Este documento describe cómo crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) de manera efectiva. Explica que una PMO debe definir claramente su objetivo, procesos internos, información a administrar, estructura organizacional, y tecnología a utilizar. También debe alinearse con las políticas, cultura y estructura de la empresa, y comunicarse constantemente con su entorno. El documento concluye dando 10 pasos para no crear una PMO de manera efectiva.

1. Cómo no crear una Oficina de
Dirección de Proyectos (PMO)
Alejandro Domínguez
Julio de 2012
www.slideshare.net/alexdfar

2. Una PMO: cada quien su definición
Una PMO es una entidad organizacional cuyas responsabilidades están
relacionadas con la administración centralizada y coordinada de aquellos
proyectos bajo su dominio. Las responsabilidades de la PMO pueden ser
desde proveer apoyo a la dirección de proyectos hasta la dirección de un
proyecto (PMBOK)
Una PMO es un mecanismo administrativo a través del cual se provee un
enfoque de la dirección de proyectos en una organización (Parviz, F. (2001) Is
Your Organization a Candidate for Project Management Office (PMO)? AACE
International Transactions, 2001, p7.1, 4p)
Una PMO es una entidad formal y centralizada de control entre el director y
la dirección de proyectos (Martin, N. L.; Pearson, J. M; Furumo, K. (2007) IS
Project Management: Size, practices and the project management office.
Journal of Computer Information Systems, Vol. 47 Issue 4, p52-60

3. Una definición adicional de una PMO
A Project Management Office (PMO) is a Una Oficina de Dirección de Proyectos
group or department within a business, (PMO) es un grupo de personas o un
agency or enterprise that defines and departamento dentro de un negocio,
maintains standards for project agencia o empresa que define y
management within the organization mantiene estándares para la dirección de
(http://searchcio.techtarget.com/definiti proyectos dentro de la organización
on/Project-Management-Office)
Organización
Negocio, agencia o
empresa
PMO: define y mantiene
estándares para la
dirección de proyectos

4. Cómo crear una PMO
Crear una PMO es
como desarrollar y
dirigir un proyecto

5. Como si crear una PMO: especificación interna
Una PMO requiere una especificación precisa de los componentes siguientes y su interrelación
• El objetivo esencial y los servicios a proveer
• Los procesos/funciones internas
• La información que debe administrar/almacenar
• La estructura funcional y características del personal
• La infraestructura/tecnología a utilizar
OBJETIVO Y
SERVICIOS
PROCESOS/ INFRAESTRUCTURA/
FUNCIONES TECNOLOGÍA
ESTRUCTURA/
INFORMACIÓN PERSONAS

6. Como si crear una PMO: alineación con la empresa
Una PMO debe estar alineada con:
• Las políticas internas de la empresa
• Cultura interna de la empresa
• Estructura organizacional interna de la empresa
OBJETIVO Y
SERVICIOS
Políticas
internas
PROCESOS/ INFRAESTRUCTURA/
FUNCIONES TECNOLOGÍA
Cultura Estructura
internal interna
ESTRUCTURA/
INFORMACIÓN PERSONAS

7. Como si crear una PMO: consideración de su
entorno

8. Como si crear una PMO: comunicación
permanente con su entorno

9. Una PMO debe definir su objetivo y
servicios a proveer
Ser la fuente principal para la
guía, documentación y
métricas relacionadas con las
prácticas para dirigir e OBJETIVO DE UNA
implementar proyectos dentro
de la organización
PMO
Obtener beneficios
Una por medio de la
Estar involucrada en la tareas estandarización y
PMO propias del proyecto y el
seguimiento de las actividades seguimiento de las
debe políticas, procesos
Reportar a los directores y métodos de
ejecutivos las actividades,
requerimientos y problemas dirección de
del proyecto, con el fin de que proyectos
los implementadores y
tomadores de decisiones estén
orientados a cumplir las metas
y objetivos

10. Una PMO debe definir sus procesos/funciones
Modelo de
Consultor de
Proyectos
Los
procesos/funciones
deben definirse con
base a tres modelos
de administración
básicos (o cualquier
combinación de
ellos)

11. Una PMO debe definir la información
que debe administrar/almacenar
Políticas y procedimientos
propios para la dirección
de proyectos (qué, quién,
cuándo, cómo, dónde,
porqué)
Estándares de
Reportes y lecciones
dirección de
aprendidas de los
proyectos (PMBOK,
proyectos dirigidos
PRINCE2BOK, etc.)

12. Una PMO debe definir su estructura
funcional y características del personal
Características
principales de
la estructura
• Dar respuesta
rápida
• Actuar con
conocimiento
Características del personal
• Conocimientos
• Habilidades
• Experiencia
• Orientado a la resolución de
problemas
• Empático

13. Una PMO debe definir la
infraestructura/tecnología a utilizar
Lugar
Tecnología/equipo
Espacio físico
adicional
Comunicaciones Mobiliario
Software Hardware

14. Conclusiones: cómo no crear una PMO
en 10 pasos
1. No defina los objetivos y servicios a proveer
2. No defina los procesos/funciones
3. No defina la información a administrar/almacenar
4. No defina la estructura y características del personal
5. No defina la infraestructura/tecnología a utilizar
6. No considere las políticas internas de la empresa
7. No considere la estructura interna de la empresa
8. No considere la cultura de la empresa
9. No considere al entorno
10.No comunicarse con su entorno

15. Conclusiones: cómo no dirigir una PMO
Lujuria
Desear dirigir
todos los
proyectos de la
Soberbia empresa Gula
No dar crédito al Dirigir proyectos
trabajo de los más allá de su
demás capacidad
Los 7 pecados
capitales en la
Envidia dirección de Avaricia
Hacer críticas una PMO Acumular recursos
negativas a e información en
cualquier proyecto exceso
Ira
Pereza
Dirigir proyectos
Ser incapaz de
con gritos y enojos
dirigir los
y subestimando a
proyectos
los equipos