1. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ
C S D LI U TRÊN B NGƠ Ở Ữ Ệ Ả
TÍNH EXCEL
1
19/08/13

2. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
C S D LI U TRÊN B NG TÍNH EXCELƠ Ở Ữ Ệ Ả
• KHÁI NI M C S D LI U (DATABASE)Ệ Ơ Ở Ữ Ệ
• CÁC D NG VÙNG TIÊU CHU N TRONG C S DẠ Ẩ Ơ Ở Ữ
LI UỆ
• THAO TÁC TÌM KI M, RÚT TRÍCH VÀ XOÁẾ
• CÁC HÀM TRONG C S D Li UƠ Ở Ữ Ệ
219/08/13

3. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1. KHÁI NI M C S D LI U (DATABASE)Ệ Ơ Ở Ữ Ệ
• D li u (Hay c s d li u vi t t t là CSDL) là t pữ ệ ơ ở ữ ệ ế ắ ậ
h p các d li u, thông tin đ c t ch c theo c uợ ữ ệ ượ ổ ứ ấ
trúc d ng b ng đ có th li t kê, truy tìm, xoá,ạ ả ể ể ệ
rút trích nh ng dòng d li u tho mãn m t tiêuữ ữ ệ ả ộ
chu n nào đó nhanh chóng.ẩ
• Vùng Database (vùng c s d li u): g m ít nh tơ ở ữ ệ ồ ấ
2 dòng. Dòng đ u tiên ch a các tiêu đ c t, m iầ ứ ề ộ ỗ
tiêu đ trên m t c t, không trùng l p, T ̀ dòngề ộ ộ ặ ư
th ́ 2 tr điư ở chứa DL, mỗi dòng là một bản ghi.
• Vùng Criteria (vùng tiêu chu n): ch a đi u ki nẩ ứ ề ệ
đ tìm ki m, xoá, rút trích.. Vùng này g m ít nh tể ế ồ ấ
2 dòng: Dòng đ u tiên ch a các tiêu đ các c t,ầ ứ ề ộ
các dòng còn l i ch a đi u ki n.ạ ứ ề ệ
319/08/13

4. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Vùng Extract (vùng trích d li u): ch a các b n ghi c aữ ệ ứ ả ủ
vùng Database tho mãn đi u ki n c a vùng tiêuả ề ệ ủ
chu n.ẩ
Ví d :ụ
419/08/13
A1:D8 là vùng
CSDL
F1:F2 là vùng
TIÊU CHUẨN
A10:D13 là
vùng RÚT
TRÍCH DL

5. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CÁC D NG VÙNG TIÊU CHU N TRONGẠ Ẩ
C S DLƠ Ở
5
• Tiêu chuẩn số hay chuỗi: ô
điều kiện có kiểu số,
hay kiểu chuỗi
VÍ DỤ:
19/08/13
Có 4 dạng tiêu chuẩn trong cơ sở dữ liệu

6. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• Tiêu chuẩn so sánh: ô
điều kiện có chứa
toán tử so sánh
VÍ DỤ:
19/08/13 6

7. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• Tiêu chuẩn dạng công
thức: ô điều kiện có
chứa công thức
VÍ DỤ:
19/08/13 7
= LEFT(B2,1)<>”M”

8. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• Tiêu chuẩn dạng công
thức cần chú ý:
• Ô tiêu đề của vùng tiêu
chuẩn phải là một tiêu đề
khác với tất cả các tiêu đề
của vùng Database
• Trong ô điều kiện phải lấy
địa chỉ của ô trong bản ghi
đầu tiên để so sánh.
19/08/13 8
= LEFT(B2,1)<>”M”

9. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• Tiêu chuẩn liên kết:
Có thể tìm kiếm, xoá hay rút trích các mẫu tin
trong vùng Database bằng cách dùng các phép
AND và OR ví dụ: tìm những người thuộc đơn
vị tự nhiên và có lương <=1000000
Nếu các ô điều kiện nằm khác cột và cùng dòng
là thể hiện hàm (AND).
19/08/13 9

10. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• Tiêu chuẩn liên kết:
• Nếu các ô điều kiện nằm khác dòng, khác cột là
thể hiện hàm và (OR).
Ví dụ: tìm những người có lương <= 1000000
hoặc đơn vị thuộc tổ tự nhiên
19/08/13 10

11. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1.Tìm ki m các b n ghi tho mãn đi u ki nế ả ả ề ệ
• Trong thao tác này chỉ cần tạo vùng Database, vùng Criteria,
không cần tạo vùng Extract. Các bước tìm kiếm như sau
• Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database
- Chọn Data/Filter /Advanced Filter xuất hiện hộp thoại: (như
hình bên) Tại action chọn
19/08/13 11
Khai báo
csdl
Khai báo
Vùng tiêu
chuẩn
Nhấn ok

12. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2. Rút các bản ghi thoả mãn điều kiện sang vùng khác.
• Cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria, vùng
Extract.
• Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database
• Chọn Data /Filter /Advanced Filter xuất hiện hộp thoại
• Trong mục Action chọn
Khai báo
csdl
Khai báo
TC
Khai báo vùng rút
trích
Nhấn
OK

13. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Xoá các bản ghi thoả mãn điều
kiện vùng tiêu chuẩn
• Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database,
vùng Criteria, không cần tạo trước vùng Extract.
• Thực hiện thao tác tìm kiếm để liệt kê các mẫu
tin thoả mãn điều kiện
• Sau khi vùng CSDL cho kết quả là các mẫu tin
thoả mãn ĐK, ta chọn các các dòng cần xoá.
• Chọn Edit / Delete Row
• Thực hiện Data /Filter /show all để trình bày trở
lại các mẫu tin bị dấu đi trong khi thực hiện thao
tác.

14. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
Lọc các bản ghi là chỉ cho hiện các bản ghi thoả mãn
một điều kiện nhất định, ta thực hiện ác bước sau:
• Đặt con trỏ ô vào vùng Database hoặc di chuyển con trỏ
ô vào vùng Database
• Nhấn chuột vào menu Data /Filter /Autofilter
• Excel tự động chèn những mũi tên thả xuống vào bên
phải của các tên trường trong CSDL
• Kích vào mũi tên bên phải tại cột
chứa dữ liệu cần làm tiêu chuẩn
để lọc thì xuất hiện một menu
liệt kê tất cả các giá trị

15. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
Thực hiện chọn một trong các lựa chọn tại hộp
thoại:
• All: Hiện toàn bộ các bản ghi.
• Blanks: Chỉ hiện những bản ghi trống.
• NonBlanks: Chỉ hiện những bản ghi không trống.
• Custom...:
Lựa chọn với những toán tử so sánh

16. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
• Đặt lọc theo một trường :
Giả sử chỉ muốn lọc các bản ghi có tên
DONVI là “tự nhiên” thì ta tiến hành nháy
chuột vào giá trị “tự nhiên” trong hộp thoại.
Bảng tính chỉ giữ lại các giá trị thoả mãn điều
kiện

17. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
Kết quả :
Bảng tính giữ lại các giá trị thảo mãn điều kiện
Ta cũng có thể đặt điều kiện lọc phức tạp trên một trường (xem
phần đọc thêm CSDL trong bảng tính EXCEL

18. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Đặc điểm chung : Tất cả các hàm dữ liệu đều có
các đối là
Database, N, Criteria
Trong đó:
- Database: Vùng dữ liệu của bảng tính.
- N: Số thứ tự của trường dữ liệu cần tính toán,
cột đầu tiên trong cơ sở dữ liệu bắt đầu từ bên
trái được đánh số 1.
- Criteria: Vùng tiêu chuẩn.

19. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Hàm DAVERAGE
Cú pháp: DAVERAGE(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị trung
bình trên cột
thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL
(Database) thoả
mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính trung bình lương của những giáo
viên ở tổ tự nhiên trong cơ sở dữ liệu A1:D8

20. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu chuẩn, sau đó đưa chuột vào 1
ô và gõ công thức:
=DAVERAGE (A1:D8, 4,F1:F2)

21. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu chuẩn:
= DSUM(A1:D8,4,F1:F2)
Cú pháp: DSUM(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị của tổng dữ liệu số
trên cột thứ N trong vùng CSDL (Database) thoả
mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính tổng lương của những giáo viên ở tổ tự nhiên
trong cơ sở dữ liệu A1:D8

22. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu
chuẩn:
= DCOUNT(A1:D8,4,F1:F2)
Cú pháp: DCOUNT(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm đếm số ô chứa trị số trên cột thứ N (fields)
của những bản ghi trong vùng CSDL (Database) thoả mãn
các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria)
Ví dụ: Đếm những người có lương >1000000 trong Cơ sở dữ
liệu A1:D8
Chú ý : Với hàm DCOUNT ta phải lấy cột N
mang giá trị số

23. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu
chuẩn F1:F2
= DCOUNTA(A1:D8,3,F1:F2)
Cú pháp: DCOUNTA(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm đếm số ô chứa dữ liệu trên cột thứ N
(fields) của những bản ghi trong vùng CSDL (Database) thoả
mãn các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Đếm số người thuộc tổ tự nhiên trong Cơ sở dữ liệu
A1:D8

24. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu
chuẩn F1:F2
= DMAX(A1:D8,3,F1:F2)
Cú pháp: DMAX(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị lớn nhất của trường
thứ N trong vùng CSDL (Database) thoả mãn các điều kiện
của vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính giá trị lương cao nhất của những người thuộc tổ
tự nhiên.

25. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Trước tiên ta tạo ra vùng tiêu
chuẩn F1:F2
= DMIN(A1:D8,3,F1:F2)
Cú pháp: DMIN(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trên cột thứ
N của những mẫu tin trong vùng CSDL (Database) thoả mãn
các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính giá trị lương thấp nhất của những người thuộc tổ
tự nhiên.