Tijdens de Sepa themadag, die Cegeka organiseerde voor haar klanten, heeft Enigma een presentatie gegeven. Cegeka SEPA themadag 27-06-2013

1. 111
1
SEPA Audit
Resultaten, Klantkeuzes &
Praktijkervaringen
Cegeka SEPA Themadag
27 juni 2013

2. 2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consulting
2
Agenda

3. Enigma Consulting:
→ Specialistisch adviesbureau
→ Opgericht in 1997
→ Ervaring en focus op de gehele Betalingsverkeer, Risk en Treasury waardeketen
→ 70 hoog opgeleide consultants en interim professionals
SEPA:
→ Marktleider in SEPA consultancy, eigenaar van www.sepa.nl
→ Vanaf 2005 betrokken bij SEPA projecten bij de Grootbanken en Kleinbanken
→ SEPA ondersteuning (migratie, klantcontact, services) bij alle grootbanken
→ Directe toegang tot Betaalvereniging, NFS, DNB en ECB
→ ‘Matchmaker’ tussen vraag en aanbod van oplossingen
→ Inmiddels betrokken bij SEPA projecten bij meer dan 45 niet-bancaire instellingen
Enigma Consulting – Profiel
3

4. 4
SEPA
trajecten
SEPA impact
analyse
SEPA
workshops
(gezamenlijk
of individueel)
Testen
Implementatie
traject
Second
opinion /
Sanity check
Audit
systeem-
oplossing
PakketselectieFallback
Scenario’s
SEPA trajecten bij bedrijven

5. SEPA referenties portfolio – een selectie

6. 6
In 2011 heeft Enigma SEPA.nl gelanceerd

7. 2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consulting
7
Agenda

8. → Cegeka heeft zijn systeemoplossing voor woningcorporaties aangepast aan de vereisten
voor SEPA
→ Enigma Consulting is gevraagd om een onafhankelijke audit hierop uit te voeren.
→ De audit focust zich op de gemaakte keuzes en op de functionele aanpassingen die in
het kader van SEPA zijn aangebracht in hun systeemoplossing
→ Opleveren Audit rapport – Oordeel over SEPA Readiness van Cegeka oplossing
8
SEPA Audit – Doelstelling

9. 9
SEPA Audit – Scope beoordeelde applicaties
Bank
Dynamics AX
Versie AX2009
Dynamics AX
Versie AX2009
CODA
Versie 12
DBS
Versie 15.0
Omega
Versie 2.1 SR4
Dynamics Wonen
Versie 5.3
OR
Of
Of
Optie 1
Optie 2
Huisbank
woningcorporatie
Financiële administratie
woningcorporatie
Contract- en klantadministratie
woningcorporatie

10. → De applicaties zijn beoordeeld op de volgende functionele onderwerpen:
– IBAN/BIC
– Machtigingen
– Pre-notificatie
– SCT Transactieverwerking en Reconciliatie
– SDD Transactieverwerking en Reconciliatie
– Migratie en Testen
→ Werkwijze:
– Beoordeling functionele documentatie (o.a. SEPA Release notes, PID SEPA
implementatie klant)
– Doorspreken bevindingen per onderwerp in workshops
– Valideren business requirements in workshops
– Beoordelen gemaakte keuzes door Cegeka
– Demo applicatie
10
SEPA Audit – Functionele scope & werkwijze

11. 11
Nr. Scope onderwerp Score Aandachtspunten
1 IBAN/BIC VOLDOENDE  Ondersteuning buitenlandse IBAN’s
2 Machtigingenbeheer VOLDOENDE
 Wijziging rekeningnummer debiteur
 Status digitaal geadministreerde machtiging
 Ondersteuning meerdere Incassant ID’s
3 Prenotificatie VOLDOENDE
4
SCT Transactieverwerking
en Reconciliatie
VOLDOENDE  Pennytesten met de huisbank
5
SDD Transactieverwerking
en Reconciliatie
VOLDOENDE  Terugzetten sequence type bij afkeur
6 Migratie en Testen VOLDOENDE  Importeren van bestaande machtigingen
Score per scope onderwerp:
VOLDOENDE Voldoet aan vereiste SEPA requirements.
MATIG Voldoet niet (geheel) aan vereiste SEPA requirements, maar wordt in een toekomstige release opgepakt.
ONVOLDOENDE Voldoet niet aan vereiste SEPA requirements en wordt niet aangepast in een toekomstige release.
SEPA Audit – Bevindingen

12. Agenda
2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consulting
12

13. Het huidige rekeningnummer wordt vervangen door IBAN en BIC. Rekeningnummers worden
op diverse documenten getoond. Waar moet rekening mee worden gehouden als deze
documenten worden aangepast?
13
IBAN/BIC
Vraagstelling
A. Het IBAN rekeningnummer is veel langer dan het huidige rekeningnummer. Een optie
die de leesbaarheid van de IBAN verhoogd is om deze in blokken van 4 posities te
presenteren
B. Voor eigen rekeningnummers moet naast de IBAN ook de BIC op documentatie worden
getoond. De verplichting om de BIC te tonen geldt tot 1 februari 2016
Aspecten

14. SEPA machtigingen moeten met ‘natte’ handtekening ondertekend worden. Is een
ondertekende machtiging altijd gewenst?
14
Machtiging & Machtiging Management 1/4
Vraagstelling
A. Altijd ondertekende machtiging
B. Tijdelijk papieren machtiging tot eMandate oplossing beschikbaar komt
C. Geen ondertekende machtiging tot eMandate oplossing beschikbaar komt. Acceptatie
van risico op MOI
Opties

15. Indien een woningcorporatie één juridische entiteit is, krijgt deze in principe één Incassant ID
van de bank. Indien de woningcorporatie echter onder meerdere namen in de markt bekend
staat, zal dit niet meer zichtbaar zijn op de machtiging en de incasso transactie. Hoe kan dit
probleem worden omzeild?
15
Machtiging & Machtiging Management 2/4
Vraagstelling
– Aanvraag van een Incassant ID per geregistreerde handelsnaam
Opties

16. De klant moet voortaan de IBAN op de machtiging invullen. Wat te doen als de klant nog zijn
oude rekeningnummer (BBAN) op de machtiging invult?
16
Machtiging & Machtiging Management 3/4
Vraagstelling
A. Machtiging niet accepteren, klant moet nieuwe machtiging ondertekenen
B. Machtiging accepteren, BBAN wordt bij invoer in het systeem eerst procedureel omgezet
naar IBAN
Opties

17. Bij de overgang op SEPA moeten nieuwe machtigingsformulieren worden ontworpen. Waar
moet rekening mee worden gehouden?
17
Machtiging & Machtiging Management 4/4
Vraagstelling
A. Machtiging kan een los formulier zijn of geïntegreerd in bijv. een aanvraagformulier. In
het laatste geval gelden speciale richtlijnen.
B. Voor particulieren is één handtekening voldoende, voor bedrijven zijn meestal twee
handtekeningen gewenst
C. Cegeka oplossing ondersteund geen eenmalige machtigingen. Het gebruik van een
doorlopende machtiging voor een éénmalige dienst heeft echter voordelen
Aspecten

18. Elke SEPA incasso moet minimaal 14 dagen van te voren worden aangekondigd aan de
klant, waarbij het te incasseren bedrag en de incassodatum moeten worden vermeld. Het is
toegestaan om één vooraankondiging voor meerdere incasso’s in een bepaalde periode te
versturen. Welke opties zijn er om vooraankondigingen te versturen?
18
Vooraankondiging/Prenotificatie 1/5
Vraagstelling
A. De vorm van de vooraankondiging is niet voorgeschreven. Bestaande documentatie kan
hiervoor worden gebruikt (factuur, afrekeningsbrief voor servicekosten, etc.)
B. De vooraankondiging mag ook elektronisch worden verstrekt (bijv. e-mail). In de
toekomst zou de vooraankondiging ook via het klant portaal of FinBOX kunnen worden
verstuurd
C. Bij wijziging van het te incasseren bedrag moet opnieuw een vooraankondiging worden
verstuurd. De huurverhogingsbrief zou hiervoor bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt
Opties

19. Kortere tijdslijnen voor het versturen van de vooraankondiging mogen met de klant worden
afgesproken. Hoe kan dit met de klant worden afgesproken?
19
Vooraankondiging/Prenotificatie 2/5
Vraagstelling
A. Via het contract
B. Via de machtiging
C. Via de algemene voorwaarden
D. Via een apart schrijven (bijvoorbeeld als onderdeel van de SEPA migratiebrief)
Veel gebruikte opties

20. Vaak is de incassodatum niet exact bekend wanneer de vooraankondiging wordt
aangemaakt. Hoe kan dit probleem worden opgelost?
20
Vooraankondiging/Prenotificatie 3/5
Vraagstelling
A. Incasso zal plaatsvinden op de Xe dag van de maand of de eerstvolgende werkdag
B. Incasso zal plaatsvinden rondom de Xe dag van de maand
C. Incasso zal plaatsvinden vanaf de Xe dag van de maand
Veel gebruikte opties

21. Als er sprake is van een vervangende betaler (bijv. bewindvoerder), moet de vervangende
betaler de vooraankondiging krijgen. Indien dit niet het geval is, hoe kan dit probleem worden
opgelost?
21
Vooraankondiging/Prenotificatie 4/5
Vraagstelling
– Indien de vooraankondiging bijv. altijd naar de huurder wordt gestuurd, kan in de
vooraankondiging een extra zin worden opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de
huurder de plicht heeft om de vervangende betaler op tijd te informeren over de incasso
Opties

22. Een eventuele her-incasso is een nieuwe incasso en deze moet dus ook voor aangekondigd
worden. Hoe kan worden voorkomen dat een nieuwe brief naar de klant moet worden
gestuurd?
22
Vooraankondiging/Prenotificatie 5/5
Vraagstelling
A. Op initiële vooraankondiging vermelden dat her-incasso bij onvoldoende saldo binnen x
periode zal plaatsvinden
B. In de algemene voorwaarden vermelden dat her-incasso bij onvoldoende saldo binnen x
periode zal plaatsvinden
Opties

23. De tijdslijnen voor aanlevering van incassobestanden zijn aanzienlijk vervroegd. Daarnaast
wordt de uitval via het dagafschrift een dag later ontvangen. Afkeuringen worden daarom veel
later zichtbaar. Is eerder inzage in de afkeuringen van SCT en SDD transacties gewenst?
23
SCT & SDD Transactieverwerking 1/2
Vraagstelling
– Afname van Payment Status Report (Pain.002)
Opties

24. Als gevolg van de gewijzigde tijdslijnen voor de aanlevering van incassobestanden is de
uitvoering van incasso batches pas veel later zichtbaar (tot wel 6 werkdagen later). Niet
ontvangen en verwerkte bestanden worden dan pas zichtbaar. Is dit onwenselijk?
24
SCT & SDD Transactieverwerking 2/2
Vraagstelling
– Procedure inrichten voor het actief monitoren dat een incassobestand door de bank in
verwerking is genomen (bijv. door afname van Payment Status Report of monitoren
status van batch via bank portaal)
Opties

25. Bij de overgang op SEPA verandert er veel op het vlak van de verantwoording. Welke
consequenties heeft dit voor het reconciliatie proces?
25
Reconciliatie
Vraagstelling
A. Bruto boekingsmethodiek i.p.v. Netto boekingsmethodiek
B. Geen aparte VerwInfo rapportage, alle uitval via dagafschrift (bijv. MT940)
C. Nieuwe reasoncodes
Aspecten

26. Waarom wordt penny-testen met de bank aangeraden?
26
Testen
Vraagstelling
A. Validatietools om nieuwe XML-bestanden te controleren hoeven niet dezelfde resultaten
te geven als de productieomgeving
B. Controle of de bank klantspecifieke configuratie (SDD contract, te gebruiken
rekeningnummers, limieten) goed heeft vastgelegd
C. Testen van elektronische verantwoordingsberichten (goed situatie en R-transacties)
Aspecten

27. Enigma Consulting
Wilhelminalaan 51
3701 BG, Zeist,
Netherlands
T +31 30 27 60 535
www.enigmapayments.nl
27
Contact details
Paul Jans
Managing Director
pjans@enigmaconsulting.nl
T +31 6 51 08 47 97
Pieter van Andel
Expert Business Consultant
pvanandel@enigmaconsulting.nl
T +31 6 53 44 21 54