Erfolgreiche Unternehmen suchen immer nach neuen Wegen, um mit weniger mehr zu erreichen. Ziel ist es, das Unternehmen flexibel, innovativ und wettbewerbsfähig zu gestalten, ohne Betriebs- und Kapitalkosten in die Höhe zu treiben.
Avaya bietet Ihnen die perfekte Lösung: das Kommunikationssystem Avaya IP Office.
Avaya Aura™ Lösung für mittelständische Unternehmen
IP Office: leistungsstarke Kommunikationslösung für kleine und mittlere Unternehmen
1. 1
Avaya IP Office ist die perfekte Lö-
sung für alle kleinen und mittleren
Unternehmen bis 250 Mitarbeiter,
unabhängig davon, ob sie neu gegrün-
det wurden oder alteingesessen sind
bzw. über einen oder mehrere Stand-
orte verfügen.
Avaya IP Office liefert die passende
Lösung für jeden Arbeitsplatz und
lässt dabei Ihren Mitarbeitern die
Wahl, welches Endgerät sie für ihre
Geschäftskommunikation nutzen
wollen: Laptop, Mobiltelefon, Tisch-
telefon oder Privattelefon - schnurge-
bunden, schnurlos oder Breitbandver-
bindung.
IP Office können Sie mühelos an Ihre
Ziele und Ihren Bedarf anpassen. Es
sind Lösungen für jeden Benutzer vor-
handen. Somit stehen Ihren Mitarbei-
tern – im Empfang und der Vermitt-
lung, im Vertrieb und im Service, im
Büro, am Heimarbeitsplatz oder unter-
wegs – genau die Funktionen zur Ver-
fügung, die sie für ihre Aufgaben
benötigen.
Avaya unterstützt kleinere, mittlere
und große Unternehmen auf der gan-
zen Welt bei der Optimierung ihrer
Kommunikation als Grundlage für eine
Steigerung des Umsatzes und eine
Senkung der Prozesskosten. Daher
gehört Avaya zu den weltweit führen-
den Anbietern von Kommunikations-
anwendungen. Wenn auch Sie diese
Vorteile in Ihrem Unternehmen nutzen
möchten, laden wir Sie ein, sich das
Angebot von Avaya IP Office einmal
genauer anzusehen.
IP Office: leistungs-
starke Kommunika-
tionslösungen für
kleine und mittlere
Unternehmen
Erfolgreiche Unternehmen suchen
immer nach neuen Wegen, um mit
weniger mehr zu erreichen. Ziel ist es,
das Unternehmen flexibel, innovativ
und wettbewerbsfähig zu gestalten,
ohne Betriebs- und Kapitalkosten in
die Höhe zu treiben.
Avaya bietet Ihnen die perfekte Lö-
sung: das Kommunikationssystem
Avaya IP Office.
Weitere Informationen zu Avaya IP Office:
Demo anschauen
Berechnen Sie Ihre Kosteneinsparungen
(ROI) in 5 Minuten
Lesen Sie Kunden-Referenzen
avaya.de
OVERVIEW
2. 2
Aber haben Sie die Kontrolle über Ihre Kom-
munikation oder steuert Ihre Kommunikation
Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse? Wie
häufig treten beispielsweise folgende Situa-
tionen in Ihrem Unternehmen auf?
• Ein Kunde oder Interessent ruft an und
hat eine dringende, zeitkritische Anfrage.
Er schafft es jedoch nicht, mit einer Per-
son zu sprechen, die ihm Antwort geben
könnte.
• Aus irgendeinem Grund, z. B. Handwer-
kerbesuch oder Krankheit des Kindes,
kann ein wichtiger Mitarbeiter nicht ins
Büro kommen und bleibt vollkommen
unproduktiv zu Hause.
• Mitarbeiter geben private Telefonnummern
(z. B. vom Mobiltelefon) an Kunden wei-
ter, wodurch Sie die Kontrolle über diese
Kundenbeziehungen verlieren.
• Sie vermuten, dass in Spitzenzeiten An-
rufe verloren gehen. Sie wissen jedoch
nicht, wie viele es sind und welche Kos-
ten bzw. entgangene Umsätze damit
verbunden sind.
Dies sind alltägliche Szenarien, die sich auf
das Image Ihres Unternehmens, die Mitar-
beiterproduktivität, den Kundenservice und
letztendlich auch auf den Endgewinn auswir-
ken können. Avaya IP Office berücksichtigt
und beseitigt all diese Probleme und noch
viele andere mehr.
Anders als bei anderen Lösungen basiert
Avaya IP Office auf einer integrierten intelli-
genten Lösung, die die schnurgebundene,
schnurlose und Internet-Kommunikation
vereinfacht.
Anstatt die unterschiedlichen Kommunika-
tionsmethoden getrennt zu verwalten, werden
diese zusammengeführt. Somit können Sie
mühelos ein Privat- oder Mobiltelefon in ei-
nen Büroanschluss umwandeln, mit mehreren
Kunden oder Mitarbeitern in einem Konferenz-
gespräch zusammenarbeiten und detaillierte
Berichte über Kundenanfragen und deren
Bearbeitung erstellen.
Dank der umfassenden Funktionen von IP
Office können Sie die Bedeutung und Aufga-
be der Kommunikation in Ihrem Unterneh-
men neu überdenken und definieren.
MIT IP OFFICE DIE
KOSTEN REDUZIEREN
• Ausgaben für Telefongebühren
senken: IP Office bietet viele Mög-
lichkeiten, mit denen Sie die Gebüh-
ren für Gespräche von unterwegs
(Mobil, Hotel, Ausland) optimieren
können, indem die Anrufe über das
System und die Breitbandvernetzung
geleitet werden.
• Mehr Anrufe mit weniger Leuten
bearbeiten: Anstatt eingehende An-
rufe von Mitarbeitern annehmen und
weiterleiten zu lassen, können Sie die
integrierte Routing-Intelligenz der IP
Office nutzen, die die Anrufe automa-
tisch vermittelt.
• Erweitern Sie Ihren Experten-Stab,
aber nicht Ihre Bürofläche. Wächst
Ihr Unternehmen, aber Sie möchten
keine weiteren Vollzeitangestellten
einstellen? Mit IP Office haben Sie
die Flexibilität, zusätzliche Mitarbei-
ter ortsungebunden von zu Hause aus
arbeiten zu lassen. Von dort aus ha-
ben sie Zugriff auf alle Kommunika-
tionsmedien, Funktionen und Leis-
tungsmerkmale, die auch die Mitar-
beiter im Büro nutzen können.
• Gebühren für Konferenzgespräche
beseitigen: Mit IP Office wird die täg-
liche Durchführung von Konferenzge-
sprächen bezahlbar und praktikabel,
da Ihrem Unternehmen integrierte
Konferenzen für bis zu 128 Teilneh-
mer (bis zu 64 Teilnehmer pro Konfe-
renz) zur Verfügung stehen.
• Verwaltung zentralisieren: Bei Unter-
nehmen mit mehr als einem Standort
kann IP Office remote von einem zen-
tralen Standort aus verwaltet werden.
Es ist kein Administrator an jedem
Standort erforderlich.
Effektive Kundenlösung dank
Unified Communications
Aus dem Arbeitsumfeld von heute sind Systemtelefone, Mobil-
telefone, E-Mail, Textnachrichten, Instant Messaging und vieles
andere mehr nicht mehr wegzudenken.
avaya.de
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Mühelos die benötigten Funktionen indivi-
duell zusammenstellen: Mit IP Office kön-
nen Sie Ihren Mitarbeitern vorrangig jene
Funktionen bereitstellen, die sie am häu-
figsten benötigen. Für verschiedene Mitar-
beitergruppen sind bereits „typische“ Profile
definiert, die Sie einzelnen Mitarbeitern oder
speziellen Teams zuordnen können.
Nahtlose Integration von Geschäftsanwen-
dungen: Mit Avaya und Avaya Partnern kön-
nen Sie eine Vielzahl unterschiedlicher An-
wendungen in das IP Office-System einbin-
den, um die Lösung noch besser an die spe-
ziellen Anforderungen Ihres Unternehmens
anzupassen.
Müheloses Hinzufügen und Umziehen von
Telefonen: Um neue IP Telefone oder andere
IP Geräte hinzuzufügen, müssen sie nur
eingesteckt und angeschaltet werden: IP
Office erkennt die IP Adresse des Geräts
automatisch. Sobald das Gerät konfiguriert
ist, können Sie es problemlos an einen
anderen Anschluss und sogar an einen
anderen Standort (auch ein Home Office)
umziehen, ohne es erneut einrichten zu
müssen.
Ortsungebundene Verwaltung des Systems:
Sie müssen nicht mehr direkt vor Ort sein,
um das IP Office-System zu verwalten. Sie
können dies jederzeit von überall aus tun.
Die zentrale Verwaltung aller Büros von
einem Standort aus reduziert den Zeitauf-
wand und die Reisekosten. Diese Möglich-
keit besteht bei IP Office und macht den
Einsatz flexibel und effizient.
EINE ZUVERLÄSSIGE
LÖSUNG
IP Office wurde so konzipiert, dass eine
Kommunikation jederzeit auch unter
Spitzenbelastung sichergestellt ist:
• Unterbrechungsfreier Betrieb: Bei
Unternehmen mit mehr als einem
Standort stellt IP Office einen konti-
nuierlichen Betrieb sicher. Während
eines Stromausfalls kann für Teilneh-
mer mit IP Telefonen die automati-
sche Umschaltung auf das System
eines anderen Standortes eingerichtet
werden, sodass eine unterbrechungs-
freie Kommunikation gewährleistet ist.
• Erweiterte Ferndiagnose: IP Office
meldet vorausschauend potenzielle
Fehler, bevor diese zu einem totalen
oder teilweisen Ausfall führen können.
• Proaktive Alarme: Lassen Sie sich
potenzielle Fehler auf dem für Sie
geeigneten Weg melden: IP Office
kann Systemalarme von jedem
Standort aus per E-Mail senden.
IP Office ist einfach zu
bedienen und zu verwalten
Mit IP Office können Sie mühelos einen neuen oder mehrere
neue Teilnehmer integrieren, ein Kundenservice-Helpdesk
aufbauen oder einem Mitarbeiter ein Heimbüro einrichten.
STANDORTE WELTWEIT VERBINDEN
IP Office ist ideal für alle Unternehmen mit
mehreren Standorten. Verbinden Sie bis zu
32 Standorte miteinander für eine reibungs-
lose Kommunikation zwischen allen IP Office-
Systemen. Beseitigen Sie die Kosten für An-
rufe von einem Standort zum anderen. Sie
können das Messaging, die Telefonvermitt-
lung, das Teilnehmerverzeichnis und vieles
andere mehr gemeinsam nutzen. Verwalten
Sie alle Systeme zentral von einem einzigen
Standort aus. Richten Sie mühelos und kos-
teneffizient übergreifende Funktionen an ver-
bundenen Standorten ein, für die ansonsten
überall eigene Investitionen hätten getätigt
werden müssen.
avaya.de
4. „Ich benötige nur
Basisfunktionen der
Kommunikation.“
Halten Sie Ihre Kosten unter Kontrolle und
nutzen Sie die wichtigsten Anrufbearbeitungs-
funktionen für wachsende Unternehmen.
IP Office Essential Edition ist die perfekte
Einstiegsedition für Kleinunternehmen: Sie
verfügt über die wichtigsten Funktionen (An-
ruf-Routing, Konferenzgespräche, Weiterlei-
tung, Voicemail) sowie eine große Auswahl
an System-Telefonen.
Steigt Ihr Anspruch und Bedarf, können
Sie zur Preferred Edition wechseln.
Erfüllen Sie die Anforderungen aller
Mitarbeiter
„Ich möchte, dass
meine Mitarbeiter
schneller und
professionell
reagieren können.“
Diese Kommunikationsfunktionen bieten
Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbs-
vorteil und fördern das Wachstum Ihres
Unternehmens: Dafür wurde die IP Office
Preferred Edition konzipiert. Die Preferred
Edition bietet zehnmal mehr Funktionen
für die Bearbeitung eingehender Anrufe als
die Essential Edition und ermöglicht die
gleichzeitige Bearbeitung von mehreren
Dutzend Anrufen. Somit ist sie die richti-
ge Wahl für alle Unternehmen, die heute
und auch in der Zukunft mit einer guten
Kommunikation ein effektives und effizien-
tes Arbeitsumfeld schaffen möchten.
Skalierbare Voicemail mit durchdachten
Funktionen: Die Annahme und Bearbeitung
eingehender Nachrichten erfolgt in der Pre-
ferred Edition rund um die Uhr mit hoher
Produktivität und Effektivität. Sie können bis
zu 40 Anrufe gleichzeitig bearbeiten. Versen-
den Sie eine Sprachnachricht im gesamten
Unternehmen, an eine spezielle Abteilung
oder an ein einzelnes Team. Überlassen Sie
es dem System, Sie über den Eingang von
neuen Nachrichten zu informieren.
Sichere „Meet-Me“-Konferenzen: Über die
integrierten Konferenzfunktionen in der IP
Office Preferred Edition können alle Teilneh-
mer eigene kennwortgeschützte Konferenzge-
spräche organisieren. Die Teilnahme ist für
Mitarbeiter und Kunden vollkommen unpro-
blematisch – wen auch immer Sie einladen.
Durch die große Kapazität der Konferenzein-
heit können Sie sogar mehrere Konferenzen
gleichzeitig leiten.
Intelligente Anruf-Vermittlung: Sie wissen
nicht, wann Ihr wichtigster Kunde anrufen
wird. Doch darüber brauchen Sie sich jetzt
keine Gedanken mehr zu machen. Die IP
Office Preferred Edition verfügt über zahl-
reiche programmierbare Optionen, mit denen
Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit Anrufe
bearbeiten können. Programmieren Sie IP
Office so, dass Ihre wichtigsten Kunden er-
kannt und mit einer persönlichen Nachricht
begrüßt werden. Leiten Sie Anrufe nahezu
überall hin und nutzen Sie dabei die unter-
schiedlichen Optionen für die einzelnen Zie-
le, Tageszeiten und Anruferklassen (z. B. re-
gionale Herkunft).
Automatisierte Serviceansagen: Verkürzen
Sie Anrufern die Wartezeit und geben Sie
ihnen Informationen zu Angeboten, der
voraussichtlichen Wartezeit oder anderen
Themen.
Anrufe aufzeichnen: Die integrierte Anruf-
aufzeichnung hilft Ihnen bei Analysen, bei
strittigen Auftragserteilungen und auch bei
der Bewertung und Schulung Ihres Perso-
nals. Zeichnen Sie eingehende oder ausge-
hende Anrufe auf. Richten Sie die Aufzeich-
nung im Vorfeld (mit einer festgelegten Häu-
figkeit) ein oder zeichnen Sie den Anruf ma-
nuell durch einen Knopfdruck auf.
Steigt Ihr Anspruch und Bedarf, können
Sie zur Preferred die Advanced Edition
hinzufügen.
Essential Edition
Preferred Edition
Mit der IP Office Preferred Edition
erhalten Sie alle Funktionen der
Essential Edition sowie:
4
avaya.de
5. „Geben Sie mir die
Tools und Applika-
tionen, mit denen ich
meinen Kunden effek-
tivere Dienstleistungen
bieten kann.“
Durch die Akquise neuer Kunden wächst Ihr
Unternehmen. Doch nur wenn die Kunden
treu und zufrieden sind, ist Ihr Unternehmen
auch profitabel. IP Office Advanced Edition
hilft Ihnen dabei. Es ist die perfekte Lösung
für Unternehmen, denen der Kundenservice
am Herzen liegt und die ihn optimieren
wollen.
Machen Sie sich das Know-how zu Nutze,
das Avaya im Laufe der Jahre als Anbieter
für große Contact Center gewonnen und
jetzt auf Lösungen für kleiner und mittlerer
Unternehmen zugeschnitten hat.
Automatisierte Anrufbearbeitung 24 Stunden
und 7 Tage die Woche: Für viele, wenn nicht
gar die meisten Kundenkontakte gilt: Keep it
simple! Stellen Sie Ihren Kunden das bereit,
was diese benötigen und greifen Sie dabei
auf automatisierte Self-Service-Prozesse zu:
Zugriff auf Informationen, Abruf von Anweis-
ungen, Überprüfung des Auftragsstatus und
vieles mehr. Steigern Sie die Umsätze außer-
halb der Geschäftszeiten und nutzen Sie
Ihre Agenten für die Bearbeitung kritischer
Kundenanfragen und -aufträge.
Kundenservice-Management in Echtzeit: Sie
empfangen sofort Warnmeldungen, wenn kri-
tische Schwellenwerte überschritten wurden.
So können Sie umgehend die notwendigen
Maßnahmen ergreifen, um das Serviceniveau
sicherzustellen. Lassen Sie sich Berichte
über die aktuelle Anrufbearbeitung geben
und vergleichen Sie sie mit Berichten ver-
gangener Perioden. Schauen Sie sich die
Leistung der Agenten an, und korrigieren
Sie sie, wenn notwendig. Optimieren Sie
die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, damit
sich den Kunden ein professionelles, diffe-
renziertes Erlebnis bietet.
Einfacher Abruf aufgezeichneter Anrufe: Alle
aufgezeichneten Anrufe können problemlos
archiviert sowie jederzeit gesucht und abges-
pielt werden. Suchen Sie über die Browser-
schnittstelle und greifen Sie auf die ge-
wünschten Informationen zu. Sie haben
Steuerungstasten, um Aufzeichnungen ab-
zuspielen, anzuhalten, zu unterbrechen, vor-
wärts bzw. rückwärts zu spulen, die Aufzei-
chnung zu exportieren oder eine Suche an-
hand des Datums, der Uhrzeit, der Teilneh-
mer, der Länge oder der gewählten An-
schlussnummer durchzuführen. Verwenden
Sie die Ergebnisse, um Verbesserungs-
potenziale im Bereich des Kundenservice
zu identifizieren.
Advanced Edition
Lösungen für Ihre Ziele und Ihr Budget
Voraussetzung für die IP Office
Advanced Edition ist die Preferred
Edition. Somit stehen Ihnen alle
Funktionen der Preferred Edition
zur Verfügung zuzüglich:
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avaya.de
6. Effektivität
genau dort,
wo sie not-
wendig ist
6
avaya.de
TELEWORKER
Die regelmäßige oder gelegentliche Arbeit von zuhause ist
effizient, umweltfreundlich und manchmal auch notwen-
dig. Mit dem Nutzerprofil IP Office Teleworker lässt sich
das auch mühelos einrichten. Damit wird jedes Heimbüro
zu einer Außenstelle des Hauptbüros. Benutzer empfinden
die Arbeit von zuhause tatsächlich als Erweiterung des
Hauptbüros, da ihnen das gleiche Telefon und die gleichen
Funktionen wie im Büro zur Verfügung stehen. Mitarbeitern
bleibt ein u. U. langer Anfahrtsweg erspart, sodass sie die
Zeit produktiv nutzen können, indem sie sich wie im Büro
einfach an das System anmelden. Und all dies wird durch
IP Office ermöglicht: Sie können Mitarbeiter regional unab-
hängig einstellen und zugleich Geld sparen.
MOBILE WORKER
Selbst wenn Sie über ein Mobiltelefon verfügen,
können Sie einen Anruf verpassen, wenn Sie un-
terwegs sind, sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz
befinden oder in einem anderen Büro sind. Das
Nutzerprofil IP Office Mobile Worker behebt die-
ses Problem: Das Mobiltelefon wird eine Neben-
stelle der IP Office, sodass Ihnen die Rufum-
und -weiterleitung, Kurzwahl und viele andere
Funktionen zur Verfügung stehen. Ihre persön-
lichen Telefonnummern müssen Sie nicht länger
herausgeben. Sie wissen nun, dass Kunden für
Ihre Anrufe Ihre Geschäftsnummer und nicht
den Privatanschluss des Mitarbeiters anwählen.
Darüber hinaus steht Ihren Mitarbeitern alles zur
Verfügung, was sie benötigen, um stets erreichbar
zu sein.
OFFICE WORKER
Die Office Worker-Lösung bietet umfangreiche
Tools, mit denen die Benutzer noch effektiver
arbeiten und noch einfacher kommunizieren
können. Mit Office Worker wird die gesamte
Kommunikation über den Bildschirm des
Computers gesteuert, die Benutzer können
schnell und einfach auf visuelle Voicemail
zugreifen, und mit den IM- und Präsenzfunk-
tionen sind ihre Kollegen rasch erreichbar.
POWER USER
Für viel beschäftigte Mitarbeiter bringt das Nutzerprofil IP Office Power User ein bislang nicht
gekanntes Maß an Mobilität. Stellen Sie Ihren Führungskräften, Managern und anderen wichti-
gen Mitarbeitern die Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um ihr Geschäft zu steuern,
Entscheidungen zu kommunizieren, Ideen weiterzugeben und Teams zu leiten. Mit dem Nutzer-
profil Power User können sie sämtliche Bürokommunikation über ein IP Endgerät, Mobiltelefon
oder Laptop steuern: Tätigen Sie persönliche Videogespräche, lassen Sie Anrufe gleichzeitig an
all Ihre Geräte weiterleiten, lassen Sie sich automatisch über wichtige Voicemails und E-Mails
benachrichtigen (Anzeige im Posteingang) und richten Sie mühelos Konferenzgespräche mit bis
zu 64 Teilnehmern ein. Einfacher können Sie nicht auf Ihre Kommunikationsmedien zugreifen –
Ihre Mitarbeiter können nun jederzeit und überall produktiv arbeiten.
7. RECEPTIONIST
Stellen Sie sicher, dass Anrufe auf eine schnelle, persönliche und
professionelle Weise entgegengenommen werden. Statten Sie dafür
Ihre Mitarbeiter in der Telefonvermittlung mit dem IP Office-Nutzer-
profil Receptionist aus. Optimieren Sie die Anrufbearbeitung durch
mausgesteuerte Funktionen. Lassen Sie sich anzeigen, wer anruft
und warum. Stellen Sie eine Verbindung mit Ihrer Datenbanksoft-
ware her. Haben Sie alle Teilnehmeranschlüsse im Blick. Nutzen
Sie einen Empfangsmitarbeiter für mehrere Unternehmen.
CUSTOMER SERVICE
AGENT
Jeder Mitarbeiter, der regelmäßig Anrufe
zu Vertrieb, Service, Rechnungen, Pro-
duktinformationen usw. beantwortet,
sollte über das Nutzerprofil IP Office
Customer Service Agent verfügen. Dabei
handelt es sich um einen Browser-
basierten Client, mit dem Agenten schnell
auf aktuelle Gegebenheiten reagieren
können. Agenten erhalten Informationen
zur Anzahl der Anrufe in der Warte-
schlange, der Anzahl der derzeit bearbeite-
ten oder verloren gegangenen Anrufe
sowie zur Anzahl der an- und abgemel-
deten Agenten. Wenn sich keine Anrufe
in der Warteschlange befinden, kann der
Agent mehr Zeit mit der Bearbeitung
des derzeitigen Anrufs verbringen, was
die Kundenzufriedenheit und den Um-
satz steigert.
CUSTOMER SERVICE SUPERVISOR
Wenn Sie wirklich den besten Vertrieb und Service anbieten
möchten, müssen Sie kontinuierlich Ihre Leistung überwachen
und beurteilen. Große Unternehmen machen dies schon seit
langem. Mit dem IP Office Nutzerprofil Customer Service Su-
pervisor können das nun auch kleine und mittlere Unterneh-
men tun. Sie erhalten Berichte, mit denen Sie Ihre Vertriebs-
aktivitäten steuern, den Erfolg von Marketingkampagnen beur-
teilen und überprüfen können, wie gut Ihre Agenten einge-
hende Vertriebs- und Serviceanrufe bearbeiten.
IP Office-
Nutzerprofile:
mehr Leistung für
Ihre Mitarbeiter
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avaya.de