Atelier Electre

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Support de formation, guide, manuel, tutoriel.
Électre est la base de données bibliographique des livres disponibles français. Éditée par le Cercle de la librairie, elle représente un outil d’acquisition important pour les bibliothèques.

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Atelier Electre

  1. 1. ELECTRE ATELIER B i b l i o t h è q u ejanvier2014 Avertissement L’enssib alerte sur le fait que les outils présentés ici sont susceptibles de ne pas garantir la sécurité informatique ni la confidentialité des données de l’usager.
  2. 2. LA PAGE D’ACCUEIL LA RECHERCHE LA ZONE DE RECHERCHE Cliquez sur l’onglet (source) et sur le formulaire approprié (type de recherche) Sources Formulaire Électre Mes paniers Éditeurs Rapide Pour étendre la recherche à la table des matières, cliquer sur dans la liste de résultats. Formulaire spécifique : Différents champs (ville, spécialité etc.) combinables avec les opérateurs booléens permettent de faire des listes d’éditeurs. Avancée Ne cherche pas les mots vides, préférez « titre exact » Lexique : à utiliser pour la recherche d’ouvrages professionnels, universitaires ou de vulgarisation. Il s’agit des domaines d’activité, constitués en thésaurus. Zone de recherche Informations commerciales Articles LivresHebdo.fr Nouvelle parution à feuilleter Agenda des manifestations Documents cités dans les médias Informations commerciales
  3. 3. Thèmes : Il s’agit des domaines de connaissance, constitués en thésaurus. L’index « Table des matières » peut apporter une réponse pour des termes très spécifiques, alors qu’une recherche simple ne donnerait aucun résultat. ISBN Il est possible de charger un fichier d’ISBN/EAN : LA LISTE DE RÉSULTAT 1er mode d’affichage : la liste 2ème mode d’affichage : la liste détaillée En cliquant sur dans la ligne de de tri vous accédez à la liste détaillée. Vous pouvez également sélectionner uniquement une ou quelques notices en cochant la case située sur la ligne du document voulu.
  4. 4. Paramétrage des listes d’affichage Grace au menu Mon Electre , il est possible de paramétrer par défaut la recherche, l’affichage et l’impression des résultats. 3ème mode d’affichage : la notice bibliographique Des rebonds sont accessibles à partir des liens en bleu. Liens Catalogues (paramétrés par l’administrateur Électre de l’institution) • Voir OPAC : lien vers le catalogue de la bibliothèque de l’enssib • Voir OPCAC (2) : lien vers le catalogue du Sudoc Le choix des colonnes et leur largeur est librement paramétrable en cliquant sur Colonnes dans le menu déroulant des colonnes. Vous pouvez choisir d’afficher ou non les symboles liés aux notices : Format poche Autres médias Présent dans un panier (d’acquisition, de de sélection etc.) La largeur est également paramétrable en plaçant la souris à l’intersection de 2 colonnes puis en effectuant un cliquer-glisser.
  5. 5. Le code couleur de la disponibilité commerciale des documents : Tri et filtre des listes de résultats Il est possible à la fois • de trier la liste des résultats par colonne dans l’ordre ascendant ou descendant : en ouvrant le menu de la colonne ou simplement en cliquant sur la colonne voulu. • De filtrer les résultats en utilisant les filtres situés à droite des écrans de résultats. Pour revenir à la liste de résultats initiale, cliquez sur « Revenir à la liste initiale » Les filtres :
  6. 6. CONSTITUTION D’UN PANIER Cochez la ou les notices que vous voulez conservées puis cliquez sur Choisissez un panier de destination. Sélection rapide : si parmi votre longue liste de résultats seules quelques notices sont pertinentes ou inversement inadaptées, cochez ces quelques lignes puis cliquez sur en bas de la page, selon la situation. Puis sélectionnez toutes les notices restantes avant de les insérer dans un panier. Mieux vaut imprimer et télécharger des notices à partir d’un panier qu’à partir d’une liste de résultats. LES RÈGLES DE RECHERCHES COMMUNES
  7. 7. GESTION DES RECHERCHES Périmètres Un périmètre est une sous-base personnalisée du catalogue où effectuer une recherche. Cliquez sur à gauche de l’écran pour accéder à l’historique des recherches. L’historique n’est pas conservé d’une session sur l’autre. Cliquez sur pour sauvegarder la recherche et pouvoir la relancer lors d’une prochaine session. Cliquez sur pour paramétrer la recherche Cliquez sur le nom de la recherche pour la relancer Cliquez sur pour supprimer une recherche. Au moment de la sauvegarde d’une recherche, cochez « Utiliser cette recherche comme périmètre ». Un nouvel onglet apparait : Chaque utilisateur identifié peut créer 3 périmètres personnalisé.
  8. 8. LES PANIERS La gestion des paniers est accessible depuis . Il est également possible de paramétrer des alertes en cliquant sur : 5 alertes par abonnés identifié. La recherche par nom du panier est proposée ainsi qu’une recherche des paniers par filtres. Afficher tous les paniers donne accès à l’arborescence de l’ensemble des paniers de votre institution. L’arborescence est modifiable par glissement des dossiers avec la souris.
  9. 9. MODÈLES DE PANIER Grâce au menu Mon Electre , il est possible de paramétrer les paniers. Par défaut, le modèle standard est proposé mais il est possible de créer des modèles personnalisés supplémentaires (inclure une remise, inclure des informations comme la cote, un commentaire etc.) EFFECTUER UNE ACTION DANS UN PANIER Électre dédoublonne systématiquement les notices lors de l’alimentation d’un panier. Un doublon détecté (présence de la notice dans un autre panier) peut être : écrasé, ajouté ou annulé. Électre indique dans quel(s) panier(s) se trouve déjà la notice afin de nous aider à prendre une décision. IMPRESSION CATALOGUE À PARTIR D’UN PANIER Après avoir paramétré un Gabarit dans Mon Electre/Préférences, Cliquer sur le bouton « Créer un document Word » : Avant d’effectuer une action, cochez les ou les lignes concernées. Cochez toutes les notices en cochant la case située sur la ligne de tri. Copier ou déplacer des notices dans un autre panier Bon de commande Transformation d’un panier en bon de commande pour l’expédier au fournisseur, qu’il soit ou non abonné à Électre.
  10. 10. L’EXPORT L’export de notices consite à charger dans le catalogue de la bibliothèque les notices bibliographiques sélectionnées dans Electre. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône « Exporter les données » après avoir coché les ou la notice voulues : Une boite de dialogue s’ouvre alors afin de choisir le format adapté à son catalogue (paramétrage nécessaire par l’administrateur). ADMINISTRATION Pour acccéder à l’administration des comptes, des droits administrateurs spécifiques sont nécessaires. Utilisateur Accès IP = utilisateur anonyme, sans objet. Accès identifiant = profil de l’utilisateur connecté Abonnement Information sur l’abonnement à Électre : nombre d’accès, date, nombre d’exports de notices etc. Abonnement sur reconnaissance IP (paramétrages restreints) ou Abonnement sur identifiants Mes utilisateurs Création et gestion des droits d’utilisateur par abonnement Droits des utilisateurs : • Nombre de notices exportées limité • Option poste privé ou poste public • Expédition des bons de commandes • Spécification des étiquettes UNIMARC exportées Le nombre d’utilisateur est indépendant du nombre d’accès et illimité. Export Paramétrage du protocole d’export des notices
  11. 11. INTERFAÇAGE ÉLECTRE / SYSTÈME DE GESTION BIBLIOTHÈQUE L’import/export de notices d’Électre vers le système d’information (SIGB) de l’institution nécessite un double paramétrage. Pour savoir quelles données sont importées, cliquer sur Format Marc à partir d’une notice Électre : SOURCE http://www.electre.com ELECTRE. Electre pour les nuls. Paris : First interactive, 2009. Pour les nuls (Paris), ISSN 1248-4601. ISBN 978-2-7540-1421-2.

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