verschillende contracttypes, hoe ze te gebruiken en in welke context juridische trends voor 2016 tips en tricks om uw loonadministratie met een gerust hart af te sluiten op het einde van het jaar

1. Meet & Greet
Ontmoet uw payrollbeheerder en blijf op de
hoogte!
Oktober 2015

2. Agenda
• 14.00 : welkom
• 14.10 : een overzicht van de verschillende types bestaande
contracten: hun voordelen, welk contract te gebruiken in welke
situatie, het eenheidsstatuut, ...
• 15.10 : pauze
• 15.25 : juridische update: de trends voor 2016 ivm.
outplacement, taxshift, …
• 15.55 : tips & tricks voor uw loonadministratie: hoe kan u de
overgang van oud naar nieuw vlot laten verlopen?…
• 16.25 : conclusie
• 16.30 : drink

3. 3
Welkom

4. 4
Missie
Visie
Acerta wenst het menselijk kapitaal van
zijn klanten optimaal te valoriseren en:
• de beste hr-partner te zijn van alle in
België opererende bedrijven en
organisaties, zowel in de private als in
de overheidssector
• de beste partner te zijn van starters,
zelfstandigen en hun directe
raadgevers
Uitmunten in alles wat te maken heeft
met het werken van mensen.
Onze missie en visie

5. 5
Missie
Visie
StrategieToegankelijkheid
en bereikbaarheid
Klantgedrevenheid
en service
Onze lange termijnstrategie

6. Talent-O-Meter
Jaarlijks onderzoek waarin we volgende domeinen bevragen
- Klantencontact
- Inzetbaarheid
- Loopbaan en flexibilteitsbehoeften
- Hr administratie
- verloning
6

7. Talent-O-meter : enkele vaststellingen
• Hr en LG hebben te weinig oog voor Talent en de opvolging ervan
• Er zijn te weinig ontwikkelingstrajecten gericht op leiderschap
• Retentie, engagement, aantrekkelijkheid vd wkg, job tevredenheid
scoren relatief goed
• Matig (45%) tevredenheid als het gaat over hun beloningspakket
– Niet conform hun geleverde prestatie, de arbeidsmarkt, takenpakket
– 1/3 geeft aan loon te willen opsparen voor verlof
– 61% wilt meer prestatiegericht beloond worden
– 80% wilt eigen loonpakket kunnen samenstellen
– Bijna 50% wilt geen loon inruilen voor mobiliteitsoplossingen
7

8. 8
• Vacature advies
• Online publicaties
• Loonstudie
• Databanksearch
• Social media & SEO
• Assessment centers
• Reward
• Juridisch advies
• Outplacement
• Heroriëntering
• Juridisch advies
Instroom Doorstroom Uitstroom
Wij ondersteunen u bij elk hr-proces
• Leertrajecten
• Talent Management Advies
• Persoonlijke coaching
• Development center
• Leertrajecten
• Loopbaanbegeleiding
• Reward
• Loonoptimalisaties
• Juridisch advies

9. HR administratie :hoe ziet men dit ?
• 56% geeft aan zijn loonbrief, sociale documenten en
pensioenberekeningen goed te interpreteren
• 44,2% zegt dat ze goed & pro-actief op de hoogte worden
gehouden door de personeelsdienst over de hr administratie
• 66,3% zegt dat ze alle vertrouwen hebben in de correcte
uitvoering van de loon-en hr administrie binnen hun organisatie
9

10. Hoe wordt de medewerker op de hoogte
gehouden ?
10

11. Gaat u zelf op zoek naar personeelsinformatie?
11

12. 12
Acerta. Omdat u
vooruit wil.

13. 13
Overzicht van de verschillende
types bestaande contracten

14. Contracten : wat zijn mijn mogelijkheden?

15. Fact : proefperiode valt weg…
• Welke mogelijkheden heb ik ?
• Specifieke contracten :
–Interim
–Studentenarbeid
• Normale contracten :
–Onbepaalde duur
–Tijdelijk contract
–Vervangingsovereenkomst
–…

16. Interim

17. Uitzendarbeid
• Driehoeksverhouding: gebruiker – uitzendkantoor -
werknemer
• Enkel feitelijk gezag
• Toepassing arbeidsreglementering
• Informatieplicht
• Anciënniteit?
17

18. Uitzendarbeid
• Uitzendkracht is geen goedkope werkkracht !
 Procedure volgen – informatie en controle
 Beperkte termijn
 Beperkte toelating
• Toegelaten uitzendarbeid
1.Vervanging van vaste werknemer
2.Tijdelijke vermeerdering van werk
3.Uitzonderlijk werk
4.Instroom (vanaf 01/09/2013)

19. Studentenarbeid

20. Arbeidsovereenkomst voor Studenten
Wie is student?
• Leeftijd (min. 16 of 15 èn 1ste graad secundair onderwijs
gevolgd en geslaagd)
• Volledig leerplan
• Dagonderwijs
Sluiten van de arbeidsovereenkomst: formaliteiten
• Arbeidsovereenkomst bepaalde duur (max. 12
maanden)
– Schriftelijk (uurrooster, arbeidsduur,
tewerkstellingsplaats, …)
– Individueel
–Ten laatste bij indiensttreding
• Arbeidsreglement
20

21. Studenten
Sociale zekerheidsbijdragen:
• Vrijstelling gewone bijdragen mits:
–Geldige AOK voor studenten (!formaliteiten!) en
– 50 arbeidsdagen gedurende het kalenderjaar
 Te reserveren via de multi-dimona aangifte
• Wel een solidariteitsbijdrage van 8,13%:
– 5,42% voor WG
– 2,71% voor WN
21

22. 22
Sociale zekerheidsbijdragen: illustratie
• Bediende verdient € 2.500 voor een maand
• Hoeveel RSZ-bijdrage is hierop verschuldigd?
RSZ WG RSZ WN
Werkstudent
(gewone bijdrage = 32,38% en 13,07%)
€ 809,5 € 326,75
Student
(solidariteitsbijdrage = 5,42% en 2,71%)
€ 135,5 € 67,75
Studenten

23. Studenten
Overschrijding bij dezelfde of meerdere WG’s
Vanaf de 51ste dag: waarschuwing
– WG geeft toch door aan solidariteitsbijdrage
Sanctie: volledig jaar wordt retroactief
geregulariseerd
– WG geeft door aan normale RSZ bijdragen: behoudt
de eerste 50 dagen aan gunstige solidariteitsbijdrage
23

24. “Normale” contracten

25. “Normale” contracten
25
SOORTEN AOK I.F.V. DUUR
Onbepaalde duur Bepaalde duur /
Welomschreven werk
Vervangingsovereenkomst
Schriftelijk
Uiterlijk bij indiensttreding
Individueel
Geen vormvereisten
(=vangnet)

26. VORM: TAALGEBRUIK
Taalgebruik in de “arbeidsrelatie”: wet/decreet legt op
welke taal gebruikt moet worden in de “arbeidsrelatie
Welke regels?  Waar bevindt zich de exploitatiezetel?
“Vestiging of centrum van activiteiten waaraan het
personeel gebonden is, waar sociale contacten tussen de
werkgever en de werknemer in principe plaats hebben.
Deze exploitatiezetel geeft opdrachten en instructies aan
de werknemer en doet alle nodige mededelingen aan
haar personeel”
26

27. Frans
Duits
Taal van de
streek
Nederlands
Taal WN
Taal van de
streek
Vorm: taalgebruik
27

28. Vorm: taalgebruik
Vlaanderen en Wallonië
• Mondelinge èn schriftelijke communicatie
– Alle wettelijk voorgeschreven documenten
– AOK, arbeidsreglement, fiscale documenten
• Sanctie: absolute nietigheid
Duitstalige landsgedeelte, Brussel Hoofdstedelijk
gewest, faciliteitengemeente
• Uitsluitend schriftelijke communicatie
• Sanctie: relatieve nietigheid28

29. Tijdelijke contracten

30. MAXIMUM 2 JAAR
Max. 4 AOK’en
Min. duur per AOK = 3 m.
Totale duur = max. 2 jaar
Opeenvolgende AOK’en van bepaalde duur?
Neen!
Uitz: Flexibiliteit:
MAXIMUM 3 JAAR
Toestemming inspectie
Min. duur per AOK = 6 m.
Totale duur = max. 3 jaar
Duur
30

31. Arbeidsovereenkomst van bepaalde duur
– Beëindiging: principe = op einddatum
• Vroegtijdige beëindiging
– Opzegbaar tijdens eerste helft van het contract,
met een max. van 6 maanden
– Normale opzeggingstermijnen van toepassing
– Opzeg gaat steeds in op maandag volgend op
betekening ontslag
– Let op! Bij opeenvolgende contracten is
vroegtijdige opzegging enkel mogelijk voor de
eerste overeenkomst.
– Let op ! Opzegtermijn moet eindigen vooraleer de
eerste helft van het contract verstreken is !

32. Arbeidsovereenkomst van bepaalde duur
• Vroegtijdige beëindiging nà eerst helft van het contract /
nà zes maanden
• Steeds met vergoeding
• Principe: tot einde overeenkomst
• Max: dubbel van vergoeding bij AO onbepaalde
duur

33. Vervangingscontract

34. Vervangingsovereenkomst
Definitie
– Gewone arbeidsovereenkomst
– Ter vervanging van een werknemer wiens
arbeidsovereenkomst geschorst is
– Niet mogelijk i.g.v. tijdelijke werkloosheid omwille
van gebrek aan werk, slecht weer, staking of lock-
out
SG 2

35. Vervangingsovereenkomst
Voorwaarden
– Verplicht schriftelijk (reden vervanging, identiteit
vervangen WN, duur arbeidsovereenkomst of bepalingen
m.b.t. beëindiging)
– Duur: bepaalde of onbepaalde duur
• Maximum 2 jaar (tenzij omwille van tijdskrediet)
• Mogelijkheid om verschillende opeenvolgende AO
te sluiten
–Beëindiging :
• Vervangingsovereenkomst van (on)bepaalde duur
→ Overlapping mogelijk met te vervangen werknemer?
SG 2

36. Trends voor 2016

37. Indexsprong

38. Nettokoopkrachtverhoging

39. Tax shift

40. Flexibel werken ….

41. Mobiliteit ….

42. Outplacement

43. Zorgeloos van oud naar
nieuw

44. Nieuw jaar, nieuw begin?
44
Afwezigheden 2016
Aangiftes 2015
Loon(componenten)Loon(componenten)

45. Nieuw jaar, nieuw begin?
45
Afwezigheden 2016
Aangiftes 2015
Loon(componenten)Loon(componenten)

46. Voordelen alle aard meegeven over 2015
Aangiftes 2015
46
• Win – Win – Win (- Win)
• Ten laatste: 15/01/2016
• Risico op herkwalificatie
• Risico op herafsluiting

47. Afsluiting 2015
Aangiftes 2015
• Timing: voor 15/01/2016
• Zowel op fiscaal vlak als op vlak van RSZ
• Bezorgen van:
• Wijzigingen/correcties met betrekking tot 2015
• Voordelen alle aard
• Loon- en weddegegevens over 2015
• Alle gegevens m.b.t. RSZ en BV
47

48. Quota tewerkstelling studenten
Aangiftes 2015
• Opgelet: indien werknemer voltijds ingeschreven in
opleiding/school -> verplicht studentencontract
• Zelfs indien men weet dat tewerkstelling > 50 dagen
• Sanctie: Niveau 2 omwille van gebrek (studenten)contract
• Studenten: 50 dagen per jaar
• Attest opvragen bij student (student@work50days)
48

49. Quota tewerkstelling studenten
Aangiftes 2015
• Solidariteitsbijdrage voor maximaal 50 dagen
• TIP: eerst gereserveerd is eerst geteld
• Student meer dan 50 dagen tewerkstellen: vanaf dag 51 “normale”
sociale bijdragen
• Zoniet rechtzetting voor hele periode
• 400 uren ipv 50 dagen -> voorzien voor 2017
49

50. Nieuw jaar, nieuw begin?
50
Afwezigheden 2016
Aangiftes 2015
Loon(componenten)Loon(componenten)

51. Feestdagen 2016: 10 stuks
Afwezigheden 2016
• Alle voltijdse medewerkers recht op 10
feestdagen
• Specifieke regelgeving voor deeltijdse
werknemers
• Vast uurrooster: in functie van het
uurrooster
• Variabel uurrooster: betaling
feestdagen die buiten
• Uurrooster vallen.
51
Vrijdag 01/01/2016 Nieuwjaar
Maandag 28/03/2016 Paasmaandag
Zondag 01/05/2016
Feest van de
Arbeid
Donderdag 05/05/2016 O.L.H Hemelvaart
Maandag 16/05/2016 Pinkstermaandag
Donderdag 21/07/2016 Nationale Feestdag
Maandag 15/08/2016 O.L.V. Hemelvaart
Dinsdag 01/11/2016 Allerheiligen
Vrijdag 11/11/2016 Wapenstilstand
Zondag 25/12/2016 Kerstmis

52. Vervangende feestdagen 2015
Afwezigheden 2016
52
• Feestdagen die op een zondag vallen -> te vervangen
• 2016:
• Zondag 01/05/2016 Feest van de arbeid
• Zondag 25/12/2016 Kerstmis
• Specifieke regelgeving voor ondernemingen die 7/7 werken
• Vervangen door een normale werkdag
• In het lopende jaar

53. Vervangende feestdagen 2016
Afwezigheden 2016
• Feestdagen die op een zondag vallen -> te vervangen
• Procedure -> Cascadesysteem
• I Paritaire organen leggen vervangende dagen vast (voor 1/10)
• II Ondernemingsraad stelt vervangende dagen vast
• III Werkgever en Syndicale afvaardiging leggen vervangende
dagen samen vast
• IV Werkgever en meerderheid werknemers leggen
vervangende dagen samen vast (arbeidsreglement –
Acerta Legal Consult)
• V Individueel akkoord tussen werkgever en werknemer legt
vervangende feestdagen vast (arbeidsreglement-
Acerta Legal Consult)
• VI De eerstvolgende maandag zal de vervangende dag zijn53

54. Vervangende feestdagen 2016
Afwezigheden 2016
54
• Feestdagen die op een zondag vallen -> te vervangen
• Procedure -> Bekendmaking
• Voor 15/12 van het voorgaande jaar
• In de lokalen van de onderneming
• Ondertekend en gedagtekend bericht
• Kopie van dit bericht bijvoegen bij arbeidsreglement
• Kopie van dit bericht opsturen naar Inspectie Sociale Wetten

55. Vervangende feestdagen 2016
Afwezigheden 2016
• Feestdagen die op een zondag vallen -> te vervangen
• Sancties
• Binnen sociaal strafwetboek
• Niveau 2 (per betrokken medewerker):
• Feestdagen niet vervangen
• Niet uithangen van bericht
• Niet bijvoegen bij arbeidsreglement
» = 3 aparte inbreuken
• Niveau 1 (per betrokken medewerker):
• Niet op de hoogte stellen van de Inspectie Sociale Wetten
55

56. Vervangende feestdagen 2016
Afwezigheden 2016
• Feestdagen die op een zondag vallen -> te vervangen
• Sancties
56
Niveau Administratieve
sanctie
Penale Sanctie Eventuele specifieke supplementaire sanctie
1 10 - 100 EUR nvt nvt
2 25 - 250 EUR 50 - 500 EUR nvt
3 50 - 500 EUR 100 - 1.000 EUR - 1 tot 3 maand verbod op exploitatie
onderneming;
- 1 maand tot 3 jaar sluiting onderneming;
4 300 - 3.000 EUR 600 - 6.000 EUR
+ 6 m. tot 3j.
gevangenisstraf

57. Vastleggen collectieve sluitingen
Afwezigheden 2016
• Procedure:
• Geen timing voorzien in de wet -> best samen met vervangende
feestdagen
• Via Arbeidsreglement (Acerta Legal Consult)
• Bericht uit te hangen in de onderneming
• Zowel werknemer als Inspectie sociale wetten informeren
• Bij werknemer met te weinig dagen om collectieve sluiting te
dekken -> evt. tijdelijke werkloosheid
• Sanctie: niveau 1 -> collectieve vakantiedagen niet in
Arbeidsreglement
57

58. Verplichting alle vakantiedagen op te nemen voor einde van
het jaar
Afwezigheden 2016
• Werknemers informeren omtrent vakantiesaldo op te nemen
• Werkgever kan werknemer niet verbieden verlof op te nemen
voor 31/12
• Geen overdracht naar volgend jaar
• Wat met Extra-legale vakantie?
• Nakijken of zelfde regels moeten gevolgd worden als wettelijke vakantie
• Op ondernemingsniveau modaliteiten voorzien via Arbeidsreglement
• Overdracht naar volgend jaar toegestaan
• Einddatum instellen (bv. 31/03)
• Niet genomen is verloren <-> uitbetaling
58

59. Verplichting alle vakantiedagen op te nemen voor einde van
het jaar
Afwezigheden 2016
• Werknemer kan geen afstand doen van
recht op verlof
• Sanctie: verlies sociale rechten (SPVA)
• Uitgezonderd: uitbetaling saldo voor
werknemers in ziekte
• Sanctie: Niveau 2 om vakantie niet
binnen wettelijke termijn op te laten
nemen
59

60. Nieuw jaar, nieuw begin?
60
Afwezigheden 2016
Aangiftes 2015
Loon(componenten)

61. Eindejaarspremie
Loon(componenten)
• Geen algemene regel ->
sectoraal te bekijken
• Berekeningswijze
• Betalingsmoment (veelal
december)
• Te betalen door? Soms door
Fonds
61

62. Indexatie lonen in januari
Loon(componenten)
• Indexatie?
• Zie Trefzeker
• Indexsprong? -> kleine indexatie mogelijk ondanks alles
62

63. Aanpassing bijdragen jonge werknemers (< 26 jaar)
Loon(componenten)
• Regionale bevoegdheid sedert 01/07/2014
• Volledige onderwerping vanaf 01/01 van het jaar waarin 19
• Activakaart (Start) aanvragen bij RVA om van de voordelen en
eventuele werkloosheidsuitkering te kunnen genieten
63

64. Elektronische maaltijdcheques
Loon(componenten)
• Vanaf 01/10/2015 -> geen papieren
maaltijdcheques meer
• Kunnen wel nog uitgegeven worden
tot 31/12/2015
• Volledig uit circuit genomen vanaf
01/01/2016
• Vanaf 01/01/2016
• Waarde werknemersdeel: minimum
1,09 EUR
• Waarde werkgeversdeel: maximaal
6,91 EUR ipv 5,91 EUR
– (sectoraal)
64

65. ?
?
?
?
?
??
65

66. Conclusie

67. 67

68. Dank u!