journée du 2 octobre

1. 2015-­‐
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RSD
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1
Bruno Emsellem
Governance et Metadata

2. 2014-­‐
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RSD
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2
Editeur
de
Logiciels
Bureaux
à
Paris,
New
York,
Boston,
Londres,
Singapore,
Sydney
Partenaires
dans
le
monde
enEer
Siège
à
Genève
Solu0ons
Gouvernance
de
l’InformaEon
Archivage
électronique
GesEon
des
rapports
(Output
Management)

3. 2015-­‐
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3
Archives
courantes
Gestion de l’ensemble du cycle de vie documentaire…
Archives
historiques
Documents
vivants
Fréquence
d’uElisaEon
du
document
mois
années
décennies
Destruc2on
du
document
ou
versement
vers
les
archives
Mise en conformité
avec les lois et
réglementations
Déplacement
automa2sé
vers
les
archives
intermédiaires
Déclara2on
du
document
engageant
Gel
du
document
à
des
fins
de
préservaEon
Créa2on
ou
intégra2on
du
document
ConstrucEon
et
définiEon
de
l’engagement
PlaYorme
de
Gouvernance
de
l’InformaEon
Gel
Légal
Gel du document pour
des raisons judiciaires

4. 2015-­‐
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Applica0on
et
suivi
dans
les
départements
Lignes
MéEer
Juridic2on
A
Juridic2on
B
Lignes
MéEer
IT
Centres
de
Données
Légal
BOD
Conformité
Siège
..où que les informations se trouvent et quelque soit leur format
Archivage
Physique
Entrepôts
Défini0on
des
poli0ques
de
Gouvernance
de
l’Informa0on
Archivage
électronique

5. 2015-­‐
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5
§ L’objectif premier est de gouverner les documents au plus tôt, dans leur
contexte d’utilisation, directement depuis le système qui les a généré
(e.g. SharePoint; FileNet ou Box.com) – afin de minimiser l’impact sur
les utilisateurs.
§ Ce que nous appelons la gouvernance “in-situ”
La Gouvernance de l’Information dans la pratique

6. 2015-­‐
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6
Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées
«in-situ»
ParEe
I
ParEe
II

7. 2015-­‐
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§ Approche Traditionnelle:
Archivage après la phase active dans un SAE
§ Problème le plus fréquent: Métadonnées attendues par le SAE n’existent pas dans le
système Source. Des utilisateurs doivent ressaisir des informations complémentaires
dans un système tiers au versement.
§ Gouvernance «in-situ»
§ Problème le plus fréquent: Il n’est pas forcément possible de relier les métadonnées de
gouvernance avec les métadonnées métiers. Lors de la déclaration du document, les
utilisateurs métiers peuvent être amenés à contribution.
§ Gouvernance «in-situ» avec Governance MDM
§ Problème le plus fréquent: Cette approche n’est pas possible avec tous les référentiels
de contenu
Nouveaux Documents: Trois approches

8. 2015-­‐
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#1) Approche Traditionnelle: Préservation dans un SAE
Les utilisateurs ou des processus automatisés «versent» les documents
concernés dans un SAE ou un «Record Center» généralement par des
actions de type Copie, Déplacement ou en laissant un Raccourci «in-situ».

9. 2015-­‐
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Problématique: SAE ou Record Center
Le document se retrouve dans un nouveau système et un
nouveau contexte pour le reste de son cycle de vie. Si le
document est déplacé, les utilisateurs métiers n’y ont plus accès
depuis leur contexte initial.

10. 2015-­‐
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10
Assistance
à
la
classificaEon
RéuElisaEon
des
métadonnées
existantes
Capture
des
documents
à
gouverner
«
in-­‐situ
»
#2) Gouvernance «in-situ»
Référencement
au
plus
tôt
si
possible
lors
de
la
créaEon
(statut:
non-­‐record)

11. 2015-­‐
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11
Problématique: Table des associations à maintenir
Règles de classification et associations de métadonnées à maintenir
individuellement. Coût de travail additionnel pour l’administrateur du
référentiel de contenu

12. 2015-­‐
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#3) Gouvernance «in-situ» avec MDM
Topologie Documentaire
du Plan de Classement
Archivistique
Topologie Documentaire
dans le référentiel de contenu
Prépeuplement
automatique des
«types de contenu»
maîtres
Surchargement «métier»
compatible avec les
métadonnées de
gouvernance

13. 2015-­‐
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13
“Managed Content Type” dans SharePoint
L’administrateur du référentiel de contenu lie ces topologies documentaires à
celles de la plateforme de gouvernance. Le contenu peut être automatiquement
gouverner dès sa création.

14. 2015-­‐
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14
Les métadonnées de gouvernance sont saisies dès la
création du document

15. 2015-­‐
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15
Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées
ParEe
I
ParEe
II

16. 2015-­‐
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16
§ En parrallèle de la gouvernance des “nouveaux contenus”
§ Il est nécessaire également de gérer le volume de contenus
existants
§ La plupart du temps totalement chaotique
§ Dans des technologies plus anciennes
§ Où la gouvernance “in-situ“ n’est pas toujours possible
§ Comment faire pour:
§ “Moderniser” (enrichir) les contenus encore utiles
§ Supprimer les contenus obsolètes
Documents existants…

17. 2015-­‐
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17
Que faire des contenus “historiques”,
physiques ou digitaux?

18. 2015-­‐
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18
§ Crawler
§ Light Scan (Metadata Scan uniquement)
§ Deep scan (Full Text Scan)
§ Outils de Visualisation (ex: Data map)
§ Analyse de Fichiers: depuis le basique jusqu’à l’AI
§ Détection de documents “non-valides” (ex: programmes; musiques;…)
§ Déduplification
§ Détection automatique de documents “similaires” (associations entre les documents)
§ Extraction automatique de métadonnées (Enrichissement)
§ Auto-Classification
§ Mise sous gouvernance semi-automatisés
§ Destruction des contenus obsolètes
§ Gouvernance du reste des actifs informationnels (“Big Bucket Approach”)
C’est là que les outils d’Analyse de Fichiers et de Gouvernance
se rencontrent…

19. 2015-­‐
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19
Du Chaos à la gouvernance des documents existants à
travers des “Big Buckets”
Plus
le
plan
de
classement
est
granulaire,
moins
l’automaEsaEon
est
possible

20. 2015-­‐
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20
Où est ce que l’on trouve ces outils d’analyse des fichiers?

21. 2015-­‐
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Association des outils de “eDiscovery” à des outils de Gouvernance
Capture
AcEfs
InformaEonnels
AutoclassificaEon
Enrichissement
des
Métadonnées
Volume
&
Diversité
PlaYorme
de
Gouvernance

22. 2015-­‐
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RSD
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Procédure d’enrichissement des Métadonnées
(semi)automatisées

23. 2015-­‐
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www.rsd.com
LinkedIn
RSD
Blog
2015-­‐
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Merci