Webinar Bizagi BPM - Etude de cas client

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Industrialiser et optimiser vos processus métiers avec Bizagi BPM - Jeudi 3 juillet 2014.

- Introduction au concept BPM.
- Industrialisation des processus via Bizagi… vers une performance collective.
- Etude de cas / Discussion.

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  • Bonjour à tous,
    Merci de votre présence sur ce webinar.
    Je suis Sebastien DOIDO, consultant indépendant en partenariat avec Bizagi.
    Aujourd’hui, nous décourvrir comment Bizagi peut vous aider à optimiser vos processus métiers et à faciliter la collaboration entre vos directions métiers via une approche processus.
    Pour commencer, nous allons rapidement rappeler les concepts de base du BPM (Business Process Management).
    Puis nous présenterons les principales fonctionnalités de la suite BPM BizAgi, vous permettant d’atteindre une performance collective.
    Enfin, nous ferons un retour d’expérience sur un projet Bizagi mené dans une compagnie aérienne française pour outiller une chaîne de provisioning de ressources IT.
  • Pour commencer, nous allons nous intéresser au concept de processus et aux enjeux d’industrialisation.
    Nous allons considérer qu’un processus est un ensemble de tâches ordonnées, composées d’entrées spécifiques, de sorties déterminées.
    Un processus traduit toujours un objectif (par exemple : Reporter un incident à une cellule Helpdesk).
    Un processus a pour finalité de décrire un résultat qui sera toujours orienté client. Le client final doit toujours être au centre de la démarche processus.
    Au final, chaque processus va solliciter un ensemble de ressources et compétences nécessaires à son déroulement.
    Ainsi, nous pouvons considérer que l’industrialsiation d’un processus va consister à industrialiser une partie de ses compétences.
  • Sans même parler d’industrialisation via un outil BPM, nous devons retenir que depuis plusieurs années, les démarches processus sont au cœur de toutes les entreprises.
    On assiste d’ailleurs à un véritable pilotage par les processus. Si nous nous réferrons à la définition de Lemoigne, nous pouvons considérer que l’entreprise apparaît comme un système réalisatn des processus, eux même enchassés dans un environnement tapissés de processus.
    Du processus RH, au processus comptable en passant par les processus métiers qui sont le cœur et la richesse d’une entreprise, les processus s’appuient désormais sur un système d’information performant qui doit permettre de soutenir le business d’une entreprise.
    Ainsi, il est important de resituer l’industrialisation des processus au sein de référentiel (comme les processus ITIL par exemple), et de tendre vers une urbanisation de ces processus pour avoir une homogénéité du système d’information, entre les différents niveaux de l’entreprise (technique / applicatif / fonctionnel / business / stratégique).
  • Le BPM est donc un concept, une approche disciplinée qui doit supporter le procesus d’affaires des entreprises : en ayant pour objectif de tendre vers une performance !
    Chaque projet BPM rencontre ces différentes étapes : identifier, modéliser, dicumenter, exécuter, monitorer puis contrôler les processus métiers identifiés.
    La plupart du temps, le BPM va souvent être confronté à des organisation complexe composée de multiples acteurs. Les systèmes d’information sont multiples, complexes, d’application intranet maison, aux progiciels du marché. Les métiers évoluent vers des activités d’intégration entre ces différents composants et toute entreprise voit apparaître la nécessité de s’adapter rapidement à un marché (au niveau règlementaire, au niveau de l’innovation etc…) pour suivre la concurrence.
  • Change the picture -> add a “spagheti picture” vs an organized model
  • Les constats réalisés au démarrage de tout projet BPM sont souvent les suivants :
  • Avant de démarrer tout projet BPM, que l’on soit sur des approches bottom-up (de bas en haut) ou top-down (du stratégique vers l’opérationnel) il est important de garder en tête que pour tendre vers une performance collective, il va falloir piloter les activités en amont des processus.
    Si on se réfère aux travaux de Philippe Lorino, nous devons retenir que :
  • Nous allons maintenant nous intéresser au produit BizAgi et voir comment ce produit peut aider votre organisation à devenir plus agile, plus réactive et plus performante.
    Le coeur de métier de bizagi tourne autour de l’optimisation des processus métier depuis plus de 25 ans.
    Le mot d’ordre de Bizagi est de considérer que la Bizagi automation devrait etre simple : intuitive, avec un Retour sur Investissement relativement rapide !
    Bizagi propose en téléchargement libre l’outil “bizagi modeler” qui vous permet de modéliser vos processus au format BPMN. Ensuite, en passant sur le produit Bizagi Studio, vous pouvez automatiser ces processus et les industrialiser au sein d’une plateforme collaborative.
  • Bizagi a pour objectif de rompre les silots entre IT et direction métiers.
    L’industrialisation via une approche BPM se trouve au croisement entre métiers et IT. Les développeurs/intégrateurs ont un language, les directions métiers ont leur langage.
    Biziagi veut se positionner comme une plateforme collaborative : ce qui veut dire quelle ne sera pas uniquement utilisé par des personnes IT, mais vraiment comme un socle collaboratif entre les différentes parties prenantes.
    L’objectif est de réussir à Impliquer les process owerner, les intégrateurs IT, les end-users autour d’un produit innovant pour atteindre une performance collective.
    Nous pouvons également nous réferrer aux méthodologies Agiles (comme Scrum) qui sont de bon catalyseurs pour faciliter l’atteinte de ces objectifs.
  • Text to be adjusted.
  • To be recreated.
  • Text to be reduced.
  • Text to be reduced.
  • Change HABILE with SECURITY
    WEBSERVER instead of ENV-HTTP also remove HABILE
    ENV-HTTP replace with SOA
  • Find screen with frequent paths from Wiki
  • DISY replace with New Lane
  • Adiidas a réduit ses coûts opérationnels de 60%
    Mars a multiplié par 7 par time to market !
  • Webinar Bizagi BPM - Etude de cas client

    1. 1. Industrialiser et optimiser vos processus métiers avec Bizagi Jeudi 3 juillet 2014  Sébastien DOIDO Introduction au concept BPM Industrialisation des processus via Bizagi … vers une performance collective Etude de cas / Discussion
    2. 2. Processus et enjeux d’industrialisation Un Processus Un objectif, un résultat -> client Des entrées spécifiques, des sorties déterminées, Ensemble de tâches ordonnées, Des ressources/compétences mises en œuvre
    3. 3. Processus et enjeux d’industrialisation Pilotage par les processus L’entreprise apparaît comme un système réalisant des processus enchâssés dans un environnement tapissé de processus (Lemoigne) Système d’information Resituer l’industrialisation au sein d’un référentiel Pré-requis : normes / standards / homogénéité du SI http://cyberlearn.hes-so.ch/mod/page/view.php?id=268726&lang=fr
    4. 4. Qu’est ce que le BPM ? (Business Process Management) BPM : un concept, une approche “disciplinée” Supporter / Aider le developpement des activités des entreprises : optimiser la performance Objectifs : identifier, modélisation, documenter, exécuter, monitorer, controler les processus métiers Les defis associés au BPM Organisation complexe / Acteurs multiples Processus et systèmes complexes (applications / interfaces) Besoin d’adaptation rapide (Règlementaire… innovation…)
    5. 5. Spaghetti BPM ou Architecture BPM?
    6. 6. Des problématiques communes Constats : de nombreux outils, acteurs, activités… Temps d’attente entre acteurs / Stop Manque de visibilité Risque de retard Charge croissante Lourdeur administrative BPM project Outillage / Industrialisation des processus Amélioration de la qualité, temps d’exécution, réactivité métier Réduction des coûts (FTE) Collaboration inter-processus Besoin de flexibilité via l’industrialisation pour le ré-engineering Meilleur gestion des demandes (slot / case management) Objectifs ⇒ Enjeux SI : Alignement / Interopérabilité / Flexibilité
    7. 7. Plus une activité se trouve en amont… plus elle est libre et produit des contraintes pour l’aval. L’amont crée des irréversibilités… l’aval en hérite. Lorino Vers une performance collective
    8. 8. Présentation d’un BPMS : Bizagi For a smooth and safe BPM journey Utilisateurs 20MProcessus 5000Téléchargements 2.5M Transactions $10Bn
    9. 9. Parler un langage commun XML, HTML5, CSS3, enterprise architecture Profit, Lean, Customer-centric, ROI Business IT
    10. 10. Business Collaboration Platform Modéliser ConstruireExécuter
    11. 11. Présentation de l’approche BPM Bizagi Cycle de vie d’un projet BPM
    12. 12. Collaboration entre Métiers et IT Une approche intégrée … S’orienter vers une performance collective
    13. 13. DGSI d’une compagnie aérienne française × Problématique de gestion de chaîne logistique – SCM (gestion des environnements applicatifs) × Client : Direction des Développements × Utilisateurs finaux : Direction de la production / Cellule transverse d’administration applicative × Plusieurs centaines d’environnements applicatifs multi-tiers (frontaux web, serveurs applicatifs, base de données, middlewares…) créés chaque année (provisioning + ALM) Objectifs stratégiques ! Monitorer les interfaces Livrer les environnements sans délais Réussir la coordination des acteurs Bizagi – Etude de cas client
    14. 14. Bizagi – Etude de cas client Administration Stockage (SAN) Direction des Développements Chargé projet Direction de la Production Cellule Support Applicatif Cellule Support Technique … … Administration Sécurité Administration Réseau Administ ration Système Développeurs Fonctions support Direction des Achats Fournisseurs externes Demande environnement applicatif Réunion de lancement Besoin d'un serveur dédié / Fort volume de stockage Ip/dns Volumétrie
    15. 15. Bizagi – Etude de cas client × Administration & coordination très coûteuse : consomme de plus en plus de temps (socle technique) × De nombreux acteurs : ralentissements & Arrêts dans l’exécution des processus × Manque de visibilité : pas de vision globale de toutes les contributions & status d’un projet × Risque de livraison en retard × Charge croissante au fil des années (de plus en plus de techno à gérer) Constats concernant la gestion des environnements applicatifs
    16. 16. Bizagi – Etude de cas client Objectifs  Outiller, industrialiser, optimiser, les étapes du processus d’approvisionnement des environnements applicatifs Enjeux × La direction des développements attend une certaine réactivité… + amélioration du “time-to-market” × Appréhender les contraintes inhérentes à la chaîne logistique
    17. 17. Bizagi – Etude de cas client Application provisioning & tooling Outillage avant le projet BPM Création
    18. 18. Bizagi – Etude de cas client Application provisioning & tooling • Fichier Excel rarement à jour car des mises à jour manuelles • Une ligne par environnement applicatif, une colonne par action • Intranet pour suivre les demandes => mises à jour des statuts manuelles => Supply Chain Management non optimisée… Risque de retards aux interfaces de coordination ! Application Environnement Datacenter Bon commande Action 1 (ex : Stockage) Action 2 (ex: Base de données dédiées) Action 3 Action 4 Projet 1 Test … 678 En cours (170800) Projet 2 Live … 874 Mail envoyé le … / En attente Projet 3 UAT … 987 Ticket #435 (en attente) … … … … … … … … … … … … … … … … Projet 99 Live … 999OK (187777) Retour mail OK le ../../ …. Bloqué (#132222)
    19. 19. Bizagi – Etude de cas client Application provisioning & tooling Outillage post-projet BPM: Business Process Management | BAM: Business Activity Monitoring Création
    20. 20. Process BAM : Reporting sur les processus en cours Task BAM : Reporting sur les tâches en cours Process Analytics : Reporting sur les processus clos (closed ticket) Tasks analytics : Reporting sur les tâches achevées 3 vues: - on time - risk - overdue Monitoring - Process BAM (Business Activity Monitoring) BAM : Monitoring des processus métier - Ajout de filtres (dimensions business) / Export - Récupérer les statuts de chaque ticket / processus en cours (+ risques de retard)
    21. 21.  Analyses basées sur la durée définie pour chaque processus (SLAs)  Vue globale de tous les processus du projet Entreprise  Affichage direct des taches en retard, à risque, à l’heure  Accès à chaque tache BAM : analyse des taches en cours Monitoring - Process BAM (Business Activity Monitoring) PR O C ESS 1 PR O C ESS 2 PRO CESS 3 PR O C ESS 4 PR O C ESS 6 PRO CESS 5 PR O C ESS 7
    22. 22. Possibilité d’analyser les tickets a risque Etre proactif / anticiper la charge d’activité de la semaine à venir ⇒ Filtrer les tickets… Possibilité de sauvegarder les filtres, partager les vues Monitoring d’un processus particulier Monitoring - Process BAM (Business Activity Monitoring)
    23. 23. Analyse des tâches humaines + sous-processus imbriqués Visibilité sur les taches : à l’heure, à risque (expire aujourd’hui) et en retard Direct access to “on time”cases list Direct access to “on time” cases list Embedded statistics in process flow Monitoring des tâches d’un processus particulier Monitoring - Process BAM (Business Activity Monitoring) Security – Send Notification WEBSERVER: Request Configuration WEBSERVER: SOA conf SOA
    24. 24. Quels sont les chemins les plus empruntés ? Pourquoi ? Goulots d’étranglements? Analyse des performances du processus Comprendre ce qu’il s’est réellement passé !
    25. 25. Modélisation des processus + Signaux pour la collaboration inter-processus = INTEGRATION ! NewLane
    26. 26. Amélioration de la qualité Règles métier, normes, convention de nommage industrialisées Les règles métiers implémentées permettent aux utilisateurs finaux d’être impliqués directement dans les activités attendues (process flow) Vision globale du processus en cours (réalisé, reste à faire, monitoring des interfaces de coordination) Intégration avec les autres middlewares / applications métiers internes (SOA) Gestion des priorités : Identification des taches en retard / Meilleure réactivité + pro-activité pour anticiper la charge Knowledge management & planning slot management Imbrication de processus / signaux / collaboration inter-processus Gestion des capacités / Charges par ressources / Affectation Cycle BPM : Cycle court, méthodologie agile Feedbacks sur le projet BPM Piloter les activités en amont / Contractualiser les délais entre les acteurs Coordonner les acteurs au sein du BPM + Intégrer les territoires via SOA Piloter les activités en amont / Contractualiser les délais entre les acteurs Coordonner les acteurs au sein du BPM + Intégrer les territoires via SOA
    27. 27. Que retenir de cette presentation ? Besoin de : Partager une même vision Appréhender les enjeux du BPM pour gérer le changement Utiliser le BPM comme approche d’intégration et d’urbanisation” des territoires Besoin du support de : Utilisateurs finaux qui utiliseront au quotidien l’outil BPMS (souvent réduction des FTE… conduite du changement délicate) Managers / Business Process Owner (qui ont besoin de monitorer les performances de leurs processus) Besoin des Analystes Métiers Ne jamais changer un processus sans appréhender les impacts (territoires : humain / orga / SI) La plupart des échecs ne sont pas dus à la technologie … !
    28. 28. L’approche BPM est innovante… Start Small Identifier un processus à fort impact POC + Business case (quick win) Des résultats rapides peuvent conduire à d’autres projets d’industrialisation Think Big Alignement avec les projets stratégiques Engagement commun direction IT / Métier Conduire le changement Scale Fast Identifier une roadmap Assurer une réutilisabilité Concept KISS (Keep it Simple Stupid) Mesurer les gains de production NO METRIC NO PROJECT
    29. 29. Bizagi Des ROI conséquents… “Time to Market” Efficacité Operationnelle Service Clients Gouvernance BBVA 40% Productivité et Qualité Coûts de dvpmt Mars 700% Infocaja 80% Adidas 60% Saudi Hospital 60% - 80% Concurrents 20-30% In-house 10% Generali 300% PSMMC 50% Colombian government BBVA Abengoa
    30. 30. Merci de votre attention Pour plus d'information, merci de visiter bizagi.com ou de contacter cedric.montresor@bizagi.com

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