Oficina apresentada para a segunda jornada em arquivologia, ocorrida na Universidade Federal do Pará em 10/12/2014

1. Oficina preservação digital
Módulo 3
Preservação digital: estratégia e
principais práticas

2. Roteiro
• Metodologia e procedimentos para
implantação de programas de preservação
digital.
• Estratégias para preservação da informação
digital.
• Manutenção e armazenamento digital
(suportes físicos).
• Repositórios digitais.
• Exemplos práticos.

3. Tipos de preservação digital
• Preservação física: relacionada aos conteúdos
armazenados nos meios de armazenamento e
suporte: CD-ROM, DVD, etc.
• Preservação lógica: relacionada aos novos
formatos para a inserção de dados, novos
softwares e hardwares. Compreende
atividades de conversão dos formatos
originais em novos formatos, pela questão da
obsolescência.

4. Tipos de preservação digital
• Preservação intelectual: compreende
mecanismos que garantam a integridade e a
autenticidade. Diferentemente do documento
impresso, o documento digital é passível de
modificação e, portanto, pode perder sua
propriedade intelectual. A preservação da
propriedade intelectual é uma das barreiras que
interferem na preservação dos objetos digitais,
pois esses são passíveis de modificação durante
as atividades de preservação.

5. Implantação de programas de
preservação digital
• A definição de uma política de preservação envolve,
geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a
criação de políticas de avaliação e seleção de materiais,
a identificação de esquemas de metainformação
apropriados (metainformação descritiva, técnica de
disseminação, estrutural e de preservação), a definição
de estratégias de preservação adequadas a cada classe
de objetos digitais, a criação de planos de sucessão
para a eventualidade da organização detentora da
informação interromper a sua atividade, a utilização de
modelos sustentáveis de financiamento, entre outros.

6. Implantação de programas de
preservação digital
Critérios de implantação
• As políticas e preservação digital devem estar alinhadas
com os objetivos da instituição, para que possam ser
definidos os tipos de informações institucionais a serem
preservados.
• Definição de prioridades (ou seja, o que deve ser
preservado) e seleção dos documentos e informações que
deverão ser preservados.
• Escolha de modelos , padrões e iniciativas de preservação
digital adotados por organismos ou instituições
arquivísticas, com o cuidado de adaptá-los a realidade e
acervo da empresa / organismo ao qual o projeto está
sendo desenvolvido.

7. Implantação de programas de
preservação digital
Critérios de implantação
• Definição clara da instituição das responsabilidades da
preservação digital, isto é, apresentando claramente quais
atividades de preservação serão realizadas e os
responsáveis desse trabalho.
• Disponibilidade de recursos financeiros, pois irá envolver
investimentos permanentes em tecnologia, infraestrutura e
capacitação de pessoal.
• Cuidados, durante a construção e desenvolvimento de um
projeto de preservação digital, de aspectos relacionados a
aspectos legais, direito autoral e autenticidade do
documento e informação a ser preservado.

8. Implantação de programas de
preservação digital
Critérios de implantação
• Análise da equipe “multidisciplinar” que ficará
responsável pelo projeto. Identificação de quais
profissionais ficarão a cargo do projeto e de qual
será sua participação nele.
• Identificação e escolha da infraestrutura
tecnológica (equipamentos, hardware), do
suporte (programas, software), e, caso necessário
do repositório digital a ser utilizada no projeto.

9. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação
• Estrutura administrativa auto-sustentável para
o programa.
• Estrutura composta por órgãos executivos e
normativos, equipe de implantação e gestão,
documentos de controle, requisitos técnicos,
dentre outros.

10. Implantação de programas de
preservação digital
1. Apresentação do PPD na instituição:
• Uma vez aceito o projeto de implantação de
preservação digital, a apresentação do programa
e de suas diretrizes básicas se faz necessária. Essa
apresentação envolve, no mínimo, esclarecer na
instituição sobre: delimitação do escopo do
programa na instituição, descrição das instâncias
diretivas, criação de comissões e estabelecimento
de documentos de controle.

11. Implantação de programas de
preservação digital
2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição
Princípios estratégicos (longo prazo):
• necessidade de salvaguarda de registros vitais para
manutenção das funções de negócios e para tomada de
decisão ;
• atendimento as suas obrigações legais e culturais;
• necessidade de racionalização da gestão dos documentos
digitais;
• necessidade de compartilhamento e reuso da informação;
• garantia de acesso à informação para usuários e cidadãos;
• atendimento as suas obrigações legais e culturais, bem
como de acesso a material digital histórico.

12. Implantação de programas de
preservação digital
2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição
Princípios táticos (médio prazo):
• necessidade de disseminação, por toda a instituição, dos benefícios
do investimento na gestão dos documentos digitais;
• necessidade de assegurar que a informação é confiável e autêntica;
• necessidade de reduzir custos de acesso a documentos
disponibilizados a longo prazo;
• possibilidade de acesso eficiente a documentos e à informação;
• importância da proteção do investimento em tecnologia da
informação;
• importância da segurança da informação via controle de acesso.

13. Implantação de programas de
preservação digital
2. Estabelecimento de princípios para o PPD na
instituição
Princípios operacionais (curto prazo):
• necessidade de acesso a documentos digitais;
• necessidade de planejamento para volumes de
dados futuros;
• necessidade de racionalização dos recursos
financeiros aplicados em tecnologia (documentos
organizados e preservados geram agilidade).

14. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
3.Definição da estrutura gerencial do PPD
• Fonte: Almeida, Cedon, Souza, 2012, p.113.

15. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
4. Definição de alçadas e autoridade:
Fonte: Fonte: Almeida, Cedón, Souza, 2012, p.114.

16. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
5. Definição de documentos de controle do PPD
• Através desses documentos especiais é possível gerenciar o
programa a partir de um pequeno número de padrões e
controles:
• Manual do Programa (MP)- definidas as características de todos
os documentos de controle e das comissões
• Procedimentos Gerais (PGs) - contêmas diretrizes globais para
atender aos requisitos do PPD em cada instituição, em particular.
• Procedimentos Específicos (PEs) – englobam detalhes não
contemplados no Procedimento Geral.
• Documentos Complementares /Instruções de Trabalho -
detalham alguma especificidade de uma instituição ou processo.

17. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
6. Recursos para manutenção do PPD
• a quantidade dos recursos digitais que requerem preservação;
• o escopo e a complexidade dos formatos;
• o nível de controle requerido sobre os recursos digitais;
• o padrão de acesso necessário para atender aos objetivos da
organização;
• o grau de padronização dos recursos digitais na organização;
• a necessidade de gerenciar mudanças tecnológicas ao longo do
tempo;
• a necessidade de equilibrar custos de preservação digitais e
tradicionais.

18. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
6. Recursos para manutenção do PPD
• a implementação e manutenção dos procedimentos e
atividades relativas ao PPD, bem como aquelas que
promovam sua melhoria contínua;
• a garantia de que os recursos humanos possuem
competências apropriadas para as tarefas necessárias;
• o atendimento a orientações de instâncias superiores
no âmbito do PPD, bem como a legislação pertinente;
• investimentos financeiros, humanos, em infraestrutura
e em condições de trabalho adequadas para atender os
requisitos do programa.

19. Implantação de programas de
preservação digital
Metodologia de implantação:
7. Estabelecimento de requisitos para implantação do PPD na
instituição
• Os requisitos do PPD são descritos documentos de controle que
orientam a implantação e a manutenção do programa:
Requisitos para projeto, implementação e manutenção de
documentos digitais
Avaliação de documentos digitais para preservação a longo prazo
Seleção de documentos digitais para preservação permanente
Acesso a registros digitais preservados
Recuperação de documentos digitais preservados
Auditoria e controle de repositórios digitais

20. Estratégias de preservação digital
Práticas de gestão de documentos necessárias
para a realização do projeto de preservação
digital:
• Organização / ordenação
• Avaliação
• Arranjo
• Descrição (Indexação)

21. principais estratégias de preservação
digital
Migração
“procedimento de transferência do objeto digital para um
suporte/plataforma (podendo abranger hardware, software e
formatos) de geração tecnológica subsequente, permitindo que
as informações estejam acessíveis ao longo do tempo.”
“Exemplos: de um CD-ROM para outro CD-ROM mais novo, de
disquete para um DVD; de um formato ultrapassado para um
formato mais atual ou para um formato padronizado, por
exemplo: de MSWord para Xml ou ASCII; de uma plataforma
computacional em vias de descontinuidade para outra mais
moderna’

22. principais estratégias de preservação digital
Migração: principais tipos
• Migração para suportes analógicos: baseia-se na conversão
do objeto digital para um suporte analógico como o papel
ou microfilme.
• Atualização de versões: seu objetivo é permitir que objetos
digitais produzidos por determinado software, seja
acessível pelo software de geração mais atual.
• Conversão para formatos concorrentes: deve levar em
consideração a retrocompatibilidade oferecida pelo novo
formato.
• Normalização: visa a diminuir o numero de formatos
distintos em que estão inseridos no repositório de objetos
digitais.

23. principais estratégias de preservação
digital
Migração: principais tipos
• Migração a-pedido: neste modelo de preservação, as conversões
são aplicadas sempre no objeto original. Pretende-se com isso,
evitar distorções e perda de informações proporcionado por
sucessivas migrações, que partem do principio de migrar o
objeto subsequente.
• Migração distribuída: segundo Ferreira (2006, p.41) “neste tipo
de migração, existe um conjunto de serviços de conversão que
se encontram acessíveis através da Internet e que poderão ser
invocados remotamente recorrendo a uma pequena aplicação
do cliente”.
• Atualização/refreshing: considerado uma espécie de migração, a
atualização baseia-se na transferência dos objetos digitais de um
suporte físico de armazenamento para outro mais atual.

24. Principais estratégias de preservação
digital
Emulação
“baseia-se na utilização de um software (denominado
emulador) que tem a função de reproduzir o
comportamento de um determinado hardware e/ou
software em uma plataforma com a qual não era
compatível.”
“dois tipos: emuladores de sistemas operacionais, com
objetivo na reprodução de um sistema operacional por
completo, e emuladores de hardware, possibilitando que
vários sistemas operacionais e correspondentes aplicações
possam ser executados no contexto de um único
emulador”

25. principais estratégias de preservação digital
Emulação: procedimentos
Descrever detalhadamente a tecnologia utilizada para recriar
o ambiente, evitando a perda de detalhes técnicos que, por
vezes, serão necessários para manutenção da tecnologia
que dá o acesso aos objetos digitais. Anexar anotações de
metadados na superfície de cada encapsulamento com a
finalidade de permitir a decodificação dos dados obsoletos
contidos, e prover qualquer informação desejada sobre
esses registros. Acrescenta-se que a emulação precisa do
desenvolvimento de técnicas de encapsulamento de
documentos, seus metadados, softwares e especificações
de emulador, de forma a assegurar sua coesão e prevenir a
corrupção.

26. principais estratégias de preservação digital
Encapsulamento
“Consiste em preservar juntamente com o objecto digital
toda a informação necessária e suficiente para suportar
o futuro desenvolvimento de conversores,
visualizadores e emuladores.”
“Visa a reunir, em conjunto com o recurso digital, todos
os elementos que sejam necessários para manter o
acesso a ele. Isto pode incluir metadados, softwares
visualizadores e arquivos específicos constituintes do
recurso digital.”

27. principais estratégias de preservação
digital
Conservação de hardware e software (preservação da
tecnologia)
• Preservar o contexto tecnológico utilizado originalmente na
criação e uso dos objetos digitais que visam ser
preservados. Significa que o hardware e software
necessários para o acesso e apresentação do objeto digital
devem ser conservados, recebendo manutenção constante.
• Ações necessárias: armazenamento das cadeias de bits em
uma mídia digital estável e a preservação desta mídia;
copiar ou atualizar os dados para uma nova mídia;
preservar a aplicação original, os programas e as
plataformas para processar essas aplicações.

28. principais estratégias de preservação
digital
Pedra de Rossetta digital
• Pedra de Rosetta: encontrada no Egito em 1799, que
permitiu aos paleógrafos Jean- Francois Champollion e
Thomas Young decifrarem os hieróglifos egípcios.
• “Consiste em imprimir em papel um conjunto
representativo de documentos de texto juntamente com a
sua representação binária. No futuro, as regras necessárias
para interpretar e migrar os objetos para um novo formato
poderiam ser inferidas, comparando os documentos
impressos com a sua representação binária.”
• Ultimo recurso a ser usado para preservação digital.

29. principais estratégias de preservação
digital
Reprografia (digitalização)
A tecnologia da digitalização é a mais flexível ferramenta de
arquivamento, preservação e acesso a documentos por
meio do armazenamento de suas imagens em formato
digital. Para administrar tais serviços criou-se programas e
softwares que convertem informações, as quais podem ser
voz, texto e imagens, para forma digital. Funciona com
softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas,
em geral, para armazenamento. Usa-se a tecnologia de
informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar
versões digitais das informações.

30. principais estratégias de preservação
digital
Arqueologia digital
Consiste em resgatar recursos digitais os quais
se tornaram inacessíveis pelo resultado da
obsolescência tecnológica e/ou degradação da
mídia, não é tanto uma estratégia em si
mesma, mas uma substituta para quando
materiais digitais ficaram fora de um
programa de preservação sistemática.

31. principais estratégias de preservação
digital
Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos)
Além da informação contida em determinado documento, fatores
extrínsecos e intrínsecos devem ser considerados:
• Temperatura: O calor acelera a velocidade da maioria das reações
químicas, inclusive a deterioração, que é aproximadamente dobrada a
cada aumento de temperatura em 10º C.
• Umidade: Os altos níveis de umidade relativa do ar fornecem o meio
necessário para promover reações químicas danosas, já a umidade
relativa extremamente baixa pode levar ao ressecamento e ao
aumento da fragilidade.
• Fatores Biológicos – danos causados pela atuação de microorganismos,
insetos e vertebrados.

32. Manutenção e armazenamento digital
(suportes físicos)

33. Manutenção e armazenamento digital
(suportes físicos)
• Evitar estantes de madeira ou ferro.
• Manter as instalações e equipamentos limpos e longe
de poeira.
• Utilizar envelopes, caixas ou pastas de material
arquivístico (ou seja, com ph neutro ou de polietileno e
que não apresente riscos de entrar em contato com o
documento, danificando seu conteúdo).
• Higienização : pistola de ar, Tergitol (CDs), “máquinas
de limpeza”, surfatantes não-iônicos, água destilada,
luvas de algodão.
• Correto manuseamento.

34. Repositórios digitais
• Os repositórios digitais surgiram a datar da Iniciativa dos
Arquivos Abertos – Open Archives Initiative (OAI) e do
Movimento de Acesso Livre (Open Access), tornando-se
atores importantes na dinamização do processo de
comunicação científica e sendo utilizados por instituições
de ensino e pesquisa para a preservação da memória
institucional a partir do autoarquivamento de diversas
tipologias documentais.
• podem ser entendidos também como ambientes
informacionais de arquivo, uma vez que dispõem dos
elementos fundamentais para o desenvolvimento das
práticas arquivísticas, configurando-se como uma
possibilidade de atuação do arquivista no ambiente digital.

35. Repositórios digitais
• Repositórios mais utilizados:
• Eprints(http://www.eprints.org)
• Fedora(http://fedoraproject.org)
• DSpace (http://dspace.org)

36. Repositórios digitais

37. Repositórios digitais

38. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de
Arquivos da UNICAMP

39. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de
Arquivos da UNICAMP

40. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de
Arquivos da UNICAMP

41. Exemplos práticos: Arquivo Central do
Sistema de Arquivos da UNICAMP

42. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de
Arquivos da UNICAMP

43. Exemplos práticos: Arquivo Central do
Sistema de Arquivos da UNICAMP

45. Conclusão
• Ao se abordar projetos e estratégias de
preservação digital, esta oficina volta-se para o
despertar dos arquivistas, sobre o seu papel
enquanto profissionais gestores da informação,
independente do meio, suporte ou formato em
que se apresenta. O desenvolvimento de estudos
nesta área, e paralelamente à divulgação de seus
resultados, permite que os profissionais da
informação acompanhem as evoluções impostas
pela tecnologia, tendo ciência dos desafios que
permeiam seu campo de trabalho.