[BPM DAY RJ 2014] PREVI – Revisão de Processos e Dimensionamento de Pessoal da Diretoria de Seguridade

1. Revisão de Processos e Dimensionamento de
Pessoal na Diretoria de Seguridade

2. A Previ
Gestão de Processos na Previ
Case: Revisão de Processos e Dimensionamento de
Pessoal na Diretoria de Seguridade
AGENDA

3. A PREVI

4. Entidade fechada de previdência privada - Participantes -
funcionários do Banco do Brasil e colaboradores da PREVI
PREVI – Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil
Criada em 1904, antes da Previdência Oficial no Brasil
25º fundo de Pensão do Mundo
Com ≅≅≅≅ 200 mil participantes
Patrimônio estimado em R$ 170 bilhões
Participação acionária em empresas como:
Maior fundo de pensão da América Latina

6. Nossa Estrutura

7. DIRAD
GETHO GECON GECOT INFOR GESAD GEFIN
Desenvolvimento
Organizacional
A área de processos

8. GESTÃO DE PROCESSOS

9. Nossas atribuições

10. Principais Marcos - Processos
2004 – O Projeto AOPP descreveu todas as atividades da casa
2007 – A PREVI adquire ferramenta de desenho de processos (ARPO)
2009 – Os projetos OTImizar e Prosseg desenham todos os processos da TI e
da Diretoria de Seguridade - DISEG
2010 – Acompanhando tendência de mercado a PREVI passa a adotar a
notação BPMN
2011 – A PREVI passa a trabalhar segundo método de desenho, revisão e
melhoria de processos alinhado à estratégia
2012 – O método é evoluído de forma que tenha foco em inovação e na
gestão da mudança, Alinhado à Gestão de Projetos
2013 – Revisão da estrutura da DISEG – Processos e Dotação

11. CASE
Revisão de Processos e Dimensionamento de Pessoal
na Diretoria de Seguridade

12. Contexto
Sombreamentos / Gaps
Sistemas não implantados
Transferência de processos entre áreas não realizada
Adequação dos processos após implantação das melhorias
(projeto 2008)
Adequação de dotação após implantação das melhorias
Progressão das demandas

13. Objetivo do Trabalho
Revisar e redesenhar os processos da área de Seguridade
Identificar oportunidades de melhorias
Avaliar e redimensionar estrutura funcional

14. Direcionamento
Colaboração e participação das áreas
Restrição
Melhorias de Curto e Médio Prazos
Sistemas desenvolvidos por produto/áreas ≅≅≅≅ 15 anos
Melhorias pensadas sem foco em Sistema

15. Pré Projeto
Workshop GETHO para priorização dos processos
GERAT GECAT GEVAR GEBEN GEPAB GESOP GECOB
Sombreamentos – falta de
clareza na atribuição/interface das
áreas – dificuldade de definição de
responsável pelo atendimento
Núcleo de Cadastro – ainda
funciona no formato de dois núcleos
Arrecadação – sem mudanças
expressivas, por conta dos
sistemas – Sombreamentos –
controle de arrecadação
Concessão – concorre com outras
atividades, inclusive pagamento de
CAPEC, não estando voltado para
seu objetivo – deveria estar v
Pagto e acerto de DR -
senioridade - risco na execução e
liberação de valores (conheciment
Dotação - justa e com senioridade
adequada - ajustes já realizados
pelo gestor
Demandas Judiciais – sistema
ainda em desenvolvimento –
problemas na assessoria técnica
judicial
Abordagem Ativa – Retorno
“ativo” ao participante via 0800 –
eliminação de contato da PREVI com
participante
Gestão Única de Cadastro –
Olhar a estrutura, no caso de
implantação de gestor único. Hoje a
visão é a partir de diversos
sistemas. O
Cadastro CAPEC – verificar gestão
unifica de cadastro
Manutenção – revisão judicial
(concorre com a manutenção) –
aumentando volume açõe
Imposto de Renda
Implantação Prosseg - não
executado em sua totalidade -
considerava melhoria de processos
por parte das empresas
terceirizadas com
Cobrança – coordenação a ser
extinta, com avaliação de criação ou
não de Gerência de Núcleo
Monitoramento – não foi
implantado em sua totalidade –
vagas disponíveis e com previsão
para preenchimento
Claros nos processos de
atuária – atividades atuárias com
performance prejudicada –
processos estratégicos com
execução aquém da ideal
Perfis de investimentos - deve
ser desenhado processo
Conciliação INSS (saldão) –
necessidade a aprimoramento da
gestão dos acertos necessários
após conferência PREVI e
encaminhamento INSS
Mapeamento de novos
processos (não dimensionados
ou descritos) - DR 2, portabilidade
plano PREVI Futuro, abatimento de
dívida em portabilidade, conciliação
rubrica
Manuais - sendo revistos
sistematicamente
Pós-atendimento –
acompanhamento de satisfação do
cliente quando do preenchimento da
pesquisa de satisfação
Dotação - Redução de quadro,
aumento de volume de trabalho
Cotas – definição das
responsabilidades / alçadas entre as
áreas envolvidas – desenho de
processo NOVO – levantamento dos
vários intervenientes – problemas de
sistema – SSI´s para dar andamento
aos cálculos
Núcleo PRISMA – integração na
gestão – senioridade/desvio de
função (ASA´s)
Revisão de processos -
Estruturação
Legenda
alta prioridade
média prioridade
baixa prioridade

16. 3 frentes
simultâneas
Estrutura do Trabalho

17. Desenvolvimento participativo de cronograma
Identificação dos Direcionadores do Projeto
Realização de Workshop de abertura do Projeto com toda diretoria
Etapa 1 – Planejamento

18. Etapa 2 – Construção Visão do Valor Futuro
Redefinição da Arquitetura de Processos

19. Etapa 2 – Construção Visão de Futuro
Construção do Painel de Gestão a Vista
Principais Etapas de Cada Processo
Identificação de Melhorias
Visão do Participante

20. Etapa 3 – Entender Situação Atual
Levantamento de informações para o redesenho dos processos
Análise da documentação atual, incluindo relatórios PROSSEG
Diagnóstico processos
AS IS Agenda de Melhorias

21. Etapa 3 – Entender Situação Atual
Levantamento de Melhorias de Diferentes Complexidades e
resultados igualmente relevantes
Responder questionamentos encaminhados apenas pela Central de
Atendimento
Alterar o número de telefone registrado no papel timbrado da
PREVI para o número da Central de Atendimento
Definição de novo processo para Gerência de Atuária
Criação de novo Núcleo para gestão de novo processo na Gerência
de Atuária
Maior
Menor

22. Etapa 4 – Projetar/Redesenhar Situação
Redesenho dos Processos contemplando melhorias de curto prazo

23. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
O Método de Coleta por Grupo foi selecionado
Foram realizadas reuniões com todos membros da equipe envolvidos nos
processos

24. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
A analise considerou também demandas sazonais
A sugestão de mudança de quadro contemplou mudança de senioridade

25. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
As atividades da área seguiram a seguinte categorização, sendo considerada a
área funcional para dotação

26. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
A Dotação das áreas funcionais foi revista

27. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
O resultado não foi somente um quadro de dotação, mas considerou uma série
de análises

28. Etapa 5 – Dimensionar Força de Trabalho
E as melhorias propostas anteriormente no projeto serão priorizadas de acordo
com a relevância dos processos

29. Fase 2
Operação Assistida
• Plano de Implementação das Melhorias de Curto Prazo
• Apoio para Implantação dos processos otimizados

30. Estrutura Funcional
Gestão Funcional por
Processos Transversais
Desafios

31. Patrocínio da Diretoria de Seguridade
Forte Parceria – Área coordenadora
Áreas clientes
Consultoria
Envolvimento de todos funcionários das equipes
Escuta Ativa
Entregas incrementais – Levantamento Validação
Fatores de Sucesso

32. Principais Lições Aprendidas
Falta de entendimento do papel
das áreas nos processos
Processos das áreas x Processos
Intervenientes
Processos Manuais x Processos
Automáticos

33. Próximos Passos
Concessão de Benefícios INSS
Manutenção de Benefício PREVI
Manutenção de Benefício INSS
Filiação aos Plano de Benefícios
Atendimento aos Participantes
Pagamento e Acerto de Devolução de Reserva (DR)
2º Ciclo
3º Ciclo
Cadastro de Participantes e Assistidos
Concessão de Benefícios
Arrecadação dos Planos de Benefício
1º Ciclo

34. Obrigada
Renata Gomes
rmellog@previ.com.br