Ccimp rdv tic ged ecm vf

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Quels sont les objectifs d’une GED ?
Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?
Quelles sont les solutions disponibles ?

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  • Remplir en gris les domaines dans lequel le thème de s’inscrit pas
    Objectif est de repositionner le sujet dans notre cartographie des usages, fil rouge de nos actions
  • Diapositive(s) d’introduction du sujet par le conseiller (pourquoi nous avons choisi ce thème ? Des éléments de vocabulaire ? Notre vision sur le sujet ?)
  • Rappel de l’ordre du jour présenté dans l’email d’invitation sous forme de questions
  • Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  • Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  • Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  • Intercalaire de synthèse, à l’issue de l’animation
    Objectif est faire sur un slide, un rappel des idées fortes de l’intervention
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    1. 1. RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC Gérer tous vos documents avec la Gestion Electronique de Documents (GED) Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE Les partenaires
    2. 2. 2 Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS • Actions collectives • … • Prediagnostic etransformation • Ateliers • … • Rendez vous des TIC • Salon TOP TIC • Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC) • « Portail des usages : www.lenumeriquepourmonentreprise.com • … TYPES d’ACTION Accompagner Approfondir Sensibiliser
    3. 3. 3 Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages « optimiser l’activité » DEVELOPPER L’ACTIVITE COMMERCIALE GERER LES ACHATS PILOTER L’ENTREPRISE OPTIMISER L’ACTIVITE
    4. 4. 4 La vision de la CCIMP sur « la gestion électronique documentaire et plus largement la gestion électronique de contenus »  Longtemps cantonnée aux grands comptes ou à la problématique de la dématérialisation des documents, la GED évolue depuis quelque années et s’invite dans toutes les entreprises.  Elle constitue un enjeux économique important puisque elle permet de gagner du temps dans la recherche d’information, développer la collaboration, simplifier la sécurité d’accès aux documents,etc.  Ces solutions sont aujourd’hui accessibles pour des petites entreprises, mais restent encore difficiles à appréhender : pourquoi est ce mieux qu’un répertoire réseau, ou que mes fonctions « recherche » de mon système d’exploitation ?
    5. 5. 5 Sommaire Quels sont les objectifs d’une GED ? Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ? Quelles sont les solutions disponibles ?
    6. 6. 6 Les intervenants Guilhem de Nucé Directeur Pôle Entreprises 7 Avenue André Roussin – Bat B 13016 Marseille gdenuce@sesin.com Tel : +33 6 77 98 87 25 Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853
    7. 7. 7 Quels sont les objectifs d’une GED ?
    8. 8. 8 Les logiciels de GED sont utilisés pour maitriser le cycle de vie d’un document sous forme électronique
    9. 9. 9 La gestion électronique documentaire est une famille des logiciels de gestion de contenus dans l’entreprise (ECM)  Le périmètre couvert par la Gestion Electronique des Documents est aujourd’hui transcendé par la notion de gestion de contenu d’entreprise (en anglais : Enterprise Content Management – ECM). L’information ne se situe plus uniquement sur des supports traditionnels mais également au sein de pages web, emails, vidéos, etc.  Les entreprises entrent aujourd’hui dans une vision globale du management de l’information. Les solutions d’ECM couvrent le périmètre de la GED et y ajoutent des outils complémentaires, tels que la gestion des contenus web, les circuits de validation (Workflow), les aspects de travail collaboratif (Groupware) et l’archivage légal.
    10. 10. 10 Les grandes problématiques liées à la GED  Organisationnel / Gestion du changement  Plus sur du papier  Acquisition de données / Gestion des sources / support Médias  Terminaux / Interfaces utilisateurs  Hébergement avec PRA / PCA *  Support des données (BDD) / OS  Niveaux de sécurisation  des données, des actions et des transactions * PRA = Plan de Reprise d’Activité PCA = Plan de Continuité d’Activité
    11. 11. 11 Les grandes fonctionnalités de la GED
    12. 12. 12
    13. 13. 13 Pourquoi se lancer dans un projet de GED / ECM ?  Réduire les coûts  Faciliter le travail en équipe et le partage des connaissances  Optimiser l’accès à l’information et diminuer les temps de recherche  Respecter les obligations de conformité et les contraintes légales  Assurer la conservation et la sécurité des documents / Garantir l’unicité du document  Proposer de nouveaux services à haute VA à ses partenaires (clients, fournisseurs, organismes publiques, prescripteurs, …)  Standardiser les processus  Améliorer l’image de l’entreprise (interne et externe)
    14. 14. 14 ROI / Business Case  Le cabinet Gandys et Ludsen estimait en 2013 :  En moyenne dans une entreprise de 20 salariés, la perte de temps liée à la mauvaise gestion des documents représente chaque jour une perte de 40 à 60 minutes de temps de travail.  Généralement, inférieur à 1 an  Un exemple SESIN :  Chez un client industriel, multiplication par 5 de sa production  Exemple d’usages:  Gestion de documentation technique / référentiel documentaire (RH, Qualité, …)  Gestion de bibliothèque  Gestion de notes de frais  Gestion de courrier  Gestion de notices mutlilingue  Gestion de contrats et des actes  Gestion des factures (clients, fournisseurs)  Gestion des réclamations  Gestion des dossiers patient  Gestion des dossiers clients  Gestion de projet
    15. 15. 15 Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?
    16. 16. 16 Méthodologie globale  Expression des besoins implique calcul de la rentabilité et donc des gains
    17. 17. 17 Déroulé d’un projet  Méthodologie de projet après choix de la solution : » Seul soucis : tout n’est jamais prévu à l’avance !!  Utilisation des Méthodes agiles
    18. 18. 18 Les Méthodes agiles – qu’est ce ?
    19. 19. 19 Les Méthodes agiles – Pourquoi ?  Un pré-requis : avoir une vision
    20. 20. 20 Plus spécifiquement pour la GED :  Dans un projet de GED, à quoi faut il penser ?  Types de document  Table de temporalité  Structuration des métadonnées  Référentiel de classement  Prise en compte du cycle de vie  Dématérialisation et transformation numérique  Notion de multicanal (entrant ou sortant)  Evolutivité de la plateforme  En plus de ce dont on a parlé en première partie
    21. 21. 21 Quelles sont les solutions disponibles ?
    22. 22. 22 Les fonctionnalités détaillées d’une GED/ECM  Type de documents (office, AutoCAD, son, vidéo, format mail (type .psd), …  Indexation : indexation automatique et/ou manuelle, aide à la saisie, …  Gestion des versions : historique, incrémentation, obsolescence, …  Moteur de recherche : recherche sur la fiche de propriétés et/ou le contenu des documents, troncature, opérateurs booléens, enregistrement des recherches, …  Gestion des utilisateurs et des droits : création de groupes, différents niveaux d’accès, annuaire, SSO  Sources et acquisition de données :  Digitalisation / numérisation avec ou sans OCR / LAD / RAD  Intégration avec les applications Office, Outlook, ERP et Web (formulaires)  Téléphonie et système de traçabilité (code-barres 1D et 2D, RFID, …)  Objets connectés  Fonctions collaboratives : blogs, wikis, espaces de travail, …  Workflow : Workflow consécutif/simultané, assistant à la création, date butoir, interface de suivi, intégration avec Outlook, etc.  Niveau de sécurisation des donnés (en lien avec la gestion des droits et hébergement - PRA)
    23. 23. 23 L’ECM : une grande famille de solution
    24. 24. 24 Passons au crible 4 solutions du marché
    25. 25. 25 Sur la base du référentiel suivant Partage et gestion de contenus La capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance et à faciliter l’accès aux informations. Gestion des notifications Gestion des moteurs de recherche Gestion du bureau virtuel personnel Gestion de contenus de formats différents Gestion des droits et accès Gestion de workflow Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté Classement des connaissances La capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle. Gestion du référentiel de classement Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques Gestion de l’indexation manuelle Gestion des référentiels de mots clés Gestion de grands volume de contenus Gestion des versions Gestion du cycle de vie des contenus Gestion multilingues des contenus Intégration au SI La capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant. Intégration avec des référentiels existants Proposition de plusieurs modes de déploiement Richesse des API Intégration de SDK Sécurité et pérennité des données Richesse des connecteurs avec d’autres applications
    26. 26. 26 Présentation générale  Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).  La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.  Une offre adaptée au besoin des TPE PME *Source : lecko.fr
    27. 27. *Source : lecko.fr 27 Des fonctionnalités de GED très limitées et une très faible intégration mais une solution qui peut être intéressante pour le partage de document Référentiel de comparaison Note globale Détail des critères Notation des critères / 4 Gestion des notifications 2 Gestion des moteurs de recherche 1 Gestion du bureau virtuel personnel 1 Gestion de contenus de formats différents 3 Gestion des droits et accès 4 Gestion de workflow 0 Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 0 Gestion du référentiel de classement 3 Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 0 Gestion de l’indexation manuelle 0 Gestion des référentiels de mots clés 0 Gestion de grands volume de contenus 1 Gestion des versions 1 Gestion du cycle de vie des contenus 1 Gestion multilangues des contenus 0 Intégration avec des référentiels existants 0 Proposition de plusieurs modes de déploiement 0 Richesse des API 0 Intégration de SDK 0 Sécurité et pérennité des données 3 Richesse des connecteurs avec d’autres applications 1 Partage et gestion de contenus 1,6 Classement des connaissances 0,8 Intégration au SI 0,7
    28. 28. 28 Présentation générale  Alfresco est une solution open source  Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son coeur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.  Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles. *Source : lecko.fr
    29. 29. *Source : lecko.fr 29 Une solution spécialisée sur la Gestion électronique de document Référentiel de comparaison Note globale Détail des critères Notation des critères / 4 Gestion des notifications 3 Gestion des moteurs de recherche 3 Gestion du bureau virtuel personnel 2 Gestion de contenus de formats différents 4 Gestion des droits et accès 3 Gestion de workflow 1 Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 3 Gestion du référentiel de classement 4 Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 3 Gestion de l’indexation manuelle 3 Gestion des référentiels de mots clés 2 Gestion de grands volume de contenus 2 Gestion des versions 4 Gestion du cycle de vie des contenus 3 Gestion multilangues des contenus 2 Intégration avec des référentiels existants 3 Proposition de plusieurs modes de déploiement 3 Richesse des API 3 Intégration de SDK 2 Sécurité et pérennité des données 3 Richesse des connecteurs avec d’autres applications 3 Partage et gestion de contenus Classement des connaissances Intégration au SI 2,7 2,9 2,8
    30. 30. 30  Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.  Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 100.  Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour). *Source : lecko.fr Présentation générale
    31. 31. *Source : lecko.fr 31 La solution leader qui combine des fonctions d’ECM et de travail collaboratif Référentiel de comparaison Note globale Détail des critères Notation des critères / 4 Gestion des notifications 4 Gestion des moteurs de recherche 4 Gestion du bureau virtuel personnel 2 Gestion de contenus de formats différents 3 Gestion des droits et accès 4 Gestion de workflow 4 Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 4 Gestion du référentiel de classement 3 Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 1 Gestion de l’indexation manuelle 3 Gestion des référentiels de mots clés 2 Gestion de grands volume de contenus 4 Gestion des versions 3 Gestion du cycle de vie des contenus 2 Gestion multilangues des contenus 3 Intégration avec des référentiels existants 4 Proposition de plusieurs modes de déploiement 4 Richesse des API 3 Intégration de SDK 2 Sécurité et pérennité des données 2 Richesse des connecteurs avec d’autres applications 3 Partage et gestion de contenus 3,6 Classement des connaissances 2,6 Intégration au SI 3,0
    32. 32. 32  Poséidon est une plateforme multi-applicative permettant de paramétrer des applications de façon rapide.  Plateforme avec une expérience de plus de 35 ans  Multi langage : PHP, Java, C/C++  Multi support :  OS = Windows ou Linux  DB : Oracle, MySQL,  Responsive Design, ie adapté à tous supports tablettes, mobiles, …  Orienté Document, Workflow  Vidéo conférence et tableau blanc intégré nativement  Full Web  Les nouveautés : objets connectés  Pas de social Présentation générale
    33. 33. 33 Une solution très complète Référentiel de comparaison Note globale Détail des critères Notation des critères / 4 Gestion des notifications 4 Gestion des moteurs de recherche 4 Gestion du bureau virtuel personnel 4 Gestion de contenus de formats différents 4 Gestion des droits et accès 4 Gestion de workflow 4 Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 1 Gestion du référentiel de classement 4 Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 4 Gestion de l’indexation manuelle 4 Gestion des référentiels de mots clés 4 Gestion de grands volume de contenus 4 Gestion des versions 4 Gestion du cycle de vie des contenus 3 Gestion multilangues des contenus 1 Intégration avec des référentiels existants 3 Proposition de plusieurs modes de déploiement 4 Richesse des API 3 Intégration de SDK 1 Sécurité et pérennité des données 4 Richesse des connecteurs avec d’autres applications 2 Partage et gestion de contenus 3,6 Classement des connaissances 3,5 Intégration au SI 2,8
    34. 34. 34 Démo Application SESIN
    35. 35. 35 Démo Application SESIN
    36. 36. 36 Démo Application SESIN
    37. 37. 37 Démo Application SESIN
    38. 38. 38 Les points clés à retenir
    39. 39. 39 Une GED/ECM peut être un vrai plus pour une PME a condition de bien s’y prendre…  Aujourd’hui on ne parle plus de GED mais bien de gestion de contenus d’entreprise (ECM) mixant les documents numérisés, de ceux numériques nativement (des fichiers, des mails), intégrant des processus de validation (Workflow), etc.  Le périmètre des usages évolue et la maitrise de la GED historiquement proche de la gestion d’une bibliothèque devient un véritable outil collaboratif.  Ces solutions présentes plusieurs avantages certains, notamment des gains économiques  Mais qui nécessite une réflexion de fond sur le besoin car le marché et vaste et les solutions peuvent être très différentes les unes des autres.  Enfin un projet de GED/ECM est avant tout un projet, il convient donc de le mener en conformité avec les bonnes pratiques de gestion de projet et faire notamment attention à la conduite du changement.
    40. 40. 40 Les intervenants Guilhem de Nucé Directeur Pôle Entreprises 7 Avenue André Roussin – Bat B 13016 Marseille gdenuce@sesin.com Tel : +33 6 77 98 87 25 Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853 Vos questions / nos réponses !
    41. 41. Le prochain rendez-vous 41 Jeudi 27 novembre 2014 Faites la différence en soignant le design de votre site WWW.CCIMP.COM pour consulter l’AGENDA des RDV et vous INSCRIRE Evènement accessible de chez vous ou de votre bureau avec un ordinateur et une connexion internet Liste des logos des partenaires Restons en contact Rejoignez-nous sur le portail des usages et retrouvez : Les supports des présentations La présentation des usages du numérique Les actualités L’annuaire des entreprises Suivez-nous sur les réseaux sociaux : Projet régional CompetiTIC @competitic
    42. 42. 42 Découvrez toutes les missions de la CCI Marseille Provence  Faciliter votre quotidien, simplifier vos formalités  Vous accompagner pour développer votre entreprise : des méthodes, des outils, des rencontres business, des réseaux  Défendre vos intérêts et ceux du territoire  Favoriser les conditions du développement économique et des grands projets  Rendez-vous sur ccimp.com  des actus  des infos pratiques & solutions business  l’agenda de nos réunions  des e-services : annuaire des réseaux, boîtes à outils du dirigeant, aides financières, fichiers de prospection, échéancier social…

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