Slideshow for Interreg Informatiesessie Financiele Administratie

2. Financieel Management
en
Administratie
in
INTERREG V projecten
Financieel 2 Management in
INTERREG | 28-10-2014

3. Introductie
3 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Martijn Warmerdam
Bart Janssen
Tineke Smegen

4. 4 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Programma
1. Algemene Management Structuur
2. Financieel Management en Administratie
3. Audit en Controle
4. Lead Partner Rol en Taken
5. INTERREG Vb en Vc, wat is nieuw?

5. Algemene Management Structuur
Contact Points
Joint Technical
Secretariat
Project Partner
Beneficiary
5 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Project Partner
Beneficiary
Lead Partner
Beneficiary
Project Partner
Beneficiary
Sub Partner
Beneficiary
Sub Partner
Beneficiary
Sub Partner
Beneficiary
Programma
Autoriteiten
€ € €

6. Algemene Management Structuur
Management
Autoriteit
Lead Partner
6 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Project Partner
Sub Partner
Subsidie Contract
Partner Contract
Sub partner
Contract

7. Financieel Management irt Project Uitvoering
7 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Programme
result
indicator
Programme priority
specific objective
Actions to be
supported
Programme
output
indicators
Project
overall
objective
Project
results
Project
specific
objectives
Project
main
outputs
Programma
Autoriteiten
€ € €

8. Administratie
Link tussen activiteiten, kosten en verantwoording
Uitnodigingen
Partnermeeting
EU/INTERREG
logo’s
8 Titel presentatie
Agenda
Travel order
Notulen
Deelnemers
INTERREG | datum presentatie
lijst
Betaalbewijzen
Facturen
Boarding pass
Tickets

9. Controle Cyclus – personeel en extern
BBeettaaaallbbeewwiijjzzeenn
FFaaccttuurreerriinngg Gunning /
9 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Arbeids
overeenkomst
LLoooonnssttrrooookk
UUrreennssttaatteenn
(Technische)
Specificaties
BBeettaaaallbbeewwiijjss OOffffeerrtteess
Opgeleverde
prestaties
Contract

10. First Level Control
Lead Partner
10 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
Certificerings
Authoriteit
Project Partners
Eerstelijns
controleurs (FLC)
Project Partner
Beneficiary
Lead Partner
Beneficiary
Project Partner
Beneficiary
Management
Authoriteit / JTS
€ € €
€ € €

11. First Level Control en Audit
11 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
2nd Level
Control
3rd Level
Control
Joint Technical Betaling EFRO
Secretariat
1st Level
Control
Project

12. Lead Partner Rol en Taken
• Link tussen partners en Programma
• Bouwen van partnerschap: oog voor culturele verschillen!
12 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
• Trainen Partners/Beneficiaries
• Trainen Financieel Managers
• Consolideren Rapportages
• Doorbetaling EFRO bijdrage
• Samengevat: zorg dragen voor zorgvuldige (financiële) projectuitvoering

13. INTERREG V Programma Informatie
1. INTERREG B Noordwest Europa
13 Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014
2. INTERREG B Noordzee Regio
3. INTERREG C Europa

14. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
14
Toelichting op:
• Programmakenmerken specifiek voor INTERREG VB NWE
• Aanvraagprocedure
• Financiële / administratieve aandachtspunten
• Planning van programma-ontwikkeling
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

15. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
15
Programmakenmerken specifiek voor INTERREG VB NWE
• Subsidiepercentage wordt 50% of 60% (nog niet vastgesteld)
• Geen maximale looptijd voor projecten
• Samenwerken met partners buiten NWE mogelijk tot maximaal 20%
van totale subsidiabele kosten
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

16. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
16
Aanvraagprocedure:
• Two-step aanvraagprocedure
• Twee calls per jaar open voor zowel Step 1 als Step 2
• Step 2 aanvraag mag alleen na goedkeuring van Step 1, het is dus
niet mogelijk om direct een Step 2 aanvraag in te dienen!
• Herkansing van Step 2 aanvraag alleen in uitzonderlijke gevallen,
normaliter besluit de PSC alleen “approved” of “rejected”
• PSR is in ontwikkeling, naar verwachting in januari 2015 opengesteld
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

17. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
17
Financieel / administratieve aandachtspunten:
• Staff costs: drie opties voor berekening van personeelskosten
1. Flat rate van 20% van totale subsidiabele kosten
2. Werkelijke kosten met vereenvoudigde rekenregels per lidstaat
3. Standard unit costs met vaste uurtarieven
Nog onbekend of per project of per partner methodiek gekozen
wordt.
• External experts: geen maximaal tarief per dag, aanbestedingsregels
worden aangescherpt (voorstel: boven EUR 5.000,00 drie offertes)
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

18. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
18
Financieel / administratieve aandachtspunten:
• Travel & Accommodation: blijft als budgetline
• Equipment: blijft als budgetline
• Works & Infrastructure: in plaats van “Investment”
• Overhead: krijgt een flat rate van 15%
• Preparation costs max. EUR 25.000,00 ERDF – lump sum
• Bevoorschotting (o.a. aan MKB) wordt nog besproken
• Staatssteun – GBER invoering voor vrijstelling staatssteun wordt
besproken
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

19. INTERREG VB NWE (Noordwest Europa)
19
Planning van programma-ontwikkeling
Oktober 2014: PPG waaruit de actuele inzichten zijn voortgekomen
December 2014: PPG waarin vervolgbesluiten genomen moeten gaan
worden (o.a. wel/niet ontwikkelen van GBER en
vaststellen Guidance Notes)
Begin 2015 (verw.):Goedkeuring programma door Europese Commissie
Voorjaar 2015: 1ste Call openstelling (optimistisch)
Zomer 2015: Sluiting en beslissing op aanvragen in 1ste Call
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

20. INTERREG VB NSR (Noordzee Regio)
20
Toelichting op:
• Programmakenmerken specifiek voor INTERREG VB NSR
• Aanvraagprocedure
• Financiële / administratieve aandachtspunten
• Planning van programma-ontwikkeling

21. INTERREG VB NSR (Noordzee Regio)
21
Programmakenmerken specifiek voor INTERREG VB NSR
• Subsidiepercentage wordt 50%
• Samenwerken met partners buiten NSR mogelijk
(tot max 20% van programmabudget en alleen als partner van
Buiten NSR aantoonbare toegevoegde waarde biedt die niet
binnen de regio voorhanden is)

22. INTERREG VB NSR (Noordzee Regio)
22
Aanvraagprocedure:
• Twee-step aanvraagprocedure
• Twee CfP’s per jaar open voor zowel Step 1 als Step 2
• Stap 2 aanvraag mag alleen na goedkeuring van Step 1,
dus niet mogelijk om direct een Step 2 aanvraag in te dienen!
• Uitzondering om voor 1e Call direct een Step 2 aanvraag
in te dienen
• aanvraagprocedure wordt geëvalueerd,
tbv effectiviteit/ efficiency en verbeteringen.

23. INTERREG VB NSR (Noordzee Regio)
23
Financieel / administratieve aandachtspunten:
• Travel & Accommodation: blijft als budgetline
• Equipment: blijft als budgetline
• Works & Infrastructure: budgetline in plaats van “Investment”
• Overhead: krijgt een flat rate van 15% op basis van staff costs

24. 24
INTERREG VB NSR (Noordzee Regio)
Planning van programma-ontwikkeling
September 2014: PPG waaruit de actuele inzichten zijn voortgekomen
December 2014: PPG waarin vervolgbesluiten genomen moeten gaan
worden
Begin 2015 (verw.):Goedkeuring programma door Europese Commissie
Voorjaar 2015: 1ste Call openstelling april 2015 (verwachting)
Zomer 2015: Sluiting en beslissing op aanvragen in 1ste Call

25. INTERREG VC EUROPE
Toelichting op:
• Programmakenmerken specifiek voor INTERREG Europe
• Aanvraagprocedure
• Financiële / administratieve aandachtspunten
• Planning van programma-ontwikkeling
25
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

26. INTERREG VC EUROPE
Programmakenmerken specifiek voor INTERREG Europe
• Subsidiepercentage wordt 85% voor public (law) bodies
• Subsidiepercentage wordt 75% voor private non-profit bodies
• Subsidiepercentage wordt 100% voor Policy Learning Platforms
26
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

27. INTERREG VC EUROPE
Financiële / administratieve aandachtspunten
• Real cost options voor personeelsonkosten
• Overhead krijgt een flatrate 15%
• Contracting partner betaalt en rapporteert
27
dus: geen shared costs
• Projectpartners indeling:
• Public authorities;
• Public law bodies;
• Private non-profit bodies
(kunnen geen leadpartner zijn).
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

28. INTERREG VC EUROPE
Planning van programma-ontwikkeling
December 2014: Kick-off event in Bologna
Voorjaar 2015: Goedkeuring programma door Europese Commissie
Voorjaar 2015: 1ste Call openstelling
Medio 2015: Sluiting en beslissing op aanvragen in 1ste Call
28
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014

29. Vragen?
Martijn Warmerdam
06-53237560
m.warmerdam@reeleaf.nl
www.reeleaf.nl
Bart Jansen
06-18885061
b.janssen@subsidiehuis.nl
www.subsidiehuis.nl
Tineke Smegen
059-2365412
t.smegen@drenthe.nl
www.drenthe.nl
29
Financieel Management in
INTERREG | 28-10-2014