Time management

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Apprenez à gérer efficacement votre temps pour être plus productif

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Time management

  1. 1. Time Management 12 Septembre 2014 CIPMEN
  2. 2. Sommaire 1. Objectif du séminaire 2. Diagnostic 3. Définition du temps 4. Le paradoxe du temps 5. Quelques réflexions sur le temps 6. Nos mauvaises habitudes 7. Grignoteurs du temps 8. Les obstacles de la maîtrise du temps 9. Loi des 80/20 (Principe de Pareto) 10. Axes essentiels pour améliorer la gestion du temps 11. La méthode NERAC 2
  3. 3. Objectifs du Séminaire  La gestion du temps vous aide en :  Vous faisant prendre conscience du temps, de son utilisation  Vous donnant les grands axes de la maîtrise du temps : des méthodes  Vous fournissant des outils matériels 3
  4. 4. Diagnostic  Symptôme : être constamment déborde  Maladie : Lifophilie chronique  Remède : établir régulièrement des priorités 4
  5. 5. Une Définition du temps Le grand mage proposa d ’ abord cette question : Quelle est de toutes les choses du monde la plus longue et la plus courte, la plus prompte et la plus lente, la plus divisible et la plus étendue, la plus négligée et la plus regrettée, sans qui rien ne se peut faire, qui dévore tout ce qui est petit, et qui vivifie tout ce qui est grand? «Zadig » Voltaire 5
  6. 6. Le Paradoxe du temps  Comme toute ressource, le temps est disponible et destiné à être utilisé. C’est, à l’évidence, la plus démocratiquement répartie; que l’on soit puissant ou misérable, entreprenant ou oisif, génial ou stupide, chacun en a strictement autant à sa disposition.  Le paradoxe du temps, c ’ est que rares sont ceux qui estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de sa totalité.  A la différence des autres ressources, celle-ci ne peut être achetée ou vendue, empruntée ou volée, stockée ou économisée, fabriquée, multipliée ou modifiée. On ne peut qu’en faire usage. Et si l’on ne s’en sert pas, elle n’en disparaît pas moins.  Elle est, à l ’ évidence, la plus précieuse de toutes, puisqu’elle est la seule à ne pas être renouvelable. 6
  7. 7. Le temps  Le temps est une ressource ayant une valeur :  Rationnelle  Psychologique  Monétaire 7
  8. 8. Le temps  Le temps est notre ressource la plus précieuse, qui, si elle est gaspillée entraîne :  Des tensions nerveuses  Des coûts monétaires inutiles  Des pertes d’opportunité 8
  9. 9. Le temps  Le temps c’est un capital : « Le temps est le seul capital des gens qui n’ont que leur intelligence pour fortune »  Le temps c’est le pouvoir : « Avoir du pouvoir, c’est contrôler le temps des autres et le sein propre »  Le temps au coeur de l’époque actuelle : « La machine clé de l ’ age industriel moderne n’est pas la machine à vapeur, c’est l’horloge » 9
  10. 10. Le temps 10
  11. 11. Le temps 11
  12. 12. Nos mauvaises habitudes  Nous faisons :  Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît  Ce qui va vite avant ce qui prend longtemps  Ce qui est facile avant ce qui est difficile 12
  13. 13. Nos mauvaises habitudes  Ce qui nous savons faire avant ce qui est nouveau  Ce qui est urgent avant ce qui important  Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi 13
  14. 14. Grignoteurs du temps  Absence de planning  Absence de priorités  Excès d’engagements Management par crise  Précipitation 14
  15. 15. Grignoteurs du temps  Paperasserie et lecture  Routine et train-train  Visiteurs  Téléphone  Réunions  Indécision 15
  16. 16. Cheminement pour s’organiser 16 Sacher comment votre temps est utilisé Tenez périodiquement un journal de temps Identifiez les principales causes de perte de temps Analyser votre journal de temps Réviser vos méthodes de travail et utilisez des outils d’organisation Utilisez : • les fiches d’organisation personnelle • le guide personnel d’organisation 1. 2. 3.
  17. 17. Les obstacles de la maîtrise du temps  Nous ne nous connaissons pas assez nous-mêmes  Nous nous laissons trop encombrer par nous-mêmes et par les autres  Nous ne réfléchissons pas assez sur l’emploi que nous faisons de notre temps 17
  18. 18. La loi des 80/20 (principe de PARETO) Temps Résultats 20 % 80 % Temps Résultats 1820% du temps investi produit 80%du résultat 20 % 80 %
  19. 19. Gérer son temps est un art de vivre  Fixer vous des buts  D’ordre personnel  D’ordre professionnel 19
  20. 20. Le temps « Il vaut mieux faire « LE BON TRAVAIL » (Efficience) que « BIEN » faire un travail (Efficacité). » 20
  21. 21. Votre cube temporel hebdomadaire après classement de vos activités Activités accessoires mais souhaitables Activités importantes Activités critiques 21 Activités accessoires et inutiles
  22. 22. Aménager son temps est un art de vivre  Tenez compte :  De votre horloge interne  Des circonstances 22
  23. 23. Les règles générales du cycle d’efficacité Le rendement maximal est atteint le matin L ’ après-midi commence par le creux-post-déjeuner Une phase intermédiaire d’efficacité apparaît en fin d’après-midi La courbe décroît progressivement en début de soirée 23Le point le plus bas est atteint à partir de minuit
  24. 24. Déterminer les priorités  Par l’analyse rapide des tâches selon :  L’urgence  L’importance 24
  25. 25. Gestion du temps Pas urgent Urgent Pas important Jamais fait Important Pas toujours fait 25 Fait Toujours fait C’est la difficulté
  26. 26. Grille des priorités Dans le sens de la pression qui monte Tâches C à déléguer Tâches A à faire immédiatement Tâches B fixer un délai éventuellement le déléguer 26 P Urgence Dans le sens de la durée, du futur, des objectifs … Importance
  27. 27. Donner du temps au temps De même qu’on éteint l’incendie de forêt par un contre feu , il faut pour lutter contre le manque de temps, consacrer du temps à réfléchir sur l’emploi de son temps. 27
  28. 28. La préparation de la journée  Avantages  Le plan préserve de la dispersion  Le plan engendre une meilleure gestion du temps  Le plan oblige à se remémorer les tâches à effectuer 28
  29. 29. Les avantages de la planification Atteindre mieux et plus vite vos objectifs professionnels et personnels. Économiser et gagner du temps pour les tâches et objectifs vraiment importants (tâches de direction, créativité, famille, …). Vue d’ensemble de tous les projets, tâches, activités. Moins d’agitation et de stress, mieux prévoir ce qui peut arriver au cours d’une journée. 29
  30. 30. Planifier c’est économiser du temps  En anticipant :  Des résultats à atteindre  Des activités que l’on aurait pu omettre  Des obstacles qui pourraient surgir en cours de route  Des moyens à mettre en oeuvre  Des informations à recueillir 30
  31. 31. La méthode NERAC  N – Noter les activités, tâches à accomplir  E – Estimer les durées  R – Réserver du temps  A – Arbitrer par priorités  C – Contrôler 31
  32. 32. Noter les tâches à accomplir Faire une liste des tâches à accomplir absolument dans la semaine (voire le mois) Noter : Le travail inachevé Les nouvelles tâches Les délais à respecter Les coups de fil à donner, la correspondance à faire  32 Les activités fixes, qui reviennent périodiquement .
  33. 33. Évaluer la durée des activités Noter pour chaque activité une heure de début et une heure de fin (même approximative) Veillez à ne pas surplanifier (on prévoit souvent plus qu’on ne peut réaliser) Respecter les limites que vous vous êtes fixées (gérez votre budget-temps comme vos dépenses d’argent) Éliminez les factures de dérangement 33
  34. 34. Réserver du temps disponible  Planifiez au plus 60% de votre temps  Répartissez votre temps en 3 parties :   60% pour les activités planifiées (emploi du temps de la journée)   20%pour les activités imprévues   20%pour les activités libres et sociales (moments créatifs)  Par prudence ne planifiez même que 50% de votre temps et gardez 50% en réserve 34
  35. 35. Arbitrer par priorités  Élaguez avec réalisme votre liste d’activités  Établissez des priorités  Opérez des sélections  Déléguez des tâches  Reportez, supprimez ou faites des heures supplémentaires pour terminer le reste 35
  36. 36. Contrôler à posteriori  Contrôlez ce que vous avez planifié  Si vous avez reporté plusieurs fois une activité  Replanifiez la tâche non achevée, cela vous obligera à vous y attaquer  Rayez-la, si l ’ affaire s ’ est réglée d’ elle-même ou n’ est plus prioritaire. 36

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