10h20 orange agnes_ripoll_ghys

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10h20 orange agnes_ripoll_ghys

  1. 1. 1 Diffusion libre Orange Métadonnées : Retour d’expérience sur l’application LIVEDOC Agnès Ripoll – Ghys, Chef de projet Maîtrise d’ouvrage GED, Direction Gestion et conservation de l’Information 2 octobre 2015
  2. 2. 2 Diffusion libre Plan 1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange 2. Une structuration autour d’exigences multiples 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information 4. Conclusion 5. Questions / Réponses
  3. 3. 3 Diffusion libre 1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange
  4. 4. 4 Diffusion libre 1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange - Documentum - XCP
  5. 5. 5 Diffusion libre 1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange - Quelques chiffres… • 130 millions de documents • 38 To de données • 33 bases au service des activités commerciales, règlementaires, d’innovation, et techniques. - Une GED conforme aux politiques de Records Management & d’archivage et de sécurité Groupe - Une GED sponsorisée par un membre du Comité Exécutif, le secrétaire Général
  6. 6. 6 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples
  7. 7. 7 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - traçabilité créateur, modificateur(s), valideur(s) - horodatage actions sur les armoires/dossiers/documents Exigences légales (fourniture de preuves, responsabilité de l’entreprise) Ces métadonnées sont alimentées par le logiciel et ne sont pas modifiables
  8. 8. 8 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - cycle de vie Etat du document Brouillon> Vérifié> Approuvé - contextualisation Libellé des métadonnées personnalisable en fonction de l’activité - préparation à l’archivage Finalisation (fige le contenu et les métadonnées) Durée d’utilité sur les dossiers Recommandations (Moreq1 et 2) et Exigences normatives (ISO 15489, ISO 30300…)
  9. 9. 9 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - publication/dé-publication gestion des délégations - identification des preuves SOX - niveau de confidentialité / ACL Exigences métiers (certifications ISO 9001, sécurité de l’information)
  10. 10. 10 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples -10 métadonnées personnalisables applicables aux Armoires • ft_date_x • ft_texte_x - 25 métadonnées personnalisables applicables aux Dossiers • ft_mono_x • ft_mono_lie_x • ft_multi_x • ft_date_x • ft_texte_x Exigences métiers (automatisation des processus, ergonomie, contextualisation)
  11. 11. 11 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - 25 métadonnées personnalisables applicables aux Dossiers, reportées sur les Documents • ft_mono_rep_x • ft_mono_lie_rep_x • ft_multi_rep_x • ft_date_rep_x • ft_texte_rep_x Exigences métiers (automatisation des processus, ergonomie, contextualisation)
  12. 12. 12 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - 44 métadonnées personnalisables applicables aux Documents (hors métadonnées héritées des Dossiers) • ft_boolean_x • ft_date_x • ft_mono_x • ft_mono_lie_x • ft_multi_x • ft_texte_x Exigences métiers (automatisation des processus, ergonomie, contextualisation)
  13. 13. 13 Diffusion libre 2. Une structuration autour d’exigences multiples - multilinguisme (Français / Anglais) traduction des métadonnées et des valeurs selon la langue définie dans le navigateur de l’utilisateur Outil Groupe (utilisation internationale)
  14. 14. 14 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information
  15. 15. 15 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information - socle commun tous les référentiels LIVEDOC sont basés sur le même modèle de données - métadonnées imposées métadonnées d’identification des contenus, de traçabilité, métadonnées de sécurité
  16. 16. 16 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées sur les armoires et les dossiers (identification / sécurité) -Titre - Structure organisationnelle Groupe d’utilisateurs disposant de droits d’accès aux contenus hébergés dans une armoire ou un dossier - Droit anonyme Possibilité pour les personnes non habilitées d’accéder aux contenus publiés
  17. 17. 17 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées sur les armoires et les dossiers (traçabilité des acteurs et actions) - Créé par -Créé le - Modifié par - Modifié le
  18. 18. 18 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées sur les dossiers (préparation à l’archivage) - Durée d’utilité Définie par défaut et modifiable selon le profil de l’utilisateur - Date de fin d’utilité Calculée en fonction de la durée d’utilité
  19. 19. 19 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées sur les documents (modifiables par l’utilisateur selon les droits/actions réalisées) - Titre - Type de document - Etat Brouillon < Vérifié < Approuvé < Finalisé - Niveau de confidentialité - Publication - Version
  20. 20. 20 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées renseignées par le logiciel (identification du document/ sécurité) - ID du document - Format - ACL
  21. 21. 21 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées renseignées par le logiciel (traçabilité des acteurs et actions) -Créé par -Créé le - Modifié par - Modifié le -Vérifié par -Vérifié le -Approuvé par -Approuvé le
  22. 22. 22 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées renseignées par le logiciel (traçabilité des acteurs et actions) - Publié par - Publié le - Dépublié par - Dépublié le -Finalisé par - Finalisé le - Dé-finalisé par - Dé-finalisé le
  23. 23. 23 Diffusion libre 3. Un modèle de données mutualisé pour une gouvernance de l’information Métadonnées imposées renseignées par le logiciel (traçabilité des modifications en cours) - Retiré par - Retiré le - Consigné le
  24. 24. 24 Diffusion libre 4. Conclusion
  25. 25. 25 Diffusion libre 4. Conclusion - Un modèle construit en collaboration avec divers métiers (professionnels de l’information, juristes, responsables sécurité…) - Base commune pour les métiers du Groupe et tremplin pour l’archivage électronique - Chantier en cours : un modèle pour fédérer les outils de gestion de l’information dans le Groupe ?
  26. 26. 26 Diffusion libre 5. Questions / Réponses
  27. 27. 27 Diffusion libre Merci

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