Retour d'expérience mise en oeuvre One2Team

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Retour d'expérience mise en oeuvre One2Team

  1. 1. Page 1 Diffuser les meilleures pratiques et processus pour réussir les projets stratégiques de transformation (L’outillage des programmes / projets SI avec les OTC) REX Ville de PARIS - 2003
  2. 2. Page 2  1 - Contexte et enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience Sommaire
  3. 3. Page 3  Réussir le SDI (ensemble de projets à piloter) et instaurer une culture projet :  mise en place d’une gouvernance des projets,  mise en œuvre d’une organisation par projet,  formalisation et diffusion des bonnes pratiques de gestion de projet (application des pratiques par l’ensemble des acteurs)  Parmi les principes directeurs des SDI :  réaliser et déployer des applications dans un cadre organisé et urbanisé,  favoriser les progiciels pour les besoins couverts en standard,  maîtriser les choix sur le long terme (intéropérabilité),  accéder aux meilleurs services aux meilleurs prix, SDI Contexte et Enjeux
  4. 4. Page 4 La Convention de Service  Elle précise les rôles et responsabilités générales de la MOA (Directions) et MOE (DSTI) dans le cadre des projets SI  Identifie son besoin  Organise l’AMOA  Valide la solution proposée  Pilote le projet  Conduit le changement  Effectue la recette fonctionnelle  Administre les données  Initie les évolutions fonctionnelles  Fait les déclarations à la CNIL (fichiers nominatifs) MOA  Conçoit et propose la solution  Pilote la réalisation  Choisit le mode de réalisation  Effectue la recette technique  Assure l ’exploitation  Coordonne les fournisseurs  Assure la sécurité  Réalise la maintenance MOE Prestataires AMOA Sous-traitants Orchestrer les conventions de Service mise en place entre MOA et MOE
  5. 5. Page 5 Le pilotage des grands projets : enjeux majeurs TRANSVERSALITÉ et COMMUNICATION • Jusqu’à 10 projets majeurs •Des acteurs impliqués sur plusieurs projets •Réutilisation •3 à 6 instances •Plan Qualité •Processus projets à faire respecter et à communiquer VOLUME D’INFORMATION PROCESSUS DE PILOTAGE • 700 documents /Trim. • 500 actions / Trim. • 100 livrables / projet COHERENCE ET REFERENTIEL ENTRE PROJETS •5 à 10 chantiers •4 à 5 équipes (MOA, MOE, AMOA, AMOE, Editeur) •Différents sites / départements •Être opérationnel immédiatement Pilotage des grands projets
  6. 6. Page 6 Facteurs clé de succès des projets «Sécuriser la réussite des grands projets, avoir la visibilité nécessaire sur le portefeuille» « Collaborer et contrôler le travail des sous-traitants.» « permettre une collaboration fluide et efficace sur les projets,» « Soutenir la mise en place et la diffusion des bonnes pratiques, clarifier jalons et responsabilités » Sous- traitance Management Projets Équipes projet Qualité Recherche d’une solution OTC qui réponde aux facteurs clefs de succès des projets
  7. 7. Page 7 Sommaire  1 - Contexte et enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience
  8. 8. Page 8 Instances de décision MOEMOA Une solution collaborative qui fédère les acteurs projet Prestataires MOEAMOA Le choix se porte sur une solution fédératrice et collaborative (OTC) Directions de programme et projets Clients internes DSI Critères clés de choix : Collaboratif - Simple– Centré sur apport de valeur opérationnelle à tous les utilisateurs - Mise en œuvre rapide –Évolutif … Intégrateurs
  9. 9. Page 9 Choix de la solution OTC Plate-forme collaborative ONE2TEAM Gestion collaborative des processus et de la qualité Pilotage collaboratif des programmes / projets (portfolio management) Management des risques Suivi d’actions, Livrables, Phases, jalons Suivi de décisions, Reporting projet, Dashboard multi-projets, … Modélisation de processus projet et métier, Collaboration sur ces processus, Pilotage et suivi d’avancement, Indicateurs calculés, Référentiel, Traçabilité et auditabilité, … Collaboration Documentaire Knowledge Management Portail collaboratif projets et communication d’équipes (travail en réseau) Portail collaboratif, Droits d’accès, Broadcasting, Annonces, Collaboration sur objets métier, …  Droits d’accès, Versionning, Notifications, abonnements, alertes, Circuits de validation, Recherche full text, Emprunt et restitution, Méta-données et vues, Publication et Capitalisation …
  10. 10. Page 10 Chef du projet Comité de pilotage Sponsor Transfert de compétences Communication Un déploiement en mode projet Technique Définition des pratiques L’équipe projet Chantier 1 Chantier 2 Chantier 2 Chantier 2
  11. 11. Page 11 Généraliser aux projets majeurs du SDI Équiper un premier projet pilote Nombredeprojets X utilisateurs Un déploiement en 3 étapes Préparer la généralisation Projet 1 Projet 1 Projet 2 Projet 3 Projet 4 Projet 5 Projet X
  12. 12. Page 12 Critères de choix du premier projet à déployer  Le projet retenu :  Projet représentatif des projets à outiller dans le futur  Projet stratégique à réussir  Chef de projet moteur  Forte valeur ajoutée attendue  Date de démarrage du projet coïncidant bien  Lancement du projet en présence de la direction de projet, de l’éditeur / intégrateur de l’OTC retenu (outil O2T) et du département qualité & méthodes.
  13. 13. Page 13  Préparer l'environnement de production pour la formation Exemple : reprise des documents, préparation de la liste des livrables, des risques, ...  Faire valider les pratiques par les directeurs de projet SIRH (DSTI, MOA et Intégrateur)  Préparer un support à donner aux utilisateurs lors des formations  Formation des utilisateurs finaux (futurs utilisateurs de O2T)  Accompagnement sur l'utilisation de One2team  Identifier les pratiques à mettre en oeuvre (1er entretien avec chef de projet)  Définir les pratiques (x ateliers selon les pratiques identifiées)  Paramétrer l'outil (paramétrage des pratiques cibles dans O2T) Détail des étapes de déploiement
  14. 14. Page 14 Sommaire  1 - Présentation du contexte et les enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience
  15. 15. Page 15 Le choix des processus projet clé à outiller Une synthèse de différentes compétences  Des grandes lignes directrices et principes de conduite de projet ont été établis sur la base :  du savoir faire et des méthodes du client (DSI)  du guide de Management de Projet interne réalisé avec un prestataire  des besoins exprimés par le projet pilote  de l’expérience des consultants de l’éditeur / intégrateur One2Team (retours d’expériences/ implémentation chez des clients)  Sur la base de ces ligne directrices, durant les ateliers, nous avons pu définir en détail le contenu de chaque pratique à traduire dans One2team.
  16. 16. Page 16 Le choix des processus projet clé à outiller Une démarche par pratique de gestion de projet LA STANDARDISATION DES PRATIQUES – suite La définition des pratiques cibles inclut :  Les objectifs de la pratique  La description du schéma de fonctionnement (enchaînement des activités, règles de gestion et acteurs associés)  Rôles et missions des acteurs du projet pour chacune des activités identifiées : Instance de décision Directeur de projet Chef de projet (chef de chantier) Utilisateur pilote
  17. 17. Page 17 Portail Projets Gestion documentaire 1 Suivi des actions 2 Suivi des risques 4 Suivi des anomalies et demandes d’évolution 3 Reporting 6 Suivi des livrables 5 Socle de capitalisation et de processus Le choix des processus projet clé à outiller Cible retenue Les processus apportant le plus de valeur aux équipes projets et au Management VA équipes VA Mgt VA Orga
  18. 18. Page 18 Exemples concrets : Portail du programme Arborescence du projet Espaces collaboratifs par chantier Espace « direction de projet » Informations clé …
  19. 19. Page 19 Exemples concrets : Collaboration documentaire Recherche rapide Droits d’accès Gestion des versions Collaboration à plusieurs Circuits de validation …
  20. 20. Page 20 Exemples concrets : Suivi des livrables Clés de suivi des Livrables par chantier, par entité, par période, par personne Avancement collaboratif Communication Visuel retards, tendances …
  21. 21. Page 21 Exemples concrets : Suivi des risques Identification par chantier et au global Qualification impact, probabilité Plans d’actions risques Visualisation consolidée projet par niveau de risque
  22. 22. Page 22 Exemples concrets : Suivi des faits techniques Gestion du processus de traitement des faits techniques Anomalies Demandes d’évolution Utilisation
  23. 23. Page 23 SOMMAIRE  1 - Présentation du contexte et les enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience
  24. 24. Page 24 Boite à outil pratiques = environnement projet modèle Passage à une démarche industrialisée « boîte à outil projets» Portail Projets Gestion documentaire 1 Suivi des actions 2 Suivi des risques 4 Suivi des anomalies et demandes d’évolution 3 Reporting 6 Suivi des livrables 5 Socle de capitalisation
  25. 25. Page 25 Paramétrage pratiques génériques Besoins Locaux (de chaque projet) Gestion documentaire Suivi des livrables Suivi des actions Suivi des risques Suivi des demandes d’évolutionSuivi des anomalies Reporting Core model Particularités projet 90 % 10 % +  Découpage en phases  Gestion documentaire  Chantiers du projet  Processus de validation des doc.  production du Reporting Projet SI paramétré dans One2Team Passage à une démarche industrialisée 90% de socle commun pour tous les projets En quelques jours, chaque nouveau projet est désormais opérationnel
  26. 26. Page 26 SOMMAIRE  1 - Présentation du contexte et les enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience
  27. 27. Page 27 Le retour d’expérience 3.1 Constats et résultats obtenus après environ une année d’utilisation  Unicité de la documentation projet  Une Meilleure gestion des projets :  Des acteurs responsables et impliqués,  Un pilotage des projets par les livrables  Mise en place d’un pilotage efficace des projets (mode « down top »),  Des gains de temps notables pour chaque utilisateur :  recherche d’information sur le projet,  publication et notification des documents,  préparation des reporting.
  28. 28. Page 28 Le retour d’expérience 3.2 Les facteurs clefs de succès  Le support du management et son implication (validation des pratiques)  L’adhésion de la direction de projet SI à outiller avec O2T  La nomination d’un « champion » au sein de chaque projet  La formalisation des pratiques de gestion de projet en amont et la description détaillées des missions des acteurs du projet,  Faire adhérer aux pratiques définies  La réalisation de revues d’appropriation (bilans intermédiaires)  Doter l’organisation d’un « Centre de Compétences » O2T (administration centrale – « gardien du temple »)  Favoriser la culture du partage des bonnes pratiques
  29. 29. Page 29 Le retour d’expérience 3.3 Les pièges à éviter  Sous estimer le caractère technique de ces projets (O2T est sous tendu par les NTIC),  Déployer les pratiques en mode « big bang » (risque de rejet par les utilisateurs),  Vouloir « tout gérer » dans One2Team (ex : tout notifier via la messagerie interne) : risque de « noyade »…
  30. 30. Page 30 Le retour d’expérience 3.4 Quelques recommandations  Ne pas sous estimer les ressources internes : projets consommateurs (expression des besoins, paramétrage, formation, accompagnement et administration)  Faire la guerre aux « resquilleurs » (utilisation de la messagerie en parallèle pour transférer des documents projets par exemple)  Outiller avec One2Team des projets de taille significative pour un réel retour sur investissement (durée, nombre d’acteurs, périmètre projet)
  31. 31. Page 31 Résultats pour les projets TRANSVERSALITÉ et COMMUNICATION Plateau projet commun Communication Visibilité Processus communs diffusés VOLUME D’INFORMATION PROCESSUS DE PILOTAGE Auditabilité Traçabilité QUALITE et AUDITABILITE Référentiel multi-projets Ré-utilisation
  32. 32. Page 32 Une forte utilisation de l’outil 1. Un fort volume d’informations géré sous One2Team qui augmente régulièrement  3000 documents créés  2200 actions suivies  300 faits techniques soulevés et traités  x livrables à ce jour  …. 2. Une utilisation régulière et forte par chaque projet :  Exemple pour 1 grand projet :  350 documents mis à jour par mois  400 actions modifiées ou nouvelles par mois  15 risques mis à jour par mois  ….
  33. 33. Page 33  Gains qualitatifs :  mutualisation documentaire, référencement commun  suivi des validations documentaires  suivi synthétique par chantier et responsable des actions  suivi des risques  suivi des anomalies et demandes d’évolutions documentaires  Gains quantitatifs : Gains de temps : 25% à 30% de temps gagné p/r suivi entièrement manuel  Pour les points de suivi par chantier, édition rapide des listes d’actions ainsi que leur statut d’avancement,  Pour les suivi des anomalies et de demandes d’évolution,  Pour la recherche de documents, le suivi des chrono… Témoignage d’un chef de projet
  34. 34. Page 34 SOMMAIRE  1 - Présentation du contexte et les enjeux  2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre  3 – Exemples concrets  4 – Industrialisation de l’outillage des projets  5 - Le retour d’expérience  6 - Questions
  35. 35. Exemple de pratique : le processus de gestion des risques
  36. 36. Page 36  Objectif de la gestion des risques  Suivre le portefeuille des risques tout au long du projet. Les risques projet sont « officialisés » en réunion projet et chaque risque est qualifié : :  Description du risque (ex : retard de la commande de la plate-forme de dév.)  Classe de risque correspondante (ex : risque lié à des contraintes externes au projet)  Facteur de risque (ex : marché non validé – refus provisoire contrôle légalité)  Période probable d’apparition (ex : phase de Réalisation - Tests d’intégration)  Conséquence (ex : décalage du planning – phase de réalisation retardée)  Risque brut (ou criticité) (= probabilité d’apparition X gravité)  Mesures d’atténuation retenues (aucune dans ce cas….)  Chaque risque est affecté à un responsable du risque (chef de projet ou chef de chantier) en charge de la mise sous contrôle du risque.  Le responsable nomme, pour chaque risque, en acteur en charge de l’application et du suivi des mesures d’atténuation décidés en réunion projet (plan d’actions lié à chaque fiche risque).  Le responsable prépare et présente en réunion projet suivante le reporting des risques :  présentation des risques pondérés (risque brut x niveau de risque actualisé)  décision par l’instance de décision de lancer de nouvelles actions d’atténuation  Identification et officialisation de nouveaux risques Exemples concrets : Suivi des risques Ateliers de définition des pratiques cibles et paramétrage PROCESSUS
  37. 37. Page 37  Actualisation des niveaux de risques (évaluation de l’impact des mesures d’atténuation – actions)  Calcul des risques pondérés à présenter en réunion projet  Préparation du reporting des risques (point sur actions, risque pondéré, proposition de nouvelles actions,..) Préparatio n du reporting Réunion projet Suivi des risques  Reporting des risques par chaque responsable (= passage en revue des risques pondérés)  Décision de lancer des actions pour atténuer le niveau de risque (plan d’actions lié à chaque fiche risque)  Officialisation de nouveaux risques et nomination des responsables avec évaluation du risque brut (probabilité d’apparition x gravité)  Mise à jour du portefeuille de risques  Lancement des actions décidées en réunion projet avec affectation aux acteurs en charge  Suivi de l’avancement du plan d’actions (points d’avancement périodique entre responsable et acteur en charge) Schéma de fonctionnement de la gestion des risques Périodicité mensuelle Périodicité bimensuelle Périodicité mensuelle Exemples concrets : Suivi des risques Ateliers de définition des pratiques cibles et paramétrage PROCESSUS Exemples concrets : Suivi des risques
  38. 38. Page 38 Création et qualification du risque dans l’outil Affectation des acteurs en charge du lancement et suivi des mesures d’atténuation (plan d’actions) Risque identifié Création et qualification du risque Lancement et suivi des mesures d’atténuation Préparation du reporting des risques Présentation du reporting des risques Risques actualisé Acteur : Instance de décision ( comité de pilotage stratégique,…) Activités :  qualification du risque  nomination d’un responsable du risque (responsable)  décision des actions à lancer (plan d’actions) Acteur : responsable du risque (directeur de projet / chef de chantier) Activités :  mise à jour du portefeuille des risques  planification des actions décidées en réunion projet  affectation des acteurs en charge du lancement et du suivi des actions Classe de risque Facteur de risque Période probable d’apparition Description du risque Conséquence Risque brut (= probabilité d’apparition X gravité) Mesures d’atténuation Acteur : acteur en charge Activités :  lancement des mesures d’atténuation  suivi du plan d’action (mesures d’atténuation lancées) et de leur impact sur le niveau de risque Acteur : responsable du risque (+ assistance acteur en charge) Activités :  actualisation du niveau de risque  calcul du risque pondéré Actualisation des niveaux de risques Risques pondérés Acteur : responsable du risque + instance de décision Activités :  Reporting du risque pondéré  Actualisation du plan d’actions (nouvelles mesures d’atténuation du risque) Fiches risques actualisées Mesures d’atténuation complémentaires décidées (si nécessaire) Exemples concrets : Suivi des risquesExemples concrets : Suivi des risques

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