Alexandre CHEVRIER de CORCELLES – Mai 2014
AMBASSADE DE FRANCE EN NORVÈGE
5 mai 2014
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Alexandre CHEVRIER de CORCELLES – Mai 2014
II – Rationalisation :
1) Rangement & ordre :
Constat : Outre le manque de prop...
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Propositions : L’envoi à chaque agent d’un questionnaire demandant quels points...
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2014 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

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2014 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

  1. 1. Alexandre CHEVRIER de CORCELLES – Mai 2014 AMBASSADE DE FRANCE EN NORVÈGE 5 mai 2014 La note ci-dessous est une version modifiée et enrichie de celle que j’avais rédigée en prévision de la réunion de dialogue social en décembre 2013. Environnement de travail : Amélioration du cadre commun Ce qui suit est un constat fait dans le bâtiment de l’Ambassade situé au Drammensveien 69 où sont abrités Chancellerie et Consulat. Il pourrait néanmoins trouver un écho dans les autres implantations disséminées à Oslo. En effet, à défaut de bénéficier d’un site unique regroupant l’ensemble des services, il conviendrait d’animer l’ensemble de l’équipe autour d’une rationalisation aussi complète que possible de notre espace de travail commun en prenant en compte son caractère « représentatif ». I – Propreté : Constat : La prestation de nettoyage fournie est bien en-deçà de ce que doit être notre attente. Cet état de fait a pour conséquence une saleté visible et vécue aussi bien par les agents que les visiteurs extérieurs qui se présentent quotidiennement. Propositions : Outre la nécessité de faire constater les « limites » de la prestation à l’entreprise chargée du nettoyage, il conviendrait de réévaluer le nombre d’heures et d’agents de nettoyage dévolus à cette tâche quotidienne en y allouant notamment un poste budgétaire plus conséquent. A cela s’ajouterait une facilitation du travail des agents de nettoyage par : - une vérification, avec les agents concernés, du matériel mis à disposition et un approvisionnement régulier de produits d’entretien nécessaires. - la mise en place d’un emploi du temps semainier avec, pour chaque journée, un récapitulatif précis des tâches à effectuer (listes à cocher).
  2. 2. Alexandre CHEVRIER de CORCELLES – Mai 2014 II – Rationalisation : 1) Rangement & ordre : Constat : Outre le manque de propreté, font aussi parfois défaut le rangement et l’ordre. Des armoires pleines, des stocks disséminés, des mobiliers pour certains mal répartis, obsolètes ou simplement inutiles. Propositions : un « nettoyage de printemps ». Le premier aurait lieu avant l’été puis observerait ensuite une fréquence d’une à deux fois par an. A cette occasion, chaque agent serait amené – en concertation avec ses collègues et/ou sa hiérarchie directe – à jeter ou détruire matériels et documents inutiles (en incluant les espaces communs tels que la cuisine, halls d’accueil, lieux d’archivages et pièces servant de débarras au sous-sol). Dans cette optique, une location de bennes serait nécessaire ainsi qu’un système de « vente & don » pour ce qui est encore en bon état mais sans utilité de service (exemple : matériel informatique « non sensible » pouvant être offert). Dans cette même démarche, il serait utile de rédiger des plaquettes informatives placées dans les pièces communes invitant les utilisateurs à conserver ces endroits en bon ordre. Incidemment, des réorganisations diverses pourraient être envisagées : - Stock de fournitures de bureau : Création en sous-sol d’un lieu unique dédié à ces éléments qui sont, jusqu’à présent, disséminés ça et là dans différentes armoires. Ce regroupement donnant, à la personne en charge du réassort, une vision réaliste et plus réactive des commandes à envisager. - Architecture informatique Eole : A l’instar du toilettage actuellement en cours sur le groupe Chancellerie, il conviendrait de l’appliquer aux autres groupes afin de les rendre plus lisibles pour tous. Notamment en supprimant les fichiers redondants ou « antiques » et en renommant les autres plus clairement. 2) Accueil : 2.1) Agents & visiteurs : Constat : Notre espace commun peut se définir selon deux éléments : l’un « représentatif » pour les visiteurs extérieurs reçus à la Chancellerie et au Consulat, l’autre « qualitatif » pour les agents qui y travaillent quotidiennement. Cette bâtisse, par son caractère ancien, n’offrant pas toute les conditions d’une fonctionnalité optimale, il conviendrait de la faire évoluer pour mieux prendre en compte ces deux champs essentiels.
  3. 3. Alexandre CHEVRIER de CORCELLES – Mai 2014 Propositions : L’envoi à chaque agent d’un questionnaire demandant quels points matériels sont à améliorer en priorité pour offrir un plus grand confort personnel dans l’espace de travail immédiat. Dans cette même optique, ce rapide sondage serait l’occasion d’exprimer : - des suggestions afin de créer une offre « détente » adaptée (salle de repos ?, réfection des espaces repas ?, création d’un espace jardin ?, etc..). - un sentiment sur l’accueil réservé aux visiteurs extérieurs (public consulaire, invités, etc..) et, au besoin, faire des propositions concrètes pour son amélioration sans surcoût excessif. 2.2) Accueil consulaire : Constat : A ce jour, la gestion du public consulaire oblige les agents dédiés à accorder leur charge de travail – dans la période 09 à 13 heures – en fonction du nombre de personnes qui se présentent, pour la plupart sans rendez-vous, dans le SAS d’accueil. Proposition : Il faudrait envisager un accueil avec une prise de rendez-vous préalable uniquement. Dans cette optique, la refonte du menu téléphonique de l’Ambassade serait un parallèle nécessaire à la mise en place de cette nouvelle règle dont la publicité serait faite suffisamment en amont par nos relais propres (sites Internet et Facebook, agences consulaires,..). L’accueil resterait évidemment ouvert à toute personne se présentant avec un caractère d’urgence réelle et jugé comme tel par les agents en charge. III- Budget : Constat : Les surplus financiers dégagés en fin d’année budgétaire pourraient être mieux concertés et alloués. Proposition : Afin d’utiliser au mieux l’ensemble des crédits, il serait souhaitable d’établir un fichier simple à valeur non contraignante remis à jour régulièrement et établissant toutes les dépenses extra ordinaires (matériels hors fournitures de bureau et frais de fonctionnement hors charges courantes) à envisager au cours de l’année restante. Chaque agent pourrait le consulter et donner un avis quant aux priorités à établir. De plus, sa révision régulière par la hiérarchie aurait pour but d’offrir une visibilité claire sur les deux derniers mois de l’exercice comptable afin de dépenser entièrement et utilement l’ensemble des crédits. Ainsi, pour la fin 2014, pourrait être envisagé, en remplacement des distributeurs d’essuie-papiers, un achat d’essuie-mains électriques dont le coût d’achat est plus vite amorti sur le long terme et dont l’impact environnemental reste faible.

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