eBook diagramado e com a identidade visual feita por mim em uma empresa que trabalhei como Designer no setor de Marketing Digital.

1. TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER
SOBRE MOBILIDADE E COLABORAÇÃO
DENTRO DAS EMPRESAS

2. Conteúdo
Introdução .............................................................................................................................................
1. O poder da colaboração nas empresas ........................................................................................
1.1 Pontos cruciais em uma cultura colaborativa .....................................................................
1.2 Como grandes empresas trabalham a colaboração ..........................................................
1.3 O que muda com essa cultura ..............................................................................................
2. Os impactos da mobilidade empresarial ......................................................................................
3. Você sabe o que é BYOD? ...............................................................................................................
3.1 Como se preparar para adotar essa iniciativa? ...................................................................
4. O escritório do futuro ......................................................................................................................
5. A virtualização dos processos .........................................................................................................
6. A segurança dos dados é um fator crítico ....................................................................................
7. Plataformas em nuvem ...................................................................................................................
8. É preciso ter escalabilidade para ter uma empresa ágil .............................................................
Conclusão ..............................................................................................................................................
Sobre a Safetec .....................................................................................................................................
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3. Introdução
A colaboração, a mobilidade e o trabalho remoto estão
entrelaçados e contextualizam o atual cenário em que
empresas e profissionais devem encontrar o seu lugar.
Num mundo globalizado, os indivíduos desenvolveram
modos de vida que influenciam suas necessidades de
comunicação e geram novas demandas que,
inevitavelmente, se estendem até o ambiente
corporativo profissional.
Para as organizações, fica o desafio de encarar uma
mudança de mentalidade no que diz respeito às novas
formas de trabalho. Nesse sentido, pesa cada vez mais
a necessidade de um trabalho colaborativo em que o
comprometimento do profissional com a organização é
ainda mais importante que sua presença física na
empresa. Porém, para por isso em prática é
imprescindível contar com o apoio de ferramentas
tecnológicas de comunicação e, naturalmente, com a
implementação de uma cultura colaborativa.
A comunicação entre os profissionais é um
elemento importante demais para ser relegado ao
segundo plano. Conforme as empresas crescem, o
processo de comunicação torna-se ainda mais
complexo. Em geral, essa questão é subestimada e as
organizações não identificam a cultura colaborativa
como uma prioridade.
O fato é que envolver as pessoas de forma mais
completa aos propósitos da empresa eleva o seu
potencial produtivo, daí a importância de escolher as
melhores ferramentas para conectar os profissionais
e as equipes, garantindo que uma cultura colaborativa
seja colocada em prática para benefício do negócio e
dos próprios colaboradores.
Nos últimos anos foram abertos diferentes canais de
comunicação e o ambiente corporativo pode se
beneficiar disso. A tecnologia elimina barreiras entre
gestores e colaboradores, trazendo consigo novas
ferramentas, técnicas e métodos que contribuem para
uma interação mais efetiva.
As rotinas foram transformadas pelos avanços
tecnológicos, sejam eles na forma de equipamentos
físicos ou de soluções em software. Dispositivos e
aplicativos são capazes de atender plenamente as
necessidades de comunicação dos profissionais, afinal
o melhor é possam falar uns com os outros da
maneira mais dinâmica que houver, não importa qual
plataforma ou hardware tenham de utilizar.
Implementar um ambiente colaborativo não é
tecnicamente impossível, a cultura da empresa é que
precisa mudar.
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Deve haver uma compreensão mais ampla dos
benefícios e o elemento humano não pode ser deixado
de lado.
Um bom trabalho em equipe não é um produto
pronto que possa ser comprado, tem de ser
desenvolvido.
Se, por um lado, os profissionais anseiam por
ferramentas atualizadas, com interfaces futuristas, que
proporcionem maior interação e proximidade, por
outro as empresas têm muito a ganhar quando
contam com uma equipe mais integrada e
comprometida. Ignorar as demandas de comunicação
dos funcionários pode levar a perda de talentos e da
oportunidade de desenvolver um diferencial
competitivo contemporâneo. Por isso, neste material
vamos apresentar as vantagens da cultura
colaborativa, esclarecendo quais são os seus impactos
e os diversos aspectos que estão por trás disso, como
a virtualização dos processos e as plataformas em
nuvem.
Acompanhe e conheça melhor esse universo.

5. 1. O poder da colaboração nas empresas
A cultura colaborativa nas empresas é um modelo de trabalho em que são privilegiadas a comunicação e interação
entre os profissionais, sendo estabelecido um pacto de confiança e engajamento que elimina, inclusive, as barreiras
comunicativas existentes em função dos diferentes níveis hierárquicos.
Neste modelo, os resultados são compreendidos como consequência de uma atuação em conjunto e não
constituem mérito individual de alguém. Por isso, a tendência é que uma cultura colaborativa amenize as tensões
entre os colegas de trabalho, estejam ou não em diferentes setores ou equipes, intensificando a conexão entre os
profissionais e dando a todos a capacidade de executar a estratégia de forma mais consciente.
Embora algumas organizações ainda estejam presas a dinâmicas de trabalho antiquadas, existem aquelas que já
buscam implementar a cultura colaborativa a seu modo, sem comprometer a identidade da empresa, ao mesmo
tempo em que se adaptam às mudanças.
A realidade é que as circunstâncias atuais são totalmente diferentes do que eram nas décadas
anteriores, hoje há mais recursos disponíveis para trabalhar a colaboração e os benefícios são
evidentes.
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6. 1.1. Pontos cruciais em uma cultura colaborativa
A cultura colaborativa permite que os funcionários desenvolvam melhor suas funções e eleva o nível de satisfação
que possuem com o próprio trabalho, no entanto existem pontos cruciais que sustentam a cultura colaborativa e
que precisam ser considerados, como estabelecer metas claras, desenvolver um processo decisório transparente
para os funcionários, envolver a alta administração ao processo e criar regras justas que sejam do conhecimento de
todos.
É importante perceber que devem existir motivações para a atuação conjunta, isso pode significar fornecer
ferramentas tecnológicas funcionais, sobretudo atualizadas, ou mesmo ofertar recompensas, tudo para estimular
a cooperação, o espírito colaborativo e a iniciativa dos funcionários em trabalhar mais livremente e efetivamente
fazer o que tem de ser feito.
Com o esclarecimento das regras, políticas mais justas e transparentes, a percepção dos indivíduos sobre serem
capazes de realizar um trabalho mais significativo aumenta, percebendo inclusive que existem oportunidades de
prosperar. Daí ser essencial, neste modelo, liderar pelo exemplo, tornando os caminhos que levam à tomada de
decisão o mais transparentes possível: os decisores passam a ser o centro de referência.
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7. 1.2. Como grandes empresas
trabalham a colaboração
Algumas corporações já se deram conta das vantagens de
contar com colaboradores através do trabalho remoto a
partir de home office.
Enquanto umas determinam funções que podem ser
plenamente desenvolvidas fora do ambiente do escritório,
outras acreditam ser melhor coordenar dias, situações ou
horários em que os profissionais devam estar presentes,
dessa forma fazem com que não passem todo o tempo
trabalhando fora da empresa nem estejam diariamente no
escritório, o que já é bastante impactante para a dinâmica
de funcionamento da organização.
O trabalho remoto representa não apenas uma redução
de custos com ocupação de espaço, despesas com
materiais, com deslocamento, água ou energia elétrica. Na
verdade, quando a cultura colaborativa está implementada
há uma transformação em todos os níveis da empresa.
A compreensão dos benefícios faz com que mais empresas
percebam o peso da uma cultura colaborativa na balança
e mudem de opinião, acreditando que, de fato, o uso da
tecnologia pode efetivamente aproximar as pessoas,
melhorando o desempenho da organização como um
todo.
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Quando a cultura colaborativa está
implementada há uma transformação em
todos os níveis da empresa

8. 1.3. O que muda com essa
cultura
Um trabalho que é produto de colaboração serve de
contexto para mais colaboração e inovação. Os indivíduos
acabam sendo motivados pelos resultados e a cultura
colaborativa vai sendo aprimorada e ajustada às
características de cada empresa.
Por outro lado, o pouco contato com os profissionais pode
trazer alguma insegurança aos gestores, mas é preciso
acreditar que não existe um modelo único a ser
implementado em todo e qualquer negócio, cada organização
precisa encontrar suas próprias soluções. Não apostar em um
modelo colaborativo tem mais desvantagens do que apostar
num modelo colaborativo ainda não adequadamente
implementado.
Com o aumento do uso e evolução das ferramentas de
tecnologia os profissionais passam a exercer suas funções de
forma remota com mais segurança, respeitando padrões e
baseando-se em uma comunicação unificada, o que é ponto a
favor da produtividade.
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9. Mobilidade empresarial é a capacidade das empresas em
fazer uso da tecnologia dos dispositivos móveis, como
tablets e computadores portáteis, de maneira a beneficiar
os processos do negócio. Recorrer aos dispositivos
significa, em geral, reduzir dificuldades operacionais e
favorecer processos mais dinâmicos na empresa.
Gerenciar a mobilidade empresarial não se trata
apenas de gerir o uso dos mais diversos dispositivos,
mas também administrar conteúdos, emails e até
navegadores de acesso a internet. Manter sob controle a
mobilidade empresarial é garantir que as soluções aplica-
das atendem a todas as necessidades de uso da empre-
sa, otimizando o desempenho e trazendo resultados que
marcam um diferencial de competitividade.
O impacto da mobilidade empresarial é refletido
principalmente pelo ganho de agilidade nas operações e
maior produtividade dos colaboradores na organização.
Portanto, o melhor é que as empresas ainda não
convencidas percebam a urgência em desenvolver e gerir
mobilidade empresarial, com o devido planejamento
antecipado dessa ação, incorporando soluções que
podem vir a ser úteis desde o gerenciamento das equipes
até o relacionamento das organizações com o mercado
onde atuam.
Uma plataforma de gerenciamento de dispositivos sem
fio é um exemplo de recurso de gestão de mobilidade
empresarial. Através da plataforma é possível inscrever,
configurar e atualizar dispositivos wireless sem expor a
segurança corporativa a riscos ou ameaças.
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2. Os impactos da mobilidade
empresarial

10. 3. Você sabe o que é BYOD?
BYOD ou “Bring your own device” (traga seu próprio dispositivo) trata-se de uma política de TI em que os
funcionários são incentivados a trazer seus próprios dispositivos móveis para, a partir deles, acessar ao sistema
corporativo da empresa. O acesso pode ser feito de maneira limitada, evitando que o dispositivo armazene dados.
O impacto dessa iniciativa é uma maior produtividade dos colaboradores, já que estão mais à vontade e têm mais
desenvoltura para utilizar os notebooks pessoais, fortalecendo a cultura colaborativa que privilegia, entre outras
coisas, a cooperação e o pertencimento. Além disso, os dispositivos próprios geralmente são mais modernos e
atualizados, o que permite aproveitar melhor os recursos do sistema da empresa. Ter de utilizar o laptop próprio
evita também que os funcionários tenham de transportar vários dispositivos e os custos com aquisição ou
substituição dos equipamentos podem ser negociados com a empresa.
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11. 3.1 Como se preparar para adotar essa
iniciativa?
A organização precisa ter certeza de que conseguirá ter controle
sobre o uso desses dispositivos. Saber, por exemplo, se eles
comportam as demandas do sistema corporativo ou se podem
preservar a segurança sobre os dados do negócio. Nesse sentido, o
melhor é analisar custos e benefícios antes de tomar a decisão.
Caso a empresa opte por permitir, é prudente determinar categorias
de acesso, assim como esclarecer quais serão as políticas de
financiamento e segurança. Além disso, é fundamental fazer o setor
de TI fornecer total apoio para garantir o sucesso da iniciativa.
A segurança dos dados da organização tem de ser prioridade,
portanto para se resguardar é preciso escolher com cuidado quais
tipos de dispositivos móveis poderão ser utilizados. Um smartphone,
por exemplo, tem mais chances de ser perdido ou furtado. A
empresa deve ser capaz de controlar com flexibilidade a conexão
dos dispositivos ao sistema, sem prejudicar o fluxo de operações da
organização.
A política de BYOD tem de ser amplamente comunicada. Ter regras
claras pode evitar situações de risco, mas antes de tudo é preciso
que os próprios colaboradores reconheçam os riscos aos quais
podem estar expostos através do uso de dispositivos móveis
pessoais.
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12. 4. O escritório do futuro
O conceito de “escritório virtual” é uma consequência do mundo globalizado, onde os indivíduos têm liberdade
para estar em movimento e desenvolvem, em função disso, novas necessidades de comunicação e organização do
próprio trabalho.
As organizações, diante desse contexto, devem privilegiar políticas condizentes a essa condição do novo perfil de
profissional, proporcionando outras formas de trabalho ou mesmo ambientes corporativos mais humanos,
inspiradores e que favoreçam a colaboração entre os funcionários em situações de convivência.
A possibilidade de trabalhar fora do escritório, em casa ou mesmo nas instalações do cliente, traz mais liberdade
para o profissional. Aspectos como flexibilidade de horários, mobilidade, comunicação, integração, privacidade,
satisfação e bem estar, aprendizado e apoio mútuo devem ser sempre levados em conta por toda corporação que
deseje implementar uma cultura colaborativa.
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13. Na prática, a virtualização permite que a empresa
possa realizar várias operações a partir de mesma
máquina que abriga outras virtualizadas. O computador
principal é chamado de servidor, ele é o responsável por
operar o sistema de ERP (Enterprise Resource Planning)
de uma organização, por exemplo. Mas é através do
servidor que outros computadores mais simples,
conectados a ele, podem executar os softwares e
viabilizar serviços na nuvem, uma tecnologia muito
difundida que abriga diversas vantagens.
Um dos mais perceptíveis benefícios da virtualização dos
processos é a redução de custos com infraestrutura.
Empresas dos mais diversos portes já podem usufruir de
um sistema de software eficiente sem que para isso seja
preciso investir numa infraestrutura grande e
onerosa composta por equipamentos potentes e
avançados. Através dos processos virtualizados,
computadores comuns podem comportar as operações
de software necessárias porque estão conectados a
grandes estruturas de data centers ou a servidores
robustos que comportam as demandas de
processamento das corporações. Aliado a isso surgem os
serviços na nuvem, que são serviços virtualizados capazes
de suprir demandas de gestão das organizações,
independente do tamanho que tenham.
Outros benefícios da virtualização são poder contar com
um gerenciamento centralizado das operações, com uma
implementação mais rápida dos sistemas, com a
segurança no tratamento dos dados e informações
sigilosas e com um eventual processo de migração mais
simplificado.
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5. A virtualização dos
processos

14. 6. A segurança dos dados é
um fator crítico
Quanto à segurança a atenção tem de ser sempre redobrada.
As ameaças existem e evoluem, por isso é essencial garantir que a
implementação de uma cultura colaborativa, e com processos a partir
da nuvem, ocorra sem prejuízo quanto à proteção das informações
corporativas.
Com computadores operando processos virtualizados, cada máquina
atua de maneira independente e, portanto, as eventuais ameaças que
surgirem ficam limitadas à máquina afetada, não comprometendo a
segurança dos dados no servidor. É imprescindível escolher as
ferramentas tecnológicas certas, certificando-se que o fornecedor da
solução também possui mecanismo para assegurar a segurança dos
dados.
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15. SaaS (Software as a Service), IaaS (Infrastructure as a
Service) e PaaS (Platform as a Service) são exemplos
comuns de serviços disponíveis através da tecnologia na
nuvem. Eles representam um modelo de solução
tecnológica cujo pagamento é feito pela utilização do
serviço e, com diferentes focos, oferecem recursos
interessantes para atender as corporações em diversos
sentidos.
Se antes era a redução de custos que estava no topo da
lista dos benefícios da tecnologia em cloud computing, na
visão de empresários e gestores de TI, agora é o trabalho
colaborativo que está. Um serviço de PaaS, por exemplo,
para monitoramento e automação de fluxos de trabalho
pode ser bastante útil à implementação de uma cultura
colaborativa na empresa. Isso porque é importante
contar com processos fluídos e dinâmicos automatizados
como primeiro passo para um trabalho baseado na
cultura da colaboração, garantindo mais agilidade às
operações corporativas. Neste caso específico, o
monitoramento pode ser potencializado pela mobilidade
empresarial, fazendo com que os fluxos sejam
observados em dashboards através de dispositivos
móveis e, dessa forma, influencie a leitura das
informações para uma tomada de decisão mais assertiva.
Enquanto soluções de IaaS equivalem a contratação
de servidores virtuais, nas plataformas como serviço
a proposta é ainda mais interessante. Nessa solução a
empresa ganha flexibilidade para adotar diferentes
softwares sem ficar necessariamente dependente de
um determinado fornecedor de SaaS. Dessa forma, a
organização tem liberdade para incorporar recursos
conforme suas necessidades, sem conflito com
ferramentas que já foram adotadas.
Aliás, ferramentas não sincronizadas e distintas podem
representar custos extras muitas vezes ocultos. Antes
de adotar uma solução, é importante que a corporação
reflita sobre suas perspectivas futuras de crescimento
ou expansão. Novas demandas podem vir a surgir, se
a solução tecnológica adotada no início for inflexível
e não permitir implementação de novos recursos ou
funções extras, os custos de adotar uma nova solução
tecnológica e o volume de trabalho que essa mudança
vai demandar podem ser assustadores.
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7. Plataformas em nuvem

16. 8. É preciso ter escalabilidade
para ter uma empresa ágil
Condição essencial para ter um negócio escalável é o trabalho baseado na
colaboração. Com profissionais engajados e comprometidos, uma
comunicação unificada e fluída, apoiada por ferramentas tecnológicas
eficientes, a empresa consegue elevar o seu faturamento e garantir um futuro
mais promissor no mercado em que atua.
A adoção de serviços na nuvem entra como fator decisivo, contribuindo para a
conquista de diferenciais competitivos relevantes e contemporâneos, fazendo
com que a organização saia na frente com o que há de mais atual para otimizar
desempenho baseado em soluções de tecnologia.
Processos eficientes permitem uma interação positiva e relevante não apenas
entre os profissionais, mas proporcionam também uma melhor experiência
ao cliente, uma vez que a qualidade do suporte oferecido passa a ser maior e
mais significativa. A troca de informações e recursos em busca de melhor
atender o cliente é mais um passo na conquista de uma corporação ágil e
escalável.
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Conclusão
Ainda que os esforços para a solidificação de uma cultura colaborativa na empresa não resultem como o esperado,
desistir dela é uma escolha arriscada. O melhor é persistir, identificando os problemas para depois seguir adiante.
Quando falamos em cultura colaborativa, falamos numa significativa mudança de mentalidade que é fundamental
para que a organização possa efetivamente usufruir dos benefícios desse modelo. Vale lembrar que as mais novas
gerações sentem-se muito confortáveis em adotar novas ferramentas tecnológicas para desenvolver suas funções.
Elas acreditam que dessa forma podem ser mais eficazes naquilo que fazem. Portanto, existe o apetite e a
comprovação dos benefícios, o que já são motivos suficientes para investir e persistir na implementação do modelo
colaborativo.
As mudanças são bem-vindas porque propõem uma internet com mecanismos desenvolvidos para levar o
trabalho até as pessoas e não mais as pessoas até o trabalho. É preciso considerar também que há uma
necessidade evidente dos indivíduos em se comunicarem. Essa necessidade não muda e as organizações devem
tirar proveito disso.
É claro que há aspectos intrigantes que levam a questionar, por exemplo, “como uma organização vai controlar o
desempenho de seus funcionários?” ou “como será possível realmente avaliar se os profissionais fazem o uso
adequado das ferramentas”. Porém, quando se trata de uma mudança de mentalidade significa que questões
relativas ao controle de privacidade devam ser repensadas, abrindo espaço para que se criem novas condições de
utilização das ferramentas pelos profissionais.
A colaboração deve ser encarada como uma transformação positiva e de âmbito global: ganham os profissionais,
ganham as corporações que investem no modelo. Indivíduos mais conectados aos seus postos de trabalho e aos
colegas atuam com mais satisfação, diminuindo o estresse tão comum nos ambientes corporativos. Menos conflitos
geram pessoas mais felizes, com mais tempo e energia pra desfrutar a convivência familiar.

18. Sobre a Safetec
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10ANOS
Imagine ter mais de cinquenta especialistas em Cloud Computing — ou tecnologia em nuvem, sobre a qual
falamos ao longo desse e-book — à sua disposição? Pois é exatamente isso que a Safetec oferece. Somos uma
empresa que foi fundada em 2005 para entender os problemas administrativos das empresas e ajudar a
solucioná-los com a tecnologia, de forma simples e com investimentos honestos. Acompanhamos os negócios
em todo o processo de melhoria, desde o aconselhamento, passando pela implementação e, posteriormente,
pela fidelização. Mais de 400 empresas já atuaram e atuam em parceria conosco. Quer fazer parte dessa rede?
Entre em contato conosco e conheça melhor nosso trabalho — e como podemos ajudar o seu.

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20. 10ANOS