Recommandation evenementielle culturel

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Recommandation événementielle pour l'édition 2016 du Festival îles utopie.

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Recommandation evenementielle culturel

  1. 1. Festival Îles Utopie édition 2016
  2. 2. SOMMAIRE 1 Présentation Agence 2 Concept - Développement du concept 3 Evènements en amont - Contexte - Evènements - Lieu - Vendredi - Samedi - Dimanche 4 Déroulé des trois jours 5 Communication & Budget - Présentation de l’entreprise - Organigramme - Nos références - Plan de communication - Rétroplanning - Budget - Vendredi - Samedi - Dimanche
  3. 3. Agence STABYLO L’agence Stabylo est une équipe de spécialistes de l’événementiel, qualifiée et expérimentée, convaincue et passionnée. Grâce à notre réseau de professionnels et d’experts reconnus pour leur sérieux et leur savoir-faire, nous vous proposons de nombreuses idées originales et inattendues. Parce que vos émotions sont au cœur de notre métier et que chacune est unique, nous nous attachons à élaborer votre projet sur mesure et à votre image. Pour créer chacun de vos événements, l’agence Stabylo s’appuie sur 4 valeurs phares : Jeune start-up Lyonnaise créée il y a 3 ans par Clara Cnudde, l’agence Sta- bylo est spécialisée dans l’organisation d’événements tant professionnels que culturels. Née de la fusion entre la jeunesse et la créativité, nous cherchons continuellement à innover pour toujours faire de votre événe- ment un moment unique. Directrice : Clara Cnudde Chef de projet : Camille OLLIER Chargée de projet : Mélanie Mengarduque Assistante chargée de projet : Angéla Pichierri Chargée de communication : Pauline Armatol Assistante communication : Lise Gandrey Responsable commerciale : Adeline Picoreau Commerciale : Mathilde Vernet Notre histoire Notre équipe Confiance : Tout est prévu pour qu’il n’y ait pas d’imprévus Ecoute : Attention particulière et volontaire accordée à nos clients Ouverture : La mesure de l’intelligence est la capacité à innover Différence : Autant de références qui créent notre différence Nos références
  4. 4. REFORMULATION Le Festival «Îles Utopie» a vu le jour lors de son édition zéro organisée le 10 juillet 2015 sur l’île Barbe, située dans le 9ème arrondissement de Lyon. Souhaitant reconduire l’événement en 2016, vous nous avez contacté afin de créer, autour de ce festival, une réelle communauté au travers d’événements mis en place en amont, mais également tout au long du festival. Pour cette nouvelle édition, qui se déroulera du 24 au 26 juin ou du 1er au 3 juillet 2016, vous nous avez demandez de réaliser un évènement éco-responsable ayant pour principal objectif de transmettre une image citoyenne de l’évènement, afin d’atteindre un public sensible à l’environnement, et aux modes de déplacements «doux» rendant ainsi l’evènement accessible au plus grand nombre, malgré le peu de places de parking à proximité du site. Le but du projet étant de montrer aux habitants de la ville de Lyon, qu’il est possible de s’y rendre en peu de temps dans des espaces calmes et verdoyant avec des modes de déplacements doux . L’accent à également été placé sur l’aspect culturel de l’évènement avec des thématiques par nuits, dédiées le vendredi, à la cultrure Jamaicaine, puis le samedi, à la culture Cubaine.
  5. 5. CONCEPT Voyage au fîles de l’eau
  6. 6. Une légende populaire chinoise dit que : «Un fil rouge invisible relie ceux qui sont destinés à se rencontrer et ce, indépendament du temps, de l’endroit, ou des circonstances. Ce fil peut s’étirer ou s’emmêler, mais il ne cassera jamais». C’est de cette phrase que notre concept « Au Fîles de l’eau » est né. L’idée de départ étant de créer une identité forte et fédératrice qui rappelle le thème du festival et qui met en valeur le lieu, nous avons pensé que le fil était une belle représentation de la demande initiale de l’annonceur. Le concept du fil rouge étant symbolique, il rappelle l’utopie du festival. En effet le fil est un lien reliant une multitude de parties pour créer un seul et même ensemble. Au même titre, notre organisation vise également à rassem- bler les personnes et créer en amont une communauté pour le festival afin de susciter chez les participants un sentiment d’appartenance fort et durable pour les prochaines éditions. De plus, notre jeu de mot « Au Fîles de l’eau » fait également un clin d’œil au lieu du festival, l’île barbe, ainsi qu’à la Saône et ses quais que vous teniez à mettre en lumière à travers ses événements. Le nom fait également référence, par le mot « îles », aux différentes cultures représentées pendant la manifestation ainsi qu’aux valeurs utopiques et para- disiaques qu’elles représentent. C’est pourquoi nous avons fait le choix de créer une identité propre à nos soi- rées “Before events” avec le nom “Fîles” qui perdurera dans le temps et s’ins- tallera dans l’esprit des individus autour d’une communauté. En somme, nous pensons que le concept est en concordance avec l’idée initiale présentée durant le brief et qu’il permet grâce à son côté très spirituel d’ouvrir le champ des possibles. Description Pertinence Concept Evènement Le fil rouge noue des liens quelque que soit la distance, où même les diffé- rences de richesse qui les séparent. Créer, unifier et animer une communauté Voyage au fil de l’eau par le biais d’activités culturelles Valoriser le val de Saône Mise en place d’actions éco-responsable au fil des trois jours Véhiculer l’image d’un éco-évènement
  7. 7. Evènements en amont
  8. 8. Nous avons décidé de créer en amont deux soirées promotionnelles, la première sur le thème jamaïquain organisée dans un bar afin d’aller à la rencontre de la cible. Le second événement sera une soirée cubaine organisée également dans un bar typique Latino. En plus de promouvoir le festival Îles Utopie, ces soirées auront pour but d’amorçer la campagne sur l’éco-citoyenneté via l’utilisation des trans- ports doux. Pour cela, une «Mobiville» publicitaire sera placée à proxi- mité du bar accueillant nos ‘‘Fîles’’ présentant l’affiche du festival. Nous interviendrons durant ces soirées sur le mode de déplacement à adopter durant la manifestation. Cela permettra d’autant plus la promotion de l’évènement et la sensibilisation à l’écofestival. Les participants feront ainsi le lien entre Île Utopie et le développement durable. Soirée Jamaïquaine du Jeudi 26 Mai : 21h-4h Nous avons fait le choix d’organiser la soirée Jamaïque au sein du bar “Cabana Café”, un bar latino proposant des soirées à thème. A travers des ini- tiations de danses, de dégustations de cocktails Jamaïquains, les participants pourront se réunir entre amis tout en profitant de l’ambiance “Fîles”. Cette soirée reste dans l’optique de promouvoir le Festival Îles Utopie. Soirée Cubaine du Samedi 18 Juin : 21h - 4h Le Club latino «Cabana Café» accueillera également la soirée Cubaine autour de la culture et des traditions du pays. Cette deuxième soirée aura pour objectif de fidéliser la clientèle précédente pour faire naître une communauté “Fîles’’. Présence sur “ViaRhôna en fête !” Nous préconisons une intervention lors de l’évènement “Via Rhôna en fête” par un partenariat avec le Grand Lyon, organisateur de celui-ci. De fait, nous pour- rions tenir un stand sur ces deux journées du 6 et 7 Juin sur deux lieux différents. Nous serions alors sûr de toucher une cible adepte du vélo et donc du mode de transport doux. De plus, des artistes cubains animeront le stand afin de susciter la curiosité des passants ce qui nous permettra en parallèle de communiquer sur l’Îles Utopie. Contexte Evènements Nous avons fait le choix d’organiser nos deux soirées sur le même lieu afin qu’il soit “le” lieu de rassemblement, le Cabana Café. Nos soirées “Fîles” pourront créer un sentiment d’appartenance à une communauté et engendrer une fidélisation potentielle. L’objectif “Même lieu, même heure, mêmes pommes”. Le Lieu
  9. 9. Soirée et after du vendredi
  10. 10. Activités • Dreadlocks Grenoble : Mise en place d’un stand tenu par des profes- sionnels où petits et grands pourront admirer et profiter du savoir-faire de la coiffure Jamaïquaine. Au programme Dreadlocks, tresses et Atébas. Le prix sera d’environ 5 euros pour une Dreadlocks. • Exposition photo : Une “soirée en Jamaïque” : Découverte du pays et des traditions tout au long de l’île. Chaque photo ne tiendra qu’à un fil... • Liberté Yarn Bombing : crochet , tricot, Yarn bombing, Street Art. Il s’agit dune association lyonnaise qui fait de l’art à partir d’éléments na- turels qui nous entourent. => Le Principe : Une artiste, spécialiste du land-art se déplacerait sur l’Île Barbe le vendredi et le samedi afin de créer des oeuvres intégrant la nature à base de laine et de fil rouge. Celle-ci adaptera ses créations aux soirées à thème ( Jamaïque et cuba). => L’idée : L’artiste fera en amont la base de son oeuvre puis propo- sera aux festivaliers de participer à ses réalisations s’ils sont intéressés. L’objectif est de rassembler, unifier et de créer une communauté autour du festival Îles Utopie. • Atelier de danse Jamaïquaine : «You can dance», association lyonnaise de danseurs passionnés, assurera durant la journée des initiations aux danses jamaïquaines de type reggaeton. Ils pourront également proposer au public la préparation de mini flashmob. Une activité qui permettra de créer une ambiance et une proximité entre les participants. • Animation développement durable : “APIEU Mille feuilles” : Association qui a pour mission principale l’éducation à l’environnement urbain vers le développement durable. Ils s’adaptent aux besoin des différentes mani- festations pour leurs animations. Alimentation Différents foodtrucks seront présents sur l’île le vendredi pour proposer leurs spécialités. Ces derniers sont le Rolling Cantine, la ligne 102, le ca- mion toqué et Trop choux. Il assureront le service du soir en proposant des produits traditionnels et «fait maison». After L’after Jamaïque se passera sur la péniche Bellona, possédant une plage privée. De ce fait, nous pourrons accueillir un maximum de personnes à la fois en intérieur et en extérieur. Le transport jusqu’à la péniche sera assuré par deux bateaux Lyon city boat. La capacité d’accueil de chacun est de 150 personnes et le trajet durera environ 45 minutes. Le Bellona fermant à 5h30, et ayant une capacité de 500 personnes, cela laisse la possibilité aux participants de poursuivre leur soirée. Alternative au Lyon city boat : La mise en place de navettes TCL direction Le Bellona.
  11. 11. Soirée et after du samedi
  12. 12. Activités • Liberté Yarn Bombing : pour le samedi nous avons choisi de faire à nou- veau appel à l’association «Liberté Yarn Bombing» afin qu’elle poursuive ses créations. (Voir description ci-dessus) • Atelier danse Cubaine : Tout comme l’atelier de danse Jamaïquaine, You can dance animera des initiations à la danse cubaine et des mini flash- mobs. • Un défilé cubain : celui-ci sera également assuré par l’association de danse “You can dance” qui sera présente pour réaliser les ateliers de danse Cubaine. • La tribu du fil rouge : Association qui a pour but de rassembler des ar- tistes, de mutualiser les compétences, les savoir-faire et le matériel. Créa- tifs, musiciens et danseurs, tous pourront assurer des cours pour petits et grands. • Animations développement durable : Nous ferons de nouveau appel aux prestations de l’association “APIEU Mille feuilles” qui sera déjà pré- sente le vendredi pour les animations sur le développement durable. Alimentation Différents foodtrucks seront présents sur l’île le dimanche pour proposer leurs spécialités lors du pique-nique utopique traditionnel. Ces derniers sont le Rolling Cantine, la ligne 102, le camion toqué et Trop choux. De plus, le restaurant Bodeguita Cubana viendra présenter ses spécialités cubaines, où les personnes présentes pourront se restaurer à la façon “cubana”. After Le samedi soir, l’after Cubain aura lieu à la Grotte Saint-Loup, un bar lounge en face de l’ile Barbe. Il suffira de traverser le pont pour y accéder ce qui nous permet, qui plus est, de faire des économies de transport et aux per- sonnes de s’y rendre facilement. Une escale paradisiaque et utopique dans la grande ville qu’est Lyon dans un cadre enchanteur.
  13. 13. Journée du dimanche
  14. 14. Transport Après expertise de notre part, nous avons pu superviser l’accessibilité de notre projet en vélo. La parade débutera du côté de la rive gauche et se dirigera vers le pont Maréchal Koening. En raison d’un manque d’aména- gement territorial, les participants devront traverser direction rive droite, sur laquelle ils resteront jusqu’à l’île. Les activités commencerons à la passerelle du palais de justice pour ter- miner à la Terrasse du quai Clémenceau. Ces dernières seront placées sur les ponts piétons afin de faire écho une nouvelle fois aux moyens de déplacements doux. Cependant, par manque d’espace sur la rive droite, nous privatiserons la route de Caluire Bellevue à l’île-Barbe. Vêtus d’une touche de rouge les participants se rendront au départ de Bellecour. Ils iront à l’île Barbe en transport doux (à roulettes ou à pied) encadrés par des bénévoles. Diffé- rents points de rencontres seront mis en place tout au long du trajet afin de créer un rassemblement massif de personnes. Les arrêts s’effectueront au pont Bonaparte situés au vieux Lyon, au pont de la Feuillée à Saint Paul, au pont du Maréchal Koenig, le conservatoire national de musique, au Pont Georges Clémenceau et enfin au pont Schu- man. Le trajet se fera sur les quais au fil de l’eau. Défilé de la troupe “You can dance”, sept danseurs animeront la parade et créerons ainsi une ambiance festive et attractive. Pour faire interagir la communauté une question symbolique sur les thèmes des trois jours de Festival lui sera posé sous chaque pont. Une fois arrivé sur l’île, le public sera guidé par un fil rouge installé en amont afin de leur faire découvrir l’île. Pour finir, sur le lieu principal du festival sponsorisé par la marque Haribo sera mis à disposition un coffre au trésor rempli de bonbons, ce qui ravira petits et grands Pic-nique utopique Les différents prestataires présents sur l’île le dimanche pour proposer leurs spécialités lyonnaises lors du Pique nique traditionnel sont Rolling Cantine, ligne 102, le camion toqué, Trop choux et City Pique Nique. En terme d’organisation, les personnes mangeront soit sur les tables mises à disposition soit sur l’herbe fraîche. City Pique Nique proposera des paniers garnis de produits bio et de qua- lité pour enfants et adultes à un prix abordable pour le plus grand plaisir de tous.
  15. 15. BUDGETSActivités • Contrainte : après avoir contacté la MJC du 9ème arrondissement de Lyon pour un partenariat sur les activités de la journée du dimanche, nous avons appris l’existence d’un festival “les dimanches de l’Ile Barbe” qui fêtera sa 18ème édition en 2016. Ce dernier propose différents concerts (jazz, pop) tous animés par des artistes Lyonnais ainsi que plusieurs activités créatives. L’ouverture du fes- tival est à 11h. Cependant, un partenariat pourrait être possible avec la MJC, unique- ment si le choix de la programmation leur appartient car nous sommes sur le premier dimanche du mois soit l’ouverture d’un festival qui se dé- roule tous les dimanches du mois de juillet. Grâce à ce partenariat éventuel, la MJC s’occuperait des diverses activités citées ci-dessous : • Animation théâtre : Découverte du théâtre de rue, de l’improvisation ou encore de la gestuelle. • Mise en place d’une fresque : chacun pourra créer son oeuvre à partir de peintures, bombes graff, dessins… etc. Cette fresque sera le “livre d’or” du Festival “Îles Utopie”. Cette activité aura également pour but de fédé- rer les gens qui y participeront. • Animation “récup’créative” : à partir de matières premières destinées à être jetées il sera possible de créer de nouveaux objets. Toujours dans un but d’écologie et de sensibilisation au développement durable qui est le thème de la journée. • Stand Kokopelli : association de semences potagères biologiques. Elle présentera une gamme de légumes oubliés et biologiques sous forme de graines qu’il serait possible d’acheter sur place. Ce qui est en parfaite har- monie avec le respect de la nature et des produits sains. • Liberté Yarn Bombing : les créations de l’artiste présente les deux jours précédents seront en exposition pendant la journée du dimanche, appe- lant à la curiosité de chacun et à la découverte de cet art. • Ecox Lyon : Ecox Lyon est spécialisé dans le domaine du vélo électrique depuis presque 10 ans. Ils seront au service des festivaliers avec un stand d’entretien des vélos lors de la journée “déplacement doux” du dimanche.
  16. 16. Communication
  17. 17. Plan de communication Plusieurs actions de communication vont être mises en place pour promouvoir le festival Îles Utopie 2ème édition. Pour commencer, des soirées en amont vont être organisées afin de créer petit à petit une com- munauté fidèle aux soirées “Fîles. De plus, nos actions de communication distingueront volontairement les trois jours de festival afin de renseigner le public sur les différents thèmes et surtout sur les diverses activités mises en place chaque jour. La journée du dimanche sera plus particulièrement mise en avant sur les modes de transport doux pour se rendre sur l’île Barbe via un Quizz tout au long de l’itinéraire. Cette journée sera sous le signe de la sensibilisa- tion à l’éco-citoyenneté. Nous avons également fait le choix de nous positionner sur des évène- ments tels que la Fête de la musique ou encore les Démonts d’or qui rassemblent chaque année une grande communauté de personnes. Le moment idéal pour nous de communiquer sur le festival Îles Utopie qui arrive peu de temps après. • Street Marketing : Création d’une toile avec un paysage paradisiaque et utopique tendue dans la rue ou sur des places très fréquentées en invi- tant les gens à réaliser des “Self’îles”. Le meilleur Self’îles sélectionné sur les réseaux sociaux gagnera sa place pour le festival Îles Utopie. Ainsi, les passants auront quelques minutes pour s’évader, ce qui rappelle le thème du festival où nous invitons le public à partir en voyage sur l’île Barbe le temps d’un week-end. En plus des soirées “Fîles”, cette action de street Marketing sera également mise en place non loin des bars partenaires. Lors de l’évènement “La Via Rhôna en fête”, trois personnes de l’agence Stabylo déambulerons tout vétus de rouge afin de promouvoir le défilé des transports doux du dimanche 3 Juillet. • Flyers : 5 000 Flyers seront distribués au cours des différents évène- ments auxquels nous participerons ou encore que nous organiserons mais également dans les différents points de vente de la ville de Lyon. • Affiches :1 500 affiches A0 et A1 seront affichées à la fois dans la ville de Lyon et à tous les endroits stratégiques et de passage. • Partenariat avec “Tonic Radio” : Spots radio et jeux concours pour faire gagner 20 places pour le festival île Utopie. Nous avions également pensé faire une délocalisation de la radio sur les trois jours, afin qu’elle trans- mette en direct les concerts du Festival. Suite à nos échanges télépho- niques, il s’est avéré que la délocalisation n’est pas envisageable dans le cadre d’un festival. • Les réseaux sociaux ( Facebook et Instagram) : Une bonne partie de notre communication sera réalisée sur les réseaux sociaux car notre cible étant les 25-30 ans pour les jours du vendredi et samedi, nous devons les capter via des vidéos, ou encore des “minis jeux” tels que le “Self’îles”; qui rejoint l’action de street Marketing ou après avoir posté leur photo sur Facebook ou Instagram, ils inviteront leurs amis à aimer la page afin d’avoir le maximum de «j’aime» et de partages sur leur photo. De ce fait, une communauté sur les réseaux sociaux se créera autour du festival. Les différentes pages seront régulièrement mises à jour notamment autour du défilé de transports doux du dimanche. • After-movie : Afin d’immortaliser la parade et plus particulièrement le fil rouge créer par les participants, nous pourrions envisager avec l’aide du Grand Lyon, la mise en place d’un drône qui survolera le défilé jusqu’à son arrivée sur l’île.
  18. 18. Rétroplanning Nous avons dans un premier temps réalisé un rétroplanning des différentes actions de communication que nous souhaitions mettre en place. Pour ce faire, nous réaliserons une action de communication par mois à partir du mois de mars afin d’être présent dans les esprits des individus jusqu’à la date de réalisation du projet. • Rétroplanning des évènements auxquels nous participerons pour appuyer notre communication : Actions Janvier Fevrier Mars Avril Mai Juin Juillet Festilatinos Festival Raggaeton Semaine de l’Amé- rique Latine Soirée Jamaîquaine 26 Mai Soirée Cubaine 18 Juin Fête de la musique 21 juin Les Démonts D’or 25-26 Juin Janvier Fevrier Mars Avril Mai Juin Juillet Création visuels Impression Distribution Street marketing Self’îles Election meilleur self’îles Spots radio Réseaux Sociaux • Rétroplanning des moyens de communication :
  19. 19. Budget
  20. 20. • En Amont : Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Soirée 1 Cabana club Entrée gratuite Soirée 2 Cabana club Entrée gratuite Flyers Online printers 5.000 43,30€ Affiches Online printers 300 A1 200 A0 104,25€ 240€ Street marketing Agence Stabylo Mobiville Com’Unique 2 jours 500 € 1000 € Radio Tonic Radio Partenariat Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Food truck The rolling cantine + 100 € Animation danse You can danse Atelier tresse athéba Dreadlocks Grenoble Land Art Yarn Bombing 100 € Exposition photo sur la Ja- maïque Agence Stabylo 50 € Soirée after Bellona Trajet Lyon city boat • Vendredi Jamaïque : • Samedi Cuba : Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Land art Yarn bombing Food truck The rolling cantine + 100 € Défilé cubain You can danse Atelier danse You can danse Tribu du fil rouge Stand cuisine cubaine La bodeguita Cubana + 100 € Animation développement durable APIEU Mille Feuilles Soirée After Grotte saint Loup
  21. 21. Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Land art Yarn bombing Théâtre MJC Partenariat Fresque MJC Partenariat Pique-nique City pique-nique + 100 € Stand Kokopelli Food truck Trop choux / Rolling cantine + 200 € Bénévolat aviron Union Nautique Caluire Gratuit Panneaux (questions) Imprimerie 100 € Atelier vélo électrique Ecox Lyon Ateliers Récup’créative MJC Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Lyon Free VTT Autorisations Grand Lyon Financement Viarhona Tonic Radio Communication MJC St Rambert Ateliers Raid In Lyon Parcours du dimanche TCL Navettes Mairie du 9ème Financement Bonbons Haribo Vélov’ JC DECAUX Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT Honoraires Agence 16.600 € BUDGETSTotal : 17.513€ • Dimanche local : • Partenariats / Sponsoring / Aides : • Frais d’agence :
  22. 22. Conseils et financements potentiels BUDGETSConseils • Société «No problem’eau» : Jeune société Lyonnaise propose des toi- lettes sèche écologique nouvelle génération, car celles-ci sont beaucoup plus hygiènique grâce à son tapis-roulant évacuateur. • Ademe : Possibilité de conseil sur l’aspect éco-responsable de nos évé- nements, et dispositifs d’information. BUDGETSFinancements possible • Ville de Lyon : - Services de développement urbain : Service qui met en place des exper- tises sur les déplacements, expérience sur l’événementiel autour de la va- lorisation des modes doux (vélo, piéton, nouveaux modes), jalonnement et signalétique, accessibilité PMR, etc - Direction de l’écologie urbaine : a contacter pour d’éventuelles aides. • Grand Lyon : Direction de la propreté : Possibilité de prêt de dispositifs de recyclage type bac a tri, et d’outils d’information sur le tri des déchets.
  23. 23. Contact : Directrice Téléphone : 06.27.27.07.87 Mail :agencestabylo@gmail.com

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