Características de Access que se necesita para elaborar tablas, consultas e informes.

1. MICROSOFT
ACCESS
SANDRA CÓNDOR
COMPUTACIÓN AVANZADA

2. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es una herramienta
de Microsoft para la definición y
manipulación de bases de datos. Una base
de datos es un sistema informatizado cuyo
propósito principal es mantener
información y hacer que esté disponible en
el momento requerido.

3. TABLAS EN MICROSOFT ACCESS
 Una tabla es un objeto de base de datos que usa
para almacenar datos sobre un tema en concreto,
como empleados o productos. Una tabla consta de
registros y campos.
 Cada registro contiene datos sobre una instancia
del asunto de la tabla, como un empleado en
particular. Un registro también se denomina
normalmente una fila o una instancia.
 Cada campo contiene datos sobre un aspecto del
asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de
correo electrónico. Un campo también se denomina
normalmente una columna o un atributo.

4. EJEMPLO
Un registro se compone de valores de campo, como
Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de
campo también se denomina normalmente un
hecho.
1. Un registro
2. Un campo
3. Un valor de campo

5. Una base de datos puede contener muchas
tablas, cada una almacena información
sobre un tema diferente. Cada tabla puede
contener muchos campos de diferentes tipos
de datos, como texto, números, fechas e
hipervínculos.

6. ¿CÓMO CREAR UNA TABLA?
Para crear una tabla se selecciona el botón Tablas y
aparecerán las diferentes opciones que presenta Access
para crear una tabla:
 Crear en Vista Diseño : permite crear los campos
manualmente y configurar el diseño de la tabla.
 Crear desde Asistente para tablas : el asistente
pide las características de los campos y de la tabla y la
genera automáticamente.
 Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con
formato de tabla. En la primera fila de la tabla
aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2… sobre los
cuales se escriben los nombres de los campos.

7. CONSULTAS
 Las consultas son preguntas que un usuario hace
a la base de datos. Con ellas puede obtener
información de varias tablas y con la estructura
que más le interese. Además, las consultas
pueden archivarse de forma que la próxima vez
que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá
que volver a plantearla, será suficiente con
llamar a la consulta previamente creada. La
importancia de las consultas es enorme, de hecho
es la potencia de esta herramienta la que permite
que los gestores de base de datos sean casi
imprescindibles en nuestro trabajo diario.

8. Para crear una consulta con el fin de utilizarla
como base de un formulario o informe, pruebe a
utilizar los asistentes para formularios o informes.
Estos asistentes crean el formulario o el informe, y
si está basado en más de una tabla, también crean
su instrucción SQL base. Si lo desea, puede
guardar la instrucción SQL como una consulta.

9. CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN
 El tipo de consulta de selección es la opción
adecuada si tiene intención de revisar datos de
solo algunos campos de una tabla, revisar datos
de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los
datos de acuerdo con determinados criterios.
CREAR UNA CONSULTA DE PARÁMETROS
 Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta
con frecuencia, considere la posibilidad de usar una
consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta
de este tipo, la consulta pide los valores de los campos
y, después, usa los valores especificados para crear los
criterios de la consulta.

10. CREAR UNA CONSULTA DE TOTALES
 La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más
complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección
que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las
ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la
función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por
producto.
MOSTRAR DATOS RESUMIDOS O
AGREGADOS
 Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos
numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los
datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede
agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila
situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado
u otros valores agregados.

11. CREAR UNA CONSULTA DE TABLA DE
REFERENCIAS CRUZADAS
 Ahora supongamos que, además de comprobar los
subtotales de los productos, también quiere
agregar los datos por meses, de modo que cada
fila muestre los subtotales de un producto y cada
columna, los subtotales de productos de un mes.
Para mostrar los subtotales de un producto y los
subtotales de productos de un mes, use una
consulta de tabla de referencias cruzadas.
CREAR UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE
TABLA
 Puede usar una consulta de creación de tabla
para crear una nueva tabla a partir de datos
almacenados en otras tablas.

12. CREAR UNA CONSULTA DE DATOS
ANEXADOS
 Puede usar una consulta de datos anexados para
recuperar datos de una o varias tablas y agregar
esos datos a otra tabla.
CREAR UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
 Puede usar una consulta de actualización para
cambiar los datos de las tablas y para escribir los
criterios a fin de especificar las filas que deben
actualizarse. Las consultas de actualización
permiten revisar los datos actualizados antes de
realizar la actualización.

13. CREAR UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN
 Puede usar una consulta de eliminación para
eliminar datos de las tablas o para introducir los
criterios que especifiquen las filas que se deben
eliminar. Las consultas de eliminación permiten
revisar las filas que se van a eliminar antes de
llevar a cabo la eliminación.

14. INFORMES
Los informes son presentaciones de los datos
preparadas para imprimir. Los gestores de base de
datos tienen la capacidad de ir intercalando los
datos de la base sobre textos con cualquier formato
de tal forma que generan de modo automático
cartas, etiquetas postales, listados.
Los informes constituyen un modo de ver,
formatear y resumir la información contenida en la
base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se
puede crear un sencillo informe de números de
teléfono de todos los contactos o un informe del
total de ventas en distintas regiones y períodos de
tiempo.

15.  Es posible crear informes “no enlazados” que no
muestren datos, pero para el objeto de este
artículo, se dará por sentado que un informe está
enlazado a un origen de datos como una tabla o
consulta.

16. INFORMES DEL CLIENTE FRENTE A
INFORMES WEB
 Access 2010 proporciona una nueva característica que
permite crear una "base de datos web" mediante la
publicación de una base de datos de Access en un
servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de
Access. Al crear una base de datos web, los informes
de Access se representan en el explorador mediante
SQL Server Reporting Services. Esta conversión
presenta algunas limitaciones en las características
que se pueden usar en los informes que desea
representar en el explorador. Sin embargo, si no le
preocupa la representación del informe en el
explorador, puede usar el conjunto completo de
características proporcionado por el diseñador de
informes de Access.

17. ELEMENTOS DE UN INFORME
En Access, el diseño de los informes se divide en
secciones. En una base de datos cliente, se puede ver
el informe en vista Diseño para mirar sus secciones.
En vista Presentación, las secciones no son tan
obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar
mediante el uso de la lista desplegable en el
grupo Selección de la ficha Formato. Para crear
informes útiles, debe comprender cómo funciona cada
sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió
colocar un control calculado determina cómo calcula
Access los resultados. En la lista siguiente se
muestra un resumen de los tipos de sección y sus
usos:

18. 1. Encabezado del informe Esta sección se
imprime una vez al principio del informe. El
encabezado del informe se usa para ofrecer
información que normalmente aparecería en
una página de portada, como un logotipo o un
título o una fecha. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de agregado Suma
en el encabezado del informe, el resultado de la
suma se calcula para todo el informe. El
encabezado del informe se imprime antes del
encabezado de página.
2. Encabezado de página Esta sección se
imprime al principio de cada página. Por
ejemplo, para repetir el título del informe en
todas las páginas use el encabezado de página.

19. 3. Encabezado de grupo Esta sección se
imprime al principio de cada nuevo grupo de
registros. Use el encabezado de grupo para
imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en
un informe que se agrupa por producto, use el
encabezado de grupo para imprimir el nombre
del producto. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de agregado Suma
en el encabezado de grupo, la suma se calcula
para el grupo actual. Puede tener varias
secciones de encabezado de grupo en un
informe, en función de cuántos niveles de
agrupación haya agregado. Para obtener más
información sobre cómo crear encabezados o
pies de página de grupo, consulte la
sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o
totales.

20. 4. Detalle Esta sección se imprime una vez por cada
fila del origen de registros. En ella se colocan los
controles que constituyen el cuerpo principal del
informe.
5. Pie de página de grupo Esta sección se imprime
al final de cada grupo de registros. Los pies de página
de grupo se usan para imprimir información de
resumen para un grupo. Puede tener varias secciones
de pie de página de grupo en un informe, en función
de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
6. Pie de página Esta sección se imprime al final de
cada página. Los pies de página se usan para
imprimir números de página o información sobre
cada página.
7. Pie de página de informe Esta sección se
imprime una vez al final del informe. Los pies del
informe se usan para imprimir totales de los
informes u otra información de resumen de todo el
informe.