Placer l’usager au cœur de la
solution : le SGDAE-SAE des
ministères économiques et
financiers
SEP 2D Bureau Documentation...
Un service singulier au sein des Archives en France
• Une des composantes du bureau Documentation Archives
du SG des minis...
Le Site de Bercy :
- Au plus près des directions et services
de l’AC ;
- Pour gérer l’évaluation et la collecte.
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L’archivage, atout de modernisation de l’action publique
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Le choix des métadonnées
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Les Métadonnées obligatoires
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Interface usagers : les métadonnées descriptives
Des métadonnées
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ISO de description
archivistique (EAD...
Une saisie simple possible grâce au modèle d’archivage
Tableau de gestion-
DGCCRF
Modèle d’archivage
ARCADE
Versement : modèle de versement
Modèle
d’archivage
Versement : compléter les métadonnées descriptives
Informations
provenant
automatiquement
du modèle
d’archivage
Un outil adaptable aux exigences clients
• Complémentarité avec les archives papier
• Grande souplesse dans la gestion des...
Contacts
Ministères économiques et financiers, Secrétariat général
Service de l’environnement professionnel (SEP)
Sous-dir...
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9h30 ministeres economiques_marie_laperdrix

  1. 1. Placer l’usager au cœur de la solution : le SGDAE-SAE des ministères économiques et financiers SEP 2D Bureau Documentation et Archives Service des archives économiques et financières (SAEF) Journée d’étude SGDAE et métadonnées 2 octobre 2015
  2. 2. Un service singulier au sein des Archives en France • Une des composantes du bureau Documentation Archives du SG des ministères économiques et financiers (SG/SEP 2D) • Une autonomie de gestion de toutes les archives y compris historiques depuis 1822 sur : – L’administration centrale des ministères économiques et financiers (MEF) soit 5 cabinets ministériels, 14 500 agents, plus de 500 bureaux, 25 services rattachés ; – Les opérateurs des MEF (86 opérateurs en 2015) • 1997 : ouverture du centre de conservation des archives à Savigny-Le-Temple (77) • 2008 : lancement du système d’archivage électronique ARCADE (SGDAE + SAE)
  3. 3. Le Site de Bercy : - Au plus près des directions et services de l’AC ; - Pour gérer l’évaluation et la collecte. Le Centre de conservation des archives (CAEF) à Savigny-Le-Temple : - Conserve les archives intermédiaires et historiques, les fonds muséographiques et les bibliothèques historiques des MEF ; - Salle de lecture ouverte aux publics. Source : Google Maps L’organisation du Service des archives économiques et financières (SAEF)
  4. 4. L’archivage, atout de modernisation de l’action publique 00
  5. 5. ARCADE, un service non réalisé pour les archivistes • Adaptation aux besoins des usagers des MEF et des missions spécifiques de Bercy • Une priorisation sur les bureaux ayant des documents à valeur probatoire « Placer l’usager au cœur de la solution » • Sur un principe de co-construction avec les services de l’administration centrale – Version 1 lancée en 2005 – 2007-2008 : audit de la DGME favorisant l’écoute client – Version 2 : interface usagers spécifique • Audit et consultation larges • Critères de sélection des services pilotes • Echanges non formalisés mais riches : ateliers et mails
  6. 6. Le choix des métadonnées • Des métadonnées simples et signifiantes pour les utilisateurs – 56 visibles par les utilisateurs – 10 obligatoires pour valider un versement LOT 5 MD obligatoires DOSSIER 1 MD obligatoire DOCUMENT 4 MD obligatoires
  7. 7. Les Métadonnées obligatoires LOT 5 MD obligatoires DOSSIER 1 MD obligatoire DOCUMENT 4 MD obligatoires Intitulé du lot Sujet du lot Unité versante Responsable versement Fonction du responsable Intitulé du dossier Date du contenu DUA Sort final Attribution du document
  8. 8. Interface usagers : les métadonnées descriptives Des métadonnées reprises des normes ISO de description archivistique (EAD et EAC) Des métadonnées de gestion du cycle de vie
  9. 9. Une saisie simple possible grâce au modèle d’archivage Tableau de gestion- DGCCRF Modèle d’archivage ARCADE
  10. 10. Versement : modèle de versement Modèle d’archivage
  11. 11. Versement : compléter les métadonnées descriptives Informations provenant automatiquement du modèle d’archivage
  12. 12. Un outil adaptable aux exigences clients • Complémentarité avec les archives papier • Grande souplesse dans la gestion des typologies documentaires et des spécificités et exigences de chaque bureau • S’adapte aux exigences archivistiques de gestion opérationnelle de l’archivage dans le respect des normes de description archivistique – Permet d’être auditable et révisable ; – Est compatible avec la diversité des usages et des pratiques d’archivage et de compétences archivistiques des référents archives dans les directions ; – Deux données pivôts : DUA et sort final – Grande importance des référentiels internes à Bercy et aux directions dans la prise en compte des indexations métiers
  13. 13. Contacts Ministères économiques et financiers, Secrétariat général Service de l’environnement professionnel (SEP) Sous-direction Cadre de vie, bureau Documentation et Archives (SEP 2D) Marie LAPERDRIX, adjointe au bureau et chef du Service des archives économiques et financières (SAEF) marie.laperdrix@finances.gouv.fr

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