Trabajo final del prospecto Gestión Documental.

1. Facultad de Ciencias
Económicas y
Administrativas
Curso: Metodología de la Investigación
02-2011

2. Pregrado en:
Negocios Internacionales
Contaduría publica
Integrantes:
Duque Johanna
Gil Julian
Hincapié Behttsee

3. CONSUMO DE PAPEL
EN LAS
ORGANIZACIONES

4. ¿Pregunta
• ¿Utiliza eficientemente la tecnología las organizaciones para
disminuir los riesgos y costos ocasionados por la perdida de
información así como el consumo de papel?
Hipótesis:
• La poca utilización de las TIC en los procesos documentales,
genera riesgos financieros, económicos y legales, así como
altos costos de almacenamiento y logísticos, debido a la
reducida inversión de las compañías en tecnologías blandas y
duras.

5. Objetivos General y específicos:
Proponer un modelo de gestión documental por
medio de TIC, para las organizaciones públicas y
privadas bajo la normatividad vigente, generando
competitividad en los procesos de la información.
 Plantear los principios que harán parte de la gestión
documental.
 Determinar los requisitos operaciones y tecnológicos de
las organizaciones.
 Conocer los procesos que se implementaran por medio de
las TIC.

6. Justificación:
Reducción
• De costos
• De Riesgos
Beneficios
• Planeta
• Personas
Empresa
• Gestión eficiente
• Aumento de
Rentabilidad

7. Antecedentes:
El mundo
• La gestión de documentos
fue “concebida en los Colombia
Estados Unidos alrededor • Con la Ley 594 de 2000 –
de los años 50” y fue Ley General de Archivos, el
reconocida de forma oficial tema de la gestión
en ese país, mediante documental queda
legislación, a mediados del consignado en el Título V,
Siglo XX. Artículos 21 al 26, en los
que se establece que las
entidades públicas deberán
elaborar programas de
gestión documental.

8. Evolución :
”La arquitectura de
información consiste en hacer
simple lo complejo”. Richard
S. Wurman

9. Marco conceptual
La gestión de comunicaciones oficiales
para efectos de conceptualización de este
trabajo, son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio
utilizado (LEY 594 DE 2000).
Soporte documental
Archivo
Gestión Documental

10. Del Archivo:
Archivo de gestión:
Archivo Histórico
Archivo Central
• Producción. • Organización . • Organización.
• Recepción. • Consulta. • Consulta.
• Distribución. • Conservación. • Conservación.
• Trámite. • Disposición • Disposición
• Disposición final de final de
final de documentos documentos .
documentos para archivo
para archivo historico.
Central.

11. Conceptos y definiciones:
Tecnología
• Ley 527 de 1999
• Importancia de los • Ley 594 de 2000
archivos. • Hardware (maquinas) • Ley 962 de 2005
• Responsabilidad. • Software (programas) • ISO 30301 2011
• Orgware (estructuras)
• Humanware ("know
Principios how". ) Leyes, normas,
generales y circulares

12. Tipo Estudio:
Investigación
Explicativa
Investigación
Aplicada
Documental

13. Diseño de Fuentes:
Información clara, Precisa acerca de como se esta llevando
a cabo la Gestión Documental en el Mundo.
• Ingeniería de • Normas, Leyes,
Procesos , avances Circulares,
tecnológicos y Acuerdos.
Especializas en
Gestión.
Artículos Noticias
Videos Blogs
• Programas • Profesores
Especializados Universitarios y
de información, , ecologistas.
ONG

14. Diseño de variables:
 Aumento de utilidades -ahorro de
papel:
A menos gasto de papel mas
utilidades y beneficios en el
negocio
 Costos- gastos de papel:
Si hay mayor gasto de papel
los costos aumentan, negocio
menos rentable

15. Diseño de Técnicas e
Instrumentos
Análisis
Documental Guías categoriales y
Fichas
• Más cobertura
• Mayor profundidad • Análisisde los textos
• Facilidad logística • Abstrae lo fundamental
de cada documento
• Información más simple

16. Bibliografía
• Sociedad Colombiana de Archivistas : http://www.scarchivistas.org/la-gestion-del-conocimiento-ocultada-en-
los-programas-de-gestion-documental/
• República, C. d. (2000). Ley 594 del 2000. 1-9. Colombia.
• Torres, I. C. (20 de Febrero de 2009). Google Académico. Recuperado el 25 de Octubre de 2011, de Facultad de
Informática, Universidad “Ignacio Agramonte”.
• Páginas web: archivo general de la nación, http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233
• Gestión documental: http://digitum.um.es/jspui/bitstream/10201/3727/4/AD4%20%282001%29%20p%20215-
227.pdf
• Grupo Bancolombia, Futuro del Papel.pdf url:
http://www.grupobancolombia.com/empresas/teleconferencias/doc/FUTURODELPAPEL.pdf
• Gobernación de Antioquia, Plan de desarrollo Antioquia 2008-2011.url:
http://www.antioquia.gov.co/antioquia-v1/plandesarrollo/ordenanza/3_1internacionalizacion.html
• El papel, 29-julio-2010, Video en línea, http://www.youtube.com/watch?v=_EJvU4QEC6I
• Empresas disminuyen uso de papel, CNN EXPANSIÓN, articulo, 11-julio-2011,
http://www.cnnexpansion.com/manufactura/2011/07/11/empresas-disminuyen-uso-de-papel-1
• Documentos digitales adquieren soporte jurídico en Colombia, El Informador, Publicación, 28-feb-2011,
http://www.el-informador.com/index.php?option=com_content&view=article&id=12865:documentos-digitales-
adquieren-soporte-juridico-en-colombia&catid=:distrito

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