Competitic ged-numerique en entreprise

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Dématérialisez vos documents en conservant leur valeur juridique
Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ?
Comment conserver la valeur juridique de ces documents numériques ?
Comment gérer ses documents (GED) ?

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Competitic ged-numerique en entreprise

  1. 1. Optimisez la gestion de vos informations en les dématérialisant Jeudi 07 juin 2012
  2. 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régionalSon objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’information et de la communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  3. 3. Optimisez la gestion de vos informations en lesdématérialisant : Dématérialisez vos documents en conservant leur valeur juridique Votre interlocuteur : Bruno LIOTTA Pyctora Bruno.liotta@pyctora.fr www.pyctora.fr 06 300 211 83
  4. 4. Merci d’être venu• Dans les affaires, le temps est votre bien le plus précieux• L’utilisation que vous en faîtes est une des clefs principales du succès dans les affaires
  5. 5. bruno liotta L’éclectisme en action Dabord salarié dans le marketing et la vente dans des PME 3 créations d’entreprises Imprimerie / Marketing direct /Le dynamisme Plusieurs années Assurance hautement aggravéede Hockey sur glace, de ski de Rank Xerox pour y coordonner les activités bureautiques enhaute montagne et de voile … Aquitaine puis en Rhône Alpes.La formation Des études en Ecole Compaq/HPSupérieure de Commerce à Paris. Suivi commercial de 5 grossistes 30% du CA filialUne spécialisation en marketing eten assurance. Une certification au Responsable du Service formation clients 35.000 JH/ancoaching d’affaires aux USA. Mise en place du CRM/business intelligence de HPFLa famille Une vie de famille Création d’une PME spécialisée dans le coaching d’affairespositive et enthousiasmante avec Développement d’une spécialisation dans laun garçon ingénieur en Australie et dématérialisation, la protection et la gestion des documentsune fille RH à Vitrolles.La Passion Une grande passion :la photo des détails qui composentla vie et des voyages dedécouvertes qui nourrissent cettepassion ! L’engrais de votre croissance d’entrepriseA mon actif quelques expos photossur le thème des objets du tempspassé pour partager avec lesautres ce que je capte à traverslobjectif. 5
  6. 6. Qu’est-ce que P yctora ?Pyctora est une entreprise élargie experte en gestion de donnéesdématérialiséesPrograma Obert 3000 concepteur et développeur d’un logiciel, spécialisé engestion des contenus dématérialisés, destiné aux entreprises et collectivités.Sous la direction de Patrick Barantal (Ingénieur Ecole Centrale Electronique Paris)Riche de son expérience il a toujours exercé ce métier avec la passion dont il faitbénéficier tous les jours ses nombreux clients. Son objectif principal est la satisfactionet la fidélisation des utilisateurs des logiciels Pyctorus développés par son équipe..Xantem architecte du concept et acteur du déploiement marketing et commercial.Dirigée par bruno Liotta (Ecole Supérieure de Commerce ) Passion marketing,Formation et Business intelligence.Son objectif principal est de faire découvrir à ses clients les avantages et bénéfices queleur entreprise peut retirer de son expérience dans la CRM et la Business Intelligence enutilisant les solutions Pyctorus
  7. 7. Notre vocation• Optimiser le cycle de vie des contenus, organiser et numériser les flux de données par l’amélioration de l’archivage, la traçabilité, l’identification et la recherche.Av a n t a g e c o n c u r r e n t i e l• Des économies de temps, d’argent et de consommables Dans un esprit de développement durable et d’économie.
  8. 8. CCIMP Marseille le 07 Juin 2012 RDV des TIC D é m a t é r i a l i s a t i o n e t Va l e u r p r o b a n t e1. Etat des lieux a. Aujourd’hui quels documents conserve-t-on? (archive) a. Sur quelles durées? b. Sous quelles formes ?2. Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ? a. Arrivée du numérique change la donne !3. Comment conserver la valeur juridique de ces documents numériques ? a. Que dit la loi b. La Valeur Probante c. A titre de preuve d. Autre exemple la CPAM e. Les moyens de la preuve 1 f. Les moyens de la preuve 2 g. Infos supplémentaires4. Comment gérer ses documents (GED) ?
  9. 9. Quels documents conserve-t-on ? Sous quelles formes ?Les ArchivesAujourd’hui essentiellement en container cartonPour la plupart des entreprises Pour les grandes entreprises etDans les locaux des entreprises administrationsPour la majorité Dans des locaux externalisésde celles-ci Pour la majorité de celles-ciUn stockage ‘’PAPIER’’ !Des KM de stockage ….. !Des consultations avec un temps d’attente (env 1 jour) !Un coût élevé à la consultation (env 12€ le doc) !Des risques (incendie etc…) !Des coûts de locaux élevés !
  10. 10. Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ?En pratique, tout document peut,aujourd’hui, être dématérialisé ouproduit directement par une sourcenumérique.Cependant la legislation peutdemander la production dedocument papier originaux pourcertifier un acte, une action, uneorigine…Exemple : Quels que soient les efforts desimplification des procédures, l’administrationdouanière continuera d’exiger la fourniture dedocuments destinés d’une part à garantir larégularité des procédures ainsi que le respect desprohibitions et restrictions et d’autre part à luttercontre la fraude.Les possibilités désormais offertes par les TICpermettent néanmoins d’envisager des modes defonctionnement moins centralisés que ceux misen place autour des documents papier.
  11. 11. Arrivée du numérique change la donne ! Les ordinateurs … les scanner … le Tout-numérique … changent la donneNous produisons en priorité des fichiers numériques … … que nous transformons en documents papier !Dans un second temps ces documents subissent des add-on : • Modifications • Remplissage de champs • Signature • Horodatage … Avant d’être de nouveau numérisés et stockés …Se pose alors la question de savoir si mon document, produit plus tard, sera bien celui que nousproduisons aujourd’hui avec tous ses add-on ?Quelle valeur donner à ce document ?Est-ce bien mon original, ou mon document qui aurait subit des modifications non souhaitées ?
  12. 12. C o m m e nt co n s e r ve r l a va l e u r j u r i d i q u e d e c e s d o c u m e nt s numériques ? La Valeur probanteOu comment certifier que ledocument produit est bienl’original !
  13. 13. Que dit la loiLarticle 1348 alinéa 2 admet la preuve des actes juridiques par copielarticle 1348 alinéa 2 précise que cette règle reçoit exception " lorsquune partie ou ledépositaire na pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproductionnon seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile deloriginal qui entraîne une modification irréversible du support.MAIS A T T E N T I O N : S’il est possible de déduire un régime de la preuve par copie (photocopie outélécopie), lorsque lintégrité de la copie et limputabilité de son contenu ne sont pas contestées !!! D a n s l e s f a i t s , a u j o u r d ’ h u i , n o u s p o u v o n s e n l e v e r l ’e n c r e d u papier et remplacer le texte par un autre écrit !Evolution :Loi du 13 mars 2000 qui modifie le code civil,Art 1316-1 du code civil : Un document électronique a la même valeur probante qu’un document papier à deux conditions :-que son auteur soit clairement identifié-qu’il soit garanti et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Art 13136-4 du CC : La signature d’un document doit utiliser « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acteauquel elle s’attache ». Dans un décret du 30 mars 2001, le conseil d’état définit ce procédé « cryptographique à clé publique ».La certification de ce procédé est confiée à des prestataires (tiers de confiance, tiers horodateurs).
  14. 14. Production dun document à titre de preuve Pourquoi un TITRE DE PREUVE ? …….. Pour pouvoir justifier légalementFournir un document original à un juge nest que le niveau ultime dune discussion portant sur lecontenu dun document : le plus souvent, lentreprise est garante de lauthenticité du document quelle doit produire. – dans un certain nombre déchanges, les correspondants fixent entre eux par convention des règles dauthenticité – il est également possible que ces correspondants conservent chacun un exemplaire du document. Ces 2 dernières dispositions peuvent être facilitées par le passage par un tiers de confiance –(plate-forme dintermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, nétant pas partie prenante dans léchange •économique, de lauthenticité des documents échangés. Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis pour vérifier lauthenticité du document, grâce aux précautions prises par lentreprise. – Enfin, rien nest probant tant quun juge ne laura pas décidé. Cest en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge. –•
  15. 15. A u tre s exe m p l e s d e va l e u r ju r i d i q u eValeur juridique d’un document numérisé pour la CPAM ?• Les pièces justificatives numériques correspondent à la copie numérique fidèle et durable de lordonnance originale susvisée, dès lors quest joint à lordonnance numérisée, sur la même image que cette dernière, le ticket Vitale et le cas échéant, la copie numérique fidèle et durable de la feuille de soins papier susvisée.• La valeur probante des pièces justificatives numériques est définie à larticle 49.3 de lavenant 3.• Pour rappel, lordonnance transmise par le pharmacien (support papier ou numérisé) est une copie de lordonnance originale qui reste en possession de lassuré.• Dans lavenant n°3 les parties conviennent que la pièce numérique transmise par le pharmacien (sur support cd-rom ou par télétransmission) a la même valeur juridique et comptable que la pièce justificative sur support papier.• le pharmacien conserve obligatoirement sur support papier les copies des pièces justificatives pendant 90 jours.
  16. 16. Les moyens de la preuve ! 1 Différents systèmes … avantages et inconvénients• Encore et toujours la conservation du document papier … en plus du numérique !• Dépôt dans un coffre fort électronique – e-coffre-fort.fr … • Adopté par Europ-Assistance COFIDIS L’Expert-Comptable Sélectour … – Cecurity.com … • Les huissiers de justice adoptent le Coffre-fort électronique Communicant pour passer aux actes authentiques numériques• Signature électronique – Exemple pour les notaires, la garde des Sceaux, Rachida Dati, a officiellement lancé le 28 octobre depuis le Conseil supérieur du notariat la version électronique des actes authentiques, mode privilégié de lintervention du notaire. – Concrètement, les parties se rendront toujours à létude du notaire pour signer un acte authentique. Mais, et cest lévolution majeure, elles le feront désormais de manière électronique en apposant leur signature sur un Tablet PC• Tiers de confiance (http://www.fntc.org/) – Organisme habilité à mettre en oeuvre des signatures électroniques reposant sur des architectures dinfrastructure à Clés Publiques. (Source : FNTC, guide de la signature électronique)Et de nouveaux systèmes à venir ….
  17. 17. Les moyens de la preuve 2 Différents systèmes … avantages et inconvénients• Alphacode – Et les données imprimées deviennent infalsifiables… Sceau numérique papier Sécurisation des documents par authentification des données critiques• Clefs USB codées (http://trial-en.brainloop.com) – Best-in-class protection for document sharing - inside and outside  the enterprise• DOCTRACKR (http://www.doctrackr.com/) – Secure, manage, and track your shared documents.Et de nouveaux systèmes à venir ….
  18. 18. Quelques infos supplémentairesPyctora www.pyctora.frGlossaire (chez fntc) http://www.fntc.org/content/category/12/19/54/Les Tiers de confiance … la fédération http://www.fntc.orgL’Alphacode http://www.alphacode.eu/Association pour les Coffres-Forts Numériques http://a-cfn.org/Coffre-fort électronique www.e-coffre-fort.frCoffre-fort électronique http://cecurity.com/Clefs USB codées http://trial-en.brainloop.comDoctrackr http://www.doctrackr.com/lADEC (Association Droit Electronique et Communication) http://www.adec-asso.com/
  19. 19. C o m m e nt gé re r s e s d o c u m e nt s ( G E D ) ? Le terme GED étant jugé trop généraliste, il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour GestionElectronique de l’Information et du Document Existant.Le document n’est plus seulement un document papier transformé, mais il est souvent déjà créé de façon électronique.  E-mail  Scan  Fax  Word Excel etrc….
  20. 20. 1. Des Chiffres 80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ; Un document se fait copier 19 fois en moyenne ; Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour enretrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ; Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire del’information, 50% à la chercher. MYTHE DU « ZERO PAPIER » ! 20% de croissance / an des impressions soit 221 milliards de pages imprimées en France
  21. 21. Les différents types de GED GED : Gestion Electronique de Documents Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins : – GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ; – GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ; – GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans l’entreprise ; – GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ; – Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web).
  22. 22. 3. Fonctionnalités Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document(volume des disques de stockage d’informations) ; Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ; En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé.Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et departage des documents au format électronique ; Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documentsselon leur propre organisation ; Gestion automatique des numéros chrono des documents ; Recherche documentaire en texte intégral.
  23. 23. Fédérer les documents La GED permet de fédérer toutes les sources de documents (E-mails, documents bureautiques, documents papiers, fax, ...), quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de dossiers.
  24. 24. Pour tous les métiersLa GED, la solution adaptée à tout métier :Comptables, Experts, Notaires, Bureauxd’études, architectes,...la GED répond parfaitement à laproblématique de la gestion dedossiers, ce système permet destocker les informationsdématérialisées dans unearchitecture qui respecteralorganisation de lentreprise.
  25. 25. Les mots clésLa GED permet l’ajout de mots clefsOuLa gestion des ThésaurusC’est un dictionnaire des mots clés Cette information servira de clé de recherchegrâce à un puissant moteur de recherche intégré.
  26. 26. Une organisation simple la GED applique les règles d’organisation du Client.De cette façon, la certitude est acquise que chaqueintervenant sera capable de retrouver l’information oule dossier…L’important n’est pas de ranger ledocument mais que tout le monde puisse le retrouver !
  27. 27. Fonctionnalités du produitArmoire > Rayon > Dossier > Document A une Armoire correspond un Rayon, A un Rayon correspond un Dossier, et à un Dossier des Documents. La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.
  28. 28. Le circuit GED La copie électronique D’un simple Clic droit de Le documentLe Document devient la souris le Document électronique arrive accessible est transféré dans la à tout le monde GED et le document est dans un dossier L’utilisateur déplacé dans Documents entrants Scanne leLe document original Documents_Archives Sur le poste Document au lieu ne sera pas égaré Chaque utilisateur de le photocopier L e c i r c u i t M i c r o G E D Postes GED (consultant) Station GED
  29. 29. Bénéfices Client Reproduction à l’identique du process d’organisation enplace Gain de temps (20%) : – en classement ; – en recherche ; – en contrôle ; Gain de place : – Dématérialisation ; – Compression ; Sécurité du dossier par sauvegarde.
  30. 30. La GED en réseau Attache des bases Au premier lancement de l’application Serveur de données GEDClients GED Données à sauvegarder En plus de vos Numérisation documents Chaque poste client Documents_Archives possède le fichier Application Le ou les fichiers GED DATA-GED.mdb
  31. 31. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
  32. 32. Découvrez les usages des TIC, les actualités,l’agenda des évènements et les entreprises de lafilière TIC régionale sur le « portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  33. 33. La prochaine action Fidélisez vos clients avec une logistique performante 14 juin 2012 Espace InnovaTIC Marseille

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