4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea cheltuielilor si veniturilor companiei, folosind un sistem ERP integrat. Centre de cost, Articole de buget si Linii de business

1. 4 dimensiuni esentiale pentru
urmarirea cheltuielilor si
veniturilor companiei, folosind
un sistem ERP integrat
Din cuprins:
Dimensiunea Centre de cost
Dimensiunea Articole de buget
Dimensiunea Linii de business
Dimensiunea suplimentara
Opinia Consultantului ERP
Ce trebuie facut pentru a implementa sistemul de analize pe Centre de cost?
Cum pot fi urmarite aceste Centre de cost?
Intrebari frecvente referitoare la implementarea Centrelor de cost
Departamentul de Marketing Pluriva ERP
Noiembrie 2013
Colectia “Ghid ERP”

2. 4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea cheltuielilor
si veniturilor companiei
Ce cheltuieli de combustibil a avut Angajatul X in luna curenta si in cea anterioara?
Cum a evoluat el fata de aceeasi luna a anului trecut? Dar cum sunt cheltuielile lui
totale fata de cele ale colegilor din departament? Dar fata de intreaga firma?
Pentru a avea raspunsul in timp real la toate aceste intrebari, este necesar sa folositi un
sistem de urmarire a cheltuielilor si veniturilor companiei din mai multe dimensiuni
diferite, de tip ERP, care sa includa urmatoarele functionalitati: Centre de cost, Articole
de buget sau Linii de business.
Controlul total, din patru perspective
Rapoartele privind Centrele de cost se bazeaza pe informatii in timp real, extrase pe
masura ce operati in sistemul ERP. Veti stii astfel precis Cine sau Ce genereaza cele mai
mari costuri in firma dvs. Puteti ajunge cu analiza pana la nivelul dorit de detaliu,
inclusiv: angajat, vehicul, echipament sau obiect de inventar.
Foarte apreciat de catre clientii Pluriva ERP este Raportul de profitabilitate, rulat fie pe
departament, pe serviciu, pe client sau pe proiect. Analiza in adancime a datelor va
ofera mai mult decat raspunsul la intrebarea „Ce se intampla in companie”, veti afla si
„De ce se intampla”.
Fiecare dimensiune analizata, Centre de cost, Articole de buget sau Linii de business,
va ofera o alta perspectiva asupra afacerii dvs. In momentul in care aceste dimensiuni
se intrepatrund, veti avea cea mai fidela oglinda a activitatii dvs.
1.

3. Cele 4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea
cheltuielilor si veniturilor
Dimensiunea Centre de cost. In marea majoritate a implementarilor ERP, am
definit departamentele ca fiind Centrele de cost ale companiei. Centrele de cost au in
general o structura arborescenta, in adancime. Primul subnivel poate fi ori al
subdepartamentelor, ori direct al persoanelor sau al vehiculelor. Pe urmatoarele
subniveluri, Centrele de cost ajung la granularitatea dorita de managementul
companiei: proiectele, tipurile de facturi, clientii, punctele de lucru sau partenerii pot
reprezenta Centre de cost.
Dimensiunea Articole de buget. Daca dimensiunea Centre de cost raspunde la
intrebarea „Cine?”, Articolele de buget urmaresc cheltuielile si veniturile, raspunzand
la intrebarea „Ce?”. Printre cele mai frecvente Articole de buget urmarite in corelatie
cu Centrele de cost se numara: chiria, mijloacele fixe, consumabilele, combustibilul,
telefonia, serviciile, transportul, salariile, taxele si impozitele.
Dimensiunea Linii de business. Suplimentar Centrelor de cost si Articolelor de
buget, unele companii folosesc si dimensiunea Linii de business, ce permite urmarirea
in timp real a cheltuielilor si veniturilor tinand cont de Liniile de business ale firmei
respective. Aceste Linii de business pot ingloba unul sau mai multe departamente,
fiecare putand fi privita ca o afacere separata.
Dimensiunea suplimentara. Suplimentar Centrelor de cost, Articolelor de buget
si Liniilor de business, unele companii si-au definit o dimensiune suplimentara de
analiza, creata in functie de domeniul de activitate: distributie, servicii sau retail.
Opinia Consultantului ERP
“Orice contabilitate poate sa obtina o analiza de costuri
si de venituri, insa aceasta analiza se bazeaza pe un
plan de conturi general valabil pentru toate companiile
din Romania. Sistemul de centre de cost este un sistem
paralel, adaptat conform structurii companiei, ce devine
unul din cele mai bune instrumente de decizie pentru
management. Scoate excelent in evidenta devierile de la
normal, ajutand managerul sa actioneze punctual. Cu un
mic efort din partea operatorilor ERP, companiile care
implementeaza sistemul de Centre de cost si Articole de
buget obtin rapid beneficii semnificative de business:
inteleg unde pot optimiza costurile, descopera cine este
cu adevarat profitabil si pot lua decizii bazate pe
informatii complete.”
Daniel Burcut, Project Manager Pluriva ERP
2.

4. Intrebari frecvente referitoare la implementarea
Centrelor de cost
Ce trebuie facut pentru a implementa sistemul de analize pe Centre de
cost?
Pentru a urmari situatia din firma pe Centre de cost, Articole de buget, sau Linii de
business, trebuie ca la introducerea documentelor financiar-contabile sa atribuiti
valorile specifice. Astfel, veti stii de unde vin veniturile si cheltuielile dvs. Asocierea
fiecarei note contabile pe un centru de cost se realizeaza fie automat, pe baza unor
reguli prestabilite la nivel de companie, fie manual, de catre operatorul in sistemul ERP,
care trebuie sa aleaga de fiecare data Centrul de cost, Articolul de buget sau Linia de
business corecte, pe care va repartiza nota contabila.
Este nevoie de un sistem ERP pentru a implementa sistemul de Centre
de cost?
Da. Intr-o companie, solutia ERP reprezinta sistemul unic de gestiune al tuturor
activitatilor, al tuturor departamentelor firmei. Astfel, orice document este introdus o
singura data in sistem si apoi devine vizibil tuturor utilizatorilor care au acest drept. Si
documentul acela apare in rapoarte, inclusiv in cele de Centre de cost.
Ce fel de rapoarte de Centre de cost si Articole de buget sunt
disponibile?
In cadrul sistemului Pluriva ERP, este inclusa solutia de Business Intelligence, ce contine
peste 1.200 de rapoarte, inclusiv acestea pe Centre de cost, Articole de buget sau
Linii de business. Rapoartele de tip Pivot pot fi accesate in cadrul aplicatiei, din meniu,
sau pot fi primite automat prin email, cu frecventa dorita de managerul firmei: zilnic,
saptamanal, lunar sau cu alta frecventa.
Rapoartele sunt disponibile in timp real, pe baza datelor introduse la minut.
Cine foloseste rapoartele privind Centre de cost, Articole de buget sau
Linii de business?
Aceste analize de business sunt folosite in special de Directori Generali, Directori
Financiari, Directori ai Departamentelor operationale.
Cum pot fi urmarite aceste Centre de cost?
Cheltuielile si veniturile asociate celor patru dimensiuni pot fi urmarite in timp real in
doua tipuri de rapoarte: rapoarte privind luna in curs si rapoarte privind lunile trecute.
PLURIVA SRL A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti
T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com
www.pluriva.com www.plurivaerp.com