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Jornada DOCUBARCELONA 2008
J    d                    2008:
Contenidos y documentos digitales
Solución modular de facturación
electrónica y digitalización certificada
para Pymes: Adapting eFactura


Rubén Lafuente Jorge
                  g
Director Técnico/ I+D+i
r.lafuente@adapting.com
Indice
1.
1      ¿Quiénes somos?
2.     ¿Por qué factura electrónica?
3.
3      Solución tecnológica: Ad ti eFactura
       S l ió t       ló i   Adapting F t
4.     Ventajas de la solución



     Rubén Lafuente Jorge
     Director Técnico/ I+D+i
     r.lafuente@adapting.com
Plataforma de Facturacion Electrónica.Docubarcelona 2008
¿Quiénes somos?
• Misión:
  Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para
  la gestión de contenidos en Pymes, desde 1999.
  Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.

• Divisiones:
  Adapting ONE: consultoría y proyectos a medida
  Adapting LAB: “software factory”
Plataforma ECM
• ECM = Enterprise         • Tipos de contenido:
  Content Management         ▫   Facturas
                             ▫   Documentos texto
 = Gestión de contenidos     ▫   Presentaciones
 empresariales               ▫   Registros certificados
                             ▫   Páginas web
                                 Pá i       b
                             ▫ Imágenes,vídeos,multimedia
                             ▫   Catálogos
                             ▫   Bases de datos
                             ▫   Ficheros de programas
                             ▫   Plugins, widgets, etc.
Concepto modular
•   Módulo base/ Core
•   Productos                Funciones

•   Módulos funcionales
    Mód l f     i   l
                              Módulos
•   Funciones                funcionales


                          Productos/ Suites


                          Plataforma base (
Concepto modular

         CAPTURE    eFACTURE     E-LEARNING     E-COMMERCE




                    MÓDULO COLLABORATION




         DOCUMENT                             WEBMANAGER




                      MÓDULO WORKFLOW


                      CORE PLATAFORMA




           Esquema montaje de productos
Productos (suites) de la plataforma
•F t
 Facturación electrónica
         ió l t ó i
• Gestor documental
• Gestor de contenidos web
• Gestor redes sociales
• Catálogos y e-commerce
• Generador e learning
            e-learning
Plataforma de Facturacion Electrónica.Docubarcelona 2008
¿Por qué factura electrónica?

1. Bases legales
2.
2 Motivos organizativos/ económicos
3. Razones medioambientales
Impulso legal
• Aceptación p la Agencia Tributaria
     p       por   g
  ▫ Firma electrónica reconocida
  ▫ Seguridad legal

• Ley de la Administración Electrónica (Ley 11/2007 de 30/10)
  ▫ Obli al uso de la f t
    Obliga l     d l factura electrónica
                              l t ó i
  ▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae.es’)
  ▫ De obligado cumplimiento para licitaciones:
       30/01/2009     grandes empresas
       01/01/2010    resto de empresas
3 tipos de ordenamiento
• Firma electrónica (desde 1999)
• Facturación electrónica (desde 2003)
 ▫ Emitida a clientes
 ▫ Recibida de proveedores (en digital)
• Digitalización certificada (O d EHA/962/2007)
                             (Orden
 ▫ Recibida de proveedores (en papel)
 ▫IImpresión de f t
          ió d factura electrónica
                        l t ó i
Formatos aceptados
• FORMATO FICHERO:
  ▫ No hay formato único de factura electrónica: XML, PDF, HTML,
    DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc. son válidos.
  ▫ La AEAT usa XML con una estructura conocida como "Facturae"
                                                        Facturae
    (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).

• FORMATO FIRMAFIRMA:
  ▫ No existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...
  ▫ La AEAT usa firma co formato XML dado po está da XadES.
     a                a con o ato                por estándar ad S.
  ▫ Es aconsejable la utilización de estándares.
¿Formato AEAT obligatorio?
• No, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir
     , p                 q           ,p
  imagen legible de la factura JUNTO con firma
  electrónica reconocida.

• Pero, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras
  AAPP, deberán
  AAPP d b á expedir sus f t
                      di     facturas en f
                                         formato
                                              t
  ‘Facturae’ (AEAT-CCI).
Formas de envío
• No existe un modo único. Se puede enviar por:
 ▫   Correo electrónico
 ▫   FTP
 ▫   Página Web protegida con descarga.
 ▫   Servicio Web de obtención integración etc
                     obtención, integración, etc.

• El cliente debe aceptar ANTES la factura
  electrónica
Motivos organizativos/económicos
•   Ahorro de costes
•   Integración con la aplicaciones de gestión internas
•   Obtención de información en tiempo real
•   Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones
•   Administración y contabilidad automatizadas
•   Ahorro de papel
•   Control de acciones erróneas
•   Será obligatorio para facturar
    a las AAPP.
Ahorro por e-factura
           e factura
• Gartner Group:
              p
 ▫ Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un
   48% (receptor)
• PriceWaterHouseCoopers:
    i            C
 ▫ Entre un 60 y un 80%
•A
 Asoc. Nacional d E
       N i    l de Empresas d I t
                            de Internet (ANEI)
                                      t (ANEI):
 ▫ Hasta un 40% de ahorro
• Informe 2007 de Asociación Española de
  Codificación Comercial (AECOC):
 ▫ Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
 ▫ Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,
En trámite de homologación por AEAT
Plataforma tecnológica
1.
1    Digitalización certificada (orden EHA/962/2007)
2.   Emisión/ recepción (requisitos “www.facturae.es “)
3.
3    Portal de facturas
4.   Flujos de trabajo
5.   Módulos di i
     Mód l adicionales (l (opcionales)
                                i    l )
Digitalización certificada
• Requisitos homologación (EHA/962/2007):
 ▫   Escáner: formato imagen sin pérdida / >200 ppp
 ▫   Firma electrónica reconocida
 ▫   Metadatos incrustados en imagen
 ▫   No intervención humana (automatización)
 ▫   Consulta inmediata de facturas
 ▫   Cierre fiscal del ejercicio (base de datos segura)
 ▫   Proceso auditable e inspeccionable.
Facturación electrónica
• Requisitos “facturae es” de la AEAT:
              facturae.es
 ▫ Campos obligatorios de todas las facturas
   electrónicas
 ▫ Firma electrónica avanzada y reconocida
 ▫ Consentimiento de ambas partes
 ▫ Accesibilidad completa e inmediata
 ▫ Conservación de base de datos matriz (emisor)
 ▫ Verificación de campos y de firma digital
   (receptor)
Proceso digitalización certificada (i)
1. Factura escaneada (formato sin p
                       (           pérdida/ 1 fichero p factura/
                                           /          por      /
   resol. mín. 200 ppp)
2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado
3.
3 Conservación de repositorio documental seguro
4. Clasificación e indexación de metadatos
5. La facturas pueden destruirse
Proceso digitalización certificada (ii)
Cumplimiento de requisitos:
• Formato de fichero y firma digital (PDF/A)
• No manipulación de datos entre escáner y base de
            p
  datos.
• Cierre fiscal mediante firma de una copia de
  base de datos.
• Posibilidad de auditoría e inspección.
Esquema de emisión/recepción
               Módulos Generación
               Módulos Generación
                Firma Electrónica
                Firma Electrónica                                                                 Receptor
                                                                                                  R    t
                                                                           Factura
                                                                         Electrónica
                                      Factura
                                                                              +
                                    Electrónica                             Firma
   Factura                               +                               Electrónica
 Electrónica                           Firma      • Correo electrónico
                                    Electrónica   • FTP                                        Módulos Verificación
                                                  • HTTPS                                       Firma Electrónica




                                                       Autoridades
                                                      de Certificación
           Emisor                                                                                Almacenamiento
                                                        Listas de
                                                       Certificados
                                                       C ifi d
                                                       Revocados



                                                                                   Factura                              Factura
                                                                                 Electrónica                          Electrónica
                                                                                      +                                    +
                                                                                    Firma                                Firma
                                                                                 Electrónica                          Electrónica
Proceso de emisión de facturas
1.   Se deposita fichero TXT/ XML en carpeta activa
          p                  /           p
2.   La aplicación crea un documento con firma electrónica
3.   Almacenamiento en repositorio documental en varios formatos
4.   Envío l li t de
     E í al cliente d email con f t
                            il   factura adjunta o enlace al portal
                                          dj t       l     l     t l
5.   La aplicación permite combinar factura electrónica y digitalizada
Proceso de recepción de facturas
1.
1    Webservice de recepción (opcional)
2.   Comprobación de firma digital válida
3.
3    Almacenamiento en portal de facturas
4.   Inicio del flujo de trabajo (opcional)
Requisitos de emisión/ recepción
•   Integración con programa de contabilidad / ERP
•   ERP controla usuarios que no quieren e-factura
•   Envío por email con adjunto o enlace a p
          p               j                portal
•   Almacenamiento en portal de facturas
•   Comprobación validez firma digital
•   Formatos legibles (PDF/A) y
    tratables electrónicamente (XML)
Portal de facturas
•   Gestor documental básico (incl. otros documentos)
•   Control de acceso y distribución
•   Proceso de aprobación de facturas recibidas
                p
•   Consulta de facturas por clientes (Extranet)
•   Descarga de facturas e integración de sistemas
        Esquema “formato Facturae 3.1” (opcional)
Portal de facturas




El P t l de Facturas
   Portal d F t
es la aplicación Web
que se encargará de
dar acceso ordenado
a las facturas y
documentos anexos.
Portal de facturas
Portal de facturas




Factura digitalizada y
firmada en PDF/A         Ficha de metadatos
                         (registro IVA)
Portal de facturas




Ejemplo Extranet
Ej     l E t   t
para clientes
Workflow aprobación de facturas
Visualización
            n
    Modificación
Roles de usuario
•   Administración
•   Técnico
•   Controller/ Director financiero/ Gerente
•   Supervisor
                      Contabilizado
                                                               Aprobado
• Administración       (validado)     • Depto. Técnico                    • Supervisor
                   • Administración                      • Director



                                                                                 Cerrado
     Pendiente                             Verificado
                                                                               fiscalmente
Módulos adicionales
1.
1    Módulo de gestión documental avanzada
2.   Módulo OCR/ICR
3.
3    Módulo registro entrada/ salida
4.   Módulo workflow
Integración con software OCR/ICR
• Opcional
• Formatos estructurados/ no estructurados
Plataforma de Facturacion Electrónica.Docubarcelona 2008
Proyecto llave en mano
1.   Clasificación del problema
                       p
2.   Selección de la suite de productos
3.   Personalización del producto
4.   Validación d la l ió
     V lid ió de l solución
5.   Puesta en marcha
                                          Necesidad del
6.   Soporte y mantenimiento
       p
                                          cliente
      Funcionalidad cubierta
      por plataforma ECM




           Trabajo a medida
Beneficios
• Integración de todos los requisitos de digitalización certificada y
  facturación electrónica.
• Portal de facturas segmenta a usuarios por empresa y perfil dentro
  de la misma.
• Acceso a clientes por Extranet.
• ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.
• Es posible relacionar con otros documentos contables.
• Motor de búsquedas unificado y completo.
• Empleo de estándares (W3C y AEAT).
• Número facturas y usuarios ilimitado (licencia servidor).
• Solución modular (plataforma ECM).
www.adapting.com                    www.gestiondocumental.biz




Contacto
:::: Parc Tecnològic València ::::
      c/ Charles R D
       / Ch l R. Darwin 20
                        i
         Edif. InnovaCentre
    E-46980-Paterna (Valencia)


        Tel. 96 131 82 44
      info@adapting.com

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Plataforma de Facturacion Electrónica.Docubarcelona 2008

  • 1. Jornada DOCUBARCELONA 2008 J d 2008: Contenidos y documentos digitales Solución modular de facturación electrónica y digitalización certificada para Pymes: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge g Director Técnico/ I+D+i r.lafuente@adapting.com
  • 2. Indice 1. 1 ¿Quiénes somos? 2. ¿Por qué factura electrónica? 3. 3 Solución tecnológica: Ad ti eFactura S l ió t ló i Adapting F t 4. Ventajas de la solución Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i r.lafuente@adapting.com
  • 4. ¿Quiénes somos? • Misión: Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para la gestión de contenidos en Pymes, desde 1999. Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados. • Divisiones: Adapting ONE: consultoría y proyectos a medida Adapting LAB: “software factory”
  • 5. Plataforma ECM • ECM = Enterprise • Tipos de contenido: Content Management ▫ Facturas ▫ Documentos texto = Gestión de contenidos ▫ Presentaciones empresariales ▫ Registros certificados ▫ Páginas web Pá i b ▫ Imágenes,vídeos,multimedia ▫ Catálogos ▫ Bases de datos ▫ Ficheros de programas ▫ Plugins, widgets, etc.
  • 6. Concepto modular • Módulo base/ Core • Productos Funciones • Módulos funcionales Mód l f i l Módulos • Funciones funcionales Productos/ Suites Plataforma base (
  • 7. Concepto modular CAPTURE eFACTURE E-LEARNING E-COMMERCE MÓDULO COLLABORATION DOCUMENT WEBMANAGER MÓDULO WORKFLOW CORE PLATAFORMA Esquema montaje de productos
  • 8. Productos (suites) de la plataforma •F t Facturación electrónica ió l t ó i • Gestor documental • Gestor de contenidos web • Gestor redes sociales • Catálogos y e-commerce • Generador e learning e-learning
  • 10. ¿Por qué factura electrónica? 1. Bases legales 2. 2 Motivos organizativos/ económicos 3. Razones medioambientales
  • 11. Impulso legal • Aceptación p la Agencia Tributaria p por g ▫ Firma electrónica reconocida ▫ Seguridad legal • Ley de la Administración Electrónica (Ley 11/2007 de 30/10) ▫ Obli al uso de la f t Obliga l d l factura electrónica l t ó i ▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae.es’) ▫ De obligado cumplimiento para licitaciones: 30/01/2009 grandes empresas 01/01/2010 resto de empresas
  • 12. 3 tipos de ordenamiento • Firma electrónica (desde 1999) • Facturación electrónica (desde 2003) ▫ Emitida a clientes ▫ Recibida de proveedores (en digital) • Digitalización certificada (O d EHA/962/2007) (Orden ▫ Recibida de proveedores (en papel) ▫IImpresión de f t ió d factura electrónica l t ó i
  • 13. Formatos aceptados • FORMATO FICHERO: ▫ No hay formato único de factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc. son válidos. ▫ La AEAT usa XML con una estructura conocida como "Facturae" Facturae (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). • FORMATO FIRMAFIRMA: ▫ No existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ... ▫ La AEAT usa firma co formato XML dado po está da XadES. a a con o ato por estándar ad S. ▫ Es aconsejable la utilización de estándares.
  • 14. ¿Formato AEAT obligatorio? • No, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir , p q ,p imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida. • Pero, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán AAPP d b á expedir sus f t di facturas en f formato t ‘Facturae’ (AEAT-CCI).
  • 15. Formas de envío • No existe un modo único. Se puede enviar por: ▫ Correo electrónico ▫ FTP ▫ Página Web protegida con descarga. ▫ Servicio Web de obtención integración etc obtención, integración, etc. • El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica
  • 16. Motivos organizativos/económicos • Ahorro de costes • Integración con la aplicaciones de gestión internas • Obtención de información en tiempo real • Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones • Administración y contabilidad automatizadas • Ahorro de papel • Control de acciones erróneas • Será obligatorio para facturar a las AAPP.
  • 17. Ahorro por e-factura e factura • Gartner Group: p ▫ Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor) • PriceWaterHouseCoopers: i C ▫ Entre un 60 y un 80% •A Asoc. Nacional d E N i l de Empresas d I t de Internet (ANEI) t (ANEI): ▫ Hasta un 40% de ahorro • Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): ▫ Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros. ▫ Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,
  • 18. En trámite de homologación por AEAT
  • 19. Plataforma tecnológica 1. 1 Digitalización certificada (orden EHA/962/2007) 2. Emisión/ recepción (requisitos “www.facturae.es “) 3. 3 Portal de facturas 4. Flujos de trabajo 5. Módulos di i Mód l adicionales (l (opcionales) i l )
  • 20. Digitalización certificada • Requisitos homologación (EHA/962/2007): ▫ Escáner: formato imagen sin pérdida / >200 ppp ▫ Firma electrónica reconocida ▫ Metadatos incrustados en imagen ▫ No intervención humana (automatización) ▫ Consulta inmediata de facturas ▫ Cierre fiscal del ejercicio (base de datos segura) ▫ Proceso auditable e inspeccionable.
  • 21. Facturación electrónica • Requisitos “facturae es” de la AEAT: facturae.es ▫ Campos obligatorios de todas las facturas electrónicas ▫ Firma electrónica avanzada y reconocida ▫ Consentimiento de ambas partes ▫ Accesibilidad completa e inmediata ▫ Conservación de base de datos matriz (emisor) ▫ Verificación de campos y de firma digital (receptor)
  • 22. Proceso digitalización certificada (i) 1. Factura escaneada (formato sin p ( pérdida/ 1 fichero p factura/ / por / resol. mín. 200 ppp) 2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado 3. 3 Conservación de repositorio documental seguro 4. Clasificación e indexación de metadatos 5. La facturas pueden destruirse
  • 23. Proceso digitalización certificada (ii) Cumplimiento de requisitos: • Formato de fichero y firma digital (PDF/A) • No manipulación de datos entre escáner y base de p datos. • Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos. • Posibilidad de auditoría e inspección.
  • 24. Esquema de emisión/recepción Módulos Generación Módulos Generación Firma Electrónica Firma Electrónica Receptor R t Factura Electrónica Factura + Electrónica Firma Factura + Electrónica Electrónica Firma • Correo electrónico Electrónica • FTP Módulos Verificación • HTTPS Firma Electrónica Autoridades de Certificación Emisor Almacenamiento Listas de Certificados C ifi d Revocados Factura Factura Electrónica Electrónica + + Firma Firma Electrónica Electrónica
  • 25. Proceso de emisión de facturas 1. Se deposita fichero TXT/ XML en carpeta activa p / p 2. La aplicación crea un documento con firma electrónica 3. Almacenamiento en repositorio documental en varios formatos 4. Envío l li t de E í al cliente d email con f t il factura adjunta o enlace al portal dj t l l t l 5. La aplicación permite combinar factura electrónica y digitalizada
  • 26. Proceso de recepción de facturas 1. 1 Webservice de recepción (opcional) 2. Comprobación de firma digital válida 3. 3 Almacenamiento en portal de facturas 4. Inicio del flujo de trabajo (opcional)
  • 27. Requisitos de emisión/ recepción • Integración con programa de contabilidad / ERP • ERP controla usuarios que no quieren e-factura • Envío por email con adjunto o enlace a p p j portal • Almacenamiento en portal de facturas • Comprobación validez firma digital • Formatos legibles (PDF/A) y tratables electrónicamente (XML)
  • 28. Portal de facturas • Gestor documental básico (incl. otros documentos) • Control de acceso y distribución • Proceso de aprobación de facturas recibidas p • Consulta de facturas por clientes (Extranet) • Descarga de facturas e integración de sistemas Esquema “formato Facturae 3.1” (opcional)
  • 29. Portal de facturas El P t l de Facturas Portal d F t es la aplicación Web que se encargará de dar acceso ordenado a las facturas y documentos anexos.
  • 31. Portal de facturas Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA)
  • 32. Portal de facturas Ejemplo Extranet Ej l E t t para clientes
  • 33. Workflow aprobación de facturas Visualización n Modificación
  • 34. Roles de usuario • Administración • Técnico • Controller/ Director financiero/ Gerente • Supervisor Contabilizado Aprobado • Administración (validado) • Depto. Técnico • Supervisor • Administración • Director Cerrado Pendiente Verificado fiscalmente
  • 35. Módulos adicionales 1. 1 Módulo de gestión documental avanzada 2. Módulo OCR/ICR 3. 3 Módulo registro entrada/ salida 4. Módulo workflow
  • 36. Integración con software OCR/ICR • Opcional • Formatos estructurados/ no estructurados
  • 38. Proyecto llave en mano 1. Clasificación del problema p 2. Selección de la suite de productos 3. Personalización del producto 4. Validación d la l ió V lid ió de l solución 5. Puesta en marcha Necesidad del 6. Soporte y mantenimiento p cliente Funcionalidad cubierta por plataforma ECM Trabajo a medida
  • 39. Beneficios • Integración de todos los requisitos de digitalización certificada y facturación electrónica. • Portal de facturas segmenta a usuarios por empresa y perfil dentro de la misma. • Acceso a clientes por Extranet. • ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción. • Es posible relacionar con otros documentos contables. • Motor de búsquedas unificado y completo. • Empleo de estándares (W3C y AEAT). • Número facturas y usuarios ilimitado (licencia servidor). • Solución modular (plataforma ECM).
  • 40. www.adapting.com www.gestiondocumental.biz Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R D / Ch l R. Darwin 20 i Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com