Key Control Dashboard - In Control propositie

1. 29-10-2013
In Control
Introductie presentatie
Introductie
►
Assurance, FAAS
►
Consulting
►
Advisory
►
Software
►
Tax
►
New Ventures
►
Transactions
MOOR, Cloudbilling, Frain, GBA-Match
EY en Yellowtail zijn juridisch onafhankelijk van elkaar en werken al jaren succesvol samen
Pagina 2
In Control - Key Control Dashboard
1

2. 29-10-2013
Agenda
1. In Control propositie
2. Key Control Dashboard (KCD) - Propositie
3. KCD Demonstratie
4. KCD Dienstverlening
5. KCD Business Case
Pagina 3
1
In Control - Key Control Dashboard
Context
In Control propositie
2

3. 29-10-2013
1.1 Waarom In Control?
In Control betekent de gewenste mate van grip en niet volledige controle, want dat werkt
meestal averechts!
Een effectieve en efficiënte invulling van In Control versnelt de levering en verstevigt de
betrouwbaarheid van uw dienstverlening aan uw klanten.
Noodzaak en nut
►
van de organisatie
Noodzaak: externe en
interne ontwikkelingen
integreren in eigen strategie
Nut: meer mogelijkheden
voor waarde creatie
om In Control te
organiseren
1st line of defence
ownership
►
2nd line of defence
control
►
►
►
3rd line of defence
assurance
In Control propositie
Pagina 5
In Control - Key Control Dashboard
1.2 In Control is noodzakelijk
Extern
►
►
►
►
Toenemende wet en regelgeving
Maatschappelijke ontwikkelingen
Governance code
Eisen vanuit externe toezichthouders
Intern
►
►
►
►
Betrouwbare (financiële) informatieverzorging
Transparantie goed bestuur
Optimalisatie bedrijfsprocessen
Eisen vanuit interne toezichthouders
In Control propositie
Pagina 6
In Control - Key Control Dashboard
3

4. 29-10-2013
1.3 In Control is een bron van waarde
Proces
verbetering
realiseren
Betere
afstemming
met strategie
Kennis
aanschaf en
borging
Reductie
van kosten
Verhoogd risico
bewustzijn
In Control propositie
Pagina 7
In Control - Key Control Dashboard
1.3.1 Betere afstemming met strategie
Van een diffuse strategie afstemming
binnen de organisatie
Naar een gestroomlijnde afstemming
van de strategie binnen de organisatie
door procesoptimalisatie, interne
beheersing en risicomanagement
In Control propositie
Pagina 8
In Control - Key Control Dashboard
4

5. 29-10-2013
1.3.2 Reductie van kosten
Plan
Reductie in benodigde tijd
Do
Plan
Do
Check
Check
Act
En een beter evenwicht
in de PDCA cyclus
van interne beheersing en
risicomanagement
Act
In Control propositie
Pagina 9
In Control - Key Control Dashboard
1.3.3 Verhoogd risicobewustzijn
Van een laag risicobewustzijn
binnen de organisatie
Naar een hoog risicobewustzijn
binnen de organisatie
In Control propositie
Pagina 10
In Control - Key Control Dashboard
5

6. 29-10-2013
1.3.4 Kennis aanschaf en borging
Van onnodig risico op kennisverlies
en veel diverse Excel-eilandjes
Naar gecoördineerde en uniforme
kennisborging en -ontwikkeling
In Control propositie
Pagina 11
In Control - Key Control Dashboard
1.3.5 Procesverbetering
Van een gebrek aan eigenaarschap en
structuur in procesverbetering
Proces
Actieve
bijsturing
Risico’s
Naar helder eigenaarschap over
Monitoren &
Rapporteren
Beheersing
processen, risico’s, bevindingen en
verbeterpunten
Audits
In Control propositie
Pagina 12
In Control - Key Control Dashboard
6

7. 29-10-2013
1.4 In Control geeft vertrouwen en draagvlak
Wij geloven dat een professionele invulling van In Control uw organisatie helpt om doelen efficiënter en
effectiever te behalen, betrouwbare processen en informatie (governance) te krijgen, en zorgt voor
optimale interne beheersing (compliance) en excellent risicomanagement. In Control geeft dus
vertrouwen en draagvlak, omdat dit proces gedragen wordt door de mensen in uw organisatie.
In Control
Key Control Dashboard
Governance
(lean) procesoptimalisatie
(AO/IC)
Risk
Risicomanagement
Compliance
Interne beheersing
In Control propositie
Pagina 13
2
1
In Control - Key Control Dashboard
Context
Key Control Dashboard:
Propositie
7

8. 29-10-2013
2.1 In Control door Key Control Dashboard
Het Key Control Dashboard (KCD) ondersteunend de In Control propositie
In Control door Key Control Dashboard
Gecoördineerde, uniforme en efficiënte borging
Plan-Do-Check-Act cyclus om In Control aan te tonen
Governance raamwerk
Borgen van processen (AO/IC),
rollen, taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden
Risk raamwerk
Beoordelen, beheersen en
bewaken van risico’s en projecten
Compliance raamwerk
Interne beheersing met
noodzakelijke controls
De kennis en ervaring van EY, Yellowtail en onze klanten zijn geborgd in onze dashboards
Pagina 15
In Control - Key Control Dashboard
2.2 Wat is het KCD?
Software
ü
Web based Software As A Service (SAAS) oplossing
ü
Beveiligde hosting met centrale database en uitgebreide autorisatietabellen
ü
Snelle technische implementatie en geen onderhoud nodig door de klant
ü
Status In Control wordt overzichtelijk en visueel weergegeven middels In Control Dashboards
Module Proces beheersing
ü
Raamwerk van dashboards voor diverse functionarissen, rapportages en document management
ü
De belangrijkste processen voor de marktsector, inclusief controls op basis van wet- en regelgeving
ü
Functionaliteit om controls en bewijsstukken te registreren, monitoren en te rapporteren
Module Risicomanagement
ü
Raamwerk van dashboards voor diverse functionarissen, rapportages en document management
ü
Functionaliteit om risico’s op te voeren, te beoordelen, te beheersen en te bewaken
Module Projectmanagement
ü
Raamwerk van dashboards voor diverse functionarissen, rapportages en document management
ü
De belangrijkste prestatie indicatoren voor projecten
ü
Functionaliteit om projecten op te voeren, te beoordelen, te beheersen en te bewaken
Met het Key Control Dashboard kunt u de externe en interne ontwikkelingen het hoofd bieden.
Pagina 16
In Control - Key Control Dashboard
8

9. 29-10-2013
2.3 Voordelen voor betrokken partijen
•
Bestuur /
Management
•
•
Key
Control
Dashboard
Specialist /
proces
eigenaar
•
•
•
•
•
Accountant
•
•
•
Aantoonbaar In Control
Processen, verantwoordelijkheden, risico’s,
beslissingen, acties, projecten, documenten.
Gecoördineerde monitoring en sturing, audit-trail.
Altijd actueel op basis van wet- en regelgeving
Digitaal intern controle plan op basis van processen
Eenvoudige uniforme digitale manier van werken
Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.
Eenvoudig communiceren met stakeholders
Inzicht status In Control en interne controle
Inzicht in relevante dossiers / bewijsstukken
Eenvoudig communiceren over bevindingen
Werken op afstand mogelijk
Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen
Pagina 17
In Control - Key Control Dashboard
2.4 Waarom In Control door KCD?
Betere afstemming met strategie
ü
ü
ü
Beleggen van taken en verantwoordelijkheden proces
Van centraal controleren naar decentraal
Van volledig gegevensgericht controleren naar meer procesgericht
Reductie van kosten
ü
ü
ü
ü
Uniforme aanpak
Coördinatie en Rapporteren efficiënter maken
Veel minder tijd kwijt met IC werkzaamheden, procesupdates en risico-analyses (w.o. projecten)
Voorkomen van reparaties, aanvullende onderzoeken en interne fouten
Verhoogd risicobewustzijn
ü
ü
Bewustheid omtrent risico’s en rechtmatigheid creëren in de organisatie
Borging van de plan, do, check, act cyclus en audit-trail
Kennis aanschaf en borging
ü
ü
Aanschaf en borging van kennis
Updates vanuit EY bij veranderingen in wet- en regelgeving
Procesverbetering realiseren
ü
ü
Procesverbetering faciliteren en borgen o.b.v. minimale control- en controle vereisten
Lean AO/IB beschrijvingen
Met het Key Control Dashboard kunt u de externe en interne ontwikkelingen het hoofd bieden.
Pagina 18
In Control - Key Control Dashboard
9

10. 29-10-2013
2.5 Referenties
Het Key Control Dashboard is beproefd in de praktijk en wordt als verhelderend ervaren.
Pagina 19
3
1
In Control - Key Control Dashboard
Context
Key Control Dashboard:
Demonstratie
10

11. 29-10-2013
3.1 KCD – Dashboard – Procesbeheersing
Pagina 21
In Control - Key Control Dashboard
3.2 KCD – Dashboard – Audit overzicht
Pagina 22
In Control - Key Control Dashboard
11

12. 29-10-2013
3.3 KCD – Dashboard – Management monitor
Pagina 23
In Control - Key Control Dashboard
3.4 KCD – Dashboard – Risicomanagement
Pagina 24
In Control - Key Control Dashboard
12

13. 29-10-2013
3.5 KCD – Dashboard – Projectmanagement
Pagina 25
In Control - Key Control Dashboard
3.6 KCD – Rapportages
Rapportage niveaus
1.
Voortgang
3.
Proces
4.
Key Control
5.
Pagina 26
Management
2.
Risico’s
In Control - Key Control Dashboard
13

14. 29-10-2013
4
1
Context
Key Control Dashboard
Dienstverlening
4.1 Implementatie
Wanneer welke implementatiescope?
Implementatiescope
►
Implementatie met de specialist
►
kennisborging, professionalisering
►
Implementatie met de afdeling
►
centrale inzet, professionalisering, kennis
►
Implementatie met de organisatie
►
decentrale inzet, procesoptimalisatie,
transparantie, risicobewustzijn
Stappenplan implementatie
1.
Technische realisatie omgeving
2.
Afstemmingsoverleg voor aanvang project
3.
Startbijeenkomst
4.
Opzetten In Control Framework
5.
Validatie In Control Framework
6.
Borging maatwerk EY vaktechniek
7.
Projectmanagement
►
►
Validatie en overdracht aan organisatie
8.
Aanvullende diensten Yellowtail
Pagina 28
Gebruikerstraining (per dagdeel)
Maatwerk
O.a.: nieuw rapport, nieuw proces, nieuw type control
Aanvullende diensten EY
►
►
►
►
Verbetertraject procesoptimalisatie / lean
Risicomanagement (workshops, training)
Verbetertraject planning en control, en
financiële besturing
Maatwerk
O.a.: stresstesten en scenario-analyse,
strategic control, cost management &
budgetting, samenwerkingsverbanden
In Control - Key Control Dashboard
14

15. 29-10-2013
4.2 Licentie en service
Vanuit jaarlijkse fee Yellowtail
►
Software licentie
►
Technisch Beheer
►
Hosting
►
Release beheer
►
Functioneel Beheer
►
Onderhoud standaard raamwerk
►
Autorisatie beheer
►
Jaarlijkse update vanuit EY
►
►
Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen
►
Wijzigingen in standaard raamwerk processen
Helpdesk
Vanuit dienstverlening EY
►
Vrijblijvend periodiek sparren met professionals uit diverse servicelines
Pagina 29
5
1
In Control - Key Control Dashboard
Context
Key Control Dashboard
Business Case
15

16. 29-10-2013
5.1 Business Case
Wij vullen graag samen uw Business Case in.
Wij hebben hiervoor diverse templates, waarbij we in ieder geval stil staan bij:
Situationele vragen
►
Is er een Interne Controle (IC) of Intern Beheersings- (IB) plan aanwezig?
►
Wordt de IB centraal of decentraal uitgevoerd of een variant hierop?
►
Wordt de IC gegevensgericht of procesgericht uitgevoerd, of gecombineerd?
►
Zijn alle processen al lean en mean afgestemd op de minimale wettelijke vereisten?
►
In hoeverre is het kwaliteitsniveau van excellent risicomanagement al bereikt?
►
Hoeveel FTE is belast met het uitvoeren van Interne Beheersing en risicomanagement?
Scope issues: diepgang en reikwijdte
►
Urenbesteding opstellen / onderhoud IB plan
►
Kosten interne fouten op proces bepalen
►
Kosten herstelwerkzaamheden en aanvullende onderzoeken
►
Offerte incl. roadmap in geval van aanvullende dienstverlening EY en / of Yellowtail
Pagina 31
In Control - Key Control Dashboard
Vragen?
Neem dan gerust contact op met uw contactpersoon binnen EY:
* Arjen van Veen
* Eric Buter
* David Zijlmans
arjen.van.veen@nl.ey.com
eric.buter@nl.ey.com
david.zijlmans@nl.ey.com
(regio NH, ZH, Flevoland)
(regio Midden, Noord, Oost)
(regio Zuid)
of
met uw accountant van EY
16

17. 29-10-2013
EY
Assurance | Tax | Transactions | Advisory
Over EY
EY is wereldwijd toonaangevend op het gebied van assurance, tax, transactions en advisory. Juridische en
notariële dienstverlening wordt in een strategische alliantie met EY Belastingadviseurs LLP verzorgd door
Holland Van Gijzen Advocaten en Notarissen LLP. Onze 141.000 mensen delen wereldwijd dezelfde waarden
en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de samenleving te helpen
hun mogelijkheden optimaal te benutten.
EY Accountants is een limited liability partnership naar het recht van Engeland en Wales met registratienummer
OC335596. EY Advisory is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd
Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij
de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432939.
www.ey.com/nl
17