Huisvesting is geen los staand iets maar heeft sterke invloed op alle management aandachtsgebieden. Door een bedrijfskundige benadering biedt huisvesting een kans om de strategische doelen van organisaties te ondersteunen én de belangen van gebruikers te dienen. Huisvesting helpt bij het creëren van blijvend concurrentievoordeel. 2009 juni Facility Randstad nr. 22- "Strategisch Huisvesten" - Ir. René P.M. Stevens MBA (www.atelier-v.nl)

1. 46
OPINIE
Huisvesting is geen los staand iets maar heeft sterke invloed op alle management aandachtsgebieden. Door een bedrijfskundige
benadering biedt huisvesting een kans om de strategische doelen van organisaties te ondersteunen én de belangen van gebruikers te
dienen. Huisvesting helpt bij het creëren van blijvend concurrentievoordeel.
STRATEGISCH HUISVESTEN
Veel organisaties zien huisvesting als een noodzakelijk kwaad. Het
krijgt alleen aandacht van het management: 1. als men zo snel groeit
dat de huisvesting niet is aan te slepen; 2. het slecht gaat met het
bedrijf en men op zoek is naar kostenreducties; 3. of als het beheer
van het gebouw zodanig uit de hand is gelopen door te weinig
onderhoudsreservering dat er een (financiële) mismatch met de
‘vastgoedmarkt’ is ontstaan. Slechts enkelen realiseren zich dat de
juiste huisvesting een belangrijke bijdrage levert aan het realiseren
van de organisatiedoelen.
Huisvesting vanuit organisatieperspectief
Het door ATELIER V ontwikkelde Strategisch Huisvesting Model® biedt
de verbindende schakel tussen organisatiedoelen enerzijds en
huisvestingsaspecten anderzijds. Het helpt bij het bekijken van
huisvesting door het perspectief van de organisatie. Het management
van een organisatie is hiermee in staat om vanuit de
ondernemingsstrategie het huisvestingsproces te sturen en houdt
daardoor de regie in handen. Dit is hard nodig omdat onder invloed
van allerlei economische, technologische en maatschappelijke
22126-F00k-T01-ATEL1a 29-05-2009 15:48 Pagina 46 SZ 143

2. Het sturen op efficiëntie (Wordt het doelmatig aangewend?) van de
huisvesting draagt alleen bij aan het rendement van de organisatie
als de productiviteit van de medewerkers niet negatief wordt
beïnvloed. Een eventuele besparing op de huisvestingslasten met
bijvoorbeeld 10% kan volkomen averechts werken als daardoor de
productiviteit van de medewerkers met bijvoorbeeld ‘slechts’ een half
procent afneemt. Het sturen op effectiviteit (Wordt het gestelde doel
bereikt?) van huisvesting draagt alleen bij aan het rendement van de
organisatie als de productiviteit van de medewerkers meer stijgt dan
de daarmee gemoeide huisvestingslasten.
Batenbewustzijn versus
kostenbewustzijn
Ruim 60% van de begroting bestaat uit personeelslasten. ‘Slechts’
circa 12% zijn facilitaire kosten, hiervan zijn ongeveer 50% vierkante
meter gerelateerde kosten. Het zijn de medewerkers die voor de
inkomsten zorgen. Legt u de focus op het reduceren van de
huisvestingslasten, circa 6% van de begroting, of op het verhogen van
de inkomsten die met ruim 60% van het budget worden gerealiseerd?
Of iets (te) duur is hangt af van de markt waarin je opereert, wat het
oplevert aan rendement en of je het kunt opbrengen.
Het ordenen van de organisatiedoelen naar de 4 business resources,
Financials, Sales & Marketing, Human Resources en Operations geeft
input voor een adequate huisvestingsstrategie. Deze strategie bestaat
uit organisatie gerelateerde huisvestingsdoelen op de vier velden:
Imagebuilding, Teambuilding, Efficiëntie en Effectiviteit.
Om het gewenste eindresultaat daadwerkelijk te bereiken is het
essentieel om de huisvestingsdoelen helder en meetbaar te
beschrijven. Daarmee kan worden vastgesteld of de kwantitatieve
doelen zijn gehaald en of de gewenste gedragsverandering is
opgetreden. Communicatie met de medewerkers over de gemeten
resultaten is eveneens cruciaal. Het gaat tenslotte om het optimaal
benutten van het potentieel van de medewerkers.
Blijvend concurrentievoordeel
Met deze praktische aanpak is een directieteam in staat om in een
vroeg stadium gefundeerde en afgewogen beslissingen te nemen over
de belangrijkste uitgangspunten en randvoorwaarden voor haar
huisvesting. Deze hebben betrekking op de gewenste ‘look & feel’, de
ruimtelijk/functionele en technische eisen als ook een gedegen
afweging van kosten en baten. De huisvestingsstrategie vormt zo de
input voor de uitwerking in een programma van eisen in geval van
verhuizing of voor het doorlichten van de huidige huisvesting. Het
helpt bij het maken van keuzes voor doelgerichte ingrepen in de
huidige huisvesting. Strategisch huisvesten is daarmee binnen
handbereik en draagt bij aan blijvend concurrentievoordeel. <
ATELIER V real estate B.V.
Strategen in huisvesting, vastgoed en stedelijke ontwikkeling.
www.atelier-v.nl
Ir. René P.M. Stevens MBA (Algemeen Directeur)
rene.stevens@atelier-v.nl
47
ontwikkelingen organisaties, werkprocessen en dus ook huisvesting
continu aan verandering onderhevig zijn. Huisvesting is statisch en
ijlt na. Om als organisatie bij de winnaars te behoren dient men zijn
huisvestingstrategie jaarlijks te herijken. Dit geeft strategische
flexibiliteit. Succes van een organisatie wordt meestal niet bepaald
door de sterkte van een strategie, maar door de mate waarin de
strategie wordt uitgevoerd. Hét grote hiaat is het verschil tussen
strategie en uitvoering.
Operationele hoofdpijn of
strategische kans
Vragen over huisvesting kenmerken zich meestal door hun ad hoc
karakter, terwijl ze feitelijk bezien onderdeel uitmaken van de lange
termijn ondernemingsstrategie. Huisvesting als operationele
hoofdpijn of als strategische kans? Door een huisvestingsvraagstuk te
bekijken vanuit de 4 strategische business resources, Financials, Sales
& Marketing, Human Resources en Operations, is de samenhang met
de organisatiedoelen beter zichtbaar. Hiermee krijgen zowel de
economische als de sociale aspecten een plek binnen de context van
hoe het bedrijf in de maatschappij wil staan en herkend wil worden.
Het model maakt het mogelijk om verbanden te leggen tussen de
huisvestingsfactoren en het bedrijfsproces van waardecreatie. Een
verantwoorde analyse van alle kosten en baten, zowel facilitair als
vanuit het perspectief van een goed functionerende organisatie en
het welzijn van de medewerkers is dan mogelijk.
Balans tussen hard en zacht
Het model bestaat uit twee diagonale assen een ‘harde’ as met
voornamelijk economische doelen (efficiency-effectiveness) en een
‘zachte’ as met voornamelijk sociale doelen (image-team). De twee
assen staan als communicerende vaten met elkaar in verbinding.
Het is zaak om de optimale balans tussen beide assen te vinden.
Teveel nadruk op de ‘harde’ economische as gaat ten koste van de
sociale aspecten op de ‘zachte’ as. Wil je als ondernemer het optimum
uit je huisvesting halen of uit je medewerkers?
S T R A T E G I S C H H U I S V E S T I N G M O D E L®
©2008 - het Strategisch Huisvesting Model® is een geregistreerde merknaam van ATELIER V real estate B.V. WWW.ATELIER-V.NL
Financials Sales & Marketing
Human Resources Operations
ORGANISATIEDOELEN
HUISVESTING
ORGANISATIEDOELEN
ORGANISATIEDOELEN
ORGANISATIEDOELEN
22126-F00k-T01-ATEL1a 29-05-2009 15:48 Pagina 47 SZ 143