Acquisitions - Selector

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  • Acquisitions ->Acquisitions infrastructure -> Vendors

    Seul le « Vendor Manager » peut créer, modifier ou supprimer un fournisseur.
    Les secrétaires exécutives veilleront à la mise à jour de cette BD.
  • Material supplier : Fournisseurs -> Ouvrages, journaux, périodiques, abonnements…
    Access provider : Fournisseurs -> E-ressources
    Licensor : Fournisseurs e-ressource avec licence
    Governmental : ne nous concerne pas (lié à un aspect TVA)
  • A- Les fournisseurs proviennent essentiellement de la BD d’Aleph.
    Ont été activés uniquement les fournisseurs actifs dans SAP depuis 2013.

    B- ALL : Cherche sur le « name », le « code », le champs « libraries » et « Interface Name »
    Name : Nom du fournisseur
    Code : en général, le nom abrégé. Ex.: American Chemical Society = ACS
    Libraries = Bibliothèque de l’Université de Liège mais possibilité de rattacher un fournisseur à une bibliothèque particulière ou plusieurs.
    Interface Name : Concerne les Access Provider Ex. : Dawson France = Dawsonera
  • Financial Sys. Code = Numéro du fournisseur attribué dans SAP

    Choix du type de fournisseur :
    « Material supplier » donne accès aux données de type financier et commercial (Accounts),
    « Access provider » donne accès aux données d’interface du fournisseur (Interfaces),
    « Licensor » est coché pour les fournisseur d’e-ressource pour lesquels une licence est à gérer.


  • Dans le détail général du compte, on retrouve les informations liées au compte bancaire « Account code » du fournisseur mais également des données commerciales comme la remise accordée généralement par ce fournisseur « Account discount percent » ou des informations de paramétrage sur les délais de livraison et de réclamation attendues pour ce fournisseur.
    Ces données sont toutefois modifiables au moment de la création du bon de commande.

    « Expected receipt after ordering » : A la création du BC, cette valeur apparait par défaut. Additionnée à la date du jour, elle détermine la date de réception prévue.
    « Claiming grace period » : Détermine quand une lettre de réclamation est envoyée au fournisseur si l’article commandé n’est pas reçu. Ce nombre de jours est ajouté à la date de réception prévue pour déterminer quand une ligne de PO est envoyée à la liste des réclamations.

  • En activant « Access Provider » :
    La page « Vendor Interface Details » (détails de l'interface du fournisseur) reprendra le nom de l’interface qui sert au niveau des accès aux services qui gèrent les ressources électroniques.
    Les contacts
    Les informations administratives : URL et supports
    Les informations d’accès : Adresse IP, la méthode d'autorisation. (certificat, Adresse IP, Adresse IP + mot de passe,…)
    Les informations de statistiques : Statistiques d'utilisation, sur la méthode de livraison, sur la fréquence (annuel, semestriel, mensuel, trimestriel), statistiques sur les adresses de livraison…
    Les formats dans lesquels les statistiques sont disponibles (HTML, Excel, PDF, CSV, ASCII, autres); plusieurs formats ont pu être sélectionnés.
    L'emplacement en ligne où les statistiques sont accessibles, comme un chemin d'URL ou un fichier.   
    Inventaire : Liste des collections électroniques associées à l'interface.
    Les notes relatives à l'interface de fournisseur.
  • Mode de correspondance :
    Adresse postal, Téléphone/Fax, Adresse e-mail, Adresse Web

    Si aucune adresse n’est spécifiée, l'adresse du courrier électronique préférée est utilisée.

    Plusieurs entrées peuvent être fournies pour chaque méthode de contact, avec une indication sur la nature ou la destination (commande, livraison ou de facturation).

    Type de contact : Différent suivant le mode :
    Par courrier postal, les champs suivants sont disponibles : Billing, Claim, Order, Payment, Returns, et Shipping
    Par téléphone : Claim fax, Claim phone, Order fax, Order phone, Payment fax, Payment phone, Returns fax, Returns phone
    Par e-mail : Claim, Order, Payment, Queries, Returns

    Plusieurs types ont pu être sélectionnés par adresse, numéro de téléphone ou adresse e-mail.

  • Dans l' EDI (Electronic Data Interchange) information, nous retrouvons toutes les données qui permettront d’envoyer nos BC mais aussi de recevoir les factures du fournisseur par voie électronique à condition que notre interlocuteur supporte également ce système…
    Il faut impérativement que le fournisseur possède un numéro de système attribué par EDI.

    En quoi cela consiste-t-il ?
    Les bons de commande : lorsque les commandes sont prêtes à être envoyées, elles peuvent automatiquement être exportées vers un emplacement FTP spécifié où elles sont récupérées via le numéro de système EDI du fournisseur.
    Les factures : lorsque des factures sont placées dans un emplacement FTP par le fournisseur EDI, Alma peut automatiquement charger et analyser les factures.
    Les fichiers EDI qui sont créés pour les commandes et/ou factures sont basées sur les normes internationales pour la transmission de l'EDI.

    La communication EDI a été testée par ALMA avec succès notamment avec les fournisseurs Dawson, Harrassowitz, et EBSCO.

    De notre coté, ce n’est pas encore opérationnel.
  • Filtres possibles :
    Statut (cancelled, closed, in review, sent, waiting for invoice)
    Bibliothèque
    Type de commande (Ouvrage, ebook,…)
    Alerte (Ex. : informations manquantes)
    Méthode d’acquisition (Purchase, purchase at vendor system, gift, technical…)

  • Les communications avec le fournisseur peuvent être envoyées par email via Alma.
    Toutes les réponses ou communications avec un fournisseur faites hors Alma (e-mail, conversations téléphoniques), ont pu également être ajoutées manuellement dans cet onglet. Les pièces jointes associées à toute communication peuvent aussi être enregistrées et affichées dans cet onglet.

    Au niveau des réclamations (Order claim), un e-mail est automatiquement envoyé au fournisseur si les deux conditions suivantes sont remplies :
    1-La clé de paramètre autoclaim est réglé sur Y (oui ),
    2-Un jour s’est écoulé depuis le ERD (date de réception prévue)
  • Les fichiers EDI envoyés ou reçus du fournisseurs, ainsi que les pièces jointes provenant des communications avec le fournisseur, apparaissent automatiquement dans cet onglet.

    Le bouton «Download» permet de charger l’annexe.
  • Le bouton View permet de consulter les notes à propos du fournisseur.
  • Acquisitions ->Acquisitions infrastructure -> Funds and ledgers

    Seuls les « Fund Manager » et « Ledger Manager » peuvent créer, modifier ou supprimer un ledger ou un fonds.
    Les secrétaires exécutives veilleront à la correspondance avec SAP.
  • Par facilité et cohérence avec ce que l’on trouve actuellement dans SAP, les ledgers ont été établis sur base de la structure du Réseau (1 DG + 5 bibliothèques) + 1 ledger pour accueillir des OTP CHU.
  • Pour chaque ledger, on retrouve les informations suivantes :

    Name : Nom du ledger
    Code : Abréviation du nom du ledger
    Status : Active / Inactive / Draft

    Available balance : le disponible
    Cash balance : le solde de trésorerie
    Encumbered balance : les charges
    Expenditure balance : les dépenses réalisées.
  • Remarque : un Funds actif dans Alma n’est utilisable dans le workflow des acquisitions que si des montants lui ont été alloués.
  • Filtres possibles sur : 
    Status – Le statut du fonds ou du ledger : Active, Inactive, or Draft
    Type – Le type de fonds ou ledger : Allocated fund, Ledger, or Summary fund
    Fiscal Period – La période fiscale du fonds ou du ledger
    Ledger – Le nom du ledger
    Library – La bibliothèque pour laquelle le fonds est activé

    Avec la fonction FIND, introduisez directement l’OTP (fonds) recherché ou une partie (O.RBRBBST01-01-A-12*) pour vous retrouver dans la page Funds.
  • Possibilité de filtrer et d’affiner notre recherche grâce aux différentes facettes.

    Path = Dans quel Ledger et Summary fund, le fonds se trouve : Ledger (Bibliothèque des Sciences et Techniques) Summary fund (BST – Ouvrages)
  • Dans l’onglet « Summary » :
    Nom et code de la bibliothèque concernée
    « Available for » : Bibliothèques concernées par ce ledger
    « Status » :
    Active : Opérationnel
    Inactive : Non opérationnel
    Draft : configuré mais non encore opérationnel

    « Currency » : Devise sélectionnée
    « Fiscal period » et « Fiscal period dates » : Exercice auquel se rapporte ce Ledger.
  • Dans l’onglet « Summary », vous accédez également à la balance du ledger.
    Vous aurez cette même vue d’ensemble pour chaque fonds particulier ou summary funds.






  • Dans la partie inférieur de l’onglet « Summary », vous trouverez également les règles de paramétrage d’un ledger.

    Rules :

    Overencumbrance allowed : Indique si les fonds associés autorisent un surplus de charges (BC engagés) par rapport au solde de trésorerie (Cash balance)
    3 possibilités :
    - No : Non
    - Yes : Alma vérifie la limite spécifiée dans le fonds. (Si rien est spécifié, la limite est de 0€, c’est à dire que soit le Yes fonctionnera comme un No.)
    - No Limits : Les charges sont autorisées sans limite, aucun contrôle sur le fonds ne sera effectué.

    Overencumbrance warning percent : Indique le pourcentage de charges supplémentaires autorisées avant avertissement.

    Overencumbrance limit percent : Indique le pourcentage maximum de charges supplémentaires autorisées avant que le système ne bloque les commandes.

    Encumbrances prior to fiscal period (days) : Indique le nombre de jours autorisés pour encoder des bons de commande après le dernier jour de la période fiscale déterminée par le ledger.

    Fiscal period end expenditure grace period (days) : Indique le nombre de jours autorisés pour encoder des factures d’achat après le dernier jour de la période fiscale déterminée par le ledger.

    Overexpenditure allowed : Indique si les fonds associés peuvent avoir un dépassement budgétaire. (Non, oui, sans limite)

    Overexpenditure warning sum : Le montant excédentaire à partir duquel le système nous avertira.

    Overexpenditure limit sum : Le montant excédentaire autorisé avant que le système ne bloque de nouvelles factures.

    Expenditures prior to fiscal period (days) : Indique le nombre de jours autorisés pour encoder des factures d’achat avant la date de début de la période fiscale déterminée par le ledger.


    ************************


    ATTENTION : Toutes les valeurs actuelles sont « 0 » et « No ».

    Les modifications auront probablement lieu en fin d’année afin d’être en concordance avec SAP.
  • Dans l’onglet Summary du fonds, nous retrouvons les mêmes données que celles du Ledger soit les données d’ordre général, la balance et les différentes règles propres aux fonds.
  • Remarque : Il est possible d’avoir des allocations négatives en cas de rectification de budget.

    ! Les notes ne sont pas visibles dans cet onglet.
  • Schéma des acquisitions dans Alma.

    0. Suggestion d’achat (hors Alma) + décision de l’achat après vérification qu’il n’existe déjà pas de commande ou que le document n’a pas déjà été acquis par les Bibliothèques

    On crée la PO line à partir :
    d’une notice déjà existante dans la Institution Zone (IZ)
    d’une notice de la Community Zone (e-ressources)
    d’une notice importée depuis un catalogue externe
    d’une notice créée via le Metadata Editor
    d’une notice créée via le Quick Cataloguing ( notice obligatoirement à retravailler à la réception)

    2. La ligne de commande est « validée » par un processus automatique. C’est-à-dire qu’Alma produira des alertes si certains champs ne sont pas remplis ou sont mal remplis.

    3. Review : Révision éventuelle de la ligne de commande si des problèmes ont été détectés lors de l’étape précédente.

    4. Packaging : Les PO lines sont regroupées en fonction du fournisseur, de la bibliothèque qui passe la commande, de la devise, de la « continuité » (One-time, continuous…), de la méthode d’acquisition et du budget (Fund), pour créer une PO (= bon de commande). Une procédure automatique existe mais ne sera pas appliquée à l’ULg.

    4’. La PO est envoyée à la secrétaire exécutive pour encodage dans SAP (via un fichier Excel en attendant l’interfaçage avec SAP). Le numéro de bon de commande provenant de SAP est ensuite encodé dans Alma.

    5. Approbation automatique ou manuelle. Envoi des commandes par mail ou par EDI (Electronic data interchange = permet d’échanger des données directement d’Alma vers le système du fournisseur.

    6. Réception (pour le « papier ») ou activation (pour l’électronique).
  • Voici un aperçu des options disponibles dans le menu Alma pour quelqu’un qui n’aurait que le rôle « Selector ». Voici ceux qui vont être développé dans la suite de ce Power Point :

    Search for PO Line : Permet de rechercher des lignes de commandes (ou PO lines).
    Search for Invoice : Permet de rechercher des lignes de facturation (ou Invoice lines).
    Vendors, Funds and Ledgers, Licenses : Permet de visionner les données concernant les fournisseurs (ou Vendors), les budgets (ou Funds et Ledgers) les licences.
  • 1. Dans le menu Alma, cliquer sur « Search for PO Line », dans la section « Purchase Order Lines ».

    Remarque : Il n’est pas possible de rechercher les PO. Seules les PO lines peuvent être recherchées.
  • 2. Find : Taper les termes de recherche.

    3. In : Choisir dans la liste déroulante le champ sur lequel on veut effectuer la recherche.

    Remarque : Il n’est hélas pas possible de chercher directement par bibliothèque. Il faut lancer une première recherche puis filtrer grâce aux facettes par après.

    4. Cliquer sur « Go » pour lancer la recherche.
  • La liste des résultats de la recherche s’affiche. Ici, il s’agit d’un exemple de recherche sur le fournisseur (Vendor name).

    5. Il est possible d’affiner la recherche grâce aux filtres. Il est possible, entre autre, de filtrer par statuts. En voici la liste :
    In Review : La PO line doit être révisée. Il manque des informations et elle n’a pas été envoyée au fournisseur.
    Manual Packaging / Auto Packaging : La PO line est en attente de packaging.
    Ready : La PO line à été « packagée », fait partie d’un PO et est en attente d’être envoyée au fournisseur.
    Sent : La PO line a été envoyée au fournisseur. Le document n’a pas encore été réceptionné.
    Closed : La PO line est clôturée.
    Waiting for (manual) renewal : La PO line est en attente de renouvellement (pour les souscriptions) manuel ou automatique.
    Waiting for Invoice : La PO line est prête à être reliée à une Invoice Line (Facturation).
    Under Evaluation / Under evaluation (Renewal) : La PO line est en cours d’évaluation, en vue d’un renouvellement ou non.
    Deferred : La PO line est « mise en attente » pour un traitement ultérieur.
    Canceled : La PO line est annulée, elle n’est pas supprimée.

    Il est également possible de filtrer par bibliothèque, par fournisseur… en fonction de la recherche initiale.
    Il est également possible de filtrer par alertes générées par Alma. Par exemple : PO lines dupliquées, informations manquantes…

    6. Le bouton Tools, en haut à droite, permet de générer un fichier Excel reprenant la liste des PO lines reprises sur la page affichée.
  • Deux icônes spécifiques aux PO lines peuvent être visibles juste devant le titre de l’ouvrage :

    Commande urgente : Si la case « Rush » a été cochée lors de la création de la PO line, stipulant ainsi qu’il s’agissait d’une commande urgente, l’icône d’une horloge rouge apparait devant le titre de la PO line en question. Il s’agit uniquement d’une indication visuelle pour la personne qui traite les PO lines. Cela n’a aucun impact sur le workflow.

    Commande avec restriction d’annulation : Si la case « Cancellation restriction » a été cochée lors de la création de la PO line, stipulant que qu’il s’agissait d’une commande pour laquelle l’annulation n’est pas prévue, l’icône « interdiction » apparait devant le titre de la PO line en question. Si l’on clique sur le « Cancel » correspondant à cette PO line, une fenêtre s’ouvre, demandant la confirmation (ou non) de l’annulation. La « Cancellation restriction note » qui a éventuellement été ajoutée lors de la création de la PO line s’affiche également.
  • Pour chaque PO line affichée, on trouve des informations telles que :

    Un résumé des données bibliographiques
    Le statut de la ligne de commande
    L’identifiant de la notice bibliographique liée (MMS ID)
    La personne à qui la PO line a été assignée
    Le type de commande. Celui-ci est composé de deux informations, la première concernant le type de matériel (Print book, print journal, electronic book, electronic journal,…), la seconde concernant la périodicité de l’achat (one time = achat unique ; subscription = abonnement ; standing order = ordre permanent).
    L’ISBN
    Le numéro de PO (qui correspond au numéro de bon de commande SAP) et le numéro automatique de la ligne de commande, sous la forme POL-….
    La bibliothèque, le prix, le budget, le fournisseur et la date supposée de réception
    L’éventuelle note de réception
    La date d’envoi de la commande au fournisseur

    7. Cliquer sur « View » pour visionner la PO line détaillée.
  • 8. On trouve ici des informations générales comme la description bibliographique, les numéros de PO et PO line, la date à laquelle la PO line a eu son dernier changement de statut, le type de ligne de commande, la bibliothèque et la date d’envoi.

    9. En dessous, on trouve dix onglets qui vont être détaillés ci-après. Devant les onglets « Alerts », « Invoice Lines », « Associated PO Lines », « Communications », « Interested Users », « Notes » et « Attachments » se trouvent un carré. S’il est gris, cela signifie qu’il n’y a pas de donnée dans l’onglet. S’il est bleu, cela signifie que des informations y sont enregistrées.
  • Onglet « Summary »

    1. Permet de voir l’item (ou les items) lié à la PO line, avec la bibliothèque, la localisation, le code-barres et la date de réception éventuelle.
    Juste en dessous, on peut voir la note de réception.

    2. Permet de voir le fournisseur ainsi que la date de réception attendue et le nombre de jours avant l’envoi par Alma d’un mail de rappel au fournisseur en cas de retard dans la fourniture.

    3. Permet de voir le prix, la quantité d’exemplaires commandés et la remise (Discount).
  • 4. Permet de voir le budget utilisé.

    5. Permet de visualiser, entre autre, la méthode d’acquisition qui peut être :
    - Purchase : Achat « normal », la commande a été envoyée au fournisseur via Alma.
    - Purchase at vendor system : La commande a été envoyée en dehors d’Alma et crée pour régularisation.
    - Technical : PO line « technique », utilisée dans certains cas particuliers. La commande n’a pas été envoyée au fournisseur via Alma.
    - Gift : Don.
    - Exchange : Echange.
    - Depository : Dépôt.
  • Actuellement seuls certains onglets sont accessibleq pour visionnage pour le rôle « Selector ». Il s’agit des onglets suivants : « Invoice Lines », « Associated PO Lines », « Communications » et « Interested Users ». Attention : cliquer sur l’un des autres onglets provoquera une erreur dans Alma et bloquera le système.

    Invoice Lines : Reprend la (ou les) ligne de facturation liée à la PO line

    Associated PO Lines : Reprend la (ou les) PO line associée à la PO line que l’on visionne.

    Communications : Reprend la liste des mails envoyés au fournisseur via la PO line.

    Intersted Users : Reprend la liste des personnes intéressées par l’acquisition du document.

    L’onglet Description reprend les données bibliographiques relatives au document commandé.
    L’onglet Alerts reprend la liste des alertes générées par Alma, telles que la présence de doublons,…
    L’onglet History reprend les changements opérés sur la PO line.
    L’onglet Notes reprend les notes ajoutées manuellement à la PO line.
    L’onglet Attachments reprend les fichiers joints manuellement à la PO line.
  • Il y a aussi moyen d’atteindre une PO line via :

    1. La « Repository Search », en cliquant sur « More info », puis sur le chiffre à côté de « Orders ». La (ou les) PO line s’affichent alors.

    2. La « Permanent Search », en choisissant « Order lines » (l’icône représente un caddie).
  • 3. On peut également rechercher des PO lines via les « Vendors ». Lorsqu’on édite un fournisseur, il faut cliquer sur l’onglet « PO Lines » pour voir la liste de toutes les PO lines attachées au fournisseur en question.

    4. Ou, via les « Funds and Ledgers ». Lorsqu’on édite un budget, il faut cliquer sur l’onglet « Transactions » pour voir la liste des PO Lines attachées au budget en question.
  • Le workflow facturation est lié au préalable à celui des achats (bon de commande) et ensuite à celui des réceptions.
    A l’encodage des factures d’achats, les achats (engagements) « Encumbered Balance » deviennent des dépenses (réalisées) « Expenditure Balance ».
  • A la base, le Workflow facturation se compose de 6 étapes allant de la création de la facture jusqu’à sa clôture.
    La TF Acquisitions a décidé de ne pas intégrer les étapes validation et approbation dans un premier temps.
    Toutefois, voici un aperçu des différentes étapes possibles dans ALMA.

    La création
    2. La validation (automatique)
    3. La révision (informations relatives à la facture)
    4. L’approbation (automatique)
    5/6. Le paiement et la clôture de la facture (Statut « close »)

    En pratique, la facture originale sera envoyée à l’ARF par la secrétaire exécutive pour encodage et paiement.

    Par la suite quand l’interfaçage avec SAP sera terminé, les données seront envoyées de manière automatique.
  • On peut rechercher des factures à partir de la page « Find Invoices »
    Acquisitions > Receiving and Invoicing > Search for Invoice

    Via le « find », la recherche peut porter sur les champs suivants :
    Numéro de facture (Invoice Number)
    Référence reprise sur la facture (Invoice Reference Number)
    Numéro de facture attribué par ALMA (Invoice Unique Identifier)
    Code fournisseur (Vendor Code)
    Nom du fournisseur (Vendor Name)
    Ligne de commande (PO Line)
    Référence supplémentaire sur la ligne de commande (Additionnal Po Line reference)
    Bon de commande (PO number)
    Titre repris sur la ligne de commande (PO Line Title)
    Tous les champs mentionnés ci-dessus (All)

    Sélectionner et cliquer ensuite sur le bouton « Go »

    A gauche, plusieurs facettes permettant de trier les résultats :
    Par statut (clôturée ou en révision)
    Par Alerte
    Par Fournisseur
    Par mode de création de la facture (via le bon de commande ou manuellement)

  • Summary

    Les informations reprises sur cette page sont les données reprises sur la facture originale du fournisseur.
    A savoir :
    Le numéro de facture
    Le montant total de la facture (Total amount)
    Remarque : Lorsque le montant est négatif, il s’agira d’une note de crédit.
    Le nom du fournisseur
    La personne de contact chez le fournisseur
    La référence reprise sur la facture (ex: offre de prix)
    La date de facture
    Le montant total de la dépense (Total invoice lines amount)
    Remarque : Il peut différer du total de la facture dans le cas d’une application d’une TVA intra ou extra communautaire non récupérable pour nous.
    Le compte du fournisseur (suivant configuration du fournisseur)
    La méthode de paiement (Accounting department, Bank transfers, Cash, Credit card)
    Remarque : Tous nos fournisseurs ont été configurés avec la méthode « Accounting department » puisque les paiements sont effectués à partir des données SAP.

    2. ADDITIONAL CHARGES :

    Use Pro rata :
    Certains frais comme les frais de port ou d’assurance peuvent apparaitre séparément sur une facture.
    Pour une répartition des frais sur chacune des lignes de la commande, la case Use Pro rata sera « YES ».

    3. VAT – TVA :

    VAT per invoice line :
    YES = la configuration de la TVA aura lieu au niveau de la ligne de facture.
    NO = la configuration de la TVA aura lieu globalement.

    VAT % :
    Les 3 taux qui concernent les acquisitions documentaires sont 0%, 6% et 21%.

    Amount :
    Montant de la TVA calculé par Alma suivant le pourcentage indiqué dans VAT%.

    Vendor tax (local currency) :
    Champ qui concerne les factures en devise étrangère. Il indique la devise du fournisseur sauf si la valeur est l’euro.

    VAT Type :
    Incluse : Indique que le montant total de la facture inclus la TVA.
    Exclusive : Indique que la TVA est à ajouter au montant total de la facture.
    Line exclusive : Indique que le montant total de la facture inclus la TVA (idem Inclusive), mais que les lignes de commande sont quant à elles hors TVA. (dans le cas d’application de différents taux de TVA sur la même facture)

    Expended from fund :
    Cocher par défaut, le montant de la TVA est pris automatiquement en dépense sur le fonds.
    (Décocher, signifierait que le montant de la TVA est imputé sur un autre fonds relatif uniquement aux taxes par exemple. Pas dans notre cas !)

    4. Payment :

    Prepaid :
    « Yes » ou « No »
    Activé uniquement lorsque le mode de paiement choisi est une option autre que “Accounting department”.

    Internal copy :
    Explication de la documentation Alma : Select to indicate that the invoice is to be loaded into Alma for documentation or tracking purposes. The invoice is not sent to the ERP financial system and is not prepaid. When selecting Internal copy, additional fields are displayed in the payment section.
    Cela signifie que cette case doit être cochée tant que l’interfaçage avec SAP ne sera pas fonctionnel afin de clôturer la facture.
    Si cette case est cochée, d’autres champs sont activés comme la date de paiement et le montant.

    Payment status :
    “Paid” ou “Not Paid”

    Voucher date :
    La date du paiement. La date d’encodage de la facture est mise automatiquement tant que l’interfaçage avec SAP n’est pas réalisé.

    Voucher number :
    Champs vide pour le moment. La référence du système SAP quand l’interfaçage avec l’ERP sera fonctionnel.

    Voucher amount :
    Le montant total payé ou plutôt le montant total du coût (suite au taux de change par exemple ou aux taxes). Soit la dépense reprise sur l’OTP!
    Un montant négatif indique qu’il s’agit d’une note de crédit.
     


  • Les lignes de la facture
    Le bouton « view » se situe à la fin de chaque ligne. Il permet d’accéder au détail facturé.
    Au niveau de la colonne « Funds », vous pouvez cliquer sur le lien afin de visualiser le solde de l’OTP.
    Au niveau de la colonne « PO Lines », vous pouvez cliquer su le lien afin de visualiser la PO Line.

    2. Concerne les autres postes de la facture tels que les frais de port « Shipment », des frais généraux « Overhead » (exemple taxes douanières), une assurance « Insurance » ou une remise globale « discount ».
  • La page « In Review Invoices » se compose :

    A gauche de plusieurs facettes permettant de trier les résultats :
    Par Alerte
    Par Fournisseur
    Par mode de création de la facture (à partir d’une PO ou manuellement)

    Au centre de 2 onglets permettant de visualiser les factures à revoir :
    Assignées à moi
    Non assignées

    3. Cliquer sur le document afin de le visualiser


  • Acquisitions - Selector

    1. 1. Alma @ ULg - Acquisitions Selector Version du 20 mai 2016
    2. 2. Selector : • Aperçu : Infrastructure et Workflows liés aux acquisitions • Purchase Requests Alma@ULg-Acquisitions-Selector 2
    3. 3. 3 Alma@ULg-Acquisitions-Selector Aperçu … 1) Vendors 2) Funds and Ledgers 3) Purchasing 4) Invoicing B A
    4. 4. 4 Alma@ULg-Acquisitions-Selector (1) Vendors
    5. 5. Informations générales Le rôle Selector permet d’accéder à la base de données Vendors en consultation uniquement. Cette présentation vous donnera un aperçu des informations relatives à nos fournisseurs visibles grâce à ce rôle. Alma@ULg-Acquisitions-Selector 5
    6. 6. Naviguer… Actuellement 565 fournisseurs dont 283 actifs Possibilité de filtrer sur le « Vendor type » Alma@ULg-Acquisitions-Selector 6
    7. 7. Naviguer… Possibilité de filtrer sur les fournisseurs actifs ou inactifs ou de faire une recherche avec le « FIND » : Alma@ULg-Acquisitions-Selector 7
    8. 8. Les données… : 1- Générales 1 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 8 SAP N°TVA
    9. 9. Les données… : 1- Générales • Vendor account details : Alma@ULg-Acquisitions-Selector 9
    10. 10. Les données… : 1- Générales • Vendor Interface Details : Alma@ULg-Acquisitions-Selector 10
    11. 11. Les données… : 2- Contacts L’adresse cochée est l’adresse prioritaire pour chaque mode de correspondance ! Alma@ULg-Acquisitions-Selector 11
    12. 12. Les données… : 3- Personne de contact Alma@ULg-Acquisitions-Selector 12
    13. 13. Les données… : 4- EDI ElectronicData Interchange Alma@ULg-Acquisitions-Selector 13
    14. 14. Les données… : 4- EDI Exempled’unecommandeEDI 14 Alma@ULg-Acquisitions-Selector Notre code EDI (1/bib) Le code EDI du fournisseur BC SAP Fournisseur Désignation de l’article commandé Quantité Ligne de commande (POL) Fonds / OTP
    15. 15. Les données… : 5- Factures • Factures : Historique des factures liées au fournisseur. Possibilité d’exporter la liste sur Excel grâce au bouton « Tools » Alma@ULg-Acquisitions-Selector 15
    16. 16. Les données… : 6- Bons de commande Possibilité de filtrer grâce aux différentes facettes Accès à la POL Alma@ULg-Acquisitions-Selector 16 • Affiche toutes les lignes des BC (POL) du fournisseur
    17. 17. Les données… : 7- Communications Alma@ULg-Acquisitions-Selector 17
    18. 18. Les données… : 8- Annexes Alma@ULg-Acquisitions-Selector 18
    19. 19. Les données… : 9- Notes Alma@ULg-Acquisitions-Selector 19
    20. 20. 20 Alma@ULg-Acquisitions-Selector (2) Funds and Ledgers
    21. 21. Informations générales • Ledger : Ensemble de fonds pour une période fiscale et une devise déterminées. (Grand livre des comptes) • Fund : Fonds = OTP (SAP) -> Allocated fund (AF): Fonds utilisé pour les bons de commande et factures -> Summary fund (SF): Un fonds qui n’est pas utilisé pour la commande et la facturation, mais qui fournit des rapports de synthèse sur les fonds subordonnés (AF). A partir de ce fonds, nous pouvons ajouter d'autres fonds. SUMMARY FUND AF AFAFAFBC / Factures : Rapport … Alma@ULg-Acquisitions-Selector 21
    22. 22. Informations générales • Available balance : Le disponible pour l’utilisation d’un fonds alloué. [Le solde disponible] = [Approvisionnement] - [dépenses] - [charges] • Cash balance : L'argent qui est actuellement dans la caisse/livre. [Le solde de trésorerie ] = [Approvisionnement] - [dépenses] • Encumbered Balance : Les charges actuelles (PO/POL) • Expenditure Balance : Les dépenses réalisées (Invoice) • Allocated Balance : Approvisionnement de l’OTP (Budget de l’année + report d’engagement de l’année antérieure) • Transaction : Activité financière qui influence la balance du fonds une allocation, une charge, un transfert (+ ou -) ou une dépense Alma@ULg-Acquisitions-Selector 22
    23. 23. Informations générales Où ? Alma@ULg-Acquisitions-Selector 23
    24. 24. Informations générales 7 LEDGERS / Grands Livres • Bibliothèque ALPHA • Bibliothèque Graulich • Bibliothèque des Sciences agronomiques • Bibliothèque des Sciences de la Vie • Bibliothèque des Sciences et Techniques • Direction Générale des Bibliothèques • CHU -Période fiscale activée pour 2016 -Le calendrier est activé -La devise est l’euro Alma@ULg-Acquisitions-Selector 24
    25. 25. Informations générales Les ledgers activés en 2016 : Alma@ULg-Acquisitions-Selector 25
    26. 26. Informations générales 177 FONDS ACTIFS (OTP de type « O », « P », « R », et « D ») Il y a autant de fonds activés dans ALMA que d’OTP (SAP) utilisés à des fins d’acquisitions documentaires : -Périodiques -Ouvrages -Autres non électroniques (ex. Cartes géologiques, CD, DVD…) -Bases de données -Accès électroniques aux revues -Autres électroniques (ex. eBooks) 7 Ledgers Alma@ULg-Acquisitions-Selector 26
    27. 27. Naviguer dans la base de données Possibilité de filtrer grâce aux différentes facettes Rechercher un fonds ou un ledger avec le « FIND » : ou Alma@ULg-Acquisitions-Selector 27
    28. 28. Naviguer dans la base de données 1. Ledger Alma@ULg-Acquisitions-Selector 28
    29. 29. Naviguer dans la base de données 1. Ledger Alma@ULg-Acquisitions-Selector 29
    30. 30. Naviguer dans la base de données 1. Ledger Alma@ULg-Acquisitions-Selector 30
    31. 31. Naviguer dans la base de données Dans la partie « Rules »: les règles d’utilisation liées au ledger Alma@ULg-Acquisitions-Selector 31
    32. 32. Naviguer dans la base de données 1. Ledger Sous l’onglet Funds, nous retrouvons tous les fonds liés au Ledger. En cliquant sur « View », on peut les visualiser. Alma@ULg-Acquisitions-Selector 32
    33. 33. Naviguer dans la base de données Accès aux notes et annexes liées aux ledgers ou aux fonds Alma@ULg-Acquisitions-Selector 33
    34. 34. Naviguer dans la base de données 2. Funds Alma@ULg-Acquisitions-Selector 34
    35. 35. Naviguer dans la base de données 2. Funds Accès aux transactions : • Allocation : Approvisionnement du fonds • Transfer : Les transferts d’un fonds à un autre • Encumbrance / Disencumbrance : relatif aux POL • Expenditure : relatif aux factures Accès à la POL ou à la facture Alma@ULg-Acquisitions-Selector 35
    36. 36. 36 Alma@ULg-Acquisitions-Selector (3) Purchase
    37. 37. Workflow des achats Alma@ULg-Acquisitions-Selector 37
    38. 38. Aperçu du menu Alma Alma@ULg-Acquisitions-Selector 38
    39. 39. Chercher une PO line 2 3 4 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 39
    40. 40. Chercher une PO line 5 6 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 40
    41. 41. Chercher une PO line Deux icônes spécifiques aux PO lines peuvent être visibles juste devant le titre de l’ouvrage : Commande urgente Commande avec restriction d’annulation Alma@ULg-Acquisitions-Selector 41
    42. 42. Chercher une PO line 7 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 42
    43. 43. Visionner une PO line 8 9 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 43
    44. 44. Visionner une PO line 1 2 3 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 44
    45. 45. Visionner une PO line 4 5 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 45
    46. 46. Visionner une PO line Alma@ULg-Acquisitions-Selector 46 Description : Reprend des données bibliographiques. Ces données ont pu être changées manuellement, sans impact sur la notice bibliographique en elle-même. Alerts : Reprend les alertes générées par le système. Invoice Lines : Reprend les lignes de facturation relatives à la PO Line. Associated PO Lines : Reprend les autres PO Lines existantes pour ce titre. Communications : Reprend la liste des mails envoyés au fournisseur via la PO line.
    47. 47. Visionner une PO line Alma@ULg-Acquisitions-Selector 47 Interested Users : Reprend la liste des personnes intéressées par l’acquisition du document History : reprend les changements opérés sur la PO line Notes : Reprend les notes ajoutées manuellement à la PO line Attachments : Reprend les fichiers joints manuellement à la PO line
    48. 48. Chercher une PO line (bis) 1 2 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 48
    49. 49. Chercher une PO line (bis) 3 4 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 49
    50. 50. 50 Alma@ULg-Acquisitions-Selector (4) Invoicing
    51. 51. Informations générales Dans la PO line Accès aux données de facturation Alma@ULg-Acquisitions-Selector 51
    52. 52. Workflow facturation 1. Création 2. (Validation) 3. Révision 4. (Approbation) 5. Paiement (SAP) 6. Clôture 6 étapes prévues par ALMA -> 4 pour ULg Alma@ULg-Acquisitions-Selector 52
    53. 53. Recherche • Rechercher une facture Possibilité de filtrer grâce aux différentes facettes (Status, Alert, Vendor, Source, Owner) Alma@ULg-Acquisitions-Selector 53
    54. 54. La facture • Accéder à la facture SUMMARY Alma@ULg-Acquisitions-Selector 54 1 4 2 3
    55. 55. La facture • Visualiser les alertes liées à la facture Alma@ULg-Acquisitions-Selector 55 ALERTS
    56. 56. La facture • Visualiser les lignes de la facture 1 2 Invoice Lines Alma@ULg-Acquisitions-Selector 56
    57. 57. La facture • Visualiser le détail facturé Invoice Lines Alma@ULg-Acquisitions-Selector 57
    58. 58. La facture • Visualiser les différentes étapes de l’encodage et de changement de statuts de la facture 58 Alma@ULg-Acquisitions-Selector History
    59. 59. La facture • Visualiser les notes et annexes concernant la facture Notes Attachments Alma@ULg-Acquisitions-Selector 59
    60. 60. La facture • Statut « InReview » : La facture est en statut révision Alma@ULg-Acquisitions-Selector 60 1 2 3
    61. 61. Patron Purchase Requests 61 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    62. 62. Vue du Selector 62 Alma@ULg-Acquisitions-Selector 1 2 2 2
    63. 63. Selector role 63 Alma@ULg-Acquisitions-Selector • Le Selector peut : Créer une demande d’achat Visualiser toute la liste des demandes d’achat Assigner la demande à un autre Selector Editer une demande d’achat Envoyer par courriel la demande d’achat au demandeur pour plus d’informations Approuver des demandes d’achat Rejeter des demandes d’achat • Le Selector qui est également Selector extended peut : Supprimer des demandes d’achat rejetées
    64. 64. 1- Création d’une demande d’achat • Via Primo 64 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    65. 65. 1- Création d’une demande d’achat 65 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    66. 66. 1- Création d’une demande d’achat • Via ALMA (Acquisitions/Purchase requests/Create Purchase Request) 66 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    67. 67. 2- Gérer les demandes d’achats • Acquisitions/Purchase requests/Manage Purchase Requests 67 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    68. 68. 2- Gérer les demandes d’achats 68 Alma@ULg-Acquisitions-Selector • Assign to Un courriel de sujet « Avis d'attribution » peut être envoyé au Selector sélectionné.
    69. 69. 2- Gérer les demandes d’achats 69 Alma@ULg-Acquisitions-Selector • Send query to requester
    70. 70. 2- Gérer les demandes d’achats 70 Alma@ULg-Acquisitions-Selector • Send query to requester : e-mail reçu
    71. 71. 2- Gérer les demandes d’achats • Reject 71 Alma@ULg-Acquisitions-Selector Choisir le motif Un courriel sera automatiquement envoyé au demandeur
    72. 72. 2- Gérer les demandes d’achats • Reject : exemple de mail reçu par le demandeur 72 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    73. 73. 2- Gérer les demandes d’achats • Reject 73 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    74. 74. 2- Gérer les demandes d’achats • Approve and Order : 74 Alma@ULg-Acquisitions-Selector Un courriel sera automatiquement envoyé au demandeur Créé une PO line, son numéro apparait dans le message de confirmation.
    75. 75. 2- Gérer les demandes d’achats • Approve and Order : exemple de mail reçu par le demandeur 75 Alma@ULg-Acquisitions-Selector
    76. 76. 76 Alma@ULg-Acquisitions-Selector Alma-Acquisitions@lists.ulg.ac.be

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