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www.rsd.com 
LinkedIn 
Blog 
Merci 
Francois 
Chazalon 
– 
Directeur 
Marke<ng 
Europe 
, 
RSD 
...
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Chantier 
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Présentation 5 Novembre 2014
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groupe 
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Membres 
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• Myriel 
BROULAND 
et 
Philippe 
CHAN...
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Pourquoi 
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chan<er 
Gouvernance 
? 
Le 
constat 
Beaucoup 
de 
points 
de 
vues 
sur 
la 
gou...
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Nos 
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poles 
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réflexions 
Pôle 
1 
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Cartographie 
et 
dimension 
interna5onale 
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Qui 
f...
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MERCI ! Francois Chazalon 
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Gouvernance de l'information RSD (petit déjeuner expert Aproged)

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La Gouvernance de l’information : comment ça marche ?

Face aux multiples enjeux liés à la gestion de l'information au sein des entreprises, qu'ils soient légaux, réglementaires ou axés sur la valorisation de ce patrimoine informationnel,

la gouvernance de l'information représente une réelle opportunité.

Pour autant les nouveaux usages de la transformation numérique comme les approches multi canaux, les environnements cloud , la mobilité sont des facteurs d'explosion du volume de données et rendent encore plus complexe la traçabilité de l'information et la gestion de son cycle de vie.

Des solutions existent capables d'apporter une réponse globale et structurée autour des politiques de gouvernance et de leur application selon les contextes métiers et organisationnels des entreprises.

Cette présentation est l'occasion également de présenter le Chantier "Gouvernance de l'Information" de l'Aproged.

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Gouvernance de l'information RSD (petit déjeuner expert Aproged)

  1. 1. 2014-­‐ © RSD -­‐ 1 Gouvernance de l’Informa<on Comment ca marche ? 4 clés à découvrir! Pe<t Déjeuner Aproged – 4 Novembre 2014 Francois Chazalon Directeur Marke<ng Europe RSD
  2. 2. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 22 RSD Editeur de Logiciels Bureaux à Paris, Genève, New York, Boston, Londres, Madrid, Singapore, Sydney Partenaires dans le monde Siège et R&D à Genève Domaines d’ac4vités Gouvernance de l’Informa<on Archivage électronique Ges<on des rapports (Outputs)
  3. 3. 2014-­‐ © RSD -­‐ 3 Informa<on Governance Aligner la valeur, le coût et les risques avec les objec<fs de l’entreprise Programme de gouvernance de l’Informa5on Mesurer et Maximiser la valeur de l’Informa<on Mesurer et Réduire le risque de l’Informa<on Mesurer et Minimiser le coût de l’Informa<on Direc<on Juridique Générale Département Informa<que mé<ers Conformité et Record Manager Ne pas conserver l’informa<on plus longtemps que necessaire Mul<plicité des formats Conformité aux réglementa<ons Différentes selon les pays, les domaines etc. Le stockage n’est pas gratuit Le “cloud” a ses + et ses – Grande diversité des environnements informa<ques Volumes exponen<els L’informa<on est un ac<f: sa valeur se gère comme tel Valeur intrinsèque Valeur manifestée dans les “processus” Ne pas prendre de décision sur des informa<ons obsolètes
  4. 4. 2014-­‐ © RSD -­‐ 4 Gouvernance de l’Informa<on
  5. 5. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 55 Les acteurs de la Gouvernance Département Informa5que : • Assurer le traitement des mandats de conformité et réduire les coûts de stockage Business Managers : • Rendre la gouvernance de l'informa<on transparente pour les u<lisateurs finaux • Faciliter la recherche et la diffusion de l'informa<on Records Managers : • Définir des poli<ques uniformes et globales • Diminuer les risques en appliquant automa<quement des règles de conserva<on sur des contenus électroniques et physiques. Département Juridique : • Gèrer les lois et les réglementa<ons dans un environnement mul< juridic<onnel en réduisant les risques et les couts ou les li<ges Business Manager Juridique Records Mgr Informa<que
  6. 6. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 66 Clé Numéro 1 Ma poli<que d’archivage Mes règles de conserva<on Mon plan de classement Mes Records
  7. 7. 2014-­‐ © RSD -­‐ 7 Plan de classement, Métadonnées, Indexa<on Trois ingrédients majeurs d’un projet de gouvernance : • Plan de classement § Noeuds d’une arborescence auxquels on définit les poli<ques, les métadonnées etc. § Quelques centaines de rubriques • Avec des variantes locales • Métadonnées § Extraites du contexte du document § Pour gérer son cycle de vie § Pour faciliter les recherche • Indexa<on § Moteur de recherche § Appliqué aux métadonnées § Ou indexa<on du contenu («full text ») – puissant, mais consommateur de ressources
  8. 8. 2014-­‐ © RSD -­‐ 8 (Engageants – Poten<ellement Engageants) • Informa<on Informa<on – Documents élémentaire § N° de client • Documents (plus ou moins structurés) § Facture, contrat • Processus mé<er générant des documents § Associe des systèmes et des gens § Plus ou moins automa<sé § Documents unitaires, ou en masse • Engageant § Par<cipe d’une rela<on entre des par<es § Nécessite une ges<on par<culière (« record », cycle de vie) • Poten<ellement engageant E Poten<ellement E Autres § Une fron<ère un peu floue, de plus en plus cri<que (où commence le cycle de vie?) § Une variété croissante de contenus § Des volumes en croissance rapide
  9. 9. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 99 Clé Numéro 2 Transformer mon éxistant en solu<on Détecter les manques Enrichir le programme
  10. 10. 2014-­‐ © RSD -­‐ 10 • La Les Poli<ques et leur Ges<on fonda<on d’une gouvernance: des poli<ques (ou règles), globales/locales • Poli<ques de § Cycle de vie § Confiden<alité § Protec<on des données personnelles § Op<misa<on des coûts § Stratégie d’évolu<on vers le “cloud” • Définir et faire évoluer des poli<ques § Un travail collabora<f et itéra<f • Des rôles, des processus d’approba<on, des “versions” § On ne part pas de zéro § Ce peut être “boosté” par des sources appropriées § Ne pas oublier les variantes locales (mul<juridic<on) Travaux antérieurs Sources juridiques (ex FONTIS) Méthodes Disponibles Poli<ques
  11. 11. 2014-­‐ © RSD -­‐ 11 Principales fonc<ons d’une solu<on • Interface collabora<ve de ges<on des programmes prenant en compte les obliga<ons légales à travers différentes lois et réglementa<ons (internes/externes) • Reprise des référen<els existants • Procédure de souscrip<on ou d’interfaçage avec les sources de contenu légal/règlementaires interne ou externe § Service en temps réel ou à la demande § Mises à jour régulières § Rela<on du contenu légal avec les règles de réten<on § U<lisa<on d’une zone d’analyse du contenu légal/règlementaire • Traçabilité de la défini<on des règles
  12. 12. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 1122 Clé Numéro 3 Mise en conformité de la poli<que d’archivage au sein de l’entreprise Propaga<on et Applica<on des règles
  13. 13. 2014-­‐ © RSD -­‐ 13 Poli<ques, Leur Applica<on (non op<onnelle) • Les poli<ques doivent être appliquées § Partout (en étapes) • En<té • Pays • Système informa<que § Le plus automa<quement possible • Format “machine” § Par déléga<on § Par applica<on “sur place”
  14. 14. 2014-­‐ © RSD -­‐ 14 Propaga<on & Applica<on des Poli<ques Ges0on des Poli0ques Risque-­‐Coût-­‐Valeur Administrateurs Locaux Applica4on des Poli4ques Opéra<ons Nord Américaines Comité de Programme Applica4on des Poli4ques Opéra<ons Européennes Applica4on des Poli4ques t Opéra<ons Asie Pacifique û Une approche en étapes selon les objec<fs fixés
  15. 15. 2014-­‐ © RSD -­‐ 15 Les Services d’une solu<on de Gouvernance Connecteurs pour les systèmes d’archivage et de GED Applica<on des règles à travers les diverses fonc<ons et juridic<ons, plateformes et applica<ons, entrepôts de données Définir les règles au niveau global pour une applica<on locale Disques partagés
  16. 16. 22001144-­‐-­‐ © RRSSDD -­‐-­‐ 1166 Clé Numéro 4 : Suivre la mise en oeuvre et l’applica<on
  17. 17. 2014-­‐ © RSD -­‐ 17 • Le Audit, Repor<ng, Dashboards cycle de vie d’un document doit être auditable, pour que sa destruc<on soit “opposable” • Le repor<ng (tableaux de bord) est essen<el : § Suivre la progression du programme à travers l’organisa<on § Comprendre l’impact sur la maîtrise des coûts § Envisager les améliora<ons possibles • Plus globalement capturer les éléments du ROI Boucler la Boucle
  18. 18. 2014-­‐ © RSD -­‐ 18 • Structure Intérêt d’une Plateforme de Gouvernance de l’Informa<on et facilite le travail de ges<on des poli<ques § Rôles, processus d’approba<on, versions etc. • Propage les poli<ques vers leurs point d’applica<on • Automa<se l’applica<on des poli<ques § Rend possible des processus d’approba<on lors d’ac<ons cri<ques • Gère le classement, les métadonnées, les index de recherche • Fournit des accès à l’informa<on, où qu’elle soit. • Rend compte sous différents angles • Par<cipe de l’améliora<on con<nue • Et de la méthode du “nénuphar” • En fait elle rend le programme « faisable et effec<f »
  19. 19. 2014-­‐ © RSD -­‐ 19 www.rsd.com LinkedIn Blog Merci Francois Chazalon – Directeur Marke<ng Europe , RSD – f.chazalon@rsd.com
  20. 20. 2014-­‐ © RSD -­‐ 20 Chantier Gouvernance de l’information Présentation 5 Novembre 2014
  21. 21. 2014-­‐ © RSD -­‐ 21 Notre groupe de Travail Membres Aproged engagés : • Myriel BROULAND et Philippe CHANTIN (OUROUK) • Lionel HUSSON (KLEE GROUP) • Jean-­‐Luc PIQUEMAL (BJC Consultants) • Jean MOURAIN et Francois CHAZALON (RSD) Partenaires Aproged engagés : • Cigref : Regis Delayat -­‐ DSI Scor • ADBS : Karine Cuney -­‐ Déleguée Générale ADBS Leurs contribu4ons permet d’affiner notre approche et apportent un angle de vue propre à leur fonc4on.
  22. 22. 2014-­‐ © RSD -­‐ 22 Pourquoi un chan<er Gouvernance ? Le constat Beaucoup de points de vues sur la gouvernance mais peu homogènes Une discipline qui se développe et répond à de vrais ques<ons. Affirmer notre posi<on par la contribu<on des membres Aproged Donner plus de clarté sur les bénéfices et opportunités pour les entreprises. Aborder les différents mé5ers de l'entreprise. Le contenu , l'informa<on est l'affaire de tous. Mais parlons-­‐nous le même langage ? Quel Vocabulaire employer ? § Comment favoriser la compréhension des besoins et objec<fs de chaque en<té ou département. è La gouvernance est avant tout un projet collabora<f S’ouvrir aux associa5ons et à l’interna5onal Comprendre ou en sont nos voisins dans leur projet de gouvernance. La loi Européennes sur les données personnelles pourraient nous donner ce‚e opportunité. Echanger et contribuer avec des associa<ons professionnelles autour des mé<ers clé : ADBS, CIGREF è Posi<onner l’Aproged comme un fédérateur d'opinion sur la Gouvernance de l'Informa<on
  23. 23. 2014-­‐ © RSD -­‐ 23 Nos 4 poles de réflexions Pôle 1 : Cartographie et dimension interna5onale : Qui fait quoi ? Iden<fier les acteurs clés auquel nous pourrions faire référence et solliciter au travers de différents secteurs d’ac<vité réglementés. Dimension Interna<onale : On se doit d'aborder cet angle car les entreprises sont interna<onales. Et la gouvernance ne s'arrête pas aux fron<ères. Que font nos voisins ? Quelles bonnes pra<ques réplicables ? Pôle 2 : Défini5on & Vocabulaire : Comment s'exprimer ? Notre objec<f n'est pas de rechercher un espéranto mais au moins une trame en terme de concept couverts, en u<lisant un vocabulaire partageable et ouverts aux mé<ers. Notre volonté d'ouverture interna<onale devrait aussi nous perme‚re de créer des passerelles vers ce que font nos voisins européens en la ma<ère. A intégrer également le souhait d'être force de proposi<on et contributeur auprès des direc<ons générales. Nous devons être capable dans notre formula<on d'être accessible aux direc<ons générales et mé<ers Pôle 3 : Règles, rôles, acteurs et usages de la gouvernance • Tout d’abord, un réel travail doit être fait sur les enjeux, les objec<fs et le bénéfices que peuvent en a‚endre les mé<ers : donner des exemples concrets. • Les Règles de gouvernance : donner des exemples !! Des règles sur les données, sur les documents, en intégrant bien une réflexion sur comment éliminer les données et les documents non u<les en fin de vie. • Quels impacts organisa<onnels : qui mène le projet et qui doit en être le garant ? • Comment met-­‐on la gouvernance de l'informa<on en ac<on et comment la gère-­‐t-­‐on ? Bref, les bonnes pra<ques et les usages de la Gouvernance. Pôle 4 : méthodes et ou5ls pour meZre en place et pour gérer la gouvernance • Quelles méthodologies existent et doit-­‐on les suivre ? • Quelles sont les fonc<onnalités « logicielles » a‚endues ? • Par quels types de solu<ons ces fonc<onnalités sont-­‐elles remplies (aujourd’hui, demain, …) ? Un peu de prospec0ve ?? : Gouvernance et Big Data, Gouvernance et Cloud, Gouvernance et la transi4on numérique ….
  24. 24. 2014-­‐ © RSD -­‐ 24 MERCI ! Francois Chazalon f.chazalon@rsd.com 06 85 70 16 03

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