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Extrait -- Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 d’un système d’archivage électronique ?

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Mémoire pour le Certificat de spécialisation, CNAM-INTD
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Face à l’importance grandissante de documents électroniques et à la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000, beaucoup d’organisations se dotent d’un système d’archivage électronique (SAE) afin de garantir dans le temps la valeur probatoire de leurs documents. À l’heure actuelle, peu d’organisations font certifier leur SAE, le processus peut sembler difficile et coûteux. Sous un angle méthodologique, ce mémoire présente comment obtenir la certification NF Z42-013 à moindre coût. Pour cela, l’auteur présente la notion de SAE, la norme ainsi que le processus de certification. Elle présente ensuite les clés du succès permettant d’obtenir la certification. En dernier lieu, elle expose les leviers d’action possibles pour obtenir la certification à moindre coût.

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Extrait -- Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 d’un système d’archivage électronique ?

  1. 1. CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS Ecole Management et Société-Département CITS INTD Mémoire pour obtenir le Certificat de spécialisation CS32 Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique à l’INTD Déposé par Amélie VERNUSSET le 15 juin 2014 Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son système d’archivage électronique ? Jury : Michel COTTIN, Records Manager à Orange et responsable du certificat CS32
  2. 2. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 2/37 Remerciements J'adresse mes remerciements à toutes les personnes qui m'ont aidé dans la réalisation de ce mémoire. En premier lieu, je remercie toute l’équipe de l’INTD et en particulier Michel COTTIN. Je remercie également les intervenants professionnels pour le partage de leurs connaissances et de leurs expériences, notamment Lourdes Fuentes Hashimoto, Sandra Holgado, Émeline Osmont et Philippe Martin. Enfin, je remercie mes collègues de promotion pour les discussions et échanges durant ces quatre mois de formation.
  3. 3. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 3/37 Notice VERNUSSET Amélie. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 d’un système d’archivage électronique ?. 2014. 37 p. Mémoire pour le Certificat de spécialisation, CNAM-INTD. Face à l’importance grandissante de documents électroniques et à la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000, beaucoup d’organisations se dotent d’un système d’archivage électronique (SAE) afin de garantir dans le temps la valeur probatoire de leurs documents. À l’heure actuelle, peu d’organisations font certifier leur SAE, le processus peut sembler difficile et coûteux. Sous un angle méthodologique, ce mémoire présente comment obtenir la certification NF Z42-013 à moindre coût. Pour cela, l’auteur présente la notion de SAE, la norme ainsi que le processus de certification. Elle présente ensuite les clés du succès permettant d’obtenir la certification. En dernier lieu, elle expose les leviers d’action possibles pour obtenir la certification à moindre coût. ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ; SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE) ; CERTIFICATION ; NF Z42-013 ; NF 461 ; AUDIT
  4. 4. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 4/37 Table des matières Remerciements 2 Notice 3 Table des matières 4 Liste des figures 6 Introduction 7 Première partie Un SAE, la norme et la certification NFZ42-013 9 1 Pourquoi un SAE ? 10 1.1 Quelques définitions : archives, métadonnées et SAE 10 1.2 Pourquoi un SAE plutôt qu’une GED ? 11 2 Bien comprendre la norme NF Z42-013 11 2.1 Ce que dit la norme 11 2.2 Ce que ne dit pas la norme 13 3 Bien comprendre la certification NF 42-013 13 3.1 Une certification, dans quel but ? 13 3.2 Comment se déroule une certification ? 14 Deuxième partie Les clés du succès 17 1 Certification en phase avec l’avancement du SAE et de la politique d’archivage18 2 Accompagnement et implication durant la certification 18 3 Une méthodologie de projet rigoureuse 19
  5. 5. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 5/37 4 Audit interne préalable à l’audit de certification 20 5 Analyses des risques et mesures correctrices 21 6 Niveaux d’exigences adéquats 22 7 Plan de reprise d’activité et plan de réversibilité 22 8 Plan de classement et format 23 9 Une documentation solide 23 Troisième partie La certification à moindre coût 25 1 Ce qui coûte cher 26 2 Les leviers pour baisser les coûts du SAE 27 2.1 Principes et niveaux d’exigences 27 2.1.1 Pérennité 28 2.1.2 Intégrité 29 2.1.3 Sécurité 29 3 Limiter le champ du possible 30 4 Les leviers pour baisser les coûts de la certification 31 Conclusion 32 Bibliographie 34
  6. 6. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 6/37 Liste des figures Figure 1 – Les étapes de certification 14 Figure 2 - De l'implémentation à la certification 15 Figure 3 - Les bases de l’audit de certification 15 Figure 4 – La roue de Deming 20 Figure 5 - Après l'audit interne, trois possibilités 21
  7. 7. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 7/37 Introduction
  8. 8. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 8/37 Le développement des technologies de l’information et de la communication a accéléré la production, le partage et le stockage de documents électroniques et de documents numérisés. La reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve, en 2000, a ouvert la voie à la dématérialisation des processus métier. De plus en plus d’entreprises se dotent d’un système d’archivage électronique sans avoir forcément des compétences dans le domaine du records management et de l’archivage électronique. La norme NF Z42-013 vise à les guider dans la mise en place de systèmes d’archivage électronique permettant de garantir dans le temps la valeur probatoire de leurs documents. Pour une entreprise, obtenir la certification NF Z42-013 de son système d’archivage électronique permet d’assurer la qualité de son SAE et d’y apporter une garantie. Actuellement, peu de SAE sont certifiés NF Z42-013, y compris parmi les tiers-archiveurs. La certification est souvent vue comme une démarche longue, qui requiert un investissement important. La mise en conformité d’un SAE avec la norme parait difficile. Pourtant, l’archivage électronique est devenu un véritable challenge pour les entreprises au sens large, que ce soient des entreprises privées ou des organismes publics. L’obtention de la certification est un gage de confiance fort envoyé aux utilisateurs, aux clients et aux investisseurs. Depuis 2013, la norme française est traduite et a son équivalent au niveau international avec la norme ISO 14641-1. La visibilité de la norme et du certificat de conformité devrait donc s’accroître dans les prochaines années. Mais comment faire pour obtenir la certification de son SAE ? Et comment l’obtenir à moindre coût ? Pour y répondre, j’ai choisi d’écarter la question de la pertinence de la mise en place d’un SAE et de la politique d’archivage qui doit l’accompagner, ce sujet mériterait un mémoire à part entière. J’ai également choisi de ne pas chiffrer le coût d’une démarche de certification et des coûts relevant de l’infrastructure informatique. Aussi, J’ai souhaité traiter le sujet sous l’angle méthodologique et de l’adéquation du projet avec les besoins réels de l’entreprise. Cette démarche générale peut être adaptée pour tout type de projet et est en adéquation avec le rôle d’un spécialiste de la gestion documentaire, que ce soit un consultant GED, un records manager ou un archiviste. Ce mémoire est composé de trois parties. La première partie pose les bases permettant de comprendre ce qu’est un SAE, la norme et le processus de certification. La deuxième partie présente les clés du succès de la démarche de certification NF Z42-013. La dernière partie explique comment y arriver à moindre coût.
  9. 9. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 9/37 Première partie Un SAE, la norme et la certification NFZ42-013
  10. 10. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 17/37 Deuxième partie Les clés du succès
  11. 11. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 25/37 Troisième partie La certification à moindre coût
  12. 12. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 32/37 Conclusion
  13. 13. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 33/37 En conclusion, il apparait que les bonnes pratiques garantissant la mise en place d’un SAE conforme permettent également de minimiser le coût d’un SAE et de la certification. L’un des facteurs clé est d’adapter le SAE aux besoins réels de l’entreprise, en pensant dès le début du projet à la conformité avec la norme. Pour cela, une solide analyse des besoins, un audit interne, une gestion de projet rigoureuse et une documentation complète sont indispensables. Ces bonnes pratiques permettent, en outre, de faciliter le maintien de la conformité du SAE dans le temps. En effet, un projet adapté et bien conçu aura plus de chance d’être maintenu opérationnel et donc de rester conforme à la norme lors des audits intermédiaires annuels et de l’audit de contrôle tous les trois ans. Il serait intéressant de compléter ce mémoire par l’étude de cas réels d’audit de SAE, que ce soit des audits internes ou des audits de certification, afin d’en tirer des enseignements. Cela permettrait de savoir quels sont les écarts les plus courants en termes de conformité mais aussi entre la mise en oeuvre d’un SAE et les besoins réels des entreprises. Il serait également intéressant d’étudier les documentations associées aux SAE afin d’étudier la possibilité de développer des standards réutilisables de descriptions de fonctionnement, de procédures et de plans de réversibilité.
  14. 14. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 34/37 Bibliographie
  15. 15. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 35/37 Les références bibliographiques ci-dessous sont retranscrites selon la norme Z44-005 et organisées par thème puis par ordre d’auteur. Pour les normes, l’organisation est par domaine applicatif. Les normes et textes de références [1] Norme NF Z42-013. Archivage électronique. - Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (indice de classement : Z42-013). Mars 2009. [2] Guide d'application GA Z42-019. Guide d'application de la NF Z42-013 (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Juin 2010. [3] NF ISO 30300 Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d'activité - Principes essentiels et vocabulaire. Décembre 2011 [4] NF ISO 30301. Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences. Décembre 2011 Certification : pourquoi et comment [5] Béchard Lorène. La certification d’un système d’archivage électronique : normes, démarche, expérience. In La Gazette des Archives, N° 229, Année 2013-1, p. 197-213. Cet article présente le projet de certification du SAE du CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) débuté en 2008 (avant la mise en application de la norme NF Z42-013). Le SAE du CINES (PAC) fait l’objet de cinq audits internes et externes entre 2008 et 2012. L’auteur présente dans cet article les étapes d’une certification de la préparation aux actions correctrices et revient sur les clés de succès de ces audits. Ce retour d’expérience, même s’il ne porte pas spécifiquement sur la certification NF Z42-013 est particulièrement intéressant par l’ampleur de la démarche de certification et parce que le PAC a été un des premiers SAE. [5] COTTIN, Michel. Gestion des enregistrements : norme ISO 30-300 - Objectifs, moyens et méthode. . Gérard DUPOIRIER, Marie-Françoise NESME.In Techniques de l'Ingénieur. Paris. 10/05/2014. 15 p. < http://www.techniques-ingenieur.fr/base-documentaire/technologies-de-l- information-th9/documents-numeriques-diffusion-et-recherche-d-information-42482210/gestion-des- enregistrements-norme-iso-30300-h7418/> [extrait, article complet payant] Cet article présente l’interopérabilité des normes systèmes en matière de gestion de l’information et les différents publics visés. Il est également intéressant pour comprendre les
  16. 16. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 36/37 démarches de certification de l’ESAGED et du CINES. L’article revient également sur les clés de succès de l’ESAGED pour l’obtention de la certification de son système d’archivage. [6] Dubourg, Christian. L’auto-évaluation – un outil pour se préparer à la certification de son SAE NF Z42-013 dans le but d’obtenir la marque NF 461. [Article de blog] 12/06/2012 <http://blog.ever- team.com/archivage-electronique-papier/lauto-evaluation-un-outil-pour-se-preparer-a-la-certification- de-son-sae-nf-z42-013-dans-le-but-dobtenir-la-marque-nf-461> [Lien indisponible, consulté le 05/05/2014] Cet article de blog présente le point de vue du directeur d’Ever team Software, entreprise offrant ses propres logiciels de GED et SAE. Ce court article présente comment faire un audit en vue de se préparer à la certification. [7] Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED). Adscrita a la UAB. L’expérience de la certification selon ISO 30.301 [PDF]. Paris : Juin 2013 [consulté le 17 septembre 2013]. <http://www.esaged.com/articles-mostra-1653-cat- presentacio_a_paris_de_l%E2%80%99_experiencia_de_certificacio_en_iso_30301_de_l%E2%80%99esaged.htm > [Consulté le 20/05/2014] La méthodologie présentée dans ce document est celle en vue de l’obtention d’une certification d’un système de gestion de l’information (norme 30.301) et non d’un outil (NF Z42-013). La méthodologie est intéressante pour comprendre la démarche de certification dans le domaine des archives électroniques alors qu’il y a encore peu d’articles sur le sujet. [8] Sutter, Éric. Certification et labellisation : un problème de confiance. Bref panorama de la situation actuelle. In Documentaliste-Sciences de l'Information, 2005/4 Vol. 42, p. 284-290. Cet article est intéressant pour comprendre la différence entre une certification et une labellisation et le but recherché de chaque. SAE : Guides pratiques [9] Fédération Nationale des Tiers de Confiance. Guide de l’archivage électronique et du coffre-fort électronique. Collection Les guides de la confiance de la FNTC, Nov. 2010, P.39. Ce guide, à destination des décideurs, donne des exemples concrets de documents générés électroniquement. Il permet de comprendre la différence entre la marque 461 et le label FNTC. Il permet enfin de voir comment les tiers archiveurs présentent la norme et les définitions métiers. [10] Fédération Nationale des Tiers de Confiance. La traçabilité au service de la dématérialisation. Collection Les guides de la confiance de la FNTC, Oct. 2013, P.39.
  17. 17. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ? Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 37/37 Ce guide propose des exemples concrets de traçabilité par type d’activités et présente le cadre général d’activités possibles dans les organisations. Il présente également comment gérer la fin de vie des traces.

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