1. Intranet Social de la BNE
ANA CARRILLO POZAS – Jefe del Servicio de Intranet - ana.carrillo@bne.es – @anacarrillop
Presentación del nuevo portal corporativo / Salón de Actos BNE / 16 de octubre de 2012
2. Índice
Evolución de la Intranet
De dónde partimos
Conceptos clave
– Personalización
– Sencillez de uso
– Participación
Próximas acciones: Líneas de trabajo
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
3. Evolución de la Intranet de la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
4. Evolución de la Intranet BNE
2000 2004 2009 2012
Portal del Empleado Intranet 2.0
Página web interna
Página web interna
Estructura Temática Estructura por Procesos
Estructura Orgánica
Estructura Orgánica Login sincronizado con Single sign-on
Login no sincronizado Directorio Activo
Sin login
con Directorio Activo
2006 origen Servicio Intranet
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
6. Feedback del usuario
¡¡ No encuentro
nada!!
Fuente: Galería de The Library of Congress en Flickr (1908).
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
7. Análisis de la situación
USUARIO
PORTAL
Análisis y
Análisis de
comprensión de sus
Usabilidad
necesidades
2011
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
8. Estudio de usuarios
• Entrevistas: Focus Group
• Total muestra: 35 personas
• Grupos sectoriales:
Análisis y
• Administradores de trámites
comprensión de
• Mandos intermedios
las necesidades
• Especialistas
del usuario
• Usuario final
• Grupos de trabajo y
proyectos
• Personal sede Alcalá
• Personal turno de tarde
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
9. Evaluación del Portal Corporativo
• Parámetros:
• Organización de la información
• Comunicación
• Navegación
Análisis
• Diseño de interacción
heurístico de • Formularios
usabilidad de la • Controles
Intranet • Diseño visual
• Elementos multimedia
• Resultados:
• Valores de usabilidad obtenidos
• Puntos críticos
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
10. Matriz obtenida
de las entrevistas
• Servicio de Intranet •Pocos trámites
•Rol editor contenidos
• Tramitación
•Demasiada información en
administrativa (pedir DEBILIDADES
FORTALEZAS portada y muy parcial de
vacaciones, material..)
las unidades
• Directorio/Organigrama
• Trabajar en grupo sobre • Comunicación fluye
documentos comunes más rápido por correo
electrónico
• Compartir conocimiento AMENAZAS
OPORTUNIDADES
(enlaces, ideas,
comentarios, wiki…)
• Mayor personalización
Algunos datos…
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
12. Tabla de porcentajes
Valores de usabilidad
en (%)
Organización de la información 59,22
Navegación 86,23
Comunicación 89,09
Diseño de interacción 58,33
Formularios 94,36
Controles 73,48
Elementos Multimedia (no aplica) 100,00
Diseño visual 96,45
Valor medio usabilidad 82,15
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
13. Definición del Modelo de Intranet
basado en 4 ejes de crecimiento
Identificar la mejor manera de estructurar
Contenidos y Servicios
Inventario de los Servicios más demandados
por los usuarios
Diseño de Interacción
Comunicación interna, entornos de
colaboración, integración en redes sociales
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
14. Modelo de Intranet
CMS Gestión
de
Contenidos
BPM
KM Gestión
Trámites
Conocimiento
Concepto Admin-
Admin-e
Intranet
2.0
Colaboración
GD Gestión
y
Documental
Participación
Definido en 2006 actualizado en 2011
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
15. ¿Qué es una Intranet 2.0
o Intranet Social?
Incorporación de una colección de
Intranet 2.0 herramientas de tecnología 2.0 en un
portal corporativo
Intranet Social
Evolución de Intranet 2.0
Es una Intranet que organiza y adopta
componentes de social media en muchos
aspectos del consumo de contenidos de la
Intranet corporativa, con el fin de que los
empleados puedan utilizarlos como vehículos
de colaboración para compartir conocimiento
con otros empleados
Fuente: The Social Intranet Infographic,. En: IntranetBlog, 2012
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
16. Beneficios de introducir
tecnología social
Las organizaciones que han integrado las herramientas de
la web 2.0
Han visto aumentar el Localizan más Incrementa el éxito en
acceso al conocimiento fácilmente a innovación un 28%
o know-how interno en profesionales con
un 77% talento en un 52% más Fuente: Fundación Orange
Por contra
Regla de participación Más de dos tercios de las
de usuarios en comunidades corporativas
comunidades virtuales que se crean no consiguen
90-9-1 sus objetivos de negocio ni
de participación
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
18. Conceptos clave
Sencillez
de uso
Calidad
Personali
acceso a la Usuario zación
información
Participa
ción
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
20. Conceptos clave
Personalización
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
21. Personalización
Se busca que el usuario sea el centro, permitiéndole personalizar
la profundidad y detalle de la información y herramientas que usa
con mayor frecuencia.
Componentes:
– Mi perfil: Página Personal
– Mis favoritos
– Mi menú
– Mis teléfonos clave
– Mis trámites
– Mis tareas
– RSS
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
26. Participación
Se busca la participación del usuario mediante componentes que le
supongan un menor esfuerzo:
– Comentarios:
• Se pone en valor la participación del usuario
• Enriquecimiento de las noticias internas
• Compartir conocimiento
– Valoración de contenidos (Me gusta):
• Novedades
• Eventos de la Agenda
– Ranking: contenido preferido por la comunidad
• Lo más valorado
• Lo más leído
– Compartir documentos: fuentes de información
La “conversación” es la antesala de la comunidad
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
30. Conceptos clave
Sencillez de uso
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
31. Sencillez de uso
Mejoras en el diseño de interacción
Mejoras en el proceso de tramitación de servicios al empleado
Se ha buscado una navegación cómoda y fácil de usar
Se ha reducido la profundidad del portal, logrando una estructura
jerárquica de no más de 3 o 4 niveles de profundidad.
Utilización de un criterio único y consistente de los elementos de
navegación a lo largo de todo el portal.
Se ha acortado el proceso de relleno de formulario por parte del usuario.
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
32. Nivel de navegación
presentes en todas
las páginas
Mapa Web en el
pie de todas las
páginas
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
33. Menú recursivo
Mapa de Procesos
Agregar a Mi Menú
Agregar a Mis Favoritos
Directorio
Agenda
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
36. Arquitectura de Información
La prioridad más importante ha sido la Arquitectura de Información (AI).
El objetivo último ha sido crear una AI intuitiva y fácilmente reconocible de
un primer vistazo.
Se ha buscado que cubra las expectativas del usuario, especialmente en
la navegación, contenido y organización.
Lo más importante: Alineación de la Estructura de Contenidos con el Mapa
de Procesos de la BNE.
Los departamentos estuvieron involucrados en el proceso de validación del
Mapa de Procesos, vía reuniones y correo-e.
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
37. Alineación con el
Mapa de Procesos
Equivalencia Mapa Procesos – Estructura Contenidos Intranet
1er nivel 1er nivel
MAPA PROCESOS INTRANET
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
39. Próximas Acciones
Líneas de trabajo
Avanzar en el modelo de Intranet Social
Profundizar en el concepto de Intranet como instrumento de
Gestión del Conocimiento
Desarrollo Gestión Documental
Consolidar más servicios para el empleado, incorporando más
trámites
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
40. Créditos
An indispensable commodity of which de typical New Yorker gests too little (LOC) . New York
Tribune. 2 feb 1908. Illustrated Newspaper Supplement. The Library of Congress en Flickr:
http://www.flickr.com/photos/library_of_congress/3707328788/in/set-72157619452486566
The Social Intranet Infographic: 10 steps to a social intranet. 7 febrero 2012. IntranetBlog.
http://www.intranetblog.com/?p=2231 <fecha de acceso: 15 de octubre 2012>
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
41. Fuentes de Información
GALLEGO VÁZQUEZ, Jose Antonio. Todo lo que hay que saber de Comunidades Virtuales y
Redes Sociales. Wolters Kluwer España, 2012
LUPFER, Elizabeth. What’s in your Social Intranet? : Top 10 most common Intranet tools
(report). The Social Workplace : where community and collaboration mean productivity [en línea].
10 enero 2012 [fecha de acceso 29 de enero de 2012]. Disponible en Internet:
http://www.thesocialworkplace.com/2012/01/10/whats-in-your-social-intranet-top-10-most-
common-intranet-tools-report/
NIELSEN, Jakob. Participation inequality : encouraging more users to contribute. useit.com :
Jakob Nielsen’s Website [en línea] 9 de octubre de 2006 [fecha de acceso 1 de octubre de
2012]. Disponible en Internet: http://www.useit.com/alertbox/participation_inequality.html
PASTOR, A. Redes sociales en la administración pública. CristolTIC [en línea] 29 de diciembre
de 2011 [fecha de acceso 27 enero 2012]. http://www.crisoltic.com/2011/07/redes-sociales-en-la-
administracion.html?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
42. Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Intranet
Pº de Recoletos 20 -22
28071 Madrid
España
Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
