1. Esse material discute os desafios e as tendências
atuais do processo de compra e pagamento; o que
as organizações devem considerar uma solução de
compra e pagamento e os benefícios dessa solução
totalmente integrada ao conteúdo de organizações
que utilizam as plataformas SAP®
.
ECM para Processo de
Compra e Pagamento
Maximize a Excelência Operacional
3. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 3
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
Introdução
O processo de compra e pagamento está cada vez mais importante para o sucesso de
compras. Com as cadeias de suprimentos mais extensas e mais complexas, as empre-
sas trabalham com mais fornecedores e um volume cada vez maior de documentos e
procedimentos de emissão e recepção de faturas. Muitas empresas postergam a imple-
mentação de soluções modernas de compra e pagamento, mesmo sabendo que os
processos baseados em papéis, os procedimentos desatualizados e a falta de acesso
ao histórico completo das informações podem afetar consideravelmente os processos
de compra e pagamento.
Particularmente, a automação, a integração e a sincronização do processo de compra e
pagamento com os processos de compras estratégicas e contratação – e com os docu-
mentos e dados críticos que esses processos envolvem – podem limitar consideravelmente,
e às vezes eliminar, o impacto desses problemas. Os fornecedores, parceiros e fabricantes
podem trabalhar juntos e reduzir a carga de trabalho dos departamentos de compras e
financeiro bem como o custo e tempo associados. A colaboração efetiva com o departa-
mento financeiro também pode maximizar os benefícios de todos os termos e condições
e recompensar as boas relações com os fornecedores, permitindo prazos de pagamentos
mais previsíveis.
Processos de Compra e Pagamento Eficientes
Podem Resolver Vários Problemas
Em muitas organizações, o tempo e o esforço consideráveis dedicados pela função de
compras não rendem os resultados pretendidos. Problemas típicos incluem pagamentos
incorretos ou atrasados, disputas de preço, qualidade, termos e condições e falta de
documentação adequada. Quando um fornecedor acredita que fazer negócios com um
certo cliente é muito complicado ou não confiável, aumenta a probabilidade de entregas
incompletas ou atrasadas. No pior dos casos, a relação pode acabar repentinamente
ou de forma insatisfatória, forçando a equipe de compras a correr para encontrar outros
fornecedores. Um modelo eficiente de compra e pagamento ajuda a trazer os docu-
mentos certos e dados precisos para o fluxo de trabalho no momento certo, criando um
processo sem divergências, que inclui todas as informações necessárias.
ANÁLISE
DE DESPESAS
COMPRAS
ESTRATÉGICAS
GESTÃO DE
CONTRATOS
COMPRA E
PAGAMENTO
GESTÃO DE FORNECEDORES
Os subprocessos de compra e pagamento
4. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 4
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
Tendências e Desafios
Intensificar a gestão de conteúdo para otimizar os processos de compra e pagamento – e
aproveitar ao máximo os potenciais benefícios para os negócios – não é tão simples como
comprar um software. Isso também significa levar em conta uma série de tendências
e desafios atuais, como:
Centralizar as atividades de compras
O gerenciamento de todas as atividades de compras, incluindo o processo de compra e
pagamento, por meio de um repositório de informações centralizado e integrado promove
a colaboração interna, a coordenação de tarefas e a transferência de conhecimento.
O processo de compra e pagamento pode ser significativamente otimizado com a auto-
mação e padronização desses processos, sempre que possível.
Eliminar compras não planejadas
As compras não planejadas – em que os compradores não seguem os procedimentos
normais de tomada de decisão para a compra de produtos ou serviços – são um grande
problema para muitas empresas, levando à seleção de fornecedores inapropriados e perda
de tempo e recursos. A implementação de um sistema eficaz de compra e pagamento
pode ajudar a reduzir esse problema, fornecendo todos os dados exigidos na otimização
do portfólio de fornecedores.
Aumentar a colaboração e a inovação dos fornecedores
As empresas estão cada vez mais dispostas a ajudar seus fornecedores a maximizarem
seu sucesso por meio da colaboração. Quando os processos de compra e pagamento
têm como finalidade simplificar as tarefas e as atividades do fornecedor, as relações com
o fornecedor podem melhorar significativamente. Isso começa com o envio de pedidos
contendo todos os detalhes (“pedidos perfeitos”), o recebimento de fatura eletrônica e
o acesso garantido ao status da fatura.
Políticas & procedimentos
corporativos de compras
de produtos/ serviços
Lista publicada
de fornecedores
preferenciais
PROCESSAR /
REVISAR
SOLICITAÇÕES
CRIAR/
DISTRIBUIR
PEDIDOS DE
COMPRA
APROVAR
SOLICITAÇÕES
PAGAR
Comparar com
orçamento
Revisar documentação
adicional e justificativa
Comparar com
os contratos
Gerenciar as exceções
Enviar os
pedidos corretos
(múltiplos canais)
Gerenciar notificações
avançadas de entrega
Vincular notificações
de entrega
Gerenciar
documentação
adicional (inspeção
de qualidade, ...)
Encaminhamento
automático
Comunicação com
fornecedores
Aprovações
Dados estatísticos
Avaliação do
comprador
Detalhes sobre
pagamento
Habilidade de
negociar
descontos/
financiamentos
PROCESSAR
FATURA E
EXCEÇÕES
SOLICITAR/
RASTREAR
COTAÇÕES
EMITIR PEDIDOS
& ATENDER ÀS
CONSULTAS
REGISTRAR
RECEBIMENTO
DOS PRODUTOS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
5. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 5
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
Integrar os departamentos de compras e financeiro
Por um lado, a inovação impulsionada pelo departamento financeiro no processo de compra
e pagamento pode afetar negativamente as relações com os fornecedores. Por outro
lado, o excesso de criatividade do departamento de compras ao estabelecer contratos
pode criar grandes desafios para a equipe do financeiro. Numa organização ideal, espe-
cialistas dos departamentos de compras e financeiro definem juntos as inovações em
áreas como compras online, faturas online, contas a pagar online e desconto dinâmico.
Com as ferramentas e os processos integrados e modernos disponíveis nas soluções
avançadas e completas de compra, algumas pessoas ainda sugerem que o depar-
tamento de compras aumente significativamente seu papel de compra e pagamento,
“ou como um parceiro de trabalho próximo com uma relação informal ou que assuma a
função por completo.”1
Qual Solução de Compra e Pagamento é a
Certa para a sua Organização?
O processo de pagamento – assim como o processo de compras, compras estratégias e
a gestão de contratos e fornecedores, geralmente sofre com estruturação organizacional
insuficiente, processos desconectados, tecnologia ineficiente e falta de percepção e
controle. Por exemplo, as empresas muitas vezes são incapazes de integrar documen-
tos com as transações de compras relacionadas na plataforma SAP, levando a um custo
maior de armazenamento, cópia, recuperação e pesquisa na documentação de suporte a
uma determinada operação. No aspecto tecnológico, muitas organizações têm múltiplos
sistemas de TI personalizados, novamente desperdiçando recursos e causando confusão
e problemas de recuperação de informações. A consequente falta de visibilidade do
status do processo pode provocar desgaste nas relações com fornecedores e clientes
ou até queda na receita devido a perdas de disputas contratuais.
Porém, assim que implementado, o processo efetivo de compra e pagamento deve
aumentar o número de faturas processadas por FTE (empregado equivalente de tempo
integral) e a porcentagem de descontos concedidos, além de reduzir o custo total do
processo por pedido de compra e o tempo do ciclo desde o recebimento da fatura até a
aprovação e programação do pagamento.
1 Jason Busch, Spend Matters, February 1, 2013. “Procurement Should Make a Takeover Bid for Accounts Payable” -
http://spendmatters.com/2013/02/01/procurement-should-make-a-takeover-bid-for-accounts-payable/ acessado em 21 de junho de 1013.
6. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 6
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
ECM Integrada ao Processo de Compra e Pagamento
Como funciona
SAP SRM E/OU SAP ERP SAP ERP MM, FI
PROCESSAR, REVISAR,
APROVAR SOLICITAÇÕES
ARQUIVAMENTO / GESTÃO DE REGISTROS
INTRANET
EXTENDED ECM
PORTAL CONTENT MANAGEMENT
PORTAL SITE MANAGEMENT
EXTENDED ECM
DOCUMENT PRESENTMENT
INVOICE CAPTURE CENTER
VENDOR INVOICE MANAGEMENT
EXTENDED ECM
PORTAL CONTENT MANAGEMENT
PERCEPÇÕES
HISTÓRICO DO
FORNECEDOR
COLABORAR NA
CONTRATAÇÃO
GERENCIAR
ENTREGAS
PROCESSAR
FATURA
REGISTRADA
PAGAR
DE PROVEEDORES
COLABORACIÓN DEL
SOLICITAR, RASTREAR
QUOTAÇÕES
EMITIR
PEDIDOS
RECEBER PRODUTOS,
SERVIÇOS FATURAS
PROCESSAR E
APROVAR FATURAS
PAGAMENTO
CRIAR SOLICITAÇÕES
ESPECIFICAÇÕES GESTÃO DE REGISTROS
INICIAR FLUXOS
DE TRABALHO
APROVAÇÕES
OCR
CRIAR PEDIDOS,
RESPONDER CONSULTAS, …
GERENCIAR
DOCUMENTAÇÃO
VISÃO 360°
(HISTÓRICO DO
FORNECEDOR)
COLABORAÇÃO DA
EQUIPE DE COMPRAS
NOTAS DE ENTREGA,
DECLARAÇÕES
PERSONALIZADAS OUTROS
COMUNICAÇÃO COM
O FORNECEDOR
COMUNICAÇÃO COM
O BANCO
O que uma organização deve especificamente procurar numa solução ECM? Uma
solução avançada de compra e pagamento deve permitir:
Visão de 360° das informações do fornecedor e contrato
• Fácil acesso a todas as informações do fornecedor e faturas e pedidos de
compra associados
• Maior transparência e rastreabilidade
Processamento automatizado de conteúdo
• Processamento mais rápido com fluxo de trabalho (gerenciamento de exceções) e
documentos eletrônicos (entregues e recebidos)
• Mais economia, com base em descontos, tamanho do negócio, volume, preço, etc.
Preservação a longo prazo do conteúdo
• Prova (por ex.: recebimento, assinatura) que serve de apoio em disputas com
fornecedores ou parceiros de negócio no caso de litígio
• Redução de despesas com armazenamento de papel, impressão e cópia
Gestão de registros e discovery
• Maior conformidade legal e regulatória
• Número menor de multas e casos perdidos
• Eliminação de custos com arquivamento em microfilme e papel
7. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 7
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
Um Novo Modelo de Eficiência
A gestão de conteúdo simplifica e otimiza consideravelmente o processo de compra e
pagamento. Com a solução ECM na plataforma SAP, as empresas podem:
Reduzir o custo por fatura
• Garantir pedidos de compra precisos e minimizar a digitação de dados
• Minimizar erros humanos e a resolução de problemas em faturas recebidas
Melhorar os ciclos de conclusão dos processos
• Reforçar regras de negócio automatizadas e usar aprovações móveis para minimizar o
tempo de espera e reduzir o tempo de processamento, além de aumentar o volume
de faturas/ordens de pedido processadas
Reduzir despesas
• Planejar os pagamentos de maneira mais eficaz, intensificando o uso de descontos e
controle das responsabilidades
• Aumentar a economia anual de compras, disponibilizando processos de auto serviço
aos fornecedores
• Melhorar as relações com os fornecedores, aumentando a habilidade de negociar
melhores condições
Mitigar riscos regulatórios
• Observar regras predefinidas de negócio e gerenciar todos os documentos corporativas
conforme o programa de retenção oficial
Melhorar as relações com fornecedores
• Responder imediatamente às consultas; processar e pagar faturas de forma rápida e
precisa; reduzir reclamações de fornecedores
Obter adoção fácil em toda organização
• Os usuários se beneficiam da transparência 360°
• O mecanismo completo de busca ajuda a localizar as informações que ainda faltam
Gerenciar mudanças com eficácia
• A habilidade de rastrear e monitorar os resultados e o progresso possibilita melhorias
contínuas e a replicação de métodos e aprendizados
• Materiais educativos integrados à solução podem ajudar os funcionários a aprender
e se adaptar a uma nova cultura de compras com mais eficácia
As empresas bem
administradas
economizam em
média US$ 126 por
pedido de compra.
O departamento
de compras bem
administrado
economiza em
média 53% com
a modernização
dos processos
relacionados aos
fornecedores (custo
da compra em
relação a receita).
2
2 APQC OSBCSM Benchmarking Data, 2012.
8. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 8
ECM PARA PROCESSO DE
COMPRA E PAGAMENTO
W H I T E PA P E R
Seus Dados Alinhados aos seus Processos
As organizações estão atualmente sobrecarregadas com tantos fluxos de dados externos
e excesso de dados internos. Aquelas que não tomam medidas para alinhar seus recursos
de informações a processos essenciais como o processo de compra e pagamento – e
compras em geral – podem perder a batalha. Veja mais detalhes sobre como as soluções
ECM OpenText podem ajudar a sua organização a modernizar e otimizar as suas capacidades
de compra e pagamento na plataforma SAP em www.opentext.com/sap
OpenText e SAP
Como parceira SAP desde 1992, a OpenText continua líder no mercado de Enterprise
Information Management (EIM) em todas as principais áreas e indústrias funcionais.
Milhares de clientes de todos os portes implementam as soluções OpenText, revendidas
pela SAP como extensões das soluções, para conectar informações não estruturadas
aos processos de negócio SAP. Nossas soluções integradas permitem que os clientes
entendam o valor total dos dados digitais, pois as informações são facilmente descobertas,
capturadas, gerenciadas, controladas, protegidas e intensificadas.
Desenvolvidas para fornecer integração sem divergências desde o princípio, as soluções
OpenText e SAP ajudam a melhorar consideravelmente as relações com seus clientes,
funcionários, parceiros, fornecedores e agências reguladoras. As soluções abaixo estão
disponíveis para estender os recursos e as capacidades de compras da sua plataforma
SAP e integrar a ECM com os principais processos de negócios SAP:
OpenText Extended ECM for SAP
Implemente a ECM na sua solução SAP Business (por ex.: ERP, SRM) para reduzir os
riscos e os custos de uma gestão de documentos deficiente, minimizar redundâncias,
aumentar a produtividade e a colaboração dos trabalhadores da informação e otimizar
a conformidade com as normas. Aproveite o potencial da integração dos dados SAP
com o conteúdo de toda a organização para apoiar os processos de negócio.
OpenText Vendor Invoice Management for SAP
Otimize e simplifique o processo de recebimento, gerenciamento, monitoração e encami-
nhamento de faturas e documentos associados. As pessoas certas colaboram por meio
de uma interface segura e fácil de usar para resolver problemas, verificar status de fatura,
conferir números dos pedidos de compra, enviar faturas e muito mais. O software opcional
de reconhecimento de fatura utiliza as capacidades mais avançadas de reconhecimento
de documentos e caracteres e praticamente elimina a intervenção humana do estágio de
captura de faturas recebidas em formato impresso ou como anexos de e-mails.
