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A la demande des Directions, métiers, filiales:
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 I - Descriptif du dispositif mis en place
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Introduction - Aggravation des risques répressifs
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► Donne un accès facile à la documentation juridique
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► C’est un mode de recherche de preuves :
→ destiné à en éviter la déperdition en jouant sur un effet de surprise
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► Variété de dénominations
► Variété de cadres procéduraux
► Variété des pouvoirs dévo...
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Pour en identifier la nature :
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► Pas de prise de rendez-vous préalable
► Identification de l’aut...
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Indice : Documents présentés par les visiteurs (les
autorisant à procéder à la visite) :
• Ordre ou lettre de mission
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Indice : La présence d’un officier de police judiciaire (OPJ)
Dans quels cas ?
→ enquêtes pénales bien sûr (enquête pré...
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Pouvoirs des visiteurs ?
De manière générale, ils peuvent :
► Accéder à tous les locaux (professionnels ou même privés ...
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II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
Attention les délais de transmission doivent être scrupuleusement respectés :
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III - Comment réagir ?
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L’entreprise a besoin de :
• Comprendre le but de la visite et les risques
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Recommandations comportementales
En toutes circonstances, l’accompagnateur doit :
► Conserver une attitude :
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Recommandations générales
► Ne pas s’opposer à une visite (dès lors qu’il a pu vérifier qu’elle émane de personnes
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Recommandations générales :
L’accompagnateur doit (sauf opposition des visiteurs) :
► Prévenir le responsable de l’entr...
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L’après visite
Après toute visite inopinée :
► Rédiger d’un compte rendu écrit, précis et factuel du déroulement
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Déploiement à l’International
NGAM (en cours)
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Comment faire face aux visites inopinées des autorités de contrôle?

  1. 1. ©Natixis2008–ImageSourceSzefel/Shutterstock Comment faire face aux visites inopinées des autorités de contrôle ? Séminaire Arrow Institute – 26 & 27 septembre 2013
  2. 2. 2 Le pénaliste doit devenir un élément essentiel au sein de l’entreprise, celui qui permet de gérer le risque judiciaire en amont et partant, d’éviter une mise en cause, ou de construire d’ores et déjà un dossier solide propre à convaincre le parquet et le juge
  3. 3. 3 Pilotage de dossiers - mise en cause pour une infraction de nature pénale ou - faisant l’objet d’une action civile en lien avec une procédure pénale ou disciplinaire  Supervision juridique de dossiers, intéressant la Maison Mère ou l’une de ses filiales… ↓ ↓  Mission menée en coordination avec les Directions et acteurs concernés (Secrétariat Général, Direction des Affaires Juridiques, Conformité, Inspection Générale, Direction des risques, Responsables métiers…) …en qualité de victime d’une infraction pénale
  4. 4. 4 Pilotage de dossiers  Supervision de la procédure Évaluation des risques juridiques et financiers Étude juridique Élaboration d’une stratégie de défense (définition des objectifs, choix de la voie procédurale, choix des conseils, suivi de la relation, négociation des honoraires…) Réunions et concertations avec la Direction des affaires juridiques, ainsi que les acteurs concernés en interne et, le cas échéant, en externe Reporting aux dirigeants …  Analyse des causes - leçons à tirer pour l’avenir Chaque dossier dont le suivi est, au fil de l’eau, retracé dans un tableau de bord électronique, donne lieu à : - une recherche des causes génératrices, - l’inventaire des points d’amélioration nécessaires pour prévenir la réitération du risque, - l’identification de la (ou des) fonction(s) concernée(s) au sein de la Maison mère
  5. 5. 5 Missions spécifiques ■ «Sensibilisation aux risques répressifs». Organisation de réunions avec ou sans intervenants externes : - dirigeants et hauts responsables - au sein des lignes métiers (contenu spécifique) ■ Conception et mise en œuvre opérationnelle, au sein du Groupe (Maison Mère et filiales) d’un dispositif dit des « visites inopinées »
  6. 6. 6 Consultations A la demande des Directions, métiers, filiales: Sur des sujets appelant une expertise spécifique en matière de prévention et de gestion des risques répressifs exemples : - Analyse juridique du déroulement d’une visite de l’AMF, - Conseil sur l’exécution d’une commissions rogatoires internationale au regard des règles d’entraide judiciaire internationale, - Rédaction de projets de plaintes, - Étude juridique sur l’assurabilité des sanctions disciplinaires, - …
  7. 7. 7 Veille et alertes -veille sur les sujets spécifiquement liés à la mission, à partir de mots clefs, sans cesse enrichis, pour tenir compte des dossiers et projets en cours. Les informations ainsi obtenues, brutes ou accompagnées d'un examen juridique ou d'une évaluation des risques, peuvent justifier la rédaction de notes d’alerte ou d’information Exemple de sujets ayant donné lieu à alertes: - pratiques du testing initiées par la HALDE, - évolutions de la sensibilité européenne à la fraude fiscale, - nécessaire renforcement des mesures de vigilance quant à l’accès aux sites de l’entreprise, - risques liés au financement de certaines armes, - risques liés à l’absence de vision d’ensemble concernant les condamnations d’une personne morale ou de ses filiales…
  8. 8. 8 Le dispositif « visites inopinées » Face à l’intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives… ■ Conception d’un « Guide des visites inopinées », outil intranet, accessible aux Directions Générales des entités du Groupe et à l’ensemble des collaborateurs désignées comme ‘Accompagnateurs’ ■ Mise en œuvre opérationnelle du dispositif : - Déploiement initiale sur les sites géographiques de la Maison Mère et de ses filiales françaises → timing (à déterminer) - Déploiement du dispositif à l’international (Asie US EMEA) → timing (à déterminer) - Sensibilisation des ‘Accompagnateurs’ (générale) / (spécifique) → timing (à déterminer) - Action générale de sensibilisation (module spécifique de e-learning) nationale et internationale → timing (à déterminer) - Coaching spécifique des responsables les plus exposés
  9. 9. 9  Introduction - Contexte : une aggravation des risques répressifs  I - Descriptif du dispositif mis en place  II - Qu’est ce qu’une visite inopinée ?  III - Comment réagir ? PLAN
  10. 10. 10 Introduction – Contexte : aggravation des risques répressifs
  11. 11. 11 Facteurs généraux de risque : ► Domaines nouveaux de criminalisation (ex. droit de l’environnement / secteur éolien, protection des données personnelles, lutte contre la discrimination, concurrence, commercialisation de produits financiers…) Facteurs particuliers de risque : ► Cotation en bourse ► Implantations mondialisées rendant plus difficile la consolidation des contrôles ► Métiers variés et très réglementés ► Intervention dans des secteurs d’activité et des pays particulièrement exposés Facteurs conjoncturels liés à la crise : ► Crises conduisant à une fermeté plus grande de la part des régulateurs (ou de la Justice) ► Mécontentement d’actionnaires, de clients ► Dégradation du risque de crédit susceptible d’induire une moindre exigence quant à l’honorabilité des clients (→ risque LAB) ► Réduction des effectifs → inquiétude, risque de dénonciation, instabilité des équipes et du management… ► Déficit d’image propice aux mises en cause Introduction - Aggravation des risques répressifs
  12. 12. 12 Introduction - Aggravation des risques répressifs Intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives ► Recours plus fréquent de l’AMF aux visites domiciliaires et enquêtes sur place ► Agressivité croissante des autorités chargées de la lutte contre les ententes et les pratiques anti- concurrentielles, au niveau national et européen (intérêt nouveau pour les activités bancaires) : Ex Enquête de la Commission européenne sur fixation des taux Libor et Euribor ainsi que « sur des opérations de dérivés indexés sur ces mêmes taux » :
  13. 13. 13 Introduction - Aggravation des risques répressifs - 19 10 2011: Commission européenne (CE) annonce avoir perquisitionné des sociétés financières actives dans les produits dérivés sur les taux d'intérêt inter-bancaires (Euribor) en raison d'un soupçon de cartel. Elle s'inquièterait « du fait que les entreprises concernées ont pu violer les règles anti-trust qui interdisent les cartels ». En matière de concurrence communautaire, la CE peut mener une enquête sur un secteur économique ou sur un type particulier d’accords dans différents secteurs lorsque certaines circonstances font présumer que la concurrence est restreinte ou faussée Dans notre cas, il s’agit des conditions dans lesquelles les banques ont participé au calcul d’un taux et/ou de façon plus large, des conditions dans lesquelles sont fixés les taux d'intérêts. A priori, il s’agit d’une enquête (on parle effectivement d' "officiels de la CE")
  14. 14. 14 Introduction - Aggravation des risques répressifs L'enquête portant sur des activités de marché, le site de la maison Mère est potentiellement concerné par une visite ↓ Alerte interne Exposition de la Maison mère aux pratiques anticoncurrentielles, ententes illicites, abus de position dominante Pouvoirs des enquêteurs de la CE et de l’Autorité de la Concurrence - 03 02 2012 : la commission de la concurrence suisse (Comco) annonce l’ouverture d’une enquête sur des soupçons de manipulations de taux interbancaires. Le Libor (London Interbank Offered Rate) mais aussi le Tibor (Tokyo Interbank Offered Rate) et l’Euribor sont concernés. - 18 02 2012 : le Financial Times révèle que la banque UBS a suspendu plusieurs traders D’autres traders ont été remerciés chez JPMorgan Chase, Deutsche Bank, RBS - …
  15. 15. 15 Introduction - Aggravation des risques répressifs Intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives ► Risques accrus de contrôles coercitifs de nature fiscale  nouvelle sensibilité européenne à l’égard de la fraude  Directives LAB  flagrance fiscale  enquête fiscale judiciaire ► Montée en puissance des pouvoirs d’investigation et de sanction de la CNIL ► Renforcement de la coopération internationale (entre autorités judiciaires, entre régulateurs) ex Levée du secret bancaire (ie Singapour) ►… Risques accrus de visites inopinées de la part d’autorités diverses obéissant à des règles propres
  16. 16. 16 Introduction - Aggravation des risques répressifs Projet de loi relatif à la lutte contre la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière : - Extension du champ de compétence de la brigade nationale de répression de la délinquance fiscale (BNRDF) au blanchiment de fraude fiscale - Institution d’une circonstance aggravante pour les fraudes les plus graves : ° commise en bande organisée ° par le recours à des comptes bancaires ou des entités détenues à l'étranger (ie fiducies, trusts) - Aggravation des peines : ° en cas de fraude fiscale aggravée (sept ans d'emprisonnement et deux millions d'euros d'amende) ° aligner les peines prévues pour les personnes morales sur celles applicables aux personnes physiques (en cas de blanchiment, il serait possible par exemple de condamner les personnes morales à la peine complémentaire de la confiscation de leur entier patrimoine) - Renforcement des capacités de contrôle de l'administration fiscale Projet de loi relatif de séparation et de régulation des activités bancaires : - Extension du droit de communication aux contrôleurs AMF - Introduction d’un manquement autonome d’entrave pour les enquêtes AMF - Extension du champ d’application des VD (ex manquements commis dans le cadre de la commercialisations de produits financiers) - Augmentation des échanges d’informations entre l ’ACP AMF et DGCCRF
  17. 17. 17 Introduction - Aggravation des risques répressifs
  18. 18. 18 I - Descriptif du dispositif mis en place
  19. 19. 19 Le dispositif repose : - sur quelques principes simples d’organisation : ► Il s’appuie, à la phase d’accueil initial, sur l’organisation mise en place par la Direction de la Logistique, sur chaque site, au titre de la «gestion de crise» (permanence – astreinte – établissement et restitution des badges…) ► Il repose sur la pré-désignation par la Direction Générale de chaque entité du groupe, pour chaque site, de responsables juridiques ou de conformité pouvant être mobilisés pour assurer l’accompagnement et l’assistance des visiteurs (afin de veiller à la sécurité juridique et au bon déroulement de la visite) ► Il prévoie l’information systématique du Conseiller spécial auprès du SG (assistance en cas de difficulté et centralisation de l’information) - Sur un outil Intranet : ► « Guide des visites inopinées » (version fr version uk) I – Le dispositif mis en place Les objectifs
  20. 20. 20 Le Guide des visites inopinées : il apporte des recommandations : ► Par phase d’intervention : • accueil • déroulement de la visite • gestion de l’après visite ► Précisant pour chaque acteur • hôtesses d’accueil concerné… • agents et responsables de sécurité • Responsable juridique ou de Conformité assurant l’accompagnement ou « l’après visite » • Représentant de la personne morale … ce qu’il faut faire, ne pas faire, quand, comment, les difficultés susceptibles de surgir, la bonne réaction… ► En fonction : • de l’autorité concernée • de son cadre d’intervention (clefs d’identification) I – Le dispositif mis en place
  21. 21. 21 Le Guide des visites inopinées : ► Donne un accès facile à la documentation juridique ► Actualisé en permanence (au gré des évolutions légales et jurisprudentielles) ► Permet la diffusion d’informations d’actualités sur le sujet (éditorial) I – Le dispositif mis en place
  22. 22. 22 II - Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
  23. 23. 23 ► C’est un mode de recherche de preuves : → destiné à en éviter la déperdition en jouant sur un effet de surprise → dans le cadre d’une procédure → qui ne peut être mis en œuvre que par des personnes habilitées → qui est souvent spécifiquement autorisé par un juge → encadré par la loi ou les règlements ► Qui peut avoir pour objet de rechercher une éventuelle responsabilité de l’entreprise ou de ses collaborateurs, mais aussi, celle de tiers (clients, fournisseurs, partenaires …) II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?
  24. 24. 24 II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ? Visites privées ↓ Constat d’huissier de justice  avec autorisation du juge  sans autorisation du juge Visites pénales ↓ Autorités judiciaires  Enquête de flagrance  Enquête préliminaire  Commission rogatoire Typologie Visites administratives  AMF  ACP  AEMF (sur délégation)  Autorité de la concurrence  DGCCRF  DGFP  Direction Générale des Douanes  Commission Européenne  Inspection du Travail  URSSAF  CNIL  Défenseur des droits  Cour des Comptes / CRC … (PIV ?) (enquête parlementaire ?)
  25. 25. 25
  26. 26. 26 Grandes variétés de situations : ► Variété de dénominations ► Variété de cadres procéduraux ► Variété des pouvoirs dévolus aux visiteurs concernant notamment :  Perquisition  Visite domiciliaire  Contrôle sur place …  Commission rogatoire d’un juge  Enquête pénale ou administrative  Contrôle  Inspection  L’accès aux locaux et aux documents  Le droit de saisie (en original ou en copie) des documents  La rétention physique des personnes visitées  Les horaires des visites  … II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?
  27. 27. 27 Pour en identifier la nature : un ensemble d’indices… ► Pas de prise de rendez-vous préalable ► Identification de l’autorité concernée et des personnes agissant en son nom (déclarations spontanées et cartes professionnelles) ex. la présence d’un policier ne signifie pas nécessairement que la visite s’effectue dans le cadre d’une enquête judiciaire ► Indication spontanée des visiteurs sur leur cadre d’intervention (enquête, commission rogatoire, contrôle…) ► Présentation éventuelle d’un document (ordonnance du Président du TGI ou du juge des libertés, ordre ou lettre de mission…) II – Qu’est-ce qu’une visite inopinées
  28. 28. 28 Indice : Documents présentés par les visiteurs (les autorisant à procéder à la visite) : • Ordre ou lettre de mission • Ordonnance du Pdt du Tribunal de Grande Instance • Ordonnance du Juge des Libertés • Autorisation spécifique → contrôle de l’ACP → enquête ou contrôle sur place de l’AMF → enquête CNIL → visite d’huissier → enquête pénale préliminaire → visite domiciliaire de l’AMF → visite domiciliaire de l’administration fiscale → visite domiciliaire de l’administration des douanes → visite domiciliaire de l’Autorité de la concurrence → visite domiciliaire de la DGCCRF → décision de la Commission européenne → avis de vérification de comptabilité pour le contrôle inopiné de l’administration fiscale → avis de passage pour le droit de communication de l’administration fiscale → avis d’enquête pour l’enquête fiscale II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?
  29. 29. 29 Indice : La présence d’un officier de police judiciaire (OPJ) Dans quels cas ? → enquêtes pénales bien sûr (enquête préliminaire, de flagrance, commission rogatoire d’un juge d’instruction) Mais pas seulement : → visites domiciliaires (AMF, Douanes, Administration fiscale, DGCCRF, Autorité de la concurrence)  Dans ces cas, le rôle de l’OPJ est de veiller au respect : - de l’ordonnance qui a autorisé la visite - des droits de la personne visitée II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?
  30. 30. 30 Pouvoirs des visiteurs ? De manière générale, ils peuvent : ► Accéder à tous les locaux (professionnels ou même privés selon le cadre d’enquête) ► Rechercher et consulter des documents • Soit ils peuvent les rechercher seuls (dans le cadre d’une enquête pénale ou d’une visite domiciliaire de l’AMF, Autorité de la concurrence, de la DGCCRF, des Services fiscaux ou des Douanes…) • Soit ils doivent en solliciter la remise (dans le cadre d’un contrôle ou d’une enquête simple AMF, d’un contrôle de l’ACP, d’une enquête simple de la DGCCRF…) ► Les saisir en original ou en copie ► Solliciter des informations ou explications auprès des personnes présentes (attention aux auditions « déguisées » ► Demander à s’entretenir avec une ou plusieurs personnes en particulier ► … Toutes précisions sur les pouvoirs spécifiques de chaque catégorie de visiteurs sont consultables sur le « Guide des visites inopinées » (en fonction de l’autorité concernée et de son cadre d’intervention) II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
  31. 31. 31 II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ? L’entreprise et le traitement des demandes des autorités Ces demandes peuvent générer des risques de mise en cause (pour la personne morale) : Il peut s’agir : - d’un droit de communication d’un régulateur (AMF) ou d’autorité administrative (Fisc, Douanes, DGCCRF) -d’une réquisition d’une autorité judiciaire Identification des risques via un mode opératoire de traitement : ° identification du mis en cause ° opération en cause ° infraction en cause ° lieu et datation Si risque potentiel, cette demande sensible doit suivre un process particulier : - information et concertation avec les fonctions spécifique (IG, Legal, Conformité) - traçabilité et archivage - respect des délais de transmission - points d’amélioration, le cas échéant
  32. 32. 32 II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ? Attention les délais de transmission doivent être scrupuleusement respectés : - absence de réponse, réponse tardive ou documentation envoyée mais erronée à une autorité peut constituer un délit d’entrave ou au manquement d’entrave (projet de loi) : ce nouveau manquement administratif sanctionnerait l'obstruction aux investigations des enquêteurs et contrôleurs. Si les faits sont établis (acte positif à des fins dilatoires) la Commission des sanctions de l’AMF pourrait sanctionner un tel comportement Dans le cadre d’un contrôle ou d’une enquête sur place : - ne rien faire qui puisse compromettre la situation de la société, en particulier ne pas cacher, détruire ou altérer des documents (y compris électroniques) - ne pas entraver l'enquête, rester courtois et coopératif Dans le cadre des demandes de documents / renseignements complémentaires en aval d’un contrôle ou d’une enquête : - veiller à répondre dans des délais raisonnables ou tels qu’ils sont précisés dans la réquisition - négocier un délai supplémentaire en cas de difficultés et planifier les envois  En 2008, la Commission européenne a sanctionné E.ON à une amende de 38 millionsd’euros pour avoir entravé une inspection sur ses pratiques concurrentielles (bris d’un scellé apposait sur une armoire ou étaient stockés des documents non exploités)(amende max. : 10% du CA soit 677 millions d’euros)
  33. 33. 33 III - Comment réagir ?
  34. 34. 34 Une réalité à avoir toujours en tête … L’entreprise a besoin de : • Comprendre le but de la visite et les risques potentiels • Garder trace de tout ce qui est consulté et saisi • Se défendre en cas d’irrégularité de procédure • Ne pas livrer inutilement des armes pouvant être utilisées contre elle • Éviter de faire naître inutilement la méfiance ou le soupçon • Protéger son image • ...  Intérêt à maîtriser le processus Les enquêteurs ont le devoir de : • Jouer de la surprise pour éviter toute disparition de preuve • Ne croire personne sur parole • Éviter toute collusion pouvant entraver leur travail • Veiller à la régularité juridique de leur procédure Mais ont intérêt à : • Éviter toute perte de temps • Saisir tout mais rien que ce qui est nécessaire à leur enquête  Mission de service public strictement encadrée III - Comment réagir ? Intérêts a priori non convergents
  35. 35. 35 Recommandations comportementales En toutes circonstances, l’accompagnateur doit : ► Conserver une attitude : → professionnelle → courtoise → sans arrogance ni agressivité ► Apporter son concours avec : → diligence → loyauté → sobriété, sans chercher à obtenir à tout prix la sympathie des visiteurs → en s’en tenant strictement à satisfaire les demandes formulées La divulgation intempestive de l’existence d‘une visite inopinée peut avoir des conséquences dommageables pour l’image de l’entreprise La plus stricte confidentialité s’impose à tous les acteurs concernés CALME DISCRETION PROFESSIONNALISME III – Comment réagir ?
  36. 36. 36 Recommandations générales ► Ne pas s’opposer à une visite (dès lors qu’il a pu vérifier qu’elle émane de personnes habilitées) ► Ne pas les faire attendre inutilement les visiteurs ► Ne pas les laisser seuls L’Accompagnateur doit veiller à prévenir certains comportements préjudiciables : ► Faire disparaître des documents gênants ► Invoquer le secret professionnel ► Alerter de façon intempestive toute personne non directement concernée par la visite ► Communiquer (par téléphone ou e-mail) avec toute personne interne ou externe à l’entreprise sans vous être assurée de l’accord des visiteurs III - Comment réagir ?
  37. 37. 37 Recommandations générales : L’accompagnateur doit (sauf opposition des visiteurs) : ► Prévenir le responsable de l’entreprise ► Être à l’écoute des demandes des visiteurs pour pouvoir les orienter utilement au sein de l’entreprise (ex : locaux à visiter, personnes à rencontrer) ► Leur prêter assistance pour faciliter la réalisation matérielle de leur visite (ex salle de réunion, reprographie, extraction de données informatiques…) ► Veiller à ce qu’ils soient constamment accompagnés ► Suivre très attentivement chaque étape de la visite ► Prendre note des documents consultés, copiés ou saisis, des questions posées, des difficultés rencontrées ou des incidents de procédure éventuels ► Faire en sorte de conserver en mémoire les documents saisis, (proposer d’effectuer les photocopies et conserver une copie de chaque document) ► En cas de difficultés ou de doutes, contacter Frédéric Echenne III – Comment réagir ?
  38. 38. 38 L’après visite Après toute visite inopinée : ► Rédiger d’un compte rendu écrit, précis et factuel du déroulement de la visite (ex documents consultés, copiés ou saisis, les questions des enquêteurs et les réponses apportées, les éventuels incidents…) ► Éventuellement, consolider un compte rendu global si plusieurs accompagnateurs sont intervenus lors de la visite
  39. 39. 39 Déploiement à l’International NGAM (en cours) NGAM Boston AEW Capital Capital Growth Management Loomis Sayles & Co Alpha Simplex Aurora Investment Management Harris Associates Gateway Investment Advisers Hansberger Global Investors Vaughan Nelson Investment Management Caspian Private Equity Reich & Tang AM Darius Capital Partners Activi Investment Advisors Snyder Capital Management South Cone Investment Advisors … BGC / SFS Natixis Australia PTY ltd Natixis Tokyo Natixis Japan Securities Co Ltd Natixis Shanghai Natixis North America Natixis NY Natixis Brasil Natixis Houston (RO) Natixis Montréal (RO) Natixis Lima (RO) Natixis Buenos Aires (RO) Natixis Mexico Natixis Bank NPB 1818 Natixis Lux Investments NEI Lux (gestion actifs) Natixis Milan Natixis London Natixis Frankfurt Natixis Moscow Natixis Dubaï Natixis Madrid Natixis Algérie Natixis Lease Madrid Natixis Lease Milan NATIXIS

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