Apronet - Présentation d'IntraParis (dec 2005)

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Présentation de l'intranet de la Ville de Paris (IntraParis) lors d'une rencontre Apronet en décembre 2005 : bilan et perspectives

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  • Rapide rappel pour les professionnels que vous êtes, pour préciser notre socle de réflexion On travaille mieux quand on utilise le même lexique Pour bien se comprendre, il faut souvent lever ce malentendu des termes et des réalités qu’ils représentent. C’est d’autant plus le cas dans des organisations qui n’ont pas forcément une grande culture TIC Le contenu d’un intranet est donc largement tributaire du contenant, de l’infrastructure et de l’infostructure existante. Si les objectifs du contenu d’un intranet ne vont pas dans le même sens que le réseau interne, il faut agir sur le réseau interne pour influencer ses évolutions
  • Apronet - Présentation d'IntraParis (dec 2005)

    1. 1. Rencontre APRONET du 13/12/2005 Présentation du projet IntraParis Version : V1.0 Date : 08/12/2005
    2. 2. Sommaire > Stratégie Intranet > L’existant > Objectifs et méthode > La structuration fonctionnelle d’IntraParis > La prise en compte des utilisateurs > L’animation d’IntraParis > Travaux actuels et premiers résultats > Retour d’expérience > Nos perspectives
    3. 3. Stratégie Intranet : définitions et axes de travail <ul><li>Intranet : une stratégie mixte et une interdépendance entre le réseau et les services </li></ul><ul><li>A l’échelle d’une collectivité comme Paris, la stratégie Intranet doit conjointement prendre en compte les travaux sur le réseau informatique de la ville (infrastructure) et les travaux sur les services proposés aux agents (infostructure). </li></ul><ul><li>Evolution de l’infrastructure (SDI 2003-2007) : </li></ul><ul><li>Passage de 12.000 à plus de 17.000 postes connectés. </li></ul><ul><li>Liaison de 1900 sites géographiques au réseau de la Ville. - Débit multiplier par 10 </li></ul><ul><li>Lancement de gros projets applicatifs structurants du SI (RH, Finances, SIG…) </li></ul><ul><li>Evolution fonctionnelle pas à pas, notamment en fonction des possibilités techniques offertes : </li></ul><ul><li>Travaux sur les contenus : repérage, tri, organisation, mise en ligne </li></ul><ul><li>Travaux sur les fonctionnalités générales </li></ul><ul><li>Chantiers en cours de personnalisation </li></ul>
    4. 4. Prise en compte de l’existant (2001) <ul><li>Situation de la ville </li></ul><ul><li>La ville de Paris est organisée en 21 directions. </li></ul><ul><li>45000 agents </li></ul><ul><li>15000 postes connectés en 2001 – 20000 postes en 2007 (prévisionnel) </li></ul><ul><li>Prise en compte des intranets existants en 2001 </li></ul><ul><li>1 intranet cloisonné par direction et réservé aux agents de la direction </li></ul><ul><li>Aucun outil de gestion de contenu homogène </li></ul><ul><li>Des niveaux d’information très inégaux entre les directions </li></ul><ul><li>Aucun lieu d’information transversale </li></ul><ul><li>Prise en compte des contraintes techniques et de la culture TIC </li></ul><ul><li>Une infrastructure sous-dimensionnée, construire au fur et à mesure sans logique globale </li></ul><ul><li>Des sites de la collectivités non connectés </li></ul><ul><li>Au départ, une faible culture TIC des agents mais la capacité d’une appropriation assez rapide des nouveaux outils (exemple : la messagerie électronique). </li></ul>
    5. 5. IntraParis v1 : Objectifs et méthode <ul><li>Objectifs simples et réalistes </li></ul><ul><li>Décloisonner les sites web des directions : circulation de l’information </li></ul><ul><li>Centraliser les contenus ou l’accès aux contenus sur une application web unique </li></ul><ul><li>Centraliser l’accès aux applications de la ville </li></ul><ul><li>Développer le réflexe IntraParis comme outil de travail </li></ul><ul><li>Préparer la personnalisation </li></ul><ul><li>Méthode et moyens </li></ul><ul><li>Associer toutes les directions à la conception : un projet collectif </li></ul><ul><li>Proposer un CMS homogène : développement interne de Lutèce, outil de gestion de contenu Open Source (http://lutece.paris.fr) </li></ul><ul><li>Proposer une organisation fonctionnelle d’accès à l’information compréhensible par tous </li></ul><ul><li>Proposer des raccourcis vers les applications de la ville </li></ul><ul><li>Lancer une marque et un logo : IntraParis & la petite sphère </li></ul><ul><li>Développer le réseau des webmestres, développer leurs compétences </li></ul><ul><li>Accompagnement pour la mise en place d’IntraParis </li></ul><ul><li>Aide d’une AMOA externe (budget 80 K€) sur une durée d’un an </li></ul>
    6. 6. IntraParis : Structuration fonctionnelle <ul><li>IntraParis : un réseau de sites web internes </li></ul><ul><li>IntraParis est un réseau de sites web internes disposant d’un menu de navigation commun permettant de circuler d’un site à l’autre. </li></ul><ul><li>Le site Portail joue le rôle d’une « porte d’entrée » vers les ressources des différents sites. </li></ul><ul><li>Le CMS commun Lutèce permet le partage des contenus entre les sites. </li></ul>IntraParis IntraParis Portail IntraParis Direction IntraParis Direction IntraParis Direction IntraParis Direction IntraParis Direction IntraParis Métiers IntraParis Métiers IntraParis Métiers IntraParis Syndicats IntraParis Syndicats IntraParis Syndicats IntraParis Syndicats IntraParis Syndicats 25 sites Directions, Délégations ou missions 3 sites Métiers 9 sites Syndicats Plate-forme Travail collaboratif Application Application Application
    7. 7. IntraParis : les utilisateurs au centre de la démarche (1) <ul><li>Un design ludique et non anxiogène </li></ul><ul><li>Couleurs : vives et chaleureuses </li></ul><ul><li>Formes : arrondies et douces </li></ul><ul><li>> Pour une appropriation décomplexée de l’outil (apparence non technique) </li></ul>
    8. 8. IntraParis : les utilisateurs au centre de la démarche (2) <ul><li>Une ergonomie simple et homogène </li></ul><ul><li>Une identification claire du site IntraParis visité via le bandeau haut </li></ul><ul><li>Différentes zones de navigation bien identifiées </li></ul><ul><li>Un nombre d’item simplifié par zone de navigation </li></ul><ul><li>Un modèle homogène repris sur tous les sites IntraParis </li></ul><ul><li>> Pour une appropriation rapide de l’outil </li></ul>Exemple DJS
    9. 9. IntraParis : les utilisateurs au centre de la démarche (3) <ul><li>IntraParis, outil de travail des agents </li></ul><ul><li>Fonctionnalités transversales à la galaxie IntraParis: </li></ul><ul><ul><ul><li>L’organigramme général et l’annuaire électronique </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès aux applications métiers (SIRH, WSSO, profil > droits) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès à la plate-forme de travail collaboratif </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès au moteur de recherche </li></ul></ul></ul><ul><li>Contenus et fonctionnalités IntraParis Portail: </li></ul><ul><ul><ul><li>Présentation institutionnelle et page des annuaires directions </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les actualités de la ville et des directions </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les dossiers sur les grands projets de la ville </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les ressources documentaires thématiques qui renvoient vers les IntraParis directions ou d’autres ressources (fonction Portail) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les informations RH (produit d’appel) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les informations Loisirs et social (produit d’appel) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès aux applications MyRH </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès à l’application de demande de logement agent (produit d’appel) </li></ul></ul></ul>
    10. 10. IntraParis : les utilisateurs au centre de la démarche (3bis) <ul><li>IntraParis, outil de travail des agents </li></ul><ul><li>Contenus et fonctionnalités IntraParis direction : </li></ul><ul><ul><ul><li>Présentation de la direction </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organigramme précis de la direction </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Actualités de la direction </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Missions et projets en cours de la direction </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Comment travailler avec cette direction et avec qui ? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les ressources documentaires de la direction pour la direction (modèles, référentiels, …) ou pour les autres. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>GRH de la direction </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organisations propres à la direction (classement, fournitures, …) </li></ul></ul></ul><ul><li>Contenus et fonctionnalités IntraParis Métier : </li></ul><ul><ul><ul><li>Trombinoscope du réseau métier </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les ressources documentaires relatives au Métier </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les procédures et méthodologies relatives au Métier </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les chantiers transversaux </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les productions de chaque membre du réseau ou du réseau </li></ul></ul></ul>
    11. 11. IntraParis : l’animation, les acteurs (1) <ul><li>L’équipe MOA </li></ul><ul><li>Rattachée au Secrétaire Général (DGS) qui préside le comité de pilotage </li></ul><ul><li>Une équipe mixte : 1 responsable éditoriale et 1 chef de projet fonctionnel </li></ul><ul><li>Une équipe ouverte sur d’autres projets (Administration électronique et communication interne) </li></ul><ul><li>Interlocutrice privilégiée et unique de la MOE (développements informatiques) </li></ul><ul><li>Le réseau des webmestres </li></ul><ul><li>Un responsable par site </li></ul><ul><li>Des profils divers : webmestre, chargé de communication, documentaliste </li></ul><ul><li>Des outils d’échanges du réseau (extranet dédié, wiki, liste de diffusion) </li></ul><ul><li>Des projets d’évolution menés en groupe de travail avec les webmestres volontaires et intéressés </li></ul><ul><li>Des projets structurant permettant une réflexion à la fois à l’échelle de chaque direction et à l’échelle de la ville. </li></ul><ul><li>Une bonne dose de convivialité et de confiance </li></ul>
    12. 12. IntraParis : l’animation, les outils (1) <ul><li>Le rôle du site Portail </li></ul><ul><li>Mise en avant de l’actualité transversale de la ville </li></ul><ul><li>Le site Portail n’héberge que des contenus transversaux </li></ul><ul><li>C’est la « porte d’entrée », l’aiguilleur vers les contenus « directions » </li></ul><ul><li>Page d’accueil et arborescence des sites IntraParis </li></ul><ul><li>Un soin particulier est apporté aux pages d’accueil et à la structuration des sites IntraParis. Chaque page d’accueil doit aider l’intranaute à se repérer dans l’actualité « locale » de la direction, les nouveautés et les contenus à forte valeur ajoutée. </li></ul><ul><li>Quoi de neuf sur IntraParis </li></ul><ul><li>Une page du Portail mise à jour régulièrement indique les nouveautés publiées sur les différents sites d’IntraParis. </li></ul><ul><li>Flash infos et Newsletter(s) </li></ul><ul><li>La communication interne transmet les informations importantes via des Flash infos par e-mail. </li></ul><ul><li>Une newsletter IntraParis globale est envoyée chaque mois </li></ul><ul><li>Chaque direction peut produire sa propre newsletter pour ses agents. </li></ul><ul><li>Informations sur IntraParis dans le magazine et la lettre interne </li></ul>
    13. 13. IntraParis : Travaux actuels et fréquentation <ul><li>Enrichissement des contenus </li></ul><ul><li>Réflexion perpétuelle (via les groupes de travail) sur les nouveaux contenus pertinents à faire figurer sur IntraParis > Mise à plat de la typologie des contenus et de leur mise en forme </li></ul><ul><li>Ecoute des intranautes (« Entre nous ») </li></ul><ul><li>Sondages réguliers </li></ul><ul><li>Développement de la culture TIC </li></ul><ul><li>Un événement annuel : la journée des TIC </li></ul><ul><li>Une rubrique « Trucs et astuces » pour mon ordinateur </li></ul><ul><li>Une forte mise en avant des projets TIC de la ville : Réservation des tennis, catalogue des bibliothèques, administration électronique…pour créer une dynamique. </li></ul><ul><li>Fréquentation et satisfaction </li></ul><ul><li>Une fréquentation en hausse constante </li></ul><ul><li>stats : 200.000 visiteurs, 380.000 visites pour 1.200.000 pages vues </li></ul><ul><li>Répartition par catégories : C = 37%, B = 35%, A = 28% </li></ul><ul><li>Répartition par classe d’âge : 72% des intranautes ont entre 18 et 45 ans et 28% ont plus de 45 ans </li></ul><ul><li>Taux de satisfaction en forte hausse : 51% en 2003 > 79% en 2004 </li></ul>
    14. 14. IntraParis : Enseignements issus du projet V1 <ul><li>Nécessité d’un projet accepté par tous </li></ul><ul><li>Une concertation longue de toutes les directions mais constructive car elle permet l’appropriation du projet par tous. </li></ul><ul><li>Instituer la concertation via des groupes projets </li></ul><ul><li>Communication régulière à l’extérieur de la communauté de projet </li></ul><ul><li>Organisation des contenus </li></ul><ul><li>Erreur dans une répartition trop fermée des contenus entre le Portail et les autres sites des directions. </li></ul><ul><li>> Solution : redonner au Portail sa vocation d’aiguilleur </li></ul><ul><li>Savoir aller pas à pas dans l’enrichissement des contenus et se fixant des étapes clés. </li></ul><ul><li>Organisation des accès </li></ul><ul><li>Erreur initiale de sous-dimensionnement des accès proposés depuis IntraParis. </li></ul><ul><li>> La logique pousse finalement à généraliser les accès depuis IntraParis </li></ul><ul><li>Penser le portail comme la page d’accueil du navigateur par défaut > Savoir expliquer que le projet n’est jamais fini et que le média permet d’expérimenter des propositions. </li></ul>
    15. 15. IntraParis : Perspectives <ul><li>Personnalisation </li></ul><ul><li>Mise en place d’un système d’authentification permettant l’accès à </li></ul><ul><ul><li>- à des services personnalisés (groupware, webmail…) </li></ul></ul><ul><ul><li>aux applications de l’agent (Métiers, GRH) </li></ul></ul><ul><li>Réflexion complémentaire sur la personnalisation des contenus. </li></ul><ul><li>Workflow </li></ul><ul><li>Accélération des processus de visas (dématérialisation) </li></ul><ul><li>Simplification des processus logistiques (fournitures) et GRH (congés) </li></ul><ul><li>Traitement des demandes dématérialisées externes (Administration Electronique) </li></ul><ul><li>Refonte de la charte éditoriale </li></ul><ul><li>Retravailler sur les arborescences qui se sont enrichies </li></ul><ul><li>Vérifier l’adéquation entre mise en forme et infos publiées </li></ul><ul><li>Prendre en compte de nouvelles fonctionnalités (ex : personnalisation) </li></ul><ul><li>Garantir l’accessibilité de tous les agents à IntraParis (XHTML, CSS) </li></ul><ul><li>Automatiser la circulation de l’information </li></ul><ul><li>RSS externe (revue de presse électronique), RSS interne entre les sites </li></ul>

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