Alma @ ULg - Fulfillment
Request approfondie
Circulation Desk Operator
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie...
Au terme de la formation, vous serez capable de :
• Créer une Request dans Alma
• Visualiser toutes les Requests du Réseau...
Alma @ ULg - Fulfillment
Créer une Request via Alma
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
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ATTENTION : pour toute Request, tout déplacement de document
(Move), toute modification d’un item (Change), TOUJOURS pas...
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Quels documents POURRONT faire l’objet d’une Request ?
• Les documents localisés en :
 Extended (empruntable long terme...
6Choisir l’item et sur Request
Etape 1 : recherche dans le Repository Search > Physical Items
Créer une Request pour un ut...
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• Request/Process Type : choisir Patron physical item request
• Requester : introduire l’identifiant ou nom du lecteur, ...
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• Booking Request = fonction à venir
• Move Permanently = changer la localisation d’un document de façon
permanente (p.e...
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Pas de pop-up mais un message s’affiche avec le n° de la Request
Etape 4 : s’assurer que la Request a bien été enregistr...
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Visualiser la request dans le Repository Search
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Visualiser la request dans Primo
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Création d’une request par le lecteur (à partir de Primo)
Il faut d...
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Visualiser la Request
Notre Request est en statut Pick up from shelf
On visualise la place dans la file d’attente (Plac...
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Visualiser la Request - dans le Pickup from Shelf de la bibliothèque propriétaire
Visualiser la Request - dans le Monit...
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:
Il est important de
1) choisir la cause de l’annulation dans Cancellation Reason
2) ET d’en expliquer brièvement les ...
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• Booking request passed its release time = pour le Booking (non activé dans Alma)
• Cancelled at patron's request = an...
Alma @ ULg - Fulfillment
Visualiser les Requests et les
traitements (Process) à l’échelle
du Réseau
Alma@ULg–CirculationDe...
À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône ALMA (ou raccourci F2) ->
Fulfillment -> Ressource Request -> Monitor R...
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Facettes :
permettent un filtre sur
la bibliothèque propriétaire (Owner),
la bibliothèque de destination (Pickup
Locati...
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n° de la Request
Stade de la procédure de traitement (Workflow Step) :
• Pickup from shelf = en attente de traitement d...
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• View Audit trail : historique du traitement de la Request
• View title in search : donne accès à la fiche du document...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
⇒ UTILITE : GESTION: ! VISUALISATION (pas ACTION)
• Beaucoup d’Item...
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⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement
• Les Patron Re...
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⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement
• Les Patron Re...
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⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement
• Les Patron Re...
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⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement
• Les Patron Re...
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⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
⇒ POUR LES « IN PROCESS », PERMET AUSSI D’EDITER LA REQUEST AUX
DEP...
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⇒ Petit gadget (June 2015 release): comment faire apparaître facile...
Alma @ ULg - Fulfillment
Gérer les request
(réservation et transit)
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Bibliothèque
propriétaire
• Procédure : scanner le document (Scan in items)
• Si circ-desk de transit: scanner deux foi...
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Etape 1 : accéder à la Request > Pickup from Shelf
Etape 2 : Print slip (impression d'un bordereau)
Etape 3 : Prendre l...
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Dans notre exemple : il s’agit d’un document de BSV (voir Circulation desk)
qui doit être transféré, à la demande du le...
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Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request
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Visualiser la disponibilité du document - dans Primo
Visualiser la disponibilité du document - dans le Repository Searc...
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Bibliothèque
propriétaire
Pickup
location
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Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items
Etape 2 : placer le document sur le rayon des réservations (Hold ...
Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items
Etape 2 : Envoyer le document dans sa bibliothèque de destination...
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Après le Scan in Items, le document apparaît dans le Active Hold Shelf de la
bibliothèque de destination
Visualiser la ...
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Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request
Une note apparaît dans la fiche du
lecteur
Le docume...
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Visualiser la disponibilité du document dans Primo
Visualiser la disponibilité du document dans le Repository Search
Al...
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Exemple de mail reçu par le lecteur dès que le document est disponible sur le
rayonnage des réservations en cours (Acti...
Alma @ ULg - Fulfillment
Scan in Item pour un document
non catalogué
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Comment mettre en transit un document non catalogué ?
Alma > Fulfillment > Ressource Requests > Scan in Items > Create ...
Alma @ ULg - Fulfillment
Gérer de façon approfondie
les Hold Shelf (de 3 types)
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3 types de Hold Shelf dans Alma
Selon la bibliothèque et le contenu...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
3 types de Hold Shelf dans Alma
Notez que les bibliothèques disposa...
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Chaque Hold Shelf (de type loan, reading room ou mixte) est accessible dans
ALMA via deux points d'accès, correspondant...
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L’active hold shelf et l’expired hold shelf proposent un classement selon 6
critères :
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Alma @ ULg - Fulfillment
Hold Shelf de type Loan
(pour empruntables uniquement)
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Active Hold Shelf 1 onglet disponible
Onglet Active Hold Shelf Items = documents réservés ou commandés, en attente de
r...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
Procédure :
Le lecteur souhaite emprunter sa réservation/commande. ...
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Procédure :
Le lecteur n’est pas venu chercher sa réservation/commande > sur Reshelve est
est INDISPENSABLE lors de la ...
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Exemple de mail reçu par le lecteur lorsque le document qu’il avait réservé a
été annulé pour dépassement du délai de m...
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Si Reshelve Le document est à nouveau disponible, dans Alma
et dans Primo
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestappro...
56
Contiennent les documents dont la date de mise à disposition sur le Hold Shelf est
dépassée et qui devront être retourn...
57
- Permet de traiter les éventuelles demandes suivantes dans la queue des
Requests sur un même document.
- Permet de rep...
Alma @ ULg - Fulfillment
Hold Shelf de type Reading Room
(pour des documents consultables
uniquement)
Alma@ULg–Circulation...
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Active Hold Shelf 3 onglets disponibles
- Waiting for pickup = documents, réservés ou commandés, en attente de l’arrivé...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
Procédure unique :
Le lecteur souhaite consulter sa réservation/com...
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Active Hold Shelf onglet Held By Patron onglet on Shelf(Not final)d...
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Active Hold Shelf onglet Held By Patrononglet on Shelf(Not final)de...
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Si le lecteur a définitivement terminé la consultation du document,...
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Expired Hold Shelf
Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No...
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Expired Hold Shelf
Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No...
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Hold Shelf type mixte
(pour tous types de documents)
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Active Hold Shelf
Hold Shelf type mixte (pour tous types de documen...
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Procédure pour les documents empruntables:
Le lecteur souhaite empr...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
Procédure pour les consultables sur demande (Storage):
Aucune actio...
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Expired Hold Shelf
2 X 4 onglets disponibles qui s’activent en fonc...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
De la bonne gestion de l’Expired hold shelf
Il est important de con...
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Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
Le type de Hold Shelf des bibliothèques de l’ULg
Alma @ ULg - Fulfillment
Change Item Information - aperçu
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
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Apporter des modifications à un Item (Change Item Information)
Accès :
Menu Alma > Fulfillment > Ressource Requests > S...
Alma @ ULg - Fulfillment
Déplacer un document
Move permanently et Move temporarily
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:reques...
79
Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
Le Change item information est expliqué en formation
Ressource Mana...
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  • refaire la dia le carré de texte en bas flotte
  • Ajouter une dia pour expliquer l’activate next dans le Expired pour les ouvrages “picked by user”: dire: d’abord effectuer le return item puis activate next et expliquer que ça fonctionne comme dans le hold-shelf de type loan
  • Le texte ne va pas, il s’agit ici du move
  • Fulfillment - Circulation desk operator - requests approfondies

    1. 1. Alma @ ULg - Fulfillment Request approfondie Circulation Desk Operator Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be
    2. 2. Au terme de la formation, vous serez capable de : • Créer une Request dans Alma • Visualiser toutes les Requests du Réseau (Monitor Request & Item Processes) • Réaliser le Scan in Item pour un document non catalogué • Gérer des réservations • Gérer les commandes de documents localisés dans une autre bibliothèque • Gérer de façon approfondie le Hold Shelf (de 3 types): • Hold Shelf type Loan pour empruntables uniquement • Hold Shelf type Reading Rooms pour consultables sur demande uniquement (Storage) • Hold Shelf type mixte pour empruntables + consultables sur demande (Storage) • Visualiser le menu Change Item Information • Déplacer, temporairement ou de façon permanente, un document vers une autre localisation ou vers une autre bibliothèque (Move Temporarily et Move Permantly) 2 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    3. 3. Alma @ ULg - Fulfillment Créer une Request via Alma Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 3
    4. 4. 4 ATTENTION : pour toute Request, tout déplacement de document (Move), toute modification d’un item (Change), TOUJOURS passer par le Physical Item, afin d’éviter de modifier ou de déplacer tous les exemplaires d’un même holding. 2 chemins = - menu Alma > Repository Search > Physical Items - Persistent Search Box > Physical Items Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    5. 5. 5 Quels documents POURRONT faire l’objet d’une Request ? • Les documents localisés en :  Extended (empruntable long terme)  Regular (empruntable normal)  Short Loan (empruntable court terme)  Storage (consultable sur demande)  Limited (emprunt 1 jour) • Le statut d’exception (Item Policy) No Loan (non empruntable) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Quels documents NE POURRONT PAS faire l’objet d’une Request ? • Les documents « consultable uniquement » (c’est-à-dire qui n’ont NI une des 5 Locations NI un des 3 statuts d’exception) • Le statut d’exception (Item Policy) No Loan No Request (non consultable) • Le statut d’exception (Item Policy) Loan No Request (s’adresser au service) Les Storage NE POURRONT être déplacés hors de la bibliothèque propriétaire > PAS de Transit NB ces règles sont valables à l’échelle du Réseau, sauf exception particulière qui serait appliquée ultérieurement à une bibliothèque
    6. 6. 6Choisir l’item et sur Request Etape 1 : recherche dans le Repository Search > Physical Items Créer une Request pour un utilisateur (Request > Patron physical item request ) Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–RequestOperator
    7. 7. 7 • Request/Process Type : choisir Patron physical item request • Requester : introduire l’identifiant ou nom du lecteur, ou utiliser la loupe • Pickup At : Choisir la bibliothèque de retrait (une des 9 Pick-up location si transit ou la bibliothèque propriétaire si réservation) Etape 3 : enregistrer la demande 3 champs obligatoires (*) à remplir : Etape 2 : remplir le formulaire de Request Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–RequestOperator
    8. 8. 8 • Booking Request = fonction à venir • Move Permanently = changer la localisation d’un document de façon permanente (p.e. pour un don entre bibliothèques) • Move Temporarily = changer la localisation d’un document de façon temporaire (p.e. documents placés dans un rayonnage réservés aux cours et travaux) • Patron Digitization Request = demande de digitalisation (scan) d’un document à la demande d’un lecteur • Patron physical item requested = document demandé par un lecteur, soit réservé (retrait dans la bibliothèque propriétaire) soit commandé (transit d’une réserve distante ou de la bibliothèque propriétiare vers une des 9 pick-up locations Alma@ULg-Fulfillment2-2epartie–RequestOperator Menu déroulant du Request/Process Type
    9. 9. 9 Pas de pop-up mais un message s’affiche avec le n° de la Request Etape 4 : s’assurer que la Request a bien été enregistrée Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    10. 10. 10 Visualiser la request dans le Repository Search Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    11. 11. 11 Visualiser la request dans Primo Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    12. 12. 12 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Création d’une request par le lecteur (à partir de Primo) Il faut d’abord s’identifier La request dans Primo doit être faite par le lecteur lui-même
    13. 13. 13 Visualiser la Request Notre Request est en statut Pick up from shelf On visualise la place dans la file d’attente (Place in queue): • 0 = Pickup from Shelf • 1 = 1e dans la queue (le livre est en prêt ou est déjà demandé par une autre lecteur. Dès que le livre sera disponible, la Request sera traitée pour ce lecteur) • 2 = 2e dans la queue….. Request 2e dans la queue = Not Started Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie dans la fiche du lecteur > onglet Request
    14. 14. 14 Visualiser la Request - dans le Pickup from Shelf de la bibliothèque propriétaire Visualiser la Request - dans le Monitor Requests Pour obtenir des informations supplémentaires sur la Request (p.e. la bibliothèque de destination) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    15. 15. 15 : Il est important de 1) choisir la cause de l’annulation dans Cancellation Reason 2) ET d’en expliquer brièvement les raisons dans le Cancellation Note Par défaut, le Notify User est coché et le lecteur reçoit un mail l’informant de l’annulation de sa Request Annuler une Request > Cancel Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    16. 16. 16 • Booking request passed its release time = pour le Booking (non activé dans Alma) • Cancelled at patron's request = annulé à la demande du lecteur • Cannot be fulfilled = ne peut pas être fourni (p.e. abîmé, trop volumineux…) • Duplicate request = Request en double pour le même lecteur • Time to pick up resource from hold shelf has passed = la date limite pour retirer le document du hold shelf est dépassée (7 jours et 1 jour pour le Media) • Failed to locate potential suppliers = pas de fournisseur localisé (pour le PIB ) • Items moved = exemplaire déplacé • Item is missing = exemplaire manquant • Item is needed for Course Reserves = exemplaire réservé dans le cadre d’un cours • Items withdrawn = exemplaire élagué • Patron no longer interested = le lecteur n’est plus intéressé • Supplier rejected the request = demande refusée par le fournisseur (pour le PIB) • Request switched = demande « échangée » • Request was changed due to update = demande changée car expirée • Requested material cannot be located = l’exemplaire ne peut pas être localisé (réservé au PIB) Causes possible d’annulation d’une request Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    17. 17. Alma @ ULg - Fulfillment Visualiser les Requests et les traitements (Process) à l’échelle du Réseau Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 17 (Monitor requests & item processes )
    18. 18. À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône ALMA (ou raccourci F2) -> Fulfillment -> Ressource Request -> Monitor Requests & Item Processes C’est à partir de ce menu que nous pouvons retrouver nos documents en Transit dans le Réseau 18 Visualiser les Requests de l’ensemble du Réseau des bibliothèques Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    19. 19. 19 Facettes : permettent un filtre sur la bibliothèque propriétaire (Owner), la bibliothèque de destination (Pickup Location), la date de la Request (Request Date), les étapes du processus (On Hold Shelf, Transit Item…), éventuellement le service associé au traitement etc. Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    20. 20. 20 n° de la Request Stade de la procédure de traitement (Workflow Step) : • Pickup from shelf = en attente de traitement dans la bibliothèque propriétaire • Transit Item = en transit vers la bibliothèque de destination (Pick-up Location) • On Hold Shelf = dans le rayon des réservations (dans la bibliothèque propriétaire ou dans la bibliothèque de destination) • Transit for Reshelving = en transit-retour vers la bibliothèque propriétaire État de la Request (Process Status) : • New (non encore traité) • In Process (en cours de traitement) Bibliothèque de destination Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    21. 21. 21 • View Audit trail : historique du traitement de la Request • View title in search : donne accès à la fiche du document en Repository Search • Edit : pour modifier la Request (p.e. modifier la bibliothèque de destination ou insérer une note) • Cancel : pour annuler la Request (n’apparaît pas si le document est en transit) • Update expiry, Mark as missing et Print Slip Les options disponibles varient en fonction du type de document, ainsi que du type de Request et de l’état du traitement de celle-ci Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    22. 22. 22 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ UTILITE : GESTION: ! VISUALISATION (pas ACTION) • Beaucoup d’Items sont indisponibles dans Primo car toujours en transit dans Alma (souvent oubli du dernier scan). Cette fonction permet notamment de vérifier qu’on n’a pas d’item erratique • On repère les « vieilles requests » ou « vieux processes » et on enquête: l’Item est il toujours là où Alma le dit. Si non: on vérifie que l’Item concerné n’est pas rentré en rayon. Dans ce cas, on effectue un Scan in pour le rendre disponible. • On vérifie régulièrement les « Hold Shelf Processing » • Chercher un Item spécifique et voir facilement où il se trouve • Evaluer le travail en attente (Catalo, conservation, acquisition [Waiting for approval], …) • PERIMETRE : Toute l’Institution (Contrairement au Manage In process Item) • En fonction de la cible du monitoring, utiliser les Facettes chronologiques ou géographiques • Pick-up location • Owner Library • Type • Request date • Date needed by et Material Type (moins utile) Utilité et gestion du Monitor item processes
    23. 23. 23 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement • Les Patron Requests - Pick from Shelf - On Hold Shelf - Hold Shelf Processing - Transit - Requested (RS ou Requests sur Item en prêt) - Transit for Reshelving • Les Work Order (In) Processes - Work Order Types - Work order Status - NE PERMET PAS DE VISUALISER: • Les Items en prêt (Normal ou Normal with user) • Les Lost Items • Les Missing • Les Items en place • Les changements de localisation temporaires (ou définitifs) NB: Restore Items = pour RS & paramètre Due back de localisation temporaire • Les items en cours de DIGITALISATION
    24. 24. 24 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement • Les Patron Requests - Pick from Shelf - On Hold Shelf - Hold Shelf Processing 1 2 3 Trier d’abord sur Request, Ensuite sur le Pick from Shelf
    25. 25. 25 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement • Les Patron Requests - Pick from Shelf - On Hold Shelf - Hold Shelf Processing - Transit
    26. 26. 26 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement • Les Patron Requests - Pick from Shelf - On Hold Shelf - Hold Shelf Processing - Transit - Requested (RS ou Requests sur Item en prêt)
    27. 27. 27 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement • Les Work Order (In) Processes - Work Order Types - Work order Status 1 2 3 NB: sur capture d’écran ci-dessus: le process Type Acquisition technical services sera renommé
    28. 28. 28 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ POUR LES « IN PROCESS », PERMET AUSSI D’EDITER LA REQUEST AUX DEPARTEMENTS ET D’ Y AJOUTER UNE NOTE
    29. 29. 29 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie ⇒ Petit gadget (June 2015 release): comment faire apparaître facilement les infos du demandeur ?
    30. 30. Alma @ ULg - Fulfillment Gérer les request (réservation et transit) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 30
    31. 31. 31 Bibliothèque propriétaire • Procédure : scanner le document (Scan in items) • Si circ-desk de transit: scanner deux fois: in and out Transit (courrier interne ou navette) Bibliothèque de retrait (pick up location) • Procédure : scanner le document (Scan in items) • -> envoi automatique d'un mail au demandeur Transit : le document se déplace dans une autre bibliothèque Le statut du document change • dans Primo : devient « emprunté » • dans Alma : devient « en transit », puis « hold shelf », puis « loan » (si prêt) 2 possibilités emprunt consultation sur place Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie avec le slip
    32. 32. 32 Etape 1 : accéder à la Request > Pickup from Shelf Etape 2 : Print slip (impression d'un bordereau) Etape 3 : Prendre le document en rayon Etape 4 : Scanner le code-barres du document (icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Scan in items) Ne pas scanner le code-barres du bordereau > scanner celui du document afin de vous assurer que vous avez pris le bon Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    33. 33. 33 Dans notre exemple : il s’agit d’un document de BSV (voir Circulation desk) qui doit être transféré, à la demande du lecteur, en BST-Sciences Le Scan in Items place automatiquement le document en Transit vers la bibliothèque de destination (Pick-up Library) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    34. 34. 34 Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request Visualiser la Request - dans le Monitor Requests & Item processes - Le Workflow Step « Pickup from Shelf » est devenu « Transit Item » - Le Process Status « New » est devenu « In Process » Le système prévoit un Transit d’1 jour MAIS la durée de la Request sera bien, pour le lecteur, de 7 jours ouvrables qui démarreront dès que le document aura atteint sa destination. Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    35. 35. 35 Visualiser la disponibilité du document - dans Primo Visualiser la disponibilité du document - dans le Repository Search Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    36. 36. 36 Bibliothèque propriétaire Pickup location Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    37. 37. Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items Etape 2 : placer le document sur le rayon des réservations (Hold Shelf) 37 Place in Queue = 1 signifie que la Request est la seule pour ce document Réception du document dans la bibliothèque de retrait (Pick-up location) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    38. 38. Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items Etape 2 : Envoyer le document dans sa bibliothèque de destination qui est : - Soit Alpha consultation (Reading Room) - Soit une autre BIB de Pick-up Location. Dans ce cas il faut scanner le livre une deuxième fois pour voir apparaître cette destination. - Scan 1: - Scan 2: 38 Si le document doit transiter par un Circulation Desk intermédiaire (exemple: le bureau du prêt de BGP02 pour des documents empruntables du MAL ou des documents demandés en Pick-up ailleurs qu’en ALPHA) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    39. 39. 39 Après le Scan in Items, le document apparaît dans le Active Hold Shelf de la bibliothèque de destination Visualiser la Request - dans le Monitor Requests Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    40. 40. 40 Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request Une note apparaît dans la fiche du lecteur Le document restera sur le Hold Shelf jusqu’à la date limite pour le retrait du document par le lecteur (Expiry Date). Après cette date, il sera renvoyé dans la bibliothèque propriétaire. Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    41. 41. 41 Visualiser la disponibilité du document dans Primo Visualiser la disponibilité du document dans le Repository Search Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    42. 42. 42 Exemple de mail reçu par le lecteur dès que le document est disponible sur le rayonnage des réservations en cours (Active Hold Shelf) Lorsque le document est dans le rayon des réservations (Hold Shelf), le lecteur a deux options, dont le choix dépend du statut du document : --> Emprunt --> Consultation sur place (jusqu’à la date de l’Expiry Date, que l’on peut modifier si besoin Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    43. 43. Alma @ ULg - Fulfillment Scan in Item pour un document non catalogué Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 43
    44. 44. 44 Comment mettre en transit un document non catalogué ? Alma > Fulfillment > Ressource Requests > Scan in Items > Create Item Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Le Quick Cataloging est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Quick cataloging
    45. 45. Alma @ ULg - Fulfillment Gérer de façon approfondie les Hold Shelf (de 3 types) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 45
    46. 46. 46 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 3 types de Hold Shelf dans Alma Selon la bibliothèque et le contenu de ses collections, chaque entité sera dotée du/des type(s) de Hold Shelf le(s) plus adéquat(s) à son bon fonctionnement : Le Hold Shelf de type Loan : pour les documents provenant de Fulfillment Unit autorisant le prêt uniquement et ne disposant d’aucun document provenant d’une FU Storage ou MalCons, ni d’aucun item No loan (code 15). Exemple: ALPHA-Bureau du prêt. Les documents empruntés ont le statut “Normal” Le Hold Shelf de type Reading Room: pour les documents provenant de FU Storage ou MalCons, ou pour les items No loan (code 15). Ce type de hold shelf est réservé aux salles de lecture (Reading Room). Les documents en consultation sont mis en prêt sur la carte des lecteurs avec le statut “Normal with user”. Exemple: ALPHA – Salle de consultation (pour les documents Storage du MAL) Le Hold Shelf de type mixte: pour les documents provenant de toutes les FU, et où les documents Storage et les items No loan apparaîtront comme non empruntables. Les documents empruntés ont le statut “Normal with user”. Exemple : BST-Sciences
    47. 47. 47 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 3 types de Hold Shelf dans Alma Notez que les bibliothèques disposant à la fois de documents empruntables et consultables sont dotées, selon leur fonctionnement : - soit du Hold Shelf mixte (néanmoins déconseillé par ExLibris) - soit de 2 Hold Shelf (Hold Shelf type Loan + Hold Shelf type Reading Room) => ce qui exige 2 Circulation Desk distincts. Exemple : BST- Sciences Appliquées et Mathématiques. ATTENTION : le second choix implique de changer de Circulation Desk pour gérer le Hold Shelf approprié à chaque type de document.
    48. 48. 48 Chaque Hold Shelf (de type loan, reading room ou mixte) est accessible dans ALMA via deux points d'accès, correspondants aux deux statuts possibles d'une requête (active ou expirée): Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Notez que les documents expirés passent dans le Expired Hold Shelf mais restent aussi visibles dans le Active Hold Shelf • Expired Hold shelf pour les Requests expirées • Active Hold Shelf pour les Requests toujours actives
    49. 49. 49 L’active hold shelf et l’expired hold shelf proposent un classement selon 6 critères : Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie • Call Number = selon la cote de rangement • Hold Shelf Expiry Time = selon la date d’expiration de la réservation/commande • Hold Shelf Placement Time = selon la date de placement sur le Hold Shelf • Requester ID = selon l’identifiant du lecteur • Requester Name = selon le nom du lecteur • Title = selon le titre du document • Booking request Start Time (fonction booking pas encore activée dans Alma)
    50. 50. Alma @ ULg - Fulfillment Hold Shelf de type Loan (pour empruntables uniquement) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 50
    51. 51. 51 Active Hold Shelf 1 onglet disponible Onglet Active Hold Shelf Items = documents réservés ou commandés, en attente de retrait par le lecteur (7 jours) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : • Cancel Request • Update Expiry • Mark as Missing
    52. 52. 52 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Procédure : Le lecteur souhaite emprunter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur > Manage Patron Services > Loan →L’ouvrage disparaît du Active Hold Shelf Items et apparaît dans les prêts en cours sur la carte du lecteur. Le prêt est qualifié de Normal. A la rentrée du document, faire un retour de prêt ordinaire > Return Items ou > Manage Patron Services > Return Si le document vient d’une autre bibliothèque, un message pop-up nous indiquera où renvoyer le document. Active Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Cas particulier : le lecteur ne souhaite pas emprunter mais consulter le document sur place plusieurs jours > voir procédure pour les consultables sur demande du Active Hold Shelf type mixte
    53. 53. 53 Procédure : Le lecteur n’est pas venu chercher sa réservation/commande > sur Reshelve est est INDISPENSABLE lors de la remise en rayon. Dans le cas contraire, le document restera indisponible pour les autres lecteurs. Si Reshelve, le lecteur auteur de la Request reçoit automatiquement un mail l’avertissant de l’annulation car le délai de réservation est dépassé. Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Onglet Reshelve Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Contient les documents réservés dont l’Expiry Date est dépassée
    54. 54. 54 Exemple de mail reçu par le lecteur lorsque le document qu’il avait réservé a été annulé pour dépassement du délai de mise en Hold Shelf
    55. 55. 55 Si Reshelve Le document est à nouveau disponible, dans Alma et dans Primo Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    56. 56. 56 Contiennent les documents dont la date de mise à disposition sur le Hold Shelf est dépassée et qui devront être retournés dans la bibliothèque propriétaire (transit retour) Procédure : - sur Transit pour remettre le document en transit vers la bibliothèque propriétaire - Renvoyer le document par courrier interne, externe ou navette Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Onglet Send to Circulation Desk Onglet Send to Library Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Eviter de cliquer sur Update Expiry et modifier la date d’expiration = retour du document sur l’Active Hold shelf
    57. 57. 57 - Permet de traiter les éventuelles demandes suivantes dans la queue des Requests sur un même document. - Permet de replacer directement pour le lecteur suivant dans l’active hold shelf. Attention: sur le slip se trouvant déjà dans l’ouvrage, c’est le nom de l’ancien demandeur qui figure toujours. Donc il faut réimprimer un nouveau slip (NB automatique si imprimante paramétrée). Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Onglet Activate Next Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement)
    58. 58. Alma @ ULg - Fulfillment Hold Shelf de type Reading Room (pour des documents consultables uniquement) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 58
    59. 59. 59 Active Hold Shelf 3 onglets disponibles - Waiting for pickup = documents, réservés ou commandés, en attente de l’arrivée du lecteur (14 jours) - Held By Patron = documents actuellement consultés, placés en prêt sur la carte du lecteur (pour les ouvrages du MAL => prêt de 1 à 3 mois selon le statut du lecteur) - On Shelf (Not Final) = documents rentrés par le lecteur et en attente de la prochaine consultation Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : • Cancel Request • Update Expiry • Mark as Missing
    60. 60. 60 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Procédure unique : Le lecteur souhaite consulter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur * > Manage Patron Services > Loan ATTENTION, même si il y a prêt, le document demeure en salle de lecture => le prêt est qualifié de Normal(with user) Dès que le document est mis en prêt, il disparaît de l’onglet Waiting for pickup et apparaît dans l’onglet Held By Patron. Nous savons alors que tel document est en cours de consultation par tel lecteur. Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup onglet Held By Patronde l’ à l’ Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) * Cas particulier pour BST08-Reading Room (outrepassement nécessaire par un CDOM
    61. 61. 61 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Active Hold Shelf onglet Held By Patron onglet on Shelf(Not final)de l’ à l’ Le lecteur rentre le document mais souhaite le consulter à nouveau plus tard. Il faut simplement sur Receive From Patron. Le document disparaît de l’onglet Held By Patron et apparaît dans l’onglet On Shelf(Not Final). Le document demeure en prêt sur la carte du lecteur. Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement)
    62. 62. 62 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Active Hold Shelf onglet Held By Patrononglet on Shelf(Not final)de l’ à l’ Le lecteur souhaite à nouveau consulter le document. Il faut simplement sur Loan to Patron. Le document disparaît de l’onglet On Shelf(Not Final) et apparaît dans l’onglet Held By Patron. Le document demeure en prêt sur la carte du lecteur. Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement)
    63. 63. 63 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Si le lecteur a définitivement terminé la consultation du document, il suffit de faire un retour de prêt ordinaire en mode Final. Return Items > Check-in mode Final Le document disparaît du Hold Shelf et des prêts de la carte du lecteur. Un message popup nous indique où retourner le document (transit retour) Active Hold Shelf Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement)
    64. 64. 64 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) 2 X 4 onglets disponibles qui s’activent en fonction du choix Items - Picked up by User - Waiting for Pickup - Choix Items : Picked up by User (emprunté par le lecteur) - Choix Items : Waiting for Pickup (en attente du lecteur)
    65. 65. 65 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Choix Picked by user = emprunté Contient les documents dont la date de retour de prêt est dépassée Procédure : Il est IMPERATIF de faire un retour de prêt simple > Return Items. Le document disparaît du Hold Shelf et des prêts en cours de la carte du lecteur. Ne pas utiliser le Reshelve à la place du retour de prêt car le document disparaît de la liste, mais le retour de prêt n’est pas effectué. onglet Reshelve
    66. 66. 66 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Contient les documents dont la date de retour de prêt est dépassée et qui doivent être retournés dans la bibliothèque propriétaire (transit retour) onglet Send to Circulation Desk onglet Send to Library Procédure : Au retour du document, il est IMPERATIF de faire un retour de prêt simple > Return Items. Ensuite, sur Transit pour remettre le document en transit vers la bibliothèque propriétaire. Enfin, renvoyer le document par courrier interne, externe ou navette. Choix Picked by user = emprunté Faire le retour de prêt avant le Transit de retour, sinon le document reste en prêt sur la fiche du lecteur.
    67. 67. 67 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie
    68. 68. 68 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Choix Waiting for pickup = en attente du lecteur Fonctionnement identique au Expired Hold Shelf du Hold Shelf de type Loan
    69. 69. Alma @ ULg - Fulfillment Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 696969 69
    70. 70. 70 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Active Hold Shelf Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) 2 onglets disponibles - Waiting for pickup = documents, réservés ou commandés, en attente du lecteur (7 jours) - Held By Patron = documents empruntés et emportés par le lecteur - On Shelf (Not Final) = pas utile pour le Hold Shelf type mixte 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : • Cancel Request • Update Expiry • Mark as Missing
    71. 71. 71 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Procédure pour les documents empruntables: Le lecteur souhaite emprunter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur > Manage Patron Services > Loan Dès que le document est mis en prêt, il disparaît de l’onglet Waiting for pickup et apparaît dans l’onglet Held By Patron ainsi que dans les prêts en cours sur la carte du lecteur. Le prêt est qualifié de Normal (with user). Pour le retour, faire un simple retour de prêt > Return Items Le document disparaît du Active Hold Shelf et des prêts en cours du lecteur. Ne pas utiliser Received From Patron dans l’onglet Held By Patron Si le document vient d’une autre bibliothèque, un message Popup vous précisera de retourner le document vers sa bibliothèque propriétaire Cas particulier : le lecteur ne souhaite pas emprunter mais consulter un document empruntable sur place plusieurs jours > voir procédure pour les consultables sur demande du Active Hold Shelf type mixte Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup onglet Held By Patronde l’ à l’ Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents)
    72. 72. 72 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Procédure pour les consultables sur demande (Storage): Aucune action spécifique dans Alma. Vous donnez le document au lecteur et il vous le rend après consultation. Le document demeure dans l’onglet Waiting for Pickup. Si le lecteur souhaite consulter le document plus de 7 jours, vous pouvez allonger la date du Hold Shelf > Update Expiry Lorsque le lecteur n’a plus besoin du document : - Soit vous attendez que les 7 jours soient écoulés et vous traitez le retour dans le Expired Hold Shelf (> Reshelve) - Soit vous effacez la Request dans l’onglet Waiting for pickup > Cancel > choisir Cancelled at patron's request > DECOCHER Notify User > Submit Un message vous rappellera de ranger le document dans son rayonnage ou vous précisera dans quelle bibliothèque retourner le document. Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents)
    73. 73. 73 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Expired Hold Shelf 2 X 4 onglets disponibles qui s’activent en fonction du choix Items - Picked up by User - Waiting for Pickup Fonctionnement identique au Expired Hold Shelf du Hold Shelf type Reading Room Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents)
    74. 74. 74 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie De la bonne gestion de l’Expired hold shelf Il est important de consulter régulièrement l’Expired hold shelf (suivant le type de Hold Shelf en sélectionnant l’onglet « Waiting for pickup ») afin de : ❑ Remettre en rayon (Reshelve) les documents dont la durée de consultation est dépassée ou les documents empruntables non retirés par le lecteur ❑ Renvoyer dans la bibliothèque propriétaire (Send to library / Send to circulation desk) les documents empruntables non retirés par le lecteur (transit-retour) ❑ activer pour la request suivante dans la queue (Activate to next)
    75. 75. 75 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Le type de Hold Shelf des bibliothèques de l’ULg
    76. 76. Alma @ ULg - Fulfillment Change Item Information - aperçu Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 76
    77. 77. 77 Apporter des modifications à un Item (Change Item Information) Accès : Menu Alma > Fulfillment > Ressource Requests > Scan in Item > choisir l'onglet Change Item Information Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Le Change item information est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Change Item Information
    78. 78. Alma @ ULg - Fulfillment Déplacer un document Move permanently et Move temporarily Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie 78
    79. 79. 79 Alma@ULg–CirculationDeskOperator:requestapprofondie Le Change item information est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Change Item Information

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