Mise en production d’un outil de
Records Management
Benjamin PALERMITI
Conseil de l’Europe
20 mars 2013
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Le Conseil de l’Europe
Choix de l’outil
Les moments clés
Les acteurs
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Organisation internationale
Créé le 5 mai 1949
47 états membres
800 millions d’europ...
Choix de l’outil
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Etude ECM : 2007
Appel d’offres : début 2008
3 outils sélectionnés
• Documentum
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Les moments clés
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Appel
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outil
Spécifications Développement
outil
Tests outil
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Les acteurs
• L’intégrateur
• IMD (Division de la gestion de
l’information)
• La DIT
• Les services
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Les incontournables 1/5
BCS

Système
de classement

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BCS
Sous le
contrôle de
l’organisation

Séries de records

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Les incontournables 2/5
• Tableau de gestion
• Ancien modèle
Les incontournables 3/5
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• Métadonnées

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classification ...
Les incontournables 5/5
Politique
d’archivage

Politiques
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d’information
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Quelques copies d’écran 1/2
Quelques copies d’écran 2/2
Le pilotage de l’innovation
Améliorations

Sensibilisation

Innovation
Accompagnement

Formation
Les difficultés rencontrées 1/2
• Relations avec les informaticiens
• Un langage différent
• Relations avec l’ intégrateur...
Les difficultés rencontrées 2/2
• Gestion du changement pour les
utilisateurs
• Gestion des accès et permissions
• Interco...
Ce qu’il reste à faire
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Conservation longue durée
E-discovery
Connecteur DMS-RMS
Connecteur RMS-WEB
Single Sign ...
Où en sommes-nous aujourd’hui ?
80 personnes formées

Version 2 déployée
Retour d’expérience
En 2013 : 3 services

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Présentation de Benjamin Palermiti

  1. 1. Mise en production d’un outil de Records Management Benjamin PALERMITI Conseil de l’Europe 20 mars 2013
  2. 2. Contenu • • • • • • • • • Le Conseil de l’Europe Choix de l’outil Les moments clés Les acteurs Les incontournables Quelques copies d’écran Le pilotage de l’innovation Les difficultés rencontrées Où en sommes-nous aujourd’hui ?
  3. 3. Le Conseil de l’Europe 1/2
  4. 4. Le Conseil de l’Europe • • • • • • • Organisation internationale Créé le 5 mai 1949 47 états membres 800 millions d’européens But : gardien des droits de l’homme, de la démocratie et de l’état de droit Secrétariat : 2.500 personnes Les symboles
  5. 5. Choix de l’outil • • • Etude ECM : 2007 Appel d’offres : début 2008 3 outils sélectionnés • Documentum • Livelink • Filenet • And the winner is… DOCUMENTUM
  6. 6. Les moments clés 2008 Appel d’offres 2009 2010 2011 2012 Choix outil Spécifications Développement outil Tests outil Tableau de gestion 1ère entité Support de formation Formation 1ère entité Mise à jour outil Cahier des Charges V2 Déploiement 3 entités Système de classement fonctionnel
  7. 7. Les acteurs • L’intégrateur • IMD (Division de la gestion de l’information) • La DIT • Les services • Les contributeurs • Les records correspondents
  8. 8. Les incontournables 1/5 BCS Système de classement . BCS Sous le contrôle de l’organisation Séries de records . Définies avec les entités Dossiers sous le Contrôle de l’entité CoE
  9. 9. Les incontournables 2/5 • Tableau de gestion • Ancien modèle
  10. 10. Les incontournables 3/5 • Tableau de gestion • Nouveau modèle
  11. 11. Les incontournables 4/5 • Métadonnées Identifiant Nom de fichier Titre Sujet Date Langue Auteur Niveau de classification d’accès
  12. 12. Les incontournables 5/5 Politique d’archivage Politiques Politique d’information (en cours) Politique de métadonnées
  13. 13. Quelques copies d’écran 1/2
  14. 14. Quelques copies d’écran 2/2
  15. 15. Le pilotage de l’innovation Améliorations Sensibilisation Innovation Accompagnement Formation
  16. 16. Les difficultés rencontrées 1/2 • Relations avec les informaticiens • Un langage différent • Relations avec l’ intégrateur • Attention à l’expression des besoins • Changement du périmètre de l’outil • DRMS devient DMS et RMS
  17. 17. Les difficultés rencontrées 2/2 • Gestion du changement pour les utilisateurs • Gestion des accès et permissions • Interconnexion avec les autres applications
  18. 18. Ce qu’il reste à faire • • • • • Conservation longue durée E-discovery Connecteur DMS-RMS Connecteur RMS-WEB Single Sign On (SSO) DMS DMS : Document Management System RMS : Records Management System WEB RMS
  19. 19. Où en sommes-nous aujourd’hui ? 80 personnes formées Version 2 déployée Retour d’expérience En 2013 : 3 services A partir de 2014 : industrialisation
  20. 20. Questions/réponses

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