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Votre Contact             Claude Lebrun             Associé             159, avenue Charles de Gaulle      Tel : +33 1 55 ...
Ariba Summit January 2013   Neopost – BuyWISE-                        Paris, March 16th                              2013
Agenda• Neopost presentation                             Neopost• Project goals                                   Neopost•...
Neopost in Numbers18 operating companies90 countries covered, 800K customers5500 employeesTurnover 2011 : 1 billion €Ebit ...
Project goals :     2010 Non production expenses                            status11
Project goals :         2010 Non production expenses                                status     ?     99 M€12
Benefits for NeopostBuyWISE would improve most of purchase related processes,allowing to make financial, time and quality ...
Project goals :                        Structuration of purchase                                           modes12        ...
Project goals :                                                                      Current and future                   ...
Scope of BuyWISE 1/2•   Countries :         France         Germany         UK         Holland•   Modules :        P2R...
Scope of BuyWISE 2/2a    17
Challenges for Group purchasing DprtConvain Neopost board to have an e-procurement toolBe sure that all Neopost entities...
How to achieve this?-   Feasibility study conducted with Kurt Salmon consultant agency      - Functional scope      - ROI ...
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Les clés pour réussir sa stratégie e-Procurement

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Les Achats sont appelés à jouer un rôle toujours plus collaboratif et stratégique
dans l'entreprise. Des sociétés leaders de différents secteurs d'activité répondent à
cet appel en reconnaissant les avantages pouvant être obtenus en utilisant des
technologies d'automatisation des processus. Découvrez comment nos clients ont
misé avec succès sur l'e-Procurement pour optimiser l'efficacité de leurs
processus, augmenter la visibilité et réaliser davantage d'économies, tout en
établissant les Achats comme facteurs clés de la collaboration au sein de
l'organisation.

Claude Lebrun, Associé chez Kurt Salmon
Redouane El Benane, IT Group Buyer – Neopost

2013 Ariba Commerce Summit Paris

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Les clés pour réussir sa stratégie e-Procurement

  1. 1. Pag e1 Ariba Summit 2012 – Paris Les clés pour réussir sa stratégie e-procurementKurt Salmon – Private and confidential, not for distribution
  2. 2. Kurt Salmon est l’un des leaders mondiaux du conseil en stratégie et transformation d’entreprise Carte d’identité Une présence internationale marquée 1 600 collaborateurs Europe / Afrique 25 bureaux répartis sur 4 continents Alger Amérique du Nord Bruxelles 262 millions d’euros de chiffre Casablanca Asie-Pacifique d’affaires en 2011 Atlanta Düsseldorf Genève Shanghai Irvine 100% de croissance du chiffre Luxembourg Singapour Los Angeles Tokyo d’affaires en 4 ans Minneapolis Londres New York Lyon Entité du Management Consulting San Francisco Manchester Marseille Group PLC (CA 2011 : 367 M€), Nantes coté au London Stock Exchange. Paris Autre marque du groupe : Rome Tunis Alexander Proudfoot Company. Plus qu’un cabinet de conseil, Kurt Salmon est un partenaire de confiance pour ses clientsPage 2
  3. 3. Nos Références Procure to Pay Nous disposons de retours d’expérience récents et significatifs dans des secteurs d’activité variés permettant à nos consultants d’avoir une très bonne connaissance terrainSourcingApprosComptabilitéfournisseurProcessusSolution SIOrganisation Page 3
  4. 4. Un constat :Acheter, le parcours du combattant… 0 1 2 3 4 5 6 7 Approbation Référencement Recherche Création de Saisie de la de la Signature du Contrôle Transmission fournisseur sur un (des) la demande demande demande responsable catalogue(s) dachat hiérarchique budgétaire aux achats « Sourcing » dachat " dachat «éditée» 8 Contrôle de la demande 13 12 11 10 9 dachat "papier" Vérification Édition de la Transformation Contrôle des Envoi au(x) par rapport (des) de la commande fournisseur(s) au(x) signataires commande(s) dachat catalogue(s) 14 Traitement de la (des) commande(s) par le(s) fournisseur(s) 19 20 15 16 17 18 21 Enregistrem Rapprochement Constatation Transmission Présentation Approbation facture(s) / ent de la des constats de de de la (des) réception(s) / de la (des) Intégration réception réception à la commande(s) l’exécution compta. FRS facture(s) facture(s) comptable Exécution système système des prestations 25 24 23 22 Envoi du Contrôle Emission du Traitement règlement parapheur règlement comptableUn coût de transaction estimé et constaté par les consultants de Kurt Salmon, entre 100 € et 150€ par acte d’achat Page 4
  5. 5. est un des moyens d’améliorationsubstantiel de ce processus dedépenses, mais qui relève denombreuses difficultés Transversalité du processus Lieu de confusion entre le Diversité des prescripteur, natures d’achats l’utilisateur et l’acheteur Facteurs de risques « e-procurement » “Faiblesse” des Inadaptation du enjeux apparents modèle ERP Gestion du changement / Habitudes de consommation Page 5
  6. 6. Facteur Clé de Succès Respecter et anticiper un certain nombre de points critiques du projet « e- procurement » : 90% de maïeutique (*) et 10% de technique… Sponsoring du Gains Achats éligibles à projet « Réalistes et l’e-procurement Réalisables » Respect du Refonte des Ergonomie de la rôles et standard / solution : « Amazon responsabilités Approche like » Miroir Référentiels et Urbanisation Correspondance Nomenclatures des SI/ Mode Finance / Achats SAS (*) La maïeutique signifie laccouchement dun diagnostic collectif et dun projetPage 6 commun par un corps social
  7. 7. Votre Contact Claude Lebrun Associé 159, avenue Charles de Gaulle Tel : +33 1 55 24 33 21 92 521 Neuilly-sur-seine Cedex Mobile : +33 6 11 49 16 27 cllebrun@ineum.com www.ineum.comPage 7
  8. 8. Ariba Summit January 2013 Neopost – BuyWISE- Paris, March 16th 2013
  9. 9. Agenda• Neopost presentation Neopost• Project goals Neopost• Scope of the project Neopost• Challenges for Group Purchase Dprt Neopost• How to achieve this? Neopost-Kurt Salmon 9
  10. 10. Neopost in Numbers18 operating companies90 countries covered, 800K customers5500 employeesTurnover 2011 : 1 billion €Ebit : 25,6% of turnover (256 M€)Net income : 15% (150M€) 10
  11. 11. Project goals : 2010 Non production expenses status11
  12. 12. Project goals : 2010 Non production expenses status ? 99 M€12
  13. 13. Benefits for NeopostBuyWISE would improve most of purchase related processes,allowing to make financial, time and quality savings Improvement type Benefit description Financial Time Quality Increase in coverage rate (limitation of maverick purchases) and consolidation of purchases on negotiated contracts through catalog implementation or workflow automatically including buyers +++ Improvement of PR / Order / Reception process, implying a better compliance with accounting PROCUREMENT standards (ex: SOX; LSF) and more accurate accounting imputation + ++ Automatic generation of detailed, standardized and accurate spend analysis reports. Better understanding of internal clients needs per product enabling to prioritize purchasing actions ++ ++ Better follow up and sharing of contracts, through end dates alerts and single storage location + ++ Storage and archiving of any supplier information and document (legal, insurance, certification, minutes, action plan…) ++ + SUPPLIER Possibility to conduct collaborative supplier evaluation and to follow their evolution and to MANAGEMENT manage supplier risk level + ++ Possibility to collect information from external sources such as financial rating, risk assessment… + + Possibility to generate automatic supplier dashboard summarizing all on-going information (contracts, YTD turnover, KPI…) +++ ++
  14. 14. Project goals : Structuration of purchase modes12 Supp 13 Contract Supp 2 Supp N Blanket4 order14
  15. 15. Project goals : Current and future landscapeToday Tomorrow• Automatic : • Automatic :  Approval workflow managed into  P2R (Purchase to Reception -non production expenses only) SAP for Supply Chain  Catalogs  Approval workflow• Manual :  Contract (pricing term)  Catalogs, workflow  SIPM (Supplier Information Performance Management – Production and non production expenses)  Sourcing (Production and non production expenses) 15
  16. 16. Scope of BuyWISE 1/2• Countries :  France  Germany  UK  Holland• Modules :  P2R  SIPM  Sourcing• Catalogs :  Catalogs (15 per central/country= 60 internal and external catalogs + and 4 to 5 punch out)• Back end :  SAP  Middleware to be defined• Go live :  Sept 2012 : UK  March 2013 : FR, DE & NL 16
  17. 17. Scope of BuyWISE 2/2a 17
  18. 18. Challenges for Group purchasing DprtConvain Neopost board to have an e-procurement toolBe sure that all Neopost entities are involved 18
  19. 19. How to achieve this?- Feasibility study conducted with Kurt Salmon consultant agency - Functional scope - ROI calculation- Involvement of Neopost board members - Steering committee Go/No Go decision - Sponsor requested for the project, ‘Lobbying’- Change management - Communication and training efforts - Definition of processes- Strong project team - Involvement of local project managers : mainly finance profile - IT people 19

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