Alma - Partial Digitization Request

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Partial Digitization Request vise à donner une formation spécifique aux gestionnaires de numérisation. C’est une séance pratique qui consiste à montrer comment gérer pas à pas les différentes étapes de traitement de numérisation partielle des exemplaires physiques à partir de Primo et Alma.

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  • La Full digitization n’est actuellement pas à l’ordre du jour à l’ULg.
  • Le lecteur peut créer une request  de digitalisation partielle à partir des « Collections ULg ».
    Le Circulation Desk Operator peut créer une request de digitalisation partielle pour un lecteur, à partir d'Alma.
    Le Request Operator visualise et traite la request : effectue le Tasks, pick from shelf et scan le code-barres de l’item à numériser.
    L’item arrive au bureau de numérisation (qui se trouve souvent dans la même bibliothèque que le circulation desk) dont la gestion de numérisation est réalisée par le Work Order Operator.


  • Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation.

    A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé !
  • Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation.
    A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé !
  • Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation.
    A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé !
  • Déposer la moitié de la feuille en rayon comme témoin, ensuite glisser l'autre moitié dans le document.
  • Infos sur la demande de numérisation en cliquant sur le titre de l’exemplaire.
    Infos sur le demandeur en cliquant sur l’icone près du nom du Requester.

  • Alma - Partial Digitization Request

    1. 1. Alma @ ULg - Digitalisation Digitization E-mail : ULgLibrary-Numerisation@lists.ulg.ac.be Partial Digitization Request Mise à jour 06/09/2016
    2. 2. • Quatre types de requête de numérisation dans Alma : • Patron digitization Request : • Partial digitization • Full digitization • Staff digitization Request : • Partial digitization • Full digitization 2 4 types de demande de digitalisation Alma@ULg–Digitalisaton  Actuellement, un seul type de demande de numérisation exploité à l’ULg
    3. 3. • Workflow de la numérisation partielle 3 Demande de numérisation Alma@ULg–Digitalisaton Circulation Desk Operator Requests Operator • Créer la demande de numérisation • Récupérer l’exemplaire des étagères et scanner le code-barres • Imprimer le bordereau, envoyer l’exemplaire au bureau de numérisation de sa bibliothèque 1 Work Order Operator • Numériser le document dans sa bibliothèque • Livrer le fichier numérisé par e- mail à l’aide du lien Alma « Attach Documents » 2 3 Workflow
    4. 4. • Remplacer la requête d’exemplaire physique (Physical Item Request) • Cesser d’utiliser les « Borrowing partners » du PIB pour les personnes demandeurs internes et externes à l’ULg . Désormais, ces demandes seront traitées par les « Partial digitization requests » • En utilisant le lien « Lending requests >> Manage Fulfillment Options > Ship digitally », les opérateurs PIB auront la possibilité d’introduire une requête de digitalisation pour traiter des demandes de numérisation entrantes de PIB, entre bibliothèques externes et bibliothèques ULg 4 Les services rendus par la digitalisation Toute opération de digitalisation, que ce soit une demande Fulfillment normale ou PIB, ne fonctionne que lorsque le document possède un code-barres Alma@ULg–Digitalisaton Pour commencer : pas de workflow d’approbation  Voir pour plus tard ?
    5. 5. Créer une demande de numérisation via Collections ULg 5 Alma@ULg–Digitalisaton Rechercher l’exemplaire physique et cliquer sur Localiser & réserver Cliquer ensuite sur le lien Numérisation Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas • Demande de numérisation partielle d’un livre
    6. 6. 6 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Compléter la demande de numérisation La demande a été soumise avec succès, accéder à Alma pour continuer le traitement de numérisation. La demande arrive à la bibliothèque qui détient le document • Demande de numérisation partielle d’un livre
    7. 7. 7 Créer une demande de numérisation Via Collections ULg • Demande de numérisation partielle d’un fascicule Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas. Pour les périodiques non exemplarisés, des traitements sont en cours pour leur associer un exemplaire fictif. Alma@ULg–Digitalisatonr
    8. 8. Rappel : comment exemplariser des fascicules de périodiques Il existe déjà un support particulier pour la création d'item réalisé par le groupe de travail Resource Management : http://www.slideshare.net/AlmaULg/exemplariser-des-fascicules-de- periodiques-dans-alma 8 Alma@ULg–Digitalisaton
    9. 9. 9 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Collections ULg • Demande de numérisation partielle d’un fascicule • Après avoir cliqué sur le lien Numérisation • Après avoir cliqué sur le lien Demande de numérisation partielle
    10. 10. 10 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Formulaire d’une demande de numérisation auquel on a associé un exemplaire virtuel Cliquer sur le lien Numérisation d’un fascicule virtuel
    11. 11. 11 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Alma • Demande de numérisation partielle d’un fascicule virtuel • Le workflow de la demande de numérisation fonctionne bien avec les exemplaires virtuels
    12. 12. 12 Alma@ULg–Digitalisaton • Priorité : physical ou digitization item request ? Avant le scan item Après le scan item Alma traite les demandes par ordre chronologique
    13. 13. 13 Traiter une demande de numérisation • Après Pick From Shelf • Bordereau (amélioré) de la demande de numérisation en cliquant sur Print Slip Alma@ULg–Digitalisaton Circ Desk en bibliothèque de traitement car le Circ Desk accepte et traite les demandes de numérisation.
    14. 14. 14 Alma@ULg–Digitalisaton Entrer le code-barres • Scan In Items Traiter une demande de numérisation
    15. 15. 15 Alma@ULg–Digitalisaton • Après Pick From Shelf • Après Print Slip • Après Scan In Items  Digitization Gérer une demande de numérisation
    16. 16. 16 Alma@ULg–Digitalisaton Statut dans collections ULg Gérer une demande de numérisation • Après Scan In Items  Digitization > Statut dans Alma-Primo Statut dans Alma
    17. 17. 17 Alma@ULg–Digitalisaton • Rôle de Work Order Operator -> Manage in Process Items > bureau de numérisation Gérer une demande de numérisation
    18. 18. 18 Alma@ULg–Digitalisaton Gérer une demande de numérisation • Manage in Process Items > Actions > Next Step • Manage in Process Items > Actions > Attach Documents
    19. 19. 19 Alma@ULg–Digitalisaton • Browse > fichier numérique dans l’ordi + URL et notes éventuels • Add Attachment • Done (envoie direct par email) ou Save (fichier reste en attente) Gérer une demande de numérisation Le fichier numérique ne doit pas dépasser 10 MB. En cas de fichier plus lourd, utiliser le service Merci (pas un autre!) et copier- coller l’URL dans la zone URL. NB : site Merci de l’ULg https://edc.ulg.ac.be/merci/upload.pl
    20. 20. 20 Alma@ULg–Digitalisaton Gérer une demande de numérisation • Cliquer sur Save > possibilités : • Edit : modifier fichier numérique + URL et notes éventuels • Supprimer l’Attachment • Télécharger le fichier numérique pour le consulter
    21. 21. 21 Alma@ULg–Digitalisaton Gérer une demande de numérisation Fichier attaché • Après avoir cliqué sur Done un email est envoyé automatiquement à l’usager Message pour restreindre la diffusion des fichiers numériques
    22. 22. 22 Alma@ULg–Digitalisaton Entrer le code-barres • Scan In Items par le Circulation Desk Operator Après avoir traité une demande… !
    23. 23. 23 Alma@ULg–Digitalisaton Après avoir traité une demande… ! • Reshelve to… • Item in place

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