1. Pengertian dokumen dan dokumentasi
Jenis - jenis dokumentasi
Kegiatan dokumentasi
Kegunaan dokumentasi
Faktor penyebab kerusakan dokumen dan cara
pelestarian dokumen

2. Pengertian Dokumen
Kamus Umum Bahasa Indonesia
sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan
sebagai bukti / keterangan.
Kamus Kepegawaian
1) semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak
2) segala benda yang mempunyai segala keterangan yang
di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan ataupun
untuk disebarkan.

3. Kamus Bahasa Inggris Webster
1) dokumen dapat membuktikan dengan keterangan
melengkapi keterangan dengan data-data.
2) dokumen melengkapi keabsahan keterangan seperti
surat keterangan pernyataan, lampiran-lampiran seperti
untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
Ensiklopedia Umum
1) dokumen berarti surat akte, piagam
2) surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak
yang dapat memberi bukti atau keterangan.
Ensiklopedia Administrasi
warkat asli yang digunakan sebagai alat bukti atau
sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

4. Pengertian Dokumentasi
Kata dokumentasi berasal dari bahasa Inggris Documentation,
sedangkan menurut bahasa Latin adalah Dokumen yang artinya
pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian,
dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan –
keterangan dan penerangan dan bukti, begitu pula menurut
Ensiklopedia Indonesia adalah pencarian, pengumpulan dan
peraturannya.
Dari pengertian diatas terdapat 2 unsur yaitu :
» Kumpulan-kumpulan dokumen yang dapat memberi keterangan
atau bukti-bukti aktivitas yang terkait dengan proses kemudian
yang terkait dengan proses pengembangan
» proses pengembangan dan pengelolaan secara sistematik serta

5. Jenis - jenis Dokumen
Pemakaiannya
Dari segi pemakaiannya /
kepentingannya
Dokumen pribadi
Surat - surat penting untuk kepentingan
pribadi.
Contoh : STTB, akte kelahiran, KTP, dsb.
Dokumen niaga
Surat - surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat bukti transaksi – transaksi jual
beli.

6. Dokumen pemerintah
Surat-surat penting yang dipakai sebagai
pembuktian kegiatan pemerintah.
Contoh : Undang-undang, Peraturan Pemerintah,
KEPRES, KEPMEN, PERDA, Perjanjian kerja
sama antar Negara.
Dokumen sejarah
Surat-surat atau catatan penting sebagai alat
pembuktian peristiwa pada masa lampau.
Contoh :
1) Teks proklamasi, Teks pancasila, Teks sumpah
pemuda
2) Rekaman film perjuangan, Gambar atau foto
sejarah peristiwa
3) Sejarah berdirinya suatu perusahaan

7. Dari segi fungsinya
Dokumen dinamis
Dokumen yang dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
1) Dokumen dinamis aktif : dokumen yang masih
dipergunakan secara terus menerus dalam
proses penyelesaiian pekerjaan.
2) Dokumen semi aktif : dokumen yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun tetapi
terkadang masih diperlukan.
3) Dokumen in aktif : dokumen yang sudah jarang
dipergunakan.
Dokumen statis

8. Dari segi ruang lingkup bentuk fisiknnya
Dokumen korforil
Dokumen berupa benda bernilai sejarah (merupakan dokumen
museum)
Contoh : Arca, patung, pakaian adat, ruang kuno, keris, Dsb
Dokumen literal / lliterer
Dokumen yang dicetak dan di tulis (merupakan dokumen
perpustakaan)
Contoh : buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset,
Dsb.
Dokumen Privat
Dokumen berupa surat – surat atau arsip (dokumen yang
disimpan di bagian kearsipan)
Contoh : surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda
bukti laporan, Dsb.

9. Dokumen privat :
1) ( Personal record ) catatan yang berhubungan
dengan masalah kepegawaian.
contoh : absen pegawai, daftar riwayat hidup,
daftar riwayat pekerjaan, DP3, KPY, dsb.
2) ( Financial record ) catatan mengenai keuangan.
contoh : kwitansi, cek, giro, laporan keuangan,
tagihan, dsb.
3) ( Sales record ) catatan yang berhubungan
dengan perdagangan.
contoh : catatan pelanggan, surat pengantar
barang, promosi, penjualan, pemasaran, dsb.
4) ( Inventary record ) catatan barang inventaris
kantor.
5) ( Production record ) catatan hasil produksi.

10. Kegiatan Dokumentasi
● Mencari dan mengumpulkan dokumen
Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima
informasi, tukar
menukar informasi, atau berlangganan membeli
dokumen.
Tujuan : untuk dijadikan bahan dokumentasi
● Mencatat dokumen ke dalam buku induk
dokumen
Buku induk terdiri dari : No. Urut, tanggal, pencatatan,
Judul, pengarang, kota tempat penerbit, tahun terbit,
jumlah,

11. ● Mengolah dokumen menjadi bahan
dokumentasi
langkah – langkah yang harus dilakukan yaitu :
a) Memilih dokumen yang akan dijadikan bahan
dokumentasi
b) Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi
dokumen
c) Membuat ringkasan abstrak atau terjemahan
d) Menetapkan dokumen yang sudah selesai
menjadi bahan dokumentasi
e) Menggolongkan dalam klasifikasi tertentu
f) Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai
dengan kebutuhan
● Memproduksi dokumen

12. ● Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen
♪ Distribusi aktif adalah penyebaran dokumen
yang dilakukan
secara terus – menerus sebagai pekerjaan
rutin.
♪ Distribusi pasif adalah penyebaran dokumen
sesuai permintaan
pihak yang memerlukan .
● Menyimpan dan memelihara dokumen
Penyimpanan dokumen Korforal merupakan
tanggung jawab permusiuman, dan dokumen
Literal merupakan tanggung jawab perpustakaan.
Cara menyimpan dokumen :
a) Menyimpan fisik dokumen adalah wujud
dokumen itu yang disimpan.

13. catatan :
Dokumen yang berupa surat – surat dan warkat
disimpan menurut sistem kearsipan yaitu sistem
abjad, masalah, wilayah, tanggal, nomor, micro
film, slide, pita kaset, video kaset.
Dokumen yang disimpan atau dirawat agar terjaga
kelestariannya dan senantiasa dapat dipergunakan
yang perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi
kerusakan.
Dokumen jangan disimpan di tempat panas atau
lembab karena dapat merusak ketahanan
dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan
funigasi.

14. Kegunaan Dokumentasi
a) Dokumen memberikan informasi tentang isi dokumen kepada
yang memerlukan.
b) Dokumen menyiapkan alat bukti dan data – data tentang suatu
keterangan dokumen
c) Dokumen menyiapkan dan menyelamatkan fisik dokumen dan
isi dokumen
d) Dokumen melestarikan dokumen – dokumen dari kemusnahan
e) Dokumen menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian
para ilmuan
f) Dokumen mengembangkan koleksi dokumen untuk
kepentingan bangsa dan negara
g) Dokumen dapat menjamin keutuhan dan keontetikan informasi