiten van emoties, eventueel
                                         pauze inlassen, of met hulp van een
                                         onpartijdige derde buiten de vergadering
                                         oplossen
10. Manipulatief gedrag                  10. Kort en krachtig afkappen.
                                                                                        61
Deelnemers:
Persoo       Kenmerken                   Notuleerstrategie
n-
lijkheid
Haardvuur-   • Breed van stof            • Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bij
verteller    • Veel anekdotes en         het doel van het agendapunt. Is het doel van het
             voorbeelden                 agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op
                                         de mening in zijn verhaal.
                                         •Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt
                                         dat een anekdote relevant is voor het verslag.
Sfeerjager   • Veel waardering voor      • Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u
             het relationele doel.       niet te notuleren.
             • Humoristische             • Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u
             bijdragen.                  het relationele doel van de vergadering moet
             • Persoonlijke anekdotes.   notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste
                                         deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige
             •Opmerkingen over koffie    organisaties is een compacte vermelding daarvan in
             verzorgen en het overleg    het verslag voldoende. In andere organisaties blijft
             daarvoor onderbreken of     het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie-
             verlaten.                   en gebakronde in vergaderingen.
             • Emotionele                • Emotionele onderbrekingen vinden spontaan
             onderbrekingen.             plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter
                                         wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in
                                         de wonden strooien?
                                                                                                  62
Deelnemers:
Persoon Kenmerken                                 Notuleerstrategie
-
lijkheid
Ordepikker   • Rol van de voorzitter overnemen.   • Notuleer deze uitingen alleen als de andere
             • Voorstel doen voor                 vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
             ordeverandering. Een voorbeeld :     de voorzitter deze bevestigt.
             het besluitvormingsproces is bijna   • Toets bij de voorzitter hoe u een
             afgerond en de deelnemer gaat        ordeverandering moet notuleren.
             terug naar de brainstormfase.
             Door deze vertraging is er geen
             tijd meer om een besluit te
             nemen.
Structuur-   • Doorbreken van de agenda :         • Notuleer deze uitingen alleen als de andere
breker       “Kunnen we dit agendapunt niet       vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
             verplaatsen naar…?”                  de voorzitter deze bevestigt.
             • Een bokkensprong naar het          • Spreek met de voorzitter een signaal af
             verleden maken, bijv. aanhaken       waaruit blijkt dat de structuurwijziging of
             op een afgerond agendapunt, een      het verhaal relevant is voor het verslag.
             eerder genomen beslissing weer
             ter discussie stellen.
             • Tijdens de rondvraag grote
             verhalen vertellen of ‘nieuwe
             agendapunten’ opwerpen.
             • Uitstapjes maken die niet op de
             agenda staan.                                                                      63
Deelnemers:
Persoon Kenmerken                                 Notuleerstrategie
-lijkheid
Herhaler         • Samenvatten wat de vorige      • Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze
                 spreker heeft gezegd.            vergaderaar bijstuurt.
                 • In andere woorden een andere   • Volsta met “Anita deelt de mening van
                 deelnemer herhalen.              Johan.”
                                                  • Concentreer u bij herhaling in andere
                                                  woorden op eventuele aanvullende relevante
                                                  informatie.
Pietje Precies   • Veel details vertellen.        • Concentreer u vooral op het wat (bijv.
                 • volledig willen zijn.          mening en argumentatie) en hoe nu verder.
                                                  Luister selectief naar de aanleiding,
                 • Lange aanloop naar de kern     voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere
                 van het betoog.                  ervaringen, cijfers en andere details.
                                                  • Notuleer uit zijn bijdrage de kern die
                                                  aansluit bij het doel van de vergadering of
                                                  het agendapunt en de verslagvorm.
                                                  • Spreek met de voorzitter een signaal af
                                                  waaruit blijkt dat bepaalde details relevant
                                                  zijn voor het verslag.



                                                                                                 64
Deelnemers:
Persoonlij   Kenmerken                                  Notuleerstrategie
k-heid
Metafoor     • Veel metataal gebruiken : “voordat ik    • Luister actief naar deze
             mijn mening geef, moet ik eerst een        persoonlijkheden. De metataal
             kader schetsen.”                           is zeer bruikbaar voor de
             • Vanuit metaniveau praten : “sommigen     structuur in uw aantekeningen.
             hebben vooral voorkeur voor een            • Neem de metataal en
             cliëntenborrel, anderen staan achter een   signaalwoorden over :
             cliëntendag. Ik wil daar nog een derde     conclusie, mening, kader,
             invulling naast zetten.”                   derde, tot slot, aanvullend, et
                                                        cetera.




                                                                                          65
Denkpatronen (De Bono)
Denkhoed   Associatie               Denkpatroon
Wit        Maagdelijkheid           Zoeken naar feiten, cijfers, informatie
           Objectiviteit
Rood       Praten vanuit het hart   Vertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen,
                                    intuïtie
Zwart      Negatief oordeel         Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom
           Advocaat van de          iets niet zal werken, oog hebben voor de
           duivel                   gevaren die op de loer liggen, benadrukken van
                                    negatieve aspecten.
Geel       Zonneschijn              Alternatieve suggereren, andere ideeën
                                    onderzoeken, benadrukken van interessante
                                    punten die tot voorstellen en plannen leiden,
                                    interesse in nieuwe invalshoeken
Groen      Vruchtbaar               Alternatieve suggereren, andere ideeën
                                    onderzoeken, benadrukken van interessante
                                    punten die tot voorstellen en plannen leiden,
                                    interesse in nieuwe invalshoeken
Blauw      Koel en onder            Plannen, denken over het denken, het proces en
           controle                 de structuur, samenvattingen geven.




                                                                                      66
DE VERGADERING




                 67
Vergaderpartners
             Notulist




            Samenspel



 Voorzitt
                        Deelnemers
 er


                                 68
Taken Voorzitter
Voor vergadering              Tijdens                      Na vergadering
                              vergadering
•Zorgen voor heldere agenda   • Zorgen voor geordend       Beantwoording van vragen
(informerende titels,         verloop van vergadering      notulist (indien nodig)
vergaderdoel, centrale             • agenda volgen
vraag, beschikbare tijd)
                                   • agendapunten
                                   afhandelen volgens
                                   bijbehorend
                                   bespreekschema
Op tijd leveren van stukken   Doelgerichte discussies      Controle van notulen
                                                           (gevoelige zaken?)
Helderheid over soort         Correcte procedures          Toezicht op toesturen
notulen                                                    notulen van betrokkenen
Goede werkplek                Helder taalgebruik           Controle van gemaakte
                                                           afspraken
Bekendheid                    Goed vergaderklimaat
besluitvormingsprocedure
Inhoudelijke ondersteuning    Duidelijkheid over wie wat
(indien nodig)                moet doen en wanneer
Beantwoording vragen          Ruimte voor notulist om
notulist (indien nodig)       vragen te stellen

                                                                                      69
Taken Deelnemer
Voor vergadering    Tijdens                       Na vergadering
                    vergadering
Agenda bestuderen   Zich houden aan agenda        Notulen controleren

Stukken lezen       Agendapunten afhandelen       Nadenken over opmerkingen
                    volgens bijbehorend           naar aanleiding van notulen
                    bespreekschema                van vorige vergadering

Weten wat men wil   Geen zijpaden bewandelen
inbrengen tijdens
vergadering
                    Naar elkaar luisteren

                    Ordevoorstellen indienen
                    (indien nodig)

                    Helder formuleren

                    Vragen notulist
                    beantwoorden (indien nodig)
                    en mee notuleren indien
                    gewenst



                                                                                70
Taken Notulist
Fase I                     Voorbereiding
Voorbereiden notulen       Inlezen
                           Vragen stellen
                           Indeling notuleerpapier kiezen


Fase II                    Tijdens de vergadering
Aantekeningen maken        Luisteren
                           Selecteren en samenvatten
                           Vragen stellen
                           Informatie ordenen
                           Schrijven
Fase III                   Na de vergadering
Direct na de vergadering   Informatie selecteren en aanvullen
                           Aantekeningen ordenen


Notulen uitschrijven       Formuleren
                           Document opmaken



                                                                71
LECTUUR




          72
Ter ondersteuning
 Kernachtig Notuleren, een
  stappenplan
 Noteer je dit even?
 Heldere gespreksverslagen
  schrijven

 De voorbeelden in deze slides
 komen uit deze 3 boekjes


                                  73
VEEL SUCCES!




               74
BIJLAGE
  Voorbeelden




                 75

Contenu connexe

Tendances

Gestão de Carteira de Clientes
Gestão de Carteira de ClientesGestão de Carteira de Clientes
Gestão de Carteira de ClientesNey Lins
 
Tipos de reuniões
Tipos de reuniõesTipos de reuniões
Tipos de reuniõesFdtensino
 
Guia de inteligência antecipativa
Guia de inteligência antecipativaGuia de inteligência antecipativa
Guia de inteligência antecipativaXtrategie
 
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco Lógico
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco LógicoElaboracao de projetos:ZOPP e Marco Lógico
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco LógicoJackson De Toni
 
Planejamento eficaz e controle organizacional
Planejamento eficaz e controle organizacionalPlanejamento eficaz e controle organizacional
Planejamento eficaz e controle organizacionalHenrique Ferreira
 
Alcançar metas pp.ppt versão jfr
Alcançar metas  pp.ppt versão jfrAlcançar metas  pp.ppt versão jfr
Alcançar metas pp.ppt versão jfrJaime F. Ribeiro
 
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2Wandick Rocha de Aquino
 
Comunicação empresarial apostíla (parte 1)
Comunicação empresarial   apostíla (parte 1)Comunicação empresarial   apostíla (parte 1)
Comunicação empresarial apostíla (parte 1)Michele Rufatto Vaz
 
Trabalho de São Jorge
Trabalho de São JorgeTrabalho de São Jorge
Trabalho de São Jorgerafaelcalha
 
Controle seu Tempo!
Controle seu Tempo!Controle seu Tempo!
Controle seu Tempo!Murillo Boga
 
Televendas Técnicas de Vendas pelo Telefone
Televendas Técnicas de Vendas pelo TelefoneTelevendas Técnicas de Vendas pelo Telefone
Televendas Técnicas de Vendas pelo TelefoneAlessandro Lunardon
 
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiência
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiênciaCiclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiência
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiênciaMyrian Mourão
 
Gerenciamento do tempo
Gerenciamento do tempoGerenciamento do tempo
Gerenciamento do tempounesp
 

Tendances (20)

Gestão de Carteira de Clientes
Gestão de Carteira de ClientesGestão de Carteira de Clientes
Gestão de Carteira de Clientes
 
Liderança e Gestão do Tempo
Liderança e Gestão do TempoLiderança e Gestão do Tempo
Liderança e Gestão do Tempo
 
Tipos de reuniões
Tipos de reuniõesTipos de reuniões
Tipos de reuniões
 
Guia de inteligência antecipativa
Guia de inteligência antecipativaGuia de inteligência antecipativa
Guia de inteligência antecipativa
 
Gestao Tempo
Gestao TempoGestao Tempo
Gestao Tempo
 
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco Lógico
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco LógicoElaboracao de projetos:ZOPP e Marco Lógico
Elaboracao de projetos:ZOPP e Marco Lógico
 
Planejamento eficaz e controle organizacional
Planejamento eficaz e controle organizacionalPlanejamento eficaz e controle organizacional
Planejamento eficaz e controle organizacional
 
Alcançar metas pp.ppt versão jfr
Alcançar metas  pp.ppt versão jfrAlcançar metas  pp.ppt versão jfr
Alcançar metas pp.ppt versão jfr
 
Gestão de Tempo
Gestão de TempoGestão de Tempo
Gestão de Tempo
 
Plano de Negócios
Plano de NegóciosPlano de Negócios
Plano de Negócios
 
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2
Gestão e Liderança de Pessoas - Aulas 1 e 2
 
Comunicação empresarial apostíla (parte 1)
Comunicação empresarial   apostíla (parte 1)Comunicação empresarial   apostíla (parte 1)
Comunicação empresarial apostíla (parte 1)
 
Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum
Gerenciamento Ágil de Projetos com ScrumGerenciamento Ágil de Projetos com Scrum
Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum
 
Trabalho de São Jorge
Trabalho de São JorgeTrabalho de São Jorge
Trabalho de São Jorge
 
Controle seu Tempo!
Controle seu Tempo!Controle seu Tempo!
Controle seu Tempo!
 
Televendas Técnicas de Vendas pelo Telefone
Televendas Técnicas de Vendas pelo TelefoneTelevendas Técnicas de Vendas pelo Telefone
Televendas Técnicas de Vendas pelo Telefone
 
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiência
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiênciaCiclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiência
Ciclo prospecção - As etapas para prospectar com eficiência
 
Gerenciamento do tempo
Gerenciamento do tempoGerenciamento do tempo
Gerenciamento do tempo
 
Gestao de equipas
Gestao de equipasGestao de equipas
Gestao de equipas
 
Vendas b2b
Vendas b2bVendas b2b
Vendas b2b
 

En vedette

Berita acara
Berita acaraBerita acara
Berita acaraMul Yani
 
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.evertzwijn
 
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...ASW
 
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008Titulaer
 
Stageverslag Tim Schnitzler
Stageverslag Tim SchnitzlerStageverslag Tim Schnitzler
Stageverslag Tim SchnitzlerTim Schnitzler
 
Kerangka isi ptk
Kerangka isi ptkKerangka isi ptk
Kerangka isi ptkDede S
 
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakatbedhoo
 
4 sop seksi pemerintahan
4 sop seksi pemerintahan4 sop seksi pemerintahan
4 sop seksi pemerintahanbedhoo
 
120112 socmed-whitehall-for-blog-slides
120112 socmed-whitehall-for-blog-slides120112 socmed-whitehall-for-blog-slides
120112 socmed-whitehall-for-blog-slidesCraig Thomler
 
Entornos naturales protegidos (y accesibles).
Entornos naturales protegidos (y accesibles).Entornos naturales protegidos (y accesibles).
Entornos naturales protegidos (y accesibles).José María
 
Double Offset High Performance Butterfly Valves
Double Offset High Performance Butterfly ValvesDouble Offset High Performance Butterfly Valves
Double Offset High Performance Butterfly ValvesIves Equipment
 

En vedette (20)

Notule
NotuleNotule
Notule
 
Agenda
AgendaAgenda
Agenda
 
Vergaderen
VergaderenVergaderen
Vergaderen
 
Informal Brief
Informal BriefInformal Brief
Informal Brief
 
Berita acara
Berita acaraBerita acara
Berita acara
 
Dagboek
DagboekDagboek
Dagboek
 
Dialoog
DialoogDialoog
Dialoog
 
Informele brief
Informele briefInformele brief
Informele brief
 
Papierloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint
Papierloos vergaderen met out-of-the-box SharePointPapierloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint
Papierloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint
 
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.
Ipad gebruikershandleiding. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Succes.
 
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...
Notuleren voor bewonerscommissies, bewonersorganisaties, huurders...
 
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008
Agenda landelijk hoofden intensive care overleg sept 2008
 
Stageverslag Tim Schnitzler
Stageverslag Tim SchnitzlerStageverslag Tim Schnitzler
Stageverslag Tim Schnitzler
 
Kerangka isi ptk
Kerangka isi ptkKerangka isi ptk
Kerangka isi ptk
 
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat
5 sop seksi sosial dan pemb. masyarakat
 
4 sop seksi pemerintahan
4 sop seksi pemerintahan4 sop seksi pemerintahan
4 sop seksi pemerintahan
 
Marketing de afiliación
Marketing de afiliaciónMarketing de afiliación
Marketing de afiliación
 
120112 socmed-whitehall-for-blog-slides
120112 socmed-whitehall-for-blog-slides120112 socmed-whitehall-for-blog-slides
120112 socmed-whitehall-for-blog-slides
 
Entornos naturales protegidos (y accesibles).
Entornos naturales protegidos (y accesibles).Entornos naturales protegidos (y accesibles).
Entornos naturales protegidos (y accesibles).
 
Double Offset High Performance Butterfly Valves
Double Offset High Performance Butterfly ValvesDouble Offset High Performance Butterfly Valves
Double Offset High Performance Butterfly Valves
 

Similaire à Notulen en verslag vergadering

Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samen
Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samenWhitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samen
Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samenWillem Adriaanssen
 
2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechniekenGouw Gent
 
LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1AnneliesMON
 
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...PasasLearningChangeMediation
 
LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1AnneliesMON
 
Vergaderingen voorzitten
Vergaderingen voorzittenVergaderingen voorzitten
Vergaderingen voorzittenEmma Versteegh
 
Opstellen beleidsnotities december 2012
Opstellen beleidsnotities december 2012Opstellen beleidsnotities december 2012
Opstellen beleidsnotities december 2012ankevanvuuren
 
Slim Vergaderen
Slim VergaderenSlim Vergaderen
Slim Vergaderenc-dynamics
 
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3Eline Goethals
 

Similaire à Notulen en verslag vergadering (20)

Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samen
Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samenWhitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samen
Whitepaper hevo effectief vergaderen in de bouwsector; we doen het samen
 
Observaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbordObservaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbord
 
Gesprekstechnieken
GesprekstechniekenGesprekstechnieken
Gesprekstechnieken
 
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRMSessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
 
Krachtig Vergaderen
Krachtig VergaderenKrachtig Vergaderen
Krachtig Vergaderen
 
Een efficiënte blok
Een efficiënte blokEen efficiënte blok
Een efficiënte blok
 
2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken
 
LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1
 
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
 
LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1LLW PPT intervisiesessie 1
LLW PPT intervisiesessie 1
 
Sgbo procesmodel
Sgbo procesmodelSgbo procesmodel
Sgbo procesmodel
 
SGBO proces
SGBO procesSGBO proces
SGBO proces
 
SGBO IRS
SGBO IRSSGBO IRS
SGBO IRS
 
Vergaderingen voorzitten
Vergaderingen voorzittenVergaderingen voorzitten
Vergaderingen voorzitten
 
Opstellen beleidsnotities december 2012
Opstellen beleidsnotities december 2012Opstellen beleidsnotities december 2012
Opstellen beleidsnotities december 2012
 
Slim Vergaderen
Slim VergaderenSlim Vergaderen
Slim Vergaderen
 
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3
URBAN DREAMERS // Module 02 - Sessie 3
 
Spilter Brochure
Spilter BrochureSpilter Brochure
Spilter Brochure
 
Spilter brochure
Spilter brochureSpilter brochure
Spilter brochure
 
Projectmatig werken plankuren2014
Projectmatig werken plankuren2014Projectmatig werken plankuren2014
Projectmatig werken plankuren2014
 

Plus de Manon Roelandt

Sales, yes I Red-Seals training coaching consulting
Sales, yes I Red-Seals training coaching consultingSales, yes I Red-Seals training coaching consulting
Sales, yes I Red-Seals training coaching consultingManon Roelandt
 
Recruteren met Linkedin
Recruteren met LinkedinRecruteren met Linkedin
Recruteren met LinkedinManon Roelandt
 
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...Manon Roelandt
 
e-mails en brieven schrijven
e-mails en brieven schrijvene-mails en brieven schrijven
e-mails en brieven schrijvenManon Roelandt
 
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijven
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijvenKlantvriendelijk e-mails, brieven schrijven
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijvenManon Roelandt
 
Marketing operationele marketing en marketingplan
Marketing operationele marketing en marketingplanMarketing operationele marketing en marketingplan
Marketing operationele marketing en marketingplanManon Roelandt
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenManon Roelandt
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenManon Roelandt
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenManon Roelandt
 
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2Manon Roelandt
 
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1Manon Roelandt
 

Plus de Manon Roelandt (13)

Sales, yes I Red-Seals training coaching consulting
Sales, yes I Red-Seals training coaching consultingSales, yes I Red-Seals training coaching consulting
Sales, yes I Red-Seals training coaching consulting
 
Recruteren met Linkedin
Recruteren met LinkedinRecruteren met Linkedin
Recruteren met Linkedin
 
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...
Marketing Strategie - Productlancering - 16.000€ uitsparen met houtskeletbouw...
 
Media social
Media socialMedia social
Media social
 
Social media
Social mediaSocial media
Social media
 
e-mails en brieven schrijven
e-mails en brieven schrijvene-mails en brieven schrijven
e-mails en brieven schrijven
 
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijven
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijvenKlantvriendelijk e-mails, brieven schrijven
Klantvriendelijk e-mails, brieven schrijven
 
Marketing operationele marketing en marketingplan
Marketing operationele marketing en marketingplanMarketing operationele marketing en marketingplan
Marketing operationele marketing en marketingplan
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechnieken
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechnieken
 
Marketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechniekenMarketing introductie en basistechnieken
Marketing introductie en basistechnieken
 
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 2
 
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1
Marketing Strategie en Concurrentiebeleid deel 1
 

Dernier

BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...BBPMedia1
 
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BBPMedia1
 
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdf
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdfPresentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdf
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdfAfier
 
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BBPMedia1
 
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieIntroduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieArnoud Hersbach
 
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BBPMedia1
 
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBBPMedia1
 
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BBPMedia1
 

Dernier (8)

BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
 
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
 
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdf
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdfPresentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdf
Presentatie voor Exact in Kamerik 26 maart 2024 EJK met respons.pdf
 
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
 
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieIntroduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
 
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
 
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
 
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
 

Notulen en verslag vergadering

  • 2. De volledige verantwoordelijkheid voor jouw onthouden ligt in het onderwijzen – mijn onderwijzen. 2
  • 3. Inhoudstafel  Inleiding  Agenda & Uitnodiging  Notulen - Verslagen  Houding voorzitter - notulist - deelnemer  Vergadering: Taken voor - tijdens - na  Verdere lectuur  Bijlage: voorbeelden 3
  • 6. Wij vergaderen? Arbeidskost vergaderen in Nederland +25 miljard euro/jaar  Zou dit in België anders zijn? 6
  • 7. Waarom Vergaderen?  Altijd met een bepaald doel!!! (bijdrage aan de continuïteit van een bedrijf of organisatie) 7
  • 8. VergaderContext Soort van Doel van Functie van vergadering/ vergadering/ Verslagvorm verslag gesprek gesprek 8
  • 9. 1 Soort Vergadering:  Inhoudelijk: informeren, mening vormen/discussiëren, voorstel bespreken/probleem oplossen, besluit vormen, brainstormen, beleid bepalen en evalueren/voortgang bewaken  Rationeel: motiveren en enthousiasmeren 9
  • 10. Vergaderdoelen: 2 BOB-model 10
  • 11. 2 BOB-model  I ‘meeweten’  beeldvormingsfase (veel vragen stellen)  II ‘meedenken’  oordeelsvorming (criteria bespreken)  III ‘meebeslissen’  besluitvorming (knoop doorhakken)  IV ‘doel’  planningsfase (uitvoering) 11
  • 12. 2 Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp : ◦ Waarom op agenda? ◦ Wat moet worden bereikt  Verstrekken van beloofde informatie door de voorzitter  Ruimte voor de deelnemers om vragen te stellen ter verduidelijking  Extra informatie van de deelnemers over het onderwerp en stellen van vragen  Samenvatting door de voorzitter van alle relevante informatie Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht 12
  • 13. 2 Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Deelnemers lanceren ideeën  Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten worden getoetst  Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op haalbaarheid en uitvoerbaarheid  Samenvatting door voorzitter van de discussie en de haalbare en uitvoerbare ideeën Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering 13
  • 14. 2 Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op de agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Deelnemers geven hun mening  Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde mening  Samenvatting door voorzitter van de discussie en de gedeelde mening (indien bereikt) Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming 14
  • 15. 2 Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op de agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Vaststelling van de criteria waaraan het besluit moet worden getoetst  Toetsing van de mogelijke besluiten aan de criteria  Deelnemers nemen een besluit  Samenvatting door de voorzitter van de discussie en het genomen besluit (indien bereikt) Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming 15
  • 16. 2 Centrale Vragen of vragen  Functie voor de notulist:  voor: maakt duidelijk welke een antwoord behoeven  tijdens: controlemiddel (bespreking en afronding specifiek agendapunt )  na: hulpmiddel bij selectie relevante gegevens voor verslag 16
  • 17. 2 Centrale Vragen of vragen  Verband centrale vraag en vergaderdoel:  informerende centrale vraag  ideeënvormende centrale vraag  meningvormende centrale vraag  besluitvormende centrale vraag 17
  • 18. 3 Functies Verslagen 1. Bewijsstuk 2. Geheugensteun voor deelnemers 3. Informatiebron voor niet- deelneemers 4. Verbindingsschakel in vergaderreeks 18
  • 19. 4 Verslagvorm  Uitvoerig verslag (woordelijke samenvatting gesprekken, citaten, opmerkingen, pro’s en contra’s) chronologisch, per spreker  Beknopt verslag (per agendapunt essentie gesprek  ABA-verslag (Agendapunt - Beslissing - Actie) 19
  • 20. Eisen Notulist  Pro-actief (heeft de touwtjes in handen)  Doelgericht (notullen voldoen aan alle eisen)  Begint bij het begin (planning)  Win-Win denken (kwaliteitsproduct)  Onbevooroordeeld (luisteren - open)  Ontwikkelen (nieuwe 20
  • 21. Suc-6-factoren 1. Bereid u grondig voor (agenda, afspraken) 2. Bewaak goede notuleeromstandigheden 3. Luister eerst en ga dan schrijven 4. Benut tijdens notuleren laptop 5. Zorg voor juiste taalgebruik in het verslag 6. Krijg voldoende uitwerktijd 21
  • 24. Beredeneerde Agenda  In samenspraak met de voorzitter/ gespreksleider  wie deelnemers zijn  welke onderwerpen besproken  per agendapunt: gesloten, halfopen, open, besloten  per agendapunt: vergaderdoel (info- overdracht, ideeën-genereren, meningsvorming, besluitvorming)  per agendapunt: tijdsbepaling  per agendapunt: welke stukken er zijn  begin en eindtijd vergadering (+pauze) 24
  • 25. Agenda-indeling  In een agenda staan de volgende vaste onderdelen : ◦ De aanduiding ‘agenda’ ◦ Een omschrijving van het soort vergadering ◦ De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering ◦ De agendapunten 1. Opening 2. Vaststellen van de agenda 3. Verslag (notulen) van de vorige vergadering 4. Ingekomen stukken 5. Mededelingen 6. Lijstje van de te bespreken punten 7. Wat verder ter tafel komt 8. Rondvraag 9. Sluiting ◦ De naam van de secretaris ◦ De aanduiding ‘secretaris’ ◦ Eventuele bijlage(n) 25
  • 26. Agenda 26
  • 28. Eisen Notulen  Volledig (essentiële zaken)  Feitelijk (geen gevoelens)  Kernachtig (uitvoerig: chronologisch of per spreker <-> beknopt <-> ABA-verslag)  Logisch opgebouwd (begin: agenda)  Eenduidig (verslag op 1 manier te begrijpen)  Correct (foutloos Nederlands) 28
  • 29. Kop Notulen 1. woord Notulen 2. soort vergadering (ledenvergadering, commissievergadering) 3. datum, locatie en tijdstip vergadering 4. lijstje aanwezigen, voorzitter, notulist 5. lijstje afwezigen 29
  • 30. Soorten Notulen  uitgebreide notulen: chronologisch of per spreker  korte notulen (samenvatting of beknopt verslag)  Actie -of besluitenlijst 30
  • 31. Functie Verslag  Bewijsstuk: sprekersverslag of kernverslag  Geheugensteun voor deelnemers: besluitenlijst en actieverslag  Informatie voor niet-deelnemers: combinatie van kernverslag, besluitenlijst en actie-lijst  Verbindingsschakel in vergaderreeks: Besluitenlijst, actielijst en projectvoortgangslijst 31
  • 32. Sprekersverslag  Kenmerken:  Samenvatting per spreker  Alle sprekers bij naam genoemd  Chronologische volgorde  Voor breder publiek dan eigen vergadergroep  Na naam van elke spreker volgt een werkwoord ‘de heer Peters vindt ...’ 32
  • 33. Sprekersverslag  Voordelen:  Interpretatie beperkt zich tot samenvatting  Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig  Nadelen:  Veel uitwerkingstijd  Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname  Veel leestijd voor de deelnemers 33
  • 34. Kernverslag  Kenmerken:  Samenvatting per onderwerp: beknopt  Lopende zinnen  Een logische volgorde binnen agendapunten  Namen van actienemers  Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de vergadering  Geschikt voor verslaglegging van telefoongesprekken 34
  • 35. Kernverslag  Voordelen:  Overzichtelijk voor de lezer  Beperkte uitwerkingstijd  Beperkte leestijd  Nadelen:  Zelf structuur aanbrengen per agendapunt  Samenwerking voorzitter  noodzakelijk  Kennis vergaderonderwerpen  nodig 35
  • 36. Besluitenlijst  Kenmerken:  Weergave genomen besluiten naar datum  Soms enige verslag vergadering  Vooral bij hoger managementsniveau  Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag  Combinatie met actielijst is mogelijk  Vormgeving in tabel  Bij te werken via laptop 36
  • 37. Besluitenlijst  Voordelen:  Duidelijkheid over genomen besluiten  Gemakkelijk bij te houden  Handig naslagwerk en geheugensteun  Vluchtpogingen  onmogelijk  Nadelen:  Onduidelijkheid over weg naar besluit 37
  • 38. Actielijst  Kenmerken:  Acties staan centraal  Weergave acties met datum, actienemer en deadline van uitvoering  Soms enige verslag vergadering/gesprek  Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk  Combinatie met besluitenlijst is nodig  Vormgeving in tabel 38
  • 39. Actielijst  Voordelen:  Geheugensteun voor de actienemers  Voortgang is te controleren  Handig naslagwerk  Nadelen:  Zeer beperkte informatie  Bijhouden is noodzakelijk 39
  • 40. Projectvoortgangslijst  Kenmerken:  Geheugensteun voor projectgroepleden  Inzicht in voortgang van projecten en/of projectteams 40
  • 41. Projectvoortgangslijst  Voordelen:  Actueel overzicht voor projectleider en projectgroepleden  Handig naslagwerk  Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk projectteam  Nadelen:  Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen 41
  • 42. Combinatie:  Sprekersverslag en kernverslag  Kernverslag en actielijst  Besluiten- en actielijst 42
  • 43. Wijze van Registreren  Snelschrift  sprekersverslag, kernverslag  Kolommen-methode  kernverslag, besluitenlijst, actielijst, projectvoortgangslijst  Mindmap-methode  kernverslag, besluitenlijst, actielijsten en projectvoortgangslijst  Piramide-methode  sprekersverslag en kernverslag 43
  • 44. Snelschrift  Kernwoorden noteren  Woorddelen weglaten  Afkortingen gebruiken  Symbolen gebruiken  Tips: maak een eigen lijst (vooral bij telefoongesprekken) 44
  • 45. Kolommenmethode  Sprekersverslag  4 (naam spreker/ hoofdzaken/ details, concrete toelichtingen, cijfers/acties)  Kernverslag  3 (onderwerp, probleemstelling/ bespreking voorstellen, toelichting, argumenten, pro vs contra/ resultaten bespreking, conclusies, besluiten, acties)  Besluiten- en/of actielijst  3 (onderwerp/ 45
  • 46. Kolommenmethode  Discussies  4 (naam spreker/mening/ argumenten/details,concrete toelichting)  Evaluaties  5 (onderwerp/bevindingen positief/ bevindingen negatief/ leerpunten, conclusies/afspraken, acties)  Telefoongesprekken  3 kolommen 46
  • 47. Kolommenmethode  voorbeelden in bijlage 47
  • 52. Vergaderpartners Notulist Samenspel Voorzitter Deelnemers 52
  • 53. Samenspel Inhoud Ijsberg Procedure Interactie/Proces 53
  • 55. DAS-model vr Notulisten/ Voorzitter Machtsstreven Extravert Introvert Geborgenheid 55
  • 56. Combinatie Type notulist Type voorzitter Tips voor de samenwerking Sociaal Afstandelijk Benut zijn ordelijke eigenschappen na afloop van het overleg om uw aantekeningen verder te structureren. Vraag dus feedback op de structuur. Afstandelijk Sociaal Sta open voor contact, wat de samenwerking ten goede komt tijdens het overleg. Zorg met uw efficiëntie voor orde en structuur in de voorbereiding op een overleg. Dominant Sociaal Ken uw rol als notulist. Neem tijdens het overleg niet de sturende rol van de voorzitter over. Benut uw dominante eigenschappen door uw voorzitter te attenderen op zijn rol en taak. Maak ook zeker heldere afspraken! 56
  • 57. Combinatie Type notulist Type voorzitter Tips voor de samenwerking Sociaal Dominant Benut de kracht van de voorzitter in ‘grote stappen, snel thuis’. Vraag de voorzitter om feedback op het vlak van beknopt schrijven. Heb ik me tot de kern beperkt? Afstandelijk Dominant Laat u niet overbluffen door de voorzitter. Maak op een rustige en zakelijke wijze uw wensen kenbaar. Dominant Afstandelijk Voorkom een lange discussie over wat hoofd-en bijzaken zijn. Maak er geen persoonlijke strijd van maar neem de beslissing vanuit het doel van het agendapunt of de kenmerken van het soort verslag. 57
  • 58. Assertieve Notulist  “Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden ze me vast dom.”  “Als ik vraag om het punt samen te vatten, wordt de voorzitter wellicht boos.”  “Het is onbeleefd om iemand van het managementteam in de rede te vallen.”  “Het is mijn taak om mijn mond te houden en niet om vragen te stellen.”  C  R  Sub-Assertief gedrag? 58
  • 59. Deelnemers  Luisteren: oppervlakkig, selectief, actief, tot niveau van denkpatronen  Spreken: expliciet instemmen, vragen om informatie, geven informatie, informatie samenvatten, geven mening, anderen overtuigen van uw standpunt 59
  • 60. Vergaderproblemen: Oorzaken en maatregelen Oorzaak Maatregelen 1. Afdwalen van het onderwerp 1. Vaker en sneller interveniëren, deelnemers wijzen op het doel van de bijeenkomst 2. De agendapunten worden te diepgaand 2. Eventueel buiten de vergadering besproken aandacht aan het onderwerp schenken, actie : details noteren als aandachtspunten die later uitgezocht worden. 3. Deelnemers beschikken niet over 3. Deelnemers verzoeken zich beter voor te voldoende kennis van het onderwerp bereiden door zich meer te verdiepen in het onderwerp, of : besluiten andere, meer deskundige deelnemers uit te nodigen. 4. De agenda is te vol gepland 4. Beter voorbereiden : minder punten op agenda zetten of meer tijd nemen 5. De procedures worden niet nageleefd : 5. Beter voorbereiden: ruimte en bijvoorbeeld door te laat beginnen hulpmiddelen in orde maken, deelnemers aanspreken op laat-kom-gedrag of ander gedrag dat afwijkt van de afgesproken procedure. 60
  • 61. Vergaderproblemen: Oorzaken en maatregelen Oorzaak Maatregelen 6. Procedures niet effectief 6. Beter voorbereiden : stukken vooraf versturen en laten lezen, eventueel gedurende de vergadering procedures met betrekking tot beeldvorming, oordeelsvorming, en besluitvorming aanpassen 7. Deelnemers beschikken over 7. Beter voorbereiden : deelnemers vooraf onvoldoende beslisbevoegdheid informeren over hun beslisbevoegdheid 8. Niet goed luisteren of concentreren 8. Afspraken maken met lawaaimakers als tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers verzoeken hun informatieve bijdrage goed af te stemmen op de kennis van de groep, deelnemers duidelijk maken dat vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook niet het moment is om tweegesprekken te voeren 9. Conflicten 9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte geven voor het uiten van emoties, eventueel pauze inlassen, of met hulp van een onpartijdige derde buiten de vergadering oplossen 10. Manipulatief gedrag 10. Kort en krachtig afkappen. 61
  • 62. Deelnemers: Persoo Kenmerken Notuleerstrategie n- lijkheid Haardvuur- • Breed van stof • Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bij verteller • Veel anekdotes en het doel van het agendapunt. Is het doel van het voorbeelden agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op de mening in zijn verhaal. •Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt dat een anekdote relevant is voor het verslag. Sfeerjager • Veel waardering voor • Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u het relationele doel. niet te notuleren. • Humoristische • Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u bijdragen. het relationele doel van de vergadering moet • Persoonlijke anekdotes. notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige •Opmerkingen over koffie organisaties is een compacte vermelding daarvan in verzorgen en het overleg het verslag voldoende. In andere organisaties blijft daarvoor onderbreken of het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie- verlaten. en gebakronde in vergaderingen. • Emotionele • Emotionele onderbrekingen vinden spontaan onderbrekingen. plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in de wonden strooien? 62
  • 63. Deelnemers: Persoon Kenmerken Notuleerstrategie - lijkheid Ordepikker • Rol van de voorzitter overnemen. • Notuleer deze uitingen alleen als de andere • Voorstel doen voor vergaderaars deze uitingen onderstrepen en ordeverandering. Een voorbeeld : de voorzitter deze bevestigt. het besluitvormingsproces is bijna • Toets bij de voorzitter hoe u een afgerond en de deelnemer gaat ordeverandering moet notuleren. terug naar de brainstormfase. Door deze vertraging is er geen tijd meer om een besluit te nemen. Structuur- • Doorbreken van de agenda : • Notuleer deze uitingen alleen als de andere breker “Kunnen we dit agendapunt niet vergaderaars deze uitingen onderstrepen en verplaatsen naar…?” de voorzitter deze bevestigt. • Een bokkensprong naar het • Spreek met de voorzitter een signaal af verleden maken, bijv. aanhaken waaruit blijkt dat de structuurwijziging of op een afgerond agendapunt, een het verhaal relevant is voor het verslag. eerder genomen beslissing weer ter discussie stellen. • Tijdens de rondvraag grote verhalen vertellen of ‘nieuwe agendapunten’ opwerpen. • Uitstapjes maken die niet op de agenda staan. 63
  • 64. Deelnemers: Persoon Kenmerken Notuleerstrategie -lijkheid Herhaler • Samenvatten wat de vorige • Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze spreker heeft gezegd. vergaderaar bijstuurt. • In andere woorden een andere • Volsta met “Anita deelt de mening van deelnemer herhalen. Johan.” • Concentreer u bij herhaling in andere woorden op eventuele aanvullende relevante informatie. Pietje Precies • Veel details vertellen. • Concentreer u vooral op het wat (bijv. • volledig willen zijn. mening en argumentatie) en hoe nu verder. Luister selectief naar de aanleiding, • Lange aanloop naar de kern voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere van het betoog. ervaringen, cijfers en andere details. • Notuleer uit zijn bijdrage de kern die aansluit bij het doel van de vergadering of het agendapunt en de verslagvorm. • Spreek met de voorzitter een signaal af waaruit blijkt dat bepaalde details relevant zijn voor het verslag. 64
  • 65. Deelnemers: Persoonlij Kenmerken Notuleerstrategie k-heid Metafoor • Veel metataal gebruiken : “voordat ik • Luister actief naar deze mijn mening geef, moet ik eerst een persoonlijkheden. De metataal kader schetsen.” is zeer bruikbaar voor de • Vanuit metaniveau praten : “sommigen structuur in uw aantekeningen. hebben vooral voorkeur voor een • Neem de metataal en cliëntenborrel, anderen staan achter een signaalwoorden over : cliëntendag. Ik wil daar nog een derde conclusie, mening, kader, invulling naast zetten.” derde, tot slot, aanvullend, et cetera. 65
  • 66. Denkpatronen (De Bono) Denkhoed Associatie Denkpatroon Wit Maagdelijkheid Zoeken naar feiten, cijfers, informatie Objectiviteit Rood Praten vanuit het hart Vertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen, intuïtie Zwart Negatief oordeel Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom Advocaat van de iets niet zal werken, oog hebben voor de duivel gevaren die op de loer liggen, benadrukken van negatieve aspecten. Geel Zonneschijn Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoeken Groen Vruchtbaar Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoeken Blauw Koel en onder Plannen, denken over het denken, het proces en controle de structuur, samenvattingen geven. 66
  • 68. Vergaderpartners Notulist Samenspel Voorzitt Deelnemers er 68
  • 69. Taken Voorzitter Voor vergadering Tijdens Na vergadering vergadering •Zorgen voor heldere agenda • Zorgen voor geordend Beantwoording van vragen (informerende titels, verloop van vergadering notulist (indien nodig) vergaderdoel, centrale • agenda volgen vraag, beschikbare tijd) • agendapunten afhandelen volgens bijbehorend bespreekschema Op tijd leveren van stukken Doelgerichte discussies Controle van notulen (gevoelige zaken?) Helderheid over soort Correcte procedures Toezicht op toesturen notulen notulen van betrokkenen Goede werkplek Helder taalgebruik Controle van gemaakte afspraken Bekendheid Goed vergaderklimaat besluitvormingsprocedure Inhoudelijke ondersteuning Duidelijkheid over wie wat (indien nodig) moet doen en wanneer Beantwoording vragen Ruimte voor notulist om notulist (indien nodig) vragen te stellen 69
  • 70. Taken Deelnemer Voor vergadering Tijdens Na vergadering vergadering Agenda bestuderen Zich houden aan agenda Notulen controleren Stukken lezen Agendapunten afhandelen Nadenken over opmerkingen volgens bijbehorend naar aanleiding van notulen bespreekschema van vorige vergadering Weten wat men wil Geen zijpaden bewandelen inbrengen tijdens vergadering Naar elkaar luisteren Ordevoorstellen indienen (indien nodig) Helder formuleren Vragen notulist beantwoorden (indien nodig) en mee notuleren indien gewenst 70
  • 71. Taken Notulist Fase I Voorbereiding Voorbereiden notulen Inlezen Vragen stellen Indeling notuleerpapier kiezen Fase II Tijdens de vergadering Aantekeningen maken Luisteren Selecteren en samenvatten Vragen stellen Informatie ordenen Schrijven Fase III Na de vergadering Direct na de vergadering Informatie selecteren en aanvullen Aantekeningen ordenen Notulen uitschrijven Formuleren Document opmaken 71
  • 72. LECTUUR 72
  • 73. Ter ondersteuning  Kernachtig Notuleren, een stappenplan  Noteer je dit even?  Heldere gespreksverslagen schrijven  De voorbeelden in deze slides komen uit deze 3 boekjes 73