Apresentação sobre Gerenciamento de Projetos para a equipe do SCCP.

1. Caminhos para fazer com que as coisas aconteçam
na hora certa, no custo combinado e da maneira acordada
Gerenciamento de Projetos
Encontro de Compartilhamento de Conhecimento
01/Abr/2014
Alessandro Gonçalves
TI SCCP

2. Atualmente na TI e no
clube
• Temos em fase de levantamentos ou em implantação:
• Nova estrutura de rede da Secretaria
• Um novo sistema de backup
• Virtualização de servidores
• Reestruturação do Data Center
• Melhorias no processo de Segurança da Informação
• No Clube:
• Construção no novo CT da base
• Reforma da academia
• Entre diversos outros projetos

3. O problema
• A maioria dos projetos no mundo:
• não é terminada no prazo
• ultrapassa os custos estimados
• nem sempre atende ao que foi realmente solicitado
• Segundo o Standish Group International:
• 31% de todos os projetos são cancelados antes do término
• 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento, ou ambos
• Os projetos ultrapassam, em média 189% dos custos estimados
• Os projetos ultrapassam, em média 222% do prazo estimado

4. E por aqui?
• Temos problemas parecidos?
• Conseguimos acompanhar adequadamente cada
projeto?
• Usamos as ferramentas e técnicas adequadas, com
conhecimentos específicos sobre projetos, para
aumentar as chances de sucesso?
• Se há uma forma melhor de fazer, por que não usar?

5. Por que isso acontece?
• Não aprendemos a planejar (não aprenda apenas o que ensinam na escola!)
• É necessário planejar bem e executar bem
• Será que estamos sempre preparados para mudanças de
planos?
• Os objetivos foram realmente bem definidos?
• Temos e usamos os conhecimentos e técnicas adequadas?
• Controlamos e monitoramos adequadamente todos os
projetos?
• Priorizamos adequadamente? (Todos têm mais projetos do
que tempo)

6. Por que isso acontece?
• Além disso, várias vezes:
• Há vários responsáveis pelo projeto
• A comunicação é inadequada
• Riscos não são previstos
Para que as coisas funcionem bem:
TUDO TEM QUE TER UM
RESPONSÁVEL!
Comunicação inadequada é um dos
maiores problemas em qualquer
empresa.
(ou em qualquer lugar do mundo)
Pouca gente gerencia riscos.
Todo mundo corre riscos!

7. Projetos
• O que são?
De uma maneira genérica:
Algo que tenha uma data para começar e para
terminar e que gere um produto ou serviço único.
A reforma da academia
Um evento no salão de festas
A reforma da academia
A instalação de telefonia IP
A atualização do Mega
Um jogo de futebol (o evento)
Criação de uma área de análise no futebol de baseImplantação do Service Desk

8. E dá para melhorar tudo
isso?
“Caminho mais rápido, mais fácil e mais barato para se atingir o objetivo”
• Sim, e muito! Através do Gerenciamento de Projetos.
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de
conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução
de projetos de forma efetiva e eficaz.

9. Gerenciamento de
Projetos
• Existem caminhos já estudados e testados por
organizações do mundo todo, de qualquer porte.
• Mas não há um caminho único e ideal para todas as
empresas, uma receita infalível. O que há é um
conjunto de práticas recomendadas que aumentam
consideravelmente as chances de sucesso.

10. PMBoK (Guia de boas práticas)
PMI (Instituto responsável)
• Conjunto de conhecimentos, boas práticas, formando a base do
gerenciamento de projetos.
• É um guia que sugere processos bem definidos, que se relacionam.
• Elaborado pelo PMI (Project Management Institute), reconhecido no
mundo todo e aplicável em organizações e projetos de qualquer tamanho.
(O churrasco do final de semana pode ser um projeto).

11. Como são gerenciados os projetos

12. Os processos do Gerenciamento
de Projetos
• Veja que o
planejamento vai
até perto do fim,
e que projeto tem
que ‘começar’ e
‘ser encerrado’.
Parece óbvio, mas
nem sempre
acontece.
• Tem mais coisas no encerramento de um projeto além da simples entrega. Mesmo
projetos em que o produto ou serviço não são entregues, precisam ser encerrados.
Aprendemos com isso. Algumas atividades do gerenciamento visam gerar conhecimento
para projetos futuros ou para outras equipes.

13. Exemplo de metodologia baseada no
PMBoK
• É uma sequência, com
os processos bem
definidos, contendo
entradas, ferramentas,
técnicas e saídas.

14. As áreas de conhecimento
• Existem áreas de conhecimento
distintas, cada uma com o seu
próprio plano.
• Cada projeto, dependendo da sua
complexidade, exige mais ou
menos documentos, técnicas, etc,
porém por menor que seja o
projeto, alguns passos devem ser
sempre seguidos.
Integração
Escopo
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos
Humanos
Comunicação
Riscos
Aquisições
Partes
Interessadas
PMBoK (PMI)

15. A qualidade de um projeto
• É necessário buscar o equilíbrio entre o
escopo, custo e tempo. A qualidade é
afetada quando se altera um dos três, porém
é preciso ter em mente que o escopo é
fundamental!
• Garantir que teremos o resultado esperado, com a
menor quantidade de trabalho e de dinheiro
possível.

16. Riscos
• Custa muito caro não gerenciar riscos!
• Risco é algo inevitável. Se você não quer correr riscos em projetos, não faça
projetos.
• Agora, se vai acontecer, gerencie, pense em respostas antes que aconteçam.
• Mas perca tempo apenas com o que realmente vale a pena, com o que
impacta de verdade.

17. Riscos
Custa muito caro
não gerenciar
riscos!
Riscos podem ser:
-Mitigados
-Aceitos
-Transferidos
-Eliminados

18. Gerenciamento de Projetos
Integração
Escopo
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos
Humanos
Comunicação
Riscos
Aquisições
Partes
Interessadas

19. Mapa de processos mais simples
• Baseado no PDCA,
amplamente utilizado
e base de tudo:
• Planejar (Plan)
• Executar (Do)
• Verificar (Check)
• Agir (Act)
• PDCA é um método
interativo para
controle e melhoria
contínua.

20. Termo de Abertura de Projeto (TAP)
Exemp
los
Trechos do documento
É importante acordar e
especificar claramente o que
vai ser feito.
E o que não vai ser feito!

21. Teoria de Jack
• Divida sempre um grande trabalho em pequenas partes
• Assim você pode dividir as atividades
(entre pessoas ou entre o seu tempo)
• É simples, mas precisa pensar diferente,
sempre!

22. Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)
Dividindo em pequenas
partes
• Uma boa EAP faz
com que um
projeto, mesmo
que complexo, seja
facilmente
gerenciável.

23. Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)
Dividindo em pequenas partes
Trecho do documento
...
Computadores Mesas
Comprar
Montar
• Chegar em um nível em que seja
possível determinar:
• Quem é o responsável
• Quanto vai custar
• Quanto tempo irá demorar
• Quais são os riscos (e as respostas a eles)
Isso representa um ‘Pacote de Trabalho’, que
pode ser cobrado, acompanhado, gerenciado.
• IMPORTANTE!

24. Cronograma
Exemp
los
• Há atividades que dependem de
outras. (não se pode instalar os
computadores se as tomadas não
forem instaladas, por exemplo)
• Atenção sempre ao Caminho
Crítico, atividades que se
atrasadas, impactam no prazo
de entrega do projeto.
• Nem todas as atividades estão
no caminho crítico.
• As que estão merecem atenção
total.

25. A questão não é apenas técnica
Habilidades
Técnicas
Habilidades
Sociais
• Gerenciar máquina, gerenciar
equipamento, construir documentos, é
fácil...
...agora, gerenciar pessoas, dores,
felicidades, tristezas e anseios...
• É necessário estudar aspectos técnicos,
mas é obrigatório estudar aspectos
humanos. Aprender sobre comportamento
às vezes vale mais, aprender sobre
resolução de conflitos às vezes vale mais.

26. Para pensar
• Gerente de Projetos não é bombeiro! Deve evitar problemas.
• Todas as empresas têm projetos.
• O objetivo é minimizar a chance de problemas, se você
tem um pensamento organizado, estruturado, encaixado,
a chance de sucesso aumenta muito!
• O trabalho é menor
• O custo é menor
• O resultado é melhor
• Gerenciar crise custa caro!
• Custa muito apagar um incêndio por dia.
“O executivo brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas ele
sempre tem dinheiro para refazer” (Ricardo Vargas)

27. Por que é importante?
• Para o clube
• Porque realizamos mais e em menos tempo, custando menos e
fazendo o que realmente deve ser feito.
• Porque aumenta a previsibilidade e melhora resultados.
• Para vocês (nós)
• Porque o mercado valoriza, paga bem para quem faz o que
realmente deve ser feito, com bons processos e bons
resultados.
• Porque muita gente precisa de pessoas que resolvam
problemas, e irão valorizar isso.
• Porque o Brasil precisa de pessoas que saibam planejar e que
produzam com rapidez e qualidade.

28. Por que é importante?
• Porque atitude, visão com ação, determina quem tem sucesso e quem fica no
mesmo lugar.

29. Sugestões para pesquisa
• Gerenciamento de Projetos
• PMI / PMP (certificação para Gerente de Projetos) / PMBoK (o guia de boas práticas)
• Prince2
• Documentos do www.beware.com.br
• Gerenciamento Ágil de Projetos
• Podcasts e outros materiais do ‘Ricardo Vargas’ (use o Google)
• EAP (WBS em inglês), parte do gerenciamento de escopo
• ‘Caminho crítico’, parte do gerenciamento de tempo
• ‘Matriz RACI’, parte do gerenciamento de recursos humanos
• PDCA, para controle e melhoria contínua