Alma @ ULg - Fulfillment
Circulation approfondie
Circulation Desk
Operator
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• Maîtriser les règles de circulation du Réseau des bibliothèques
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TOUTES les règles de circulation
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Règles de circulation
nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements
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Limites des services offerts, par type d’usager
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Regular, Short Loan, Storage et Limited) exis...
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Blocages et outrepassements
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Les Blocages ne concernent que les opérations de prêt (prêt,
renouvellement, éventuell...
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Blocages outrepassables par tous Action si outrepassement
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Blocages insérés par le système
Blocages non outrepassables
Prêt d’un document qui n’appartient pas à l’institution
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5 types de blocages ont été définis dans Alma : ALERT, NORENEW, NOLOAN, NOILL,
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14 blocages ont été migrés d’Aleph. Chaque blocage est associé à un message.
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Ces blocages sont outrepassables par :
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- soit par to...
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Les rappels, et les états de comptes
usagers
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
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Le lecteur recevra 2 emails d’information :
• Pour l’informer de ses prêts en cours, envoyé chaque début de mois
• Pour...
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Procédure de rappel pour les lecteurs U et C (Personnel ULg/CHU)
• le premier rappel (dernier jour de prêt) et le deuxi...
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email d’information mensuel (le 2 du mois) reprenant un relevé de tous les prêts en
cours, les échéances de prêts, les ...
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email d’information des retours de prêts, reçu le jour même par le lecteur
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1er rappel
envoyé le dernier jour du prêt (Overdue Notice Letter)
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envoyé après 30 jours (calendrier) de retard (Full Lost Loan Notification Letter)
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Alma@ULg-CirculationDeskOperator
3e rappel (après 75 jours de retard )
envoyé par email ET impression du courrier à la ...
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email de courtoisie
informant de la fin imminente des prêts
envoyé deux jours ouvrables avant la date de retour (Courte...
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Modifier la fiche d’un lecteur
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Pour l’inscription et la gestion ...
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• Statistics : concerne les administrateurs qui auront les droits requis pour
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> Ouvrir la fiche du lecteur ( sur l'identifiant) > sélectionner l’onglet Notes
Modifier une note (Actions > Edit)
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La note s’efface sans demande de confirmation et disparaît
définitivement du système, soyez donc très prudent avec la
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Insérer un blocage Staff (Add Block)
> Ouvrir la fiche du lecteur ( sur identifiant) > sélectionner l’onglet Blocks
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Pour les lecteurs ne disposant pas d’une adresse email personnelle, il faudra
indiquer l’adresse email d’une des 5 impr...
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Le Proxy est une procuration accordée par un lecteur à un autre lecteur pour
emprunter en son nom.
-> les modalités de ...
Au moment du prêt, aller sur la fiche du lecteur qui possède la procuration
(Chloé Bourdhouxe) > cocher la case Use Proxy ...
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Visualiser l’historique de circulation
d’un Item
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
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2 possibilités pour visualiser l'historique de prêt, à partir des onglets Loans et Returns
de la fiche du lecteur
mais ...
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Deuxième possibilité pour visualiser l'historique : via le code-barre du
document
> sur le code-barres (à partir des on...
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pour obtenir l’historique complet (prêts et retours) d'un document pour tous les
lecteurs
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Modifier un prêt
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
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Changer la date de retour d’un prêt (Change Return Date)
Utile pour modifier la date de retour effective d’un prêt
Par ...
1. Choisir date
2. Enregistrer 43
Changer la date d’un prêt (Change Due Date)
Dans l’onglet Loans > Actions > Change Due D...
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Supprimer un prêt (Delete Loan)
Le message de confirmation suivant apparaît. Pour confirmer sur Confirm
Alma@ULg-Circul...
45
Supprimer un prêt dans le cas d’un document Lost
« Delete loan » : à faire quand un document Lost a été remboursé par l...
46
Un message indique les frais engendrés par la perte de l’ouvrage
Déclarer un prêt comme étant perdu (Lost)
Dans l’ongle...
Sur la fiche du lecteur > dans l’onglet Fines/Fees > sélectionner la ligne à annuler
Actions > Waive
47
Annuler une amende...
Alma @ ULg - Fulfillment
Encodage d’un prêt en Quick cataloging
Aperçu
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
48
49
Le cas de figure se présente par exemple lorsqu’un lecteur veut emprunter un
document n’étant pas encore catalogué
Sur ...
50
A vous de remplir les champs nécessaires
Le Quick Cataloging est expliqué en formation Ressource Management
Repository ...
Alma @ ULg - Fulfillment
Réaliser des listes d’Items
= Create Fulfillment Sets
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
51
52
Créer des listes thématiques d’Items (Create Fulfillment Sets)
Le menu Fulfillment Sets permet de créer des listes d’ex...
53
1. Champs de description de l’objet de la liste thématique :
▪ Name = nom donné à la liste thématique
▪ Description = e...
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Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–AdvancedTools
3. Douze critères liés au statut de prêt
(Loan Status)
▪ Any = tous les st...
55
Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–AdvancedTools
Exemple : Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient du être rend...
56
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Vous arrivez au menu Manage Sets
Autre accès possible : menu Alma > Ressource Manageme...
57
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Le menu Edit permet de modifier:
- Le nom du Set
- La description
- La note
- De rendr...
58
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Le menu Members permet de voir le résultat du Set dans le Respository Search
Actuellem...
59
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Résultat dans Excel, après traitement = liste des prêts en retard qui auraient du être...
60
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Le menu Manage Sets > Actions > Combine permet d’associer plusieurs Sets à l’aide
des ...
Alma@ULg-CirculationDeskOperator
Un message de confirmation apparaît > si Confirm un nouveau Set combiné
apparaît après qu...
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  • Changer le titre, mettre le rôle CDO et faire idem les autres premières slides FF1 ET idem adresse mail et changer titre bande à droite
  • Expliquer ici que la circulation des ouvrages est fonction: du type de lecteur (user group) et de la localisation des ouvrages (localisations répartis en Fulfillment Units)
  • Préciser ZZ Eudora et ULg Personnnel RB = User group test
  • Ici dire que Location Type = FFUnit
  • Ajouter deux lignes aux outrepassements du Manager: nombre de prêts atteint par le lecteur (prêts, par overdue) ET mise en prêt d’un ouvrage demandé
  • Expliquer aussi ce qu’est un rappel
  • insérer une dia expliquant la procédure pour les U et les C (éventuellement
  • J’ai fait une nouvelle capture sans les frais de procédure
  • J’ai corrigé pour supprimé les frais administratifs que nous ne réclamons plus
  • Ici supprimer la deuxième partie relative à la configuration automatique des mails. prévoir de mettre ça dans un how to
  • Indiquer que ce n’est pas encore d’application au niveau du réseau, même si ça fonctionne déjà dans Alma
  • Dire ici: attention c’est très risqué cette fonction car après un change due date, les amendes disparaissent et puis surtout, il n’y a plus aucune règle de circulation qui s’applique, ni de rappel envoyé (Mais ça, ça vaudrait la peine de vérifier quand même Un petit test Virginie ?) Test fait, et en effet, mais c’est logique puisque le but est de ne pas avoir à annuler des amendes indues car soit oubli de paramétrer un jour de fermeture, soit retour dans Alma effectué à une date postérieure au retour physique des documents (du style quand un lecteur dépose ses livres alors qu’on s’apprête à fermer la porte de la bib
    Les traductions qu’on a fait de « change return date » et « Change due date » prêtent à confusion. Ne faudrait-il pas les modifier ou ne pas les traduire ?
    Si traduction, je proposerai : Change return date = changer la date à laquelle le retour de prêt s’est fait
    Change due date = changer la date à laquelle le document doit rentrer
  • A ne faire que lorsque le livre n’a pas été prêté à ce lecteur et qu’il se trouve bien en rayon.
  • Ajouter une dia pour effectuer un Delete Loan après un Lost. Expliquer que c’est une opération nécessaire quand l’ouvrage est remboursé par le lecteur. Dans ce cas-ci, l’ouvrage est mis en “Missing” dans le catalogue et le lecteur ne le voit plus apparaître sur sa liste de prêts. Par contre, sur l’historique de l’ouvrage , il apparaîtra bien en dernier emprunteur.
  • changer la copie d’écran, plus de choix dans le loan status. Attention, ne tiennent pas tous dans la fenêtre !
  • Réactualiser mes dates et les copies d’écran
  • refaire les cadres de textes qui flottent
  • ici aussi actualiser les dates et les copies d’écran
  • Fulfillment - Circulation desk operator - circulation approfondie

    1. 1. Alma @ ULg - Fulfillment Circulation approfondie Circulation Desk Operator Alma@ULg-CirculationDeskOperator alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be
    2. 2. Au terme de la formation, vous serez capable de : • Maîtriser les règles de circulation du Réseau des bibliothèques • Maîtriser les blocages et les outrepassements • Maîtriser les instructions sur les rappels • Modifier la fiche d’un lecteur (notes, blocages, date d’expiration d’un compte) • Visualiser l’historique de circulation d’un item (View Loan History) • Modifier un prêt (date de retour de prêt, date de prêt, supprimer un prêt, déclarer un prêt comme perdu, supprimer une amende) 2 Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    3. 3. Alma @ ULg - Fulfillment TOUTES les règles de circulation Alma@ULg-CirculationDeskOperator 3
    4. 4. 4 Alma@ULg-CirculationDeskOperator La circulation des documents est fonction : 1) du type de lecteur réparti en 6 User group • Personnel Ulg/CHU • Master + Doctorant S Ulg • Bachelier Ulg • Etudiant et personnel non Ulg • Visiteur (1 an) • Visiteur (1 mois) ET 2) de la localisation des documents (Location Type ou Fulfillment Unit) • Emprunt long terme (Extended) • Emprunt normal (Regular) • Consultable sur demande (Storage) • Emprunt court terme (Short Loan) • Emprunt 1 jour (Limited)
    5. 5. 5 Règles de circulation nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements Location Type = Fulfillment Unit dans Alma Personnel ULg + CHU Master + Doctorant S ULg Bachelier ULg Etudiant & personnel NON ULg Visiteur ( 1 an) Visiteur (1 mois) Empruntable long terme Extended 3 mois R 9 mois 3 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois consultable uniquement Empruntable normal Regular 1 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois consultable uniquement Consultable sur demande Storage 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours Empruntable court terme Short Loan 7 jours R 3 semaines 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine consultable uniquement Emprunt 1 jour Limited 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour consultable uniquement Total des emprunts/consultations 60 D 60 D 30 D 30 D 30 D 5 D Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse) 2 exceptions : Graulich : pas de prêt aux Bacheliers et MAL section B : durée de consultation plus longue Alma@ULg–CirculationDeskOperator
    6. 6. 6 Limites des services offerts, par type d’usager Alma@ULg-CirculationDeskOperator Paramétrage Alma Ulg Personnel RB et ZZ_Eu2dora sont des User group de test
    7. 7. 7 Exemple : nombre maximum d’emprunts d’un étudiant de Master Master Empruntable long terme Extended 33 D, 3 mois, R 3 mois Empruntable normal Regular 9 D, 1 mois, R 1 mois Consultable sur demande Storage 7 D, 7 jours, Empruntable court terme Short Loan 9 D, 7 jours, R 1 semaine Emprunt 1 jour Limited 2D, 1 jour Total des emprunts/consultations 60 D Alma@ULg-CirculationDeskOperator Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)
    8. 8. 8 Personnel ULg + CHU Master + Doctorant S ULg Bachelier ULg + Etudiant & personnel NON ULg + Visiteurs (1 an) Visiteurs (1 mois) Staff High priority Regular priority Low priority personnel ULg et CHU (soit les U et les C) + Doctorants U Master de l’ULg (S) + Doctorants S Bacheliers ULg (S) + autres écoles (universités, HE de la Fédération Wallonie- Bx*,… (B) + Visiteur pour 1 an (B) + Alumni** Visiteur pour 1 mois (B) * anciennement Pôle Mosan -> + d’informations sur : http://libnet.ulg.ac.be/fr/services/s- inscrire-aux-bibliotheques ** alumni : tout diplômé de l'ULg a droit à une inscription gratuite dans les bibliothèques durant les 3 années qui suivent l'obtention de son diplôme. La carte et l'identifiant Alumni ne sont pas reconnus dans les bases de données des lecteurs -> à inscrire donc comme extérieur (identifiant B), niveau Regular Priority. Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    9. 9. 9 En plus des 5 grands types de localisation (Fulfillment Unit), il y a 2 autres cas de figure Alma@ULg-CirculationDeskOperator 1. pas Fulfillment Unit -> ces documents n’appartiennent à aucune « Fulfillment unit » -> ne peuvent pas faire l’objet d’une Request -> ne peuvent pas être mis en prêt (sauf outrep. Manager) = consultables uniquement NB : Location Type = Fulfillment Unit
    10. 10. 10 Alma@ULg-Fulfillment2-1epartie–CirculationDeskOperatoretManager 2. trois autres Fulfillment Unit: pour certaines localisations très particulières qui conservent un mode spécifique de circulation : le libre accès de Graulich & les consultables du MAL, ainsi que pour les ouvrages qui ne circulent pas mais qui peuvent faire l’objet d’une demande de digitalisation
    11. 11. 11 Cas de Graulich SL et MalCons Alma@ULg-CirculationDeskOperator • Graulich : les ouvrages du libre accès de Graulich ne sont pas empruntables par les Regular Priority (dont les bacheliers ULg) • Magasin à livres : les ouvrages « section B storage » du MAL ont une durée de consultation plus longue que les consultations normalement autorisées en « storage »
    12. 12. 12 A côté des 5 règles de circulation de documents dans le Réseau (Extended, Regular, Short Loan, Storage et Limited) existent 3 exceptions possibles (à trouver dans Item Policy = statut d’exception) : ▪ non consultable / No Loan No Request : utilisé p.e. pour des mémoires de fin d’études contenant des informations confidentielles ▪ s’adresser au service / Loan No request,: Empruntable 1 mois (ou une semaine en fonction de la FFU de la localisation) et renouvelable une fois ▪ non empruntable / No Loan : utilisé p.e. pour des ouvrages trop abîmés (et que l’on ne souhaite pas voir partir en prêt) contenus dans une localisation qui autorise normalement le prêt. Ces ouvrages seront consultés dans une reading room Au niveau des items, il existe 3 statuts d’exception dans Alma Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    13. 13. Alma @ ULg - Fulfillment Blocages et outrepassements Alma@ULg-CirculationDeskOperator 13
    14. 14. 14 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Les Blocages ne concernent que les opérations de prêt (prêt, renouvellement, éventuellement retour dans un bureau de prêt inadéquat). Mais pas les request. Conséquence: un lecteur dont le titre d’accès est périmé ou qui a plus de 3 ouvrages en retard pourra effectuer des requests. Mais les ouvrages ne pourront pas lui être prêtés. Il devra donc les consulter sans les emprunter
    15. 15. 15 Blocages outrepassables par tous Action si outrepassement La date de prêt est en conflit avec la date de Request Raccourcit la date d’échéance du prêt (durée incompressible d’un mois) Prêt d’un document réservé par le même lecteur (p.e. il l’a pris lui-même en rayon, avant que le document n’ait été traité et placé sur le Hold Shelf) Efface la Request et met le livre en prêt sur le compte du lecteur Emprunt d’un document pour un lecteur X déjà en prêt sur le compte d’un lecteur Y Le document est rentré chez lecteur X et mis en prêt sur lecteur Y Blocages outrepassables par un manager Prêt pour un document non empruntable Autorise l’emprunt Prêt d’un document pour un lecteur qui a déjà en prêt le nombre maximum autorisé Autorise l’emprunt Prêt d’un document déjà réservé par un autre lecteur Autorise l’emprunt Renouvellement si Request Autorise le renouvellement Alma@ULg-CirculationDeskOperator Blocages insérés par le système
    16. 16. 16 Blocages insérés par le système Blocages non outrepassables Prêt d’un document qui n’appartient pas à l’institution Prêt d’un document en commande Prêt d’un document réservé (à moins d’annuler la Request précédente) Dépassement des renouvellements autorisés Limite de 3 documents en retard Frais dus aux bibliothèques (Fines & Fees) > à 25,00€ La date d’expiration de la carte de l’utilisateur est dépassée La limite des rappels de prêts en retard est dépassée Le rôle de patron n’est pas actif ou est expiré Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    17. 17. 17 Blocages insérés par le staff : 5 types 5 types de blocages ont été définis dans Alma : ALERT, NORENEW, NOLOAN, NOILL, NOTHING. Alma@ULg-CirculationDeskOperator -> ALERT (sous forme de pop-up) ne bloque rien -> les autres bloquent de 1 à 4 fonctions : prêt, renouvellement de prêt, réservation, prêt inter-bibliothèques
    18. 18. 18 14 blocages ont été migrés d’Aleph. Chaque blocage est associé à un message. Code Aleph Nom du blocage *01 Rapporte tjs les documents en retard *02 Comportement inapproprié en biblioth. *04 Trop de documents en retard *10 Non restitution d'ouvrages empruntés *03 A oublié qqch en bibliothèque *07 Doit régler petite dette envers 1 bib. *05 A une grosse dette envers une biblioth. Code Aleph Nom du blocage *08 Vol ou détérioration de documents *09 Carte de lecteur perdue ou volée *06 Adresse/tél./mail erronés --> corriger *20 Voir note adhérent ! *51 Doit contacter responsable scientifique *52 Doit contacter directeur de la biblioth. *53 Doit contacter secrétariat du département Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    19. 19. 19 Alma@ULg-CirculationDeskOperator * Ces blocages sont outrepassables par : - soit le CIRCDESC (CD manager) - soit par tout le monde (ALL) - soit par l'OPERATOR (CD operator)
    20. 20. Alma @ ULg - Fulfillment Les rappels, et les états de comptes usagers Alma@ULg-CirculationDeskOperator 20
    21. 21. 21 Le lecteur recevra 2 emails d’information : • Pour l’informer de ses prêts en cours, envoyé chaque début de mois • Pour l’informer de ses retours de prêts, envoyé le jour même Il y a trois rappels. Le premier et le deuxième seront envoyés par email. Le troisième sera envoyé par email ET par courrier papier (aux usagers S et B uniquement!!) • le premier (Overdue Notice Letter) est envoyé le dernier jour du prêt • le deuxième (Full Lost Loan Notification Letter) après 30 jours (calendrier) de retard • le troisième (Full Lost Loan Letter) après 75 jours (calendrier) de retard, accompagné de la facture de l’ouvrage en retard. (procédure différente pour les usagers U et C) Il faut noter que l’Email de courtoisie (Courtesy Letter) les informant de la fin imminente de leur(s) prêt(s) sera toujours envoyé deux jours ouvrables avant la date de retour. * Resteront les quelques envois papier adressés aux utilisateurs n’ayant pas d’email personnel Alma@ULg-CirculationDeskOperator Tous les mails envoyés par Alma sont visibles dans l’onglet « Attachment » de la fiche du lecteur
    22. 22. 22 Procédure de rappel pour les lecteurs U et C (Personnel ULg/CHU) • le premier rappel (dernier jour de prêt) et le deuxième rappel (J30) sont envoyés par mail (comme pour les lecteurs S et B) • le troisième rappel(Full Lost Loan Letter) après 75 jours (calendrier) de retard n’est pas envoyé automatiquement par Alma • pas de blocage du compte lecteur pour un livre lost ou une amende > 25€, MAIS envoi d’un courrier au responsable hiérarchique donnant un délai supplémentaire au lecteur pour se mettre en ordre
    23. 23. 23 email d’information mensuel (le 2 du mois) reprenant un relevé de tous les prêts en cours, les échéances de prêts, les amendes de retard éventuelles.
    24. 24. 24 email d’information des retours de prêts, reçu le jour même par le lecteur
    25. 25. 25 1er rappel envoyé le dernier jour du prêt (Overdue Notice Letter)
    26. 26. 26 2e rappel envoyé après 30 jours (calendrier) de retard (Full Lost Loan Notification Letter) Alma@ULg-CirculationDeskOperator Le montant des frais de remplacement est par défaut de 30€, mais possibilité d’encoder le prix réel
    27. 27. 27 Alma@ULg-CirculationDeskOperator 3e rappel (après 75 jours de retard ) envoyé par email ET impression du courrier à la DG qui le transmet au directeur de la bibliothèque concernée (Full Lost Loan Letter). Sur base du courrier, la facture est établie par la secrétaire exécutive • Frais de remplacement du document • + amendes de retard • -> le statut de l’ouvrage change dans le catalogue—> il devient « Perdu ».
    28. 28. 28 email de courtoisie informant de la fin imminente des prêts envoyé deux jours ouvrables avant la date de retour (Courtesy Letter)
    29. 29. Alma @ ULg - Fulfillment Modifier la fiche d’un lecteur Alma@ULg-CirculationDeskOperator Pour l’inscription et la gestion de la fiche d’un lecteur, voir le mode d’emploi Users : création et gestion 29
    30. 30. 30 • Statistics : concerne les administrateurs qui auront les droits requis pour encoder des informations dans cet onglet. Donne des informations sur la catégorie d’usagers et permettrait d’effectuer des statistiques sur base de ces informations. • Proxy for : dans cet onglet apparaîtront les usagers auxquels l’utilisateur a accordé une procuration. NB: visualiser deux onglets de + qu’avec le rôle de CDOL Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    31. 31. 31 > Ouvrir la fiche du lecteur ( sur l'identifiant) > sélectionner l’onglet Notes Modifier une note (Actions > Edit) sur Update Note pour enregistrer la modification Menu Action > sur Edit pour modifier la note Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    32. 32. 32 La note s’efface sans demande de confirmation et disparaît définitivement du système, soyez donc très prudent avec la suppression des notes. Supprimer une note (Actions > Delete) > Ouvrir la fiche du lecteur ( sur identifiant) > sélectionner l’onglet Notes sur Delete pour effacer la note Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    33. 33. 33 Insérer un blocage Staff (Add Block) > Ouvrir la fiche du lecteur ( sur identifiant) > sélectionner l’onglet Blocks - Choisir un Block Description - Rédiger la note - Close = pour revenir en arrière sans enregistrer - Add note = pour ajouter une nouvelle note - Add and Close = pour enregistrer la note et fermer sur Add Block Alma@ULg-CirculationDeskOperator 14 Block description Détail : voir dias 17 et 18
    34. 34. 34 Pour les lecteurs ne disposant pas d’une adresse email personnelle, il faudra indiquer l’adresse email d’une des 5 imprimantes principales (Alpha, BST, BSV, BSA, Graulich) dans la fiche du lecteur. Les rappels seront dès lors imprimés en bibliothèque et envoyés par courrier postal au lecteur. > Voir le mode d’emploi « Users : création et gestion » Dès que quelqu'un utilise une fonction de type « print slip » dans Alma, le mail est envoyé à l'adresse mail liée à la bibliothèque/à l'imprimante et ce mail est imprimé automatiquement. ! Possibilité de créer des filtres sur les mails à imprimer automatiquement ! Comment ajouter une adresse email Printer dans la fiche lecteur? Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    35. 35. 35 Le Proxy est une procuration accordée par un lecteur à un autre lecteur pour emprunter en son nom. -> les modalités de cet accord seront précisées ultérieurement. Par exemple : Chloé Bourdouxhe est proxy pour Virginie Smits > Chloé peut donc emprunter un document pour le compte de Virginie. Première étape attribuer le Proxy au lecteur qui aura la procuration > Aller sur le compte de Chloé Bourdouxhe Utiliser le Proxy for 1 2 3 Choisir l’utilisateur Virginie Smits Alma@ULg-CirculationDeskOperator Le Proxy for n’est pas encore utilisé dans les bibliothèques de l’ULg, même si ça fonctionne déjà dans Alma
    36. 36. Au moment du prêt, aller sur la fiche du lecteur qui possède la procuration (Chloé Bourdhouxe) > cocher la case Use Proxy > sur OK 36 La fiche du lecteur qui a accordé une procuration apparaît (Virginie Smits) Après le choix du Proxy for une seconde fois sur « OK » Choisir dans le menu déroulant le lecteur sur le compte duquel le prêt sera effectué Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    37. 37. Alma @ ULg - Fulfillment Visualiser l’historique de circulation d’un Item Alma@ULg-CirculationDeskOperator 37
    38. 38. 38 2 possibilités pour visualiser l'historique de prêt, à partir des onglets Loans et Returns de la fiche du lecteur mais ces deux chemins nous mènent à des informations quelque peu différentes Visualiser l’historique de prêt ou de retour d’un document > Loan History Ce résultat représente l’historique de prêt de l’item pour un lecteur donné Alma@ULg-CirculationDeskOperator Rappel : l’historique de prêt d’Aleph n’a pas été transféré dans Alma sur Loan History Premier chemin : via le menu « actions »
    39. 39. 39 Deuxième possibilité pour visualiser l'historique : via le code-barre du document > sur le code-barres (à partir des onglets Loans et Returns) > sur l’onglet History Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    40. 40. 40 pour obtenir l’historique complet (prêts et retours) d'un document pour tous les lecteurs Alma@ULg-CirculationDeskOperator -> onglet History -> cocher Fulfillment Activities pour obtenir toutes les modifications du statut de disponibilité d’un item-> onglet History -> cocher Item Changes
    41. 41. Alma @ ULg - Fulfillment Modifier un prêt Alma@ULg-CirculationDeskOperator 41 41
    42. 42. 42 Changer la date de retour d’un prêt (Change Return Date) Utile pour modifier la date de retour effective d’un prêt Par exemple : le retour dans Alma n’a pas pu être fait le jour effectif du retour par le lecteur Ou oubli de paramétrer un jour de fermeture dans Alma Alma@ULg-CirculationDeskOperator Alma > Fulfillment > Check in/Check out > Return Item > Change return date Attention, cette fonction Change return date n’apparaît pas dans l’onglet Return de la fiche d’un lecteur (Manage Patron Services) Le change Return Date annule les amendes éventuelles
    43. 43. 1. Choisir date 2. Enregistrer 43 Changer la date d’un prêt (Change Due Date) Dans l’onglet Loans > Actions > Change Due Date Alma@ULg-CirculationDeskOperator En cas de Change Due date, les règles de circulation (durée du prêt) ne s’appliquent plus
    44. 44. 44 Supprimer un prêt (Delete Loan) Le message de confirmation suivant apparaît. Pour confirmer sur Confirm Alma@ULg-CirculationDeskOperator A n’utiliser que si le livre n’a pas été prêté au lecteur et que le livre est en rayon Dans l’onglet Loans > Actions > Delete Loan
    45. 45. 45 Supprimer un prêt dans le cas d’un document Lost « Delete loan » : à faire quand un document Lost a été remboursé par le lecteur : • l’exemplaire devient Missing dans le catalogue • Le document n’apparaît plus dans la liste des prêts du lecteur • MAIS Le lecteur apparaît comme le dernier emprunteur dans l’historique du document »
    46. 46. 46 Un message indique les frais engendrés par la perte de l’ouvrage Déclarer un prêt comme étant perdu (Lost) Dans l’onglet Loans > Actions > Lost Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    47. 47. Sur la fiche du lecteur > dans l’onglet Fines/Fees > sélectionner la ligne à annuler Actions > Waive 47 Annuler une amende (Waive) Choisir le montant à annuler Choisir dans le menu déroulant le motif de l’annulation Alma@ULg-CirculationDeskOperator Ne pas confondre Fines (amendes) and Fees (frais) : les BIB qui ne font pas payer d’amende à certains catégories d’usagers perçoivent tout de même les frais de remplacement pour un ouvrage perdu.
    48. 48. Alma @ ULg - Fulfillment Encodage d’un prêt en Quick cataloging Aperçu Alma@ULg-CirculationDeskOperator 48
    49. 49. 49 Le cas de figure se présente par exemple lorsqu’un lecteur veut emprunter un document n’étant pas encore catalogué Sur la fiche du lecteur > Loan > Create Item Plusieurs choix s’offre à nous : Encodage d’un prêt en Quick Cataloging - aperçu Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    50. 50. 50 A vous de remplir les champs nécessaires Le Quick Cataloging est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Quick cataloging (Rôle de Physical invetory Operator Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    51. 51. Alma @ ULg - Fulfillment Réaliser des listes d’Items = Create Fulfillment Sets Alma@ULg-CirculationDeskOperator 51
    52. 52. 52 Créer des listes thématiques d’Items (Create Fulfillment Sets) Le menu Fulfillment Sets permet de créer des listes d’exemplaires (Physical Item) en cours de prêt, sur la base : ▪ de 10 statuts des prêts (Loan Status) ▪ du calendrier (Due date et Status date) Accès au menu : Menu Alma > Fulfillment > Advanced Tools > Create Fulfillment Sets Alma@ULg-CirculationDeskOperator
    53. 53. 53 1. Champs de description de l’objet de la liste thématique : ▪ Name = nom donné à la liste thématique ▪ Description = explication de la liste thématique ▪ Note = zone plus complète d’explication de la liste thématique 2. Quatre critères liés aux dates : ▪ Due date after = date d'échéance après la date indiquée dans le champ ▪ Due date before = date d'échéance avant la date indiquée dans le champ ▪ Status date after = date de changement de statut après la date indiquée ▪ Status date before = date de changement de statut avant la date indiquée Alma@ULg-CirculationDeskOperator 1 2
    54. 54. 54 Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–AdvancedTools 3. Douze critères liés au statut de prêt (Loan Status) ▪ Any = tous les statuts de prêt (sauf Claim returned!) ▪ Claim returned = retour contesté ▪ Claim returned with overdue change retour contesté avec frais liés ▪ Lost = exemplaire perdu ▪ Lost with overdue charge ▪ Normal = prêt ordinaire ▪ Overdue Notification ▪ Recalled = rappelé ▪ Renew rejected by partner = renouvellement refusé ▪ Renew requested ▪ Renewed = renouvellé ▪ The renew request will be handled by the appropriate library staff
    55. 55. 55 Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–AdvancedTools Exemple : Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient du être rendus avant le 7 août 2016 sur Save Un message vous confirme la création du Set. Vous pouvez continuer à enregistrer des Sets ou voir les résultats > View My Sets
    56. 56. 56 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Vous arrivez au menu Manage Sets Autre accès possible : menu Alma > Ressource Management > Search and Sets > Manage Sets Vos Sets apparaissent dans l’onglet My Sets (fichiers non partagés avec les collègues) Le menu Actions offre différents choix : Edit = accéder au détail Set et modifier certains attributs Members = voir le résultat du Set dans le Respository Search (avec possibilité d’ajouter ou supprimer des éléments) Duplicate = dupliquer Combine sets = associer plusieurs Sets (AND, OR, NOT) Create titles set = obtenir la liste par titre de document et non par exemplaire Delete = effacer
    57. 57. 57 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Le menu Edit permet de modifier: - Le nom du Set - La description - La note - De rendre le statut actif ou inactif - De rendre le Set privé ou public Add Contents to Set = permet d’ajouter des Items à partir du Repository Search à l’aide de filtres de recherche Save = pour sauver la modification effectuée sur le Set
    58. 58. 58 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Le menu Members permet de voir le résultat du Set dans le Respository Search Actuellement, aucune facette disponible (par exemple par bibliothèque) Le résultat porte donc sur l’ensemble des bibliothèques du Réseau. En attendant, conseil pour l’utilisation : exporter les résultats dans un fichier Excel (cliquer sur Outils), puis, dans Excel, activer une ligne de filtres par colonnes. 934 exemplaires en retard à l’échelle du Réseau
    59. 59. 59 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Résultat dans Excel, après traitement = liste des prêts en retard qui auraient du être rentrés avant le 7 août 2016 (voir colonne Due Date) pour une bibliothèque donnée (d’autres filtres sur colonnes sont possibles, par exemple selon la localisation) Pour créer une ligne de filtres dans Excel > insérer une ligne sous la ligne de titre > sélectionner la ligne > Trier et filtrer > Filtrer
    60. 60. 60 Alma@ULg-CirculationDeskOperator Le menu Manage Sets > Actions > Combine permet d’associer plusieurs Sets à l’aide des opérateurs booléens AND, OR, NOT Par exemple: Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient dû être rendus avant le 7 août 2016 + les prêts déclarés rendus (Claimed Return) > Créer un Set sur la base de ce statut de prêt Lost > Save > View my Sets > Actions > Combine Sélectionner (loupe) le Set à associer > choisir l’opérateur booléen > Submit
    61. 61. Alma@ULg-CirculationDeskOperator Un message de confirmation apparaît > si Confirm un nouveau Set combiné apparaît après quelques minutes dans My Sets 61

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