La Mise en place d’un Système e-RH 1
LA MISE EN PLACE
D’UN SYSTEME E-RH
Année Universitaire
2014 - 2015
Travail élaboré
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La Mise en place d’un Système e-RH 2
TABLE DES MATIÈRES
Introduction.........................................................
La Mise en place d’un Système e-RH 3
INTRODUCTION
E-commerce, e-production, e-business, e-marketing, e-RH… tous ces vocabl...
La Mise en place d’un Système e-RH 4
C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'...
La Mise en place d’un Système e-RH 5
Le projet d’e-RH est proposé soit par le DRH soit par la Direction Générale (DG ). L’...
La Mise en place d’un Système e-RH 6
Une fois les besoins exprimés, on analysera s’ils doivent être satisfaits par des tra...
La Mise en place d’un Système e-RH 7
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La Mise en place d’un Système e-RH 9
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Comme le décrivent Didier Anzieu et Jacques-Y...
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Matière : Diagnostic et audit social
Institut Supérieur de Gestion de Tunis- 3ème année GRH

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  1. 1. La Mise en place d’un Système e-RH 1 LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME E-RH Année Universitaire 2014 - 2015 Travail élaboré par : Ayachi Amira Chebbi Chiraz Jouini Rania Medghri Amira 3ème Année, Licence Fondamentale en Gestion. Mention : Gestion des Ressources Humaines. Matière : Diagnostic et Audit Social. Institut Supérieur de Gestion de Tunis
  2. 2. La Mise en place d’un Système e-RH 2 TABLE DES MATIÈRES Introduction..................................................................................................................................................3 Définitions de l’e-RH / SIRH............................................................................................................................3 L’informatisation de la GRH..........................................................................................................................4 Étapes de la démarche d’informatisation de la fonction RH ......................................................................4 Justifier l’e-RH à la direction générale :...................................................................................................4 Identification des besoins :......................................................................................................................5 L’analyse de la demande .....................................................................................................................5 Etude de l’existant .................................................................................................................................5 Constat des écarts : ................................................................................................................................5 La définition des besoins........................................................................................................................5 L’Intranet dans la GRH ............................................................................................................................6 Internet, un outil de modernisation de la GRH........................................................................................6 e-Recrutement ........................................................................................................................................6 e-Learning ...............................................................................................................................................6 e-Gestion de carrière..............................................................................................................................7 e-Organisation ........................................................................................................................................7 Les progiciels ...........................................................................................................................................8 La conduite du changement .......................................................................................................................8 Définition du changement ......................................................................................................................8 Intégration au proecessus 2.0 .................................................................................................................8 La conduite du changement : Kurt Lewin ..............................................................................................9 Autres approches....................................................................................................................................9 Conclusion..................................................................................................................................................10
  3. 3. La Mise en place d’un Système e-RH 3 INTRODUCTION E-commerce, e-production, e-business, e-marketing, e-RH… tous ces vocables en e-… fleurissent un peu partout dans les média spécialisés ou grands publics. Les technologies de l'information ont apporté des changements importants aux organisations. Toutes sortes de connaissances et de savoir-faire acquis dans le domaine technologique facilitent la planification, la mise en œuvre et l'évaluation en peu de temps et avec peu de personnel. Face à l'importance de la gestion des ressources humaines dans les organisations dont les mots clés sont l'excellence, la gestion collective, la qualité totale, la communication, la flexibilité ; il y a une prise de conscience grandissante dans le domaine des technologies de l'information et de la communication par les gestionnaires. DEFINITIONS DE L’E-RH / SIRH Les systèmes d’information peuvent être manuels (reposant sur l’utilisation du papier et du crayon) ou informatisés (utilisant le matériel informatique, les logiciels et les techniques de télécommunication). Notre intérêt dans ce travail de recherche portera sur le second type de systèmes d’informations (les systèmes d’information informatisés). L’angle de l’outil et ses performances semble effectivement très présent dans les quelques définitions parcourues : L’e-RH, soutenu par une stratégie d’entreprise et un recours aux NTIC, est un mode de fonctionnement global d’une entreprise autour de la gestion d’un nombre significatif de processus RH, qui s’appuie sur : • le partage de l’information RH et son traitement par un accès direct des salariés, du management et de la fonction RH ; • la mise en place d’organisations RH nouvelles pour optimiser la relation de service. Les transformations que connaît le système d'information des ressources humaines à engendrer le passage d'un système centralisé à un système partagé grâce à l'introduction des technologies intranet/Internet RH c'est-à-dire e-GRH. Les conséquences pour la GRH sont de deux ordres : d'une part, les activités transactionnelles traditionnelles (paie, congés, etc.) peuvent être automatisées, et d'autre part, une partie des processus RH (recrutement, gestion des compétences, formation, mobilité, etc.) peuvent être pris en charge directement par les acteurs concernés (managers, salariés).
  4. 4. La Mise en place d’un Système e-RH 4 C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'évolution de la fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au cœur des changements de l'organisation du travail administratif ». L’INFORMATISATION DE LA GRH L'informatisation de la gestion des ressources humaines a réellement pris son essor avec l'introduction de la micro-informatique accompagnée de la création de progiciels orientés vers les utilisateurs. La mise en place de réseau informatique dans l'administration nécessite: - de conduire cette introduction comme un projet ; - d'utiliser les technologies de l'information et de la communication comme un moyen de transformer l'administration et non comme une simple possibilité d'améliorer l'existant ; - de rechercher l'adhésion des collaborateurs ; - et de s'inspirer des expériences réussies. Informatiser la fonction RH revient à concevoir un système d'information adapté et intégré de la fonction RH et à mettre en œuvre le processus global d'informatisation de la dite fonction avec la recherche de produits et outils informatiques appropriés. Les RH 2.0 permettent l’intégration de trois leviers collaboratifs à la chaîne de valeur des ressources humaines: Informer, collaborer, impliquer. ressources humaines. candidats et employés. l’interaction et l’engagement des candidats et employés. ÉTAPES DE LA DEMARCHE D’INFORMATISATION DE LA FONCTION RH JUSTI FI ER L’E-RH A LA DI RECTI ON GENERALE :
  5. 5. La Mise en place d’un Système e-RH 5 Le projet d’e-RH est proposé soit par le DRH soit par la Direction Générale (DG ). L’enjeu de ce projet est de créer un espace de transaction et de changer les méthodes de travail. Partant d’un besoin ou d’une réflexion, le centre d’intérêt de tout e-RH doit être en premier lieu, la validité, la fiabilité et l’utilité des informations et après l’automatisation des processus. L’automatisation permet un accroissement notamment de la productivité administrative du service RH. I DENTI FICATION DES BESOI NS : Cette étape est sans doute la plus importante. Elle consiste à mettre à plat et à réécrire les processus RH. Cette phase de réécriture constitue une étape essentielle avant d’engager la partie solution informatique du projet. L’ANALYSE DE LA DEMANDE Il s’agit de poser le problème et de délimiter l’application projetée. La notion de besoins est généralement imprécise : Quels besoins ? Pour qui ? Pour quoi faire ? S’agit-il d’une envie ? D’une exigence organisationnelle ? L’analyse de la demande vise donc à replacer celle-ci dans une perspective plus large, l’expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur, elle prend place à l’intérieur d’un cadre défini préalablement ( politique, orientations et choix stratégiques de l’entreprise ). ETUDE DE L’EXI STANT L’étude de l’existant consiste en l’identification et le recensement des informations et procédures utiles à la compréhension de l’e-RH concerné, tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur ( Direction Générale ). Globalement, il s’agit : - D’une analyse du travail ( Qu’est-ce qui est fait ? Comment est-ce fait ? Par qui ? ) - D’un diagnostic permettant d’identifier les facteurs susceptibles de faciliter ou de perturber le projet ( exemple : rejet des ordinateurs,…). - La connaissance de l’existant informatique au niveau du matériel, des logiciels et des compétences informatiques des futurs utilisateurs. CONSTAT DES ECARTS : LA DEFI NITI ON DES BESOI NS Au sens plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d’un écart entre ce qui est ( étude de l’existant ) et ce qui devrait être ( analyse de la demande ). A ce niveau, on ne parle pas encore, par exemple, d’un besoin en logiciel de gestion des carrières, mais plutôt d’un besoin d’amélioration de la maîtrise de la mobilité interne du personnel ( il ne faut pas confondre le besoin et l’outil qui va y répondre ).
  6. 6. La Mise en place d’un Système e-RH 6 Une fois les besoins exprimés, on analysera s’ils doivent être satisfaits par des traitements manuels ou à l’aide de l’informatique ( faisabilité économique et sociale ). L’e-RH se présente sous une multitude de formes dans les entreprises : L’I NTRANET DANS LA GRH Le développement de l'utilisation de l'intranet au sein de la fonction RH se fait par le recours à plusieurs outils. On trouve par exemple les outils internes à la fonction RH, des outils reliés aux unités opérationnelles, des outils autorisant une meilleure communication interne ou encore les outils de diffusion des connaissances de l'entreprise vers le public interne sélectionnés. I NTERNET, UN OUTI L DE MODERNI SATION DE LA GRH L'Internet est entré en force dans l'entreprise, notamment dans la fonction ressources humaines. Du coup, on ne parle plus que d'e-RH qui constitue un choix stratégique de modernisation des modes d'organisation et de valorisation du capital humain, passant nécessairement par la mise en place d'un progiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Le vocable comprend l'e-recrutement, l'e- formation (ou e-learning), l'e-gestion de carrière et l'e-organisation. E-RECRUTEMENT E-Recrutement: c'est une opération dont laquelle un individu peut compléter son dossier de recrutement à distance (informations personnelles, premiers tests), c'est l'opération la plus utilisée sur Internet grâce à sa simplicité en matière de la mise en place. Le e-recrutement est très utile pour le candidat et lui permet de prendre connaissance de l'entreprise avant d'amorcer le processus de recrutement. E-LEARNI NG Actuellement, beaucoup parle du e-learning comme d’une véritable innovation. Le e-learning consiste en la fourniture d’outils technologiques et de services associés destinés à permettre à une ou plusieurs personnes d’acquérir une connaissance ou une compétence sans avoir à quitter le lieu de travail. le e-learning désigne tout dispositif de formation utilisant internet comme canal de diffusion. C’est l’acte pédagogique qui se vit pour tout ou partie en ligne. La e-formation, de manière plus large, désigne tout système de formation reposant globalement sur l’usage des technologies issues de l’internet. La matière grise est aujourd’hui la principale richesse d’un pays, c’est aussi l’atout compétitif majeur d’une entreprise. La formation devient ainsi un enjeu essentiel. On constate d’ailleurs depuis 1998
  7. 7. La Mise en place d’un Système e-RH 7 l’émergence du « knowledge management ». Or chaque jour les technologies progressent, les métiers évoluent, l’organisation change, les méthodes de management se transforment et les besoins augmentent tant pour la formation initiale que continue. Cependant, les budgets disponibles et le temps qu’il est possible de dégager ne sont pas extensib les à l’infini. C’est la raison pour laquelle les outils construits surinternet, qui offrent d’immenses atouts que nous développerons dans la 3ème partie (économie en temps et déplacement…), émergent à très grande vitesse. Ainsi, le DRH a pour mission de promouvoir l’introduction de la formation en ligne malgré les freins culturels et techniques que cela peut engendrer. Le e-learning remet en cause l’ingénierie et la mise en œuvre de la formation traditionnelle. En effet, l’apprenant a un rôle nouveau et est davantage responsabilisé dans sa formation. La hiérarchie joue un rôle accru de prescripteur, avec une offre plus souple, plus riche et mieux adaptée, de suivi et d’évaluation. E-GESTI ON DE CARRI ERE Il se fait essentiellement par le biais de deux outils : les bourses de l'emploi en ligne, propres aux entreprises, et les modules de gestion de carrière compris dans les progiciels de GRH. L'e-gestion peut avoir trois types d'utilisation. D'abord la mobilité interne : il s'agit ici de mettre en réseau les offres d'emplois internes afin de permettre aux collaborateurs de consulter les offres immédiatement après leur dépôt sur l'intranet. En retour, il leur donne la possibilité de déposer des candidatures spontanées; ce qui avantage les opportunités d'évolution interne et limite des départs vers la concurrence. Ensuite, la mise en réseau des enquêtes de rémunération. A ce niveau, les managers (autorisés) ont la possibilité de connaître notamment les salaires médians, moyens, minimaux, par poste, au sein de l'entreprise et comparativement au marché du travail et peuvent ainsi devenir acteurs auprès de la DRH dans le processus de revalorisation salariale au moment du calcul du budget, des évaluations annuelles ou des demandes d'augmentations salariales. Enfin, l'évaluation des performances. En dehors de l'entretien annuel, chaque collaborateur peut s'auto-évaluer à n'importe quel moment ; cela suppose la mise en ligne d'un répertoire des métiers et d'un référentiel de compétences. Ainsi, tous les postes décrits par le biais des résultats permanents attendus, des principales activités et des niveaux de compétence requis constituent, pour les collaborateurs, un outil d' auto évaluation ainsi qu'un panorama de tous les postes de l'entreprise et des chemins de carrière possibles par poste. E-ORGANI SATI ON
  8. 8. La Mise en place d’un Système e-RH 8 L'e-organisation permet un dialogue en ligne permanent favorisant le management à distance. Il reste d'utilisation très limitée dans les entreprises mais revêt une grande utilité dans des domaines comme l'alimentation des outils de reporting, l'efficacité des échanges d'information et le suivi minutieux des activités des collaborateurs, surtout s'ils sont sur des sites dispersés. LES PROGI CIELS Le progiciel est un programme-produit, c'est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet. Le progiciel offre l'avantage d'être immédiatement disponible, mais doit cependant être adapté à la réalité de chaque entreprise ou administration. Les solutions « progiciels » utilisées par les entreprises concernent tous les domaines de la paie et de la gestion des ressources humaines : emploi, rémunérations, formation... Organisés suivant une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, gestion du temps, recrutement, formation, gestion des postes et des compétences etc., les progiciels ont une qualité élevée. Ses aménagements et personnalisations sont aisés par la convivialité et la facilité du paramétrage, de même que leurs assistance et maintenance sont de grand niveau. A titre d'exemple de progiciels l'on citera : Sage, Ciel, SAP... LA CONDUITE DU CHANGEMENT DEFI NITI ON DU CHANGEMENT Pour être agent de changement, la DRH consacre une part importante de son activité à encourager les comportements nouveaux et efficaces, à mettre en œuvre une culture de changement et de transformation. Ainsi, elle doit pratiquer une véritable veille sociale de manière à être au fait des nouveaux procédés ou organisation permettant d’améliorer son mode de fonctionnement et ainsi contribuer à la performance de l’entreprise. Le pilotage d’une transition 2.0 s’amorce dès le début du diagnostic organisationnel. Il constitue la trame de fond du projet qui permet de matérialiser les plans de gestion du changement, d’effectuer les suivis et de prendre les mesures de redressement nécessaires. La conduite du changement comporte en elle-même un paradoxe : visant à améliorer les performances de l’entreprise, les changements organisationnels génèrent de nouvelles exigences vis-à-vis des salariés qui peuvent conduire à l’effet opposé à celui recherché… I NTÉGRATI ON AU PROECESSUS 2.0
  9. 9. La Mise en place d’un Système e-RH 9 LA CONDUITE DU CHANGEMENT : KURT LEWI N Comme le décrivent Didier Anzieu et Jacques-Yves Martin : comment surmonter la résistance initiale qui tend à ramener l’équilibre au niveau supérieur ? En « décristallisant » peu à peu les habitudes par des méthodes de discussion non directives, jusqu’au point de rupture, de choc, où une recristallisation différente peut s’opérer. Autrement dit, abaisser le seuil de résistance et amener le groupe à un degré de crise qui produit une mutation des attitudes chez ses membres, puis, par influence, dans les zones voisines du corps social . AUTRES APPROCHES Au delà de l'approche technique de l’intégration et de l’utilisation des technologies dans le processus de production (d’un bien ou d’un service) accompagner la révolution digitale des entreprises c’est notamment :  Professionnaliser la gestion du changement : en intégrant notamment utilisateurs, DRH et directions opérationnelles dans la conception, la conduite et l’évaluation des projets digitaux.  Repenser les usages : en développant la maitrise des TIC par l’ensemble des collaborateurs et en considérant le digital comme un outil d’aide au travail des salariés et non pas comme un outil de simple substitution  Accompagner les utilisateurs : en n’oubliant pas de repenser le fonctionnement de la ligne hiérarchique pour favoriser la régulation au contrôle. C’est aussi faire attention aux promesses des technologies qui, ainsi que le disait la fable il y a bien longtemps de cela, n’engagent que ceux qui les écoutent.
  10. 10. La Mise en place d’un Système e-RH 10 Trois points, simples, éloignés des grands discours enrobant généralement les TIC, mais trois points qui malheureusement sont souvent minorés face aux enjeux techniques et technologies et dont l'absence est quasi récurent dans les projets qui échouent ... Les Américains Lippitt, Watson et Westley ont poursuivi cette réflexion. Ainsi, ont-ils découpé ce processus en sept phases qui s’articulent assez bien avec les étapes d’un processus prospectif : 1. développement d’un désir de changement, 2. création d’un cadre de relations orienté changement, 3. établissement du diagnostic des enjeux du système, 4. examen des chemins alternatifs et choix du plan d’action, 5. transformation des intentions en efforts de changement, 6. généralisation et stabilisation du changement, 7. détermination des relations finales avec les agents de changement. D’autres modèles existent, largement utilisés par les prospectivistes qui puisent dans la psychologie sociale et la sociologie comportementale pour mieux comprendre les processus de transformation qu’ils observent et les optimaliser lorsqu’ils veulent les mettre en œuvre eux-mêmes. CONCLUSION La gestion du changement dans les organisations est liée à une multitude de facteurs qui déterminent non seulement la nature et l’ampleur des modifications envisagées, mais aussi la manière dont le processus est conduit.

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