Reunión de bibliotecarios de la península de Yucatán XIX Alicia Barnard Amozorrutia

1. RETOS EN LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DIGITALES
Alicia Barnard A.
XVIII Reunión de
Bibliotecarios de la
Península de Yucatán
Febrero 21, 2013
Mérida, Yucatán

2. RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES.
PROYECTO INTERPARES
No existen como entidades físicas, están constituidos por componentes digitales
vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de
archivo “almacenado”).
Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no es posible
mantener o preservar documentos de archivo digitales, sólo tener la habilidad de
reproducirlos o recrearlos.
Es difícil la posibilidad de la reproducción y manipulación para identificar la
versión final, oficial, fiable y precisa cuando no se cuenta con un plan de
archivos que contemple al menos políticas, procedimientos o lineamientos con
base en estándares internacionales.
La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un
lapso de tiempo muy corto.
Es difícil proteger la propiedad intelectual y los derechos de privacidad.
Alicia Barnard

3. RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DIGITALES. PROYECTO INTERPARES. CONT.
 La mayoría de los sistemas que debieran contener documentos de archivo
no lo hacen, esto debido a que las entidades que los contienen carecen
de forma fija y contenido estables.
 En sistemas dinámicos, su contenido depende de datos extraídos de una
variedad de otros sistemas que pueden tener representaciones variables.
(Ej. sitios de estado del tiempo))
 En sistemas experienciales se pretende incorporar el comportamiento de
un sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivas
del usuario. (Ej. Modelaje de mercados financieros, arte interactivo)
 En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuario
desde otro sistema causa un cambio de contenido y/o de forma. (Ej.
Transacciones bancarias, trámites electrónicos)
 Los sistemas que contienen los documentos de archivo contienen malos
documentos de archivo, en principio, debido a que carecen de contextos
identificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentos
de archivo que están fuera del sistema.
Alicia Barnard

4. CONSIDERACIONES DE LOS 80’S
La preservación en el largo plazo depende de mejores
programas de gestión documental
La necesidad de sistemas integrados para el manejo de
archivos electrónicos y papel
El establecimiento de vigencias al diseñar el sistema
Necesidad de recursos
Desarrollo de políticas y procedimientos.
Alicia Barnard

5. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA
 La Gestión Documental y la Archivística tienen la misma función,
organización, mantenimiento y conservación de documentos de archivo
auténticos, fiables y precisos a partir de su producción
 La Gestión Documental está a cargo de los mismos profesionales,
llámense "archivistas” o “gestores de documentos".
 Se entiende a la Gestión Documental como una etapa del proceso
archivístico, orientado a apoyar la administración y operación de las
organizaciones.
 La Gestión Documental es una actividad, que junto con otras
similares, dentro de la organización tales como recursos humanos,
presupuesto y contabilidad, recursos materiales, etc. forman parte de la
logística para el desarrollo de actividades sustantivas.
 La Gestión Documental hace evidente la importancia del
mantenimiento de contextos como elementos esenciales para que el
documento de archivo sirva como evidencia y prueba de actos o trámites
durante el tiempo que sea necesario.
 La Gestión Documental viene a redefinir una parte de la archivística
que se actualiza y moderniza dentro de las organizaciones públicas y
privadas.
Llansó, Joaquim: Lección Magistral, Diplomado sobre
Administración y Preservación de Archivos Digitales.
Fundación Azmos, 2013

6. Rendición Valor de
de cuentas prueba
Protección de
datos
personales Legislación
archivística
Acceso a la
información Otra
Legislación
Análisis
de Normatividad y
riesgos estandarización
TI,
Seguridad
Informática Gestión Cultura
documental organizacional
Alicia Barnard

7. La intangibilidad de los archivos y las instituciones archivísticas “sin
paredes”
El contexto, el contenido y la estructura
El ciclo de vida vs. el modelo de continuidad
La macro-valoración de funciones sociales
La preservación en el largo plazo
Las redes sociales, la nube, e.gobierno, acceso a la información,
protección de datos
Alicia Barnard

8. NUEVOS RETOS EN EL SIGLO 21
Los documentos de archivos en:
• Los medios sociales en la Web 2.0
• Los servicios de la “nube”
Los documentos de archivo y E. Gobierno:
• Entre las instituciones
• Para trámites con los ciudadanos
• Suministro de servicios
• Acceso a la información
• Participación activa delos ciudadanos en políticas de
gobierno
Alicia Barnard

9. REDES SOCIALES
La Fuerza de Tarea recomienda que las agencias de
gobierno que desean utilizar sitios de terceros con
propósitos de colaboración, entrega de servicios o
diseminación de la información aseguren que
copias de los documentos de archivo generados
de tal forma sean retenidos en posesión de la
Comunidad de tal forma que cumplan con la
definición de Documento de Archivo de la
Comunidad….cualquier información creada o
recibida por la Comunidad en el curso del
desempeño de un negocio.
Iacovino, Livia: Beyond distributed networks: participatory governance of digital
memory. Memorias del Seminario Internacional: El futuro de la memoria: el
patrimonio archivístico digital. Ed. Arquivo de Galicia. Santiago de Compostela,
noviembre 18-19, 2010, pp. 9-32

10. LOS SERVICIOS DE LA NUBE Y GESTIÓN
DOCUMENTAL
Nube privada. La organización requiere definir y normar la responsabilidad de la
producción y mantenimiento de archivos según la función.
Nube comunitaria. La comunidad requiere definir y normar cómo se gestionarán
los documentos de archivo que se producen.
Nube pública. Se desconoce si tienen mecanismos de gestión documental. Su
contratación demanda de especificaciones concretas respecto de la producción,
mantenimiento, clasificación y disposición de los documentos de archivo
Nube híbrida. Es necesario establecer la normatividad respecto de la producción,
mantenimiento y disposición de los documentos de archivo.
Alicia Barnard

11. E. GOBIERNO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Además de la
firma electrónica
¿Cuáles son las Los repositorios
¿Se tiene una
medidas para digitales
visión integrada
garantizar ¿cumplen con
de e.gobierno y
autenticidad, algún criterio o
gestión
fiabilidad e norma de
documental?
integridad de los certificación?
materiales de
e.gobierno?
Alicia Barnard

12. COSTOS DEL MANEJO INADECUADO DE LA
INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Desconfianza del
ciudadano en sus
gobernantes
Disposición de Imposibilidad de
materiales cumplimiento a
documentales de disposiciones legales
forma arbitraria o normativas
Uso parcial de la Incapacidad para
información que se la práctica legal
produce adecuada
Insuficiencia de
información para resolver
asuntos técnicos o
administrativos

13. CONCLUSIONES
Las iniciativas de gobierno electrónico deben
incluir proyectos orientados específicamente
para los archivos públicos y la gestión de
documentos
Los aspectos de gestión documentales deben
ser lideradas por profesionales de la
Archivística y las Ciencias de la Información y
no exclusivamente por ingenieros de sistemas.
La base de un buen gobierno electrónico no es
la tecnología sino la información.
Zapata, Carlos A.: Implicaciones de la gestión documental en la fase de información del
Programa de Gobierno en Línea en Colombia. Séptima Semana Nacional de la Transparencia
“Transparencia y su impacto en la Gestión Pública” México, agosto 25-27, 2010

14. CONCLUSIONES
Incorporar a la gestión documental y preservación de documentos de archivo
dentro de las políticas de e.gobierno.
Establecer las políticas, métodos y guías para la producción, mantenimiento
y preservación de los documentos de archivo digital o informaciones creadas
a través de los diferentes ambientes que utilizan las organizaciones
Reducir riesgos mediante la incorporación del análisis y evaluación de
riesgos en el manejo de los documentos de archivo digitales creados en los
diferentes ambientes de las organizaciones
Desarrollar programas o estrategias de investigación para dar soluciones a la
creación, manejo y preservación de los documentos de archivo digitales en
los diferentes ambientes
Establecer programas de formación profesional y capacitación continua en
materia de gestión y preservación de documentos de archivo digitales.
Integrar equipos multidisciplinarios, interdisciplinarios y transdisciplinarios

15. ¡MUCHAS GRACIAS!
ALICIA
barnard.alicia@gmail.com