O documento discute as mudanças tecnológicas nos registros públicos e o estado atual da tecnologia aplicada aos cartórios de registro. Ele descreve as tecnologias utilizadas no passado como livros, microfilmes e sistemas informatizados, e as tecnologias emergentes como registro eletrônico, gestão de documentos, processos e big data. O documento também apresenta o projeto SREI para implementar um sistema de registro eletrônico imobiliário no Brasil.
Alberto Wajzenberg (Eletrobras) - Gestão de Processos e Melhoria Operacional
Mundo Novo Registros Digitais
1. O admirável mundo novo dos meios
digitais. Prospectando o terreno e
tateando para o futuro.
Adriana Jacoto Unger
Nataly Cruz
2. Sumário
1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o tempo
2. Tecnologias aplicadas aos registros públicos no
passado recente
3. O estado da arte da tecnologia a serviço do
registro eletrônico
4. A visão de futuro do registro
5. e-Registro: conhecendo o desafio
3. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Definição ampla de tecnologia X Tecnologia da
Informação (TI)
• Inovação tecnológica: incremental X ruptura
• Mudanças tecnológicas de ruptura causam
profundo impacto na pessoas, nos processos e
nos modelos de negócio, porém resgatam a
essência da atividade que suportam.
4. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Novas tecnologias tendem a herdar características da tecnologia
anterior
• Exemplo: telefonia
5. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Regulação pode limitar ou retardar mudanças tecnológicas
• Exemplo: Automóvel
6. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Mudanças tecnológicas de ruptura afetam profundamente os
modelos de negócio
• Exemplo: Fotografia
7. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• A “melhor” tecnologia depende do contexto e de suas
vantagens/desvantagens (custo inclusive)
• Exemplo: música/imagem analógica X digital
8. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Livros/documentos eletrônicos X papel
• Vantagens: busca, cópia, espaço físico
• Desvantagens: “conforto”, bateria
9. 1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o
tempo
• Bases de dados/informações eletrônicas
• “Não se pode ter 100% de segurança e 100% de
privacidade.”
11. 2. Tecnologias aplicadas aos registros
públicos no passado recente
• Livros de transcrição/inscrição
• dados estruturados
• traslados
12. 2. Tecnologias aplicadas aos registros
públicos no passado recente
• Matrícula
• Indicadores (índices parciais para
busca/contraditório)
13. 2. Tecnologias aplicadas aos registros
públicos no passado recente
• Informatização dos cartórios
• Sistemas informatizados especializados
• Matrícula e indicadores criados à imagem e
semelhança do papel
14. 2. Tecnologias aplicadas aos registros
públicos no passado recente
• Sistemas de gestão não apoiam o processo de negócio
• Novas funcionalidades (roadmap) estão sempre aquém
das necessidades dos clientes e regulatórias
• “Nós moldamos os sistemas e os sistemas nos moldam.”
Excel Resolve o Problema
15. • Os documentos dos cartórios como informação
3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
16. • Os documentos dos cartórios como informação
3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
17. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Livros Títulos
Documentos
anexos aos
títulos -
probatórios
Documentos
administrativos
Documentos
fiscais
Documentos
funcionais
18. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Papel Microfilme Digitalização
Repositório
eletrônico
HD externo
Servidores
fora da
serventia
19. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Política e Gestão arquivística de documentos dos cartórios
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
20. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Acesso
Segurança
Guarda
Preservação
Qualidade
Ciclo de Vida
dos documentos
21. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
1
• Refletir corretamente o que foi comunicado,
decidido ou a ação implementada;
2
• Conter os metadados necessários para
documentar a ação
3
• Ser capaz de apoiar as atividades
4
• Prestar contas das atividades realizadas.
Os documentos arquivísticos (digitais ou em papel) devem:
22. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Gestão arquivística de documentos nos cartórios
23. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
24. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
25. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Gestão arquivística de documentos nos cartórios
26. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
27. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
CORRENTE
• VALOR PRIMÁRIO
• Documentos que não tenham
essencialmente valor
administrativo, legal ou fiscal
podem ser eliminados
• Frequência de uso
• Exemplo: Planilhas de
controle de distribuição de
títulos
INTERMEDIÁRIA
• Menor frequência de consulta
• Valor administrativo, legal,
fiscal
• Aguardam o prazo para
eliminação / guarda
permanente
• Exemplo: Livro de Controle
de Depósito Prévio.
28. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
VALOR PRIMÁRIO -
ELIMINAÇÃO
• Destinação dos documentos
VALOR SECUNDÁRIO –
GUARDA PERMANTENTE
29. Recursos tecnológicos aplicados aos documentos dos cartórios
3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Diferencial
• Documentos arquivísticos permanentes dos
cartórios ainda são vivos!
Matr. 0001_ FICHA 1frente
Matr. 0001_ FICHA 1verso
Matr. 0001_
FICHA 2frente
Matrícula eletrônica arquivo
nato digital – PDF/A - ficha
ato Av. 5
30. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Central
ARISP
Documento
Nato-digital
Dados
Indicadores
Digitalização
Microfilmagem
Acervo físico
Backup em
servidor externoRepositório serventia
31. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos
▫ Conjunto de procedimentos e operações
técnicas, característicos do sistema de gestão
arquivística de documentos, processado por
computador.
▫ Diferente de GED
32. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Metadados
obrigatórios
• Prenotação
• N. identificador atribuído pelo
sistema
• Data de produção
• Data e hora de transmissão e
recebimento
• Classificação de acordo com o
plano ou código de classificação
• Prazo de guarda
• Restrição de acesso
• Indicação de versão
• Indicação de anexos
• Autor / Originador / Destinatário,
etc.
33. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
Recursos tecnológicos aplicados aos documentos dos cartórios
34. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
35. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• ECM (Enterprise Content Management) / GED
(Gerenciamento eletrônico de documentos)
• Capturar
• Gerenciar
• Armazenar
• Preservar
• Fornecer conteúdo e documentos
36. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• ECM integrado com os processos (workflow)
37. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• BPM (Business Process Management)
• Gerenciamento de Processos de Negócio ou BPM (Business
Process Management) é uma disciplina gerencial que integra
estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e
necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a
ponta
• Todas as atividades executadas em uma empresa podem ser
modeladas como processos de negócio, e BPM é um processo de
transformação desses processos, para a construção de novas
formas de geração de valor para os clientes e para a sociedade
• BPM é transformação organizacional
38. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• BPM (Business Process Management)
• Gestão por processos interfuncionais considerando o foco do
cliente
• Modelagem de processos de negócio com BPMN
• Compreensão do estado atual (AS-IS) e concepção do modelo
futuro de processos de negócio (TO-BE)
39. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Modelagem de Processos em Cartório de
Registro de Imóveis
▫ Escritório de Processos
▫ Modelos dos processos primários:
Efetuar Registro/Averbação
Dar publicidade (emitir certidão/fornecer
informação)
▫ Mais de 50 diagramas e procedimentos
▫ Mais de 70 oportunidades de melhoria
▫ Indicadores de qualidade e produtividade
40. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• BPMS (Business Process Management Suite) : fornece um novo tipo
de ambiente que integra negócio e TI, em que aplicações podem ser
geradas por meio da automação de processos.
41. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
atendimento
presencial
atendimento
remoto
atendimento
eletrônico
digitalização
pré-
qualificação
qualificação
examinador
distribuição
ECM
conferência
finalização
• indicadores de qualidade
e produtividade
• alertas (SLA)
42. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Big Data
• BI (Business Intelligence)
43. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
▫ Especificação de requisitos técnicos e operacionais
▫ Otimização dos processos registrais
▫ Novas formas de interação com a sociedade
▫ Agilidade nos processos internos ao cartório
▫ Longevidade e integridade dos dados
▫ http://folivm.wordpress.com/documentos/
44. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Novos conceitos:
• Matrícula eletrônica
• Certidão eletrônica
• Título eletrônico
• Atendimento eletrônico
• Etapa de transição
45. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Matrícula eletrônica
• Escrituração eletrônica
• Identificador único nacional
• Situação jurídica consolidada
• Fonte primária do registro
46. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Certidão eletrônica
• Documento natodigital de conteúdo
estruturado
• Situação jurídica consolidada
47. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Título eletrônico
• Documento natodigital de conteúdo estruturado
48. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Atendimento eletrônico
• Atendimento não presencial
• Solicitante atendido remotamente
49. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Protocolo eletrônico
• Nota de exigências
• Exame e cálculo
• Georreferenciamento
• Versionamento da “pessoa”
50. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• A etapa de transição
• Migração sob demanda
• Processo de primeira qualificação eletrônica para
abertura da matrícula eletrônica e encerramento da
matrícula em papel
• Gestão da precedência e contraditório entre títulos em
papel, títulos digitais não estruturados, títulos digitais
estruturados, recebidos presencial ou remotamente
51. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Matrícula eletrônica: conteúdo em bytes
< 100 KB > 25.000 KB
300 dpi colorida
52. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico
Imobiliário
• Relacionamento entre matrículas eletrônicas:
• Desmembramento/unificação
• Edifícios/apartamentos
• Anexos/vagas de garagem
• Confrontantes
Quantos homens solteiros
possuem apartamento
com menos de 50 m² no
10º andar?
53. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Ecossistema de software do Registro Eletrônico
Imobiliário
Núcleo do
registro
Bases de
livros
eletrônicos
•Escrituração eletrônica
•Abertura/encerramento de matrícula
eletrônica
•Registro de ato/averbação
•Protocolo eletrônico
•Gestão da prenotação
•Consulta de informação
•Emissão de certidão
Sistema de
gestão registral
•Atendimento (recepção de títulos,
entrega de resultados/certidões)
•Gestão do contraditório
•Gestão dos indicadores (legado)
•Gestão financeira
•Exame e elaboração do resultado
(efetivação do registro, nota de
exigências, nota de exame e cálculo)
•Gestão dos ofícios, processos,
comunicações
ECM•Gestão Eletrônica de
Documentos
BPMS•Gestão da operação
interna
website•Atendimento
eletrônico
54. 3. O estado da arte da tecnologia a serviço
do registro eletrônico
• Ecossistema de software do Registro Eletrônico
Imobiliário
Central de
serviços
compartilhados
•Central de atendimento eletrônico
(recepção de títulos eletrônicos, entrega de
certidões eletrônicas
•Gestão de pagamentos
•Gestão das circunscrições
•Integração com demais serviços (penhora
online, central de indisponibilidade)
localmente
no RI
ECM
BPMS
backup
SAAS (Software
As A Service)
localmente
no RI
em nuvem
privada
55. 4. A visão de futuro do registro
• “à margem do Rubicão”
Perspectiva externa
do registro eletrônico
• título eletrônico
• protocolo
eletrônico
• central de serviços
• penhora online
• ofício eletrônico
• central de
indisponibilidade
Perspectiva interna
do registro eletrônico
• escrituração
eletrônica
56. 4. A visão de futuro do registro
• "no longo prazo estaremos todos mortos"
circunscrição
contraditório
prenotação
balcão de atendimento
livros
fichas
exame
57. 4. A visão de futuro do registro
• A essência da atividade de registro e o novo
papel do registrador
▫ Guarda das informações (confiabilidade,
segurança e sigilo)
▫ Qualificação da titularidade da propriedade
▫ O papel do extra-judicial
▫ A atribuição da função pública ao particular no
extra-judicial: tutela pública dos interesses
privados
58. 5. e-Registro: conhecendo o desafio
• Registro eletrônico: um desafio e uma oportunidade
• Desafios técnicos:
▫ Desenvolvimento de software do núcleo do registro
eletrônico
▫ Gestão da etapa de transição
• Outros desafios:
▫ Redefinição do modelo de negócios e de investimentos
compartilhados (consorcio registral)
▫ Adaptação da regulação, interpretação da lei à luz do
propósíto e no contexto na nova tecnologia
59. 5. e-Registro: conhecendo o desafio
• O grande desafio: atomização x molecularização
▫ Solucao coletiva/“clusterizacao”
▫ “Cada um pertence a todos”
• O risco da inércia
▫ Oportunidade para os registradores
agirem como protagonistas no
processo de estruturação do registro
eletrônico
▫ “A mudança é um fato inexorável.
Ou mudamos ou algo acontece e nos
faz mudar.”
60. Muito obrigada!
Adriana Jacoto Unger Nataly Cruz
adriana.unger@terra.com.br nataly.cruz22@gmail.com
http://br.linkedin.com/in/adrianaunger/ http://br.linkedin.com/pub/nataly-cruz/33/a06/542/
“A poesia é a taquigrafia da alma, a Justiça é o computador das aspirações
que comandam o destino do homem.”
Des. Márcio Martins Ferreira