Este documento introduce las hojas de cálculo y el programa Excel. Explica que las hojas de cálculo permiten el manejo de múltiples datos y son útiles para tareas como contabilidad e inventarios. Excel es el programa más popular y las hojas de cálculo dividen la información en celdas, filas y columnas. El documento también cubre conceptos como formato, ayuda y guardado de archivos en Excel.

1. Introducción a la Hoja de Cálculo
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Hoja de cálculo
En los procesos de almacenamiento,
contabilización y recuperación de
información, suelen usarse programas que
permiten el manejo simultáneo de múltiples
datos.
Se llaman hojas de cálculo, hojas
electrónicas o spreadsheet.
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Utilidad
Las hojas de cálculo son útiles para:
Llevar contabilidad.
Llevar inventarios.
Hacer estados de cuenta.
Clasificar operación.
Estadísticas.
Graficar resúmenes de datos.
Etc. 3

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Programas
Estos son los productos más conocidos de
hojas de cálculo
Lotus
Quattro Pro (Qpro)
Excel
Vamos a trabajar con el programa de Excel.
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Excel
Es la hoja de cálculo de Microsoft.
Es el programa más popular para Windows
en esta área.
La extensión de sus archivos es XLS.
Es un programa fácil de comprender y
utilizar, aunque tiene sus detallitos.
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Área de trabajo de Excel
Fila
Celda
Columna
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Área de trabajo de Excel
Cuadro de nombres
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Área de trabajo de Excel
Barras de fórmulas
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Área de trabajo de Excel
Barras de herramientas
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Filas y Columnas
La información se ubica en celdas.
Cada celda es la intersección entre una fila
y una columna.
Dentro de una hoja de cálculo, puedo hacer
referencia a una o varias celdas.
Cada celda tiene su “dirección” o
localización dentro de la hoja.
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Donde se cruza la columna B . . .
...
. . . está la con la
celda B4. fila 4
...
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Libros y hojas
En los dibujos anteriores vimos
representada una hoja de cálculo.
Pero en realidad un archivo de Excel se
compone de varias hojas de cálculo.
Ese conjunto de hojas se llama Libro.
En otras palabras, un archivo de Excel es un
libro compuesto por muchas hojas.
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Libros y hojas
El nombre del libro lo determina el nombre del
archivo.
El nombre de la hoja lo da Excel por defecto
(Hoja1, Hoja2, etc.) pero el usuario puede
cambiarlo.
Basta hacer doble clic sobre la hoja.
Todo usuario organizado le da nombre a las
hojas para saber de qué trata.
No se debe meter toda la información en una sola
hoja: clasifíquela. 14

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Celdas
Para que el trabajo en una hoja de cálculo
sea efectivo, llene cada celda con un solo
dato.
Para llenar una celda, debe seleccionarla y
escribir.
Se sabe que una celda está seleccionada
porque su borde está resaltado, es más
oscuro que el de las demás celdas.
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Celda resaltada
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Desplazarse por celdas
Oprima Enter, las flechas del teclado o la
tecla TAB para moverse por las celdas.
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Rangos
Un conjunto de celdas se denomina rango.
Un rango puede ser una fila, una columna, o
un cuadro de celdas.
Por ejemplo, el rango A10:E15 se refiere a
todas las celdas comprendidas entre las
celdas A10 y E 15.
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Rango A10:E15
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Operaciones de selección
Una columna: haga un clic sobre el título
de la columna.
Una fila: haga un clic sobre el título de la
fila.
Varias celdas: haga clic en la primera celda
y arrastre el puntero hacia la dirección
deseada.
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Celdas seleccionadas
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Operaciones con selecciones
Para eliminar el contenido de las celdas
seleccionadas, oprima DELETE.
Para mover el contenido de las celdas,
coloque el puntero en uno de los bordes de
la selección hasta que aparezca una flecha.
Cuando aparezca, haga clic y arrastre.
Para cambiar el tamaño de una fila o
columna, arrastre el borde del título para
aumentar el ancho o el alto, según22 caso.
el

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Cambiar tamaño y mover
Haga
Sin sacar el puntero clic
de la selección, para
muévalo hasta que aumentar
aparezca la flecha; el
luego arrastre. ancho
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Operaciones con hojas
Para moverse entre una hoja y otra, puede:
Hacer clic en la etiqueta de hoja deseada.
Pulsar CONTROL + PAGE DOWN para
avanzar, o CONTROL + PAGE UP para
retroceder.
Usar las flechitas de desplazamiento por hojas,
haciendo clic en el botón correspondiente.
O hacer clic con el botón derecho sobre las
flechas para ver el nombre de la hoja adonde
desea moverse. 24

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Desplazamiento por hojas
Ir a la anterior Ir a la siguiente
Ir a la primera Ir a la última
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Creación y eliminación de hojas
Para insertar una nueva hoja, oprima el
menú Insertar / Hoja de cálculo.
Para borrar una hoja, haga clic con el botón
derecho sobre la hoja y elija Eliminar.
Para seleccionar un rango de hojas, haga
clic en la primera, oprima Shift y sin soltar
haga clic en la última.
Para seleccionar hojas no contiguas, oprima
Control y sin soltar haga clic en cada hoja.
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Puede borrar varias hojas seleccionadas.

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Rango de hojas
Hojas no contiguas
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Formato de selecciones
Podemos aplicar formatos similares a los de
Word a las celdas y sus contenidos.
Basta con seleccionar la celda o celdas que
se desee modificar, y hacer clic en el menú
o botón correspondiente..
Veamos un resumen de los formatos que se
pueden aplicar.
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Barra de Formato
Fuente
Tamaño de texto
Negrilla, Cursiva y subrayado.
Alineación de texto (Izquierda, centrada, derecha).
Combinar y centrar.
Continúa . . .
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Barra de Formato
Estilo moneda
Estilo porcentaje
Aumentar/ Disminuir decimales
Disminuir/Aumentar sangría
Bordes
Color de relleno
Color de fuente 30

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32. 09/26/12
Menú Formato
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33. 09/26/12
Formato / Celdas
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Formato / Celdas - Alineación
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35. 09/26/12
Formato / Celdas - Fuente
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36. 09/26/12
Formato / Celdas - Bordes
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37. 09/26/12
Formato / Celdas - Tramas
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38. 09/26/12
Formato / Celdas - Proteger
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39. 09/26/12
Formato / Autoformato
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40. 09/26/12
Formato / Formato Condicional
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Modo de obtener ayuda en Excel
Oprima F1 para activar el Asistente.
Oprima Shift+F1 y lleve el puntero hacia la
zona de la pantalla de la cual desee ayuda.
Oprima el botón derecho del mouse sobre
cualquier menú, herramienta o botón de
cuadro de diálogo para ver la opción “Qué
es esto”. Luego haga un clic sobre ese
mensaje y verá una ayuda específica.
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F1 para el Asistente
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43. 09/26/12
Shift + F1 para ayuda específica
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Ayuda en un cuadro de diálogo
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Cómo se guarda en Excel
Se elige el menú Archivo / Guardar.
La primera vez, le pedirá el nombre del
archivo y su ubicación.
Las demás veces cuando pulse el botón o el
menú Guardar, Excel no preguntará nada.
Si quiere colocar contraseña, debe elegir el
botón Opciones del cuadro de diálogo
Guardar como
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46. 09/26/12
Guardar como
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47. 09/26/12
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